Motta aktivitetsrapporter på e-post

Få automatisk et sammendrag av livet i organisasjonen: medlemstall, abonnementer, registreringer, reservasjoner, innlogginger og e-poster, med utviklingen sammenlignet med forrige periode.

Aktivere rapportene

1. Gå til Administrasjon›Innstillinger›Aktivitetsrapporter.
2. Aktiver Aktiver aktivitetsrapporter via e-post.
3. I E-postadresser oppgir du inntil 4 mottakere, én adresse per linje.
4. Klikk på Lagre.

Mottakerne trenger verken en konto som klubbansvarlig eller spesielle rettigheter: rapporten kommer rett i innboksen deres. Det er den enkleste måten å holde en leder eller en kasserer oppdatert når vedkommende aldri logger inn i applikasjonen.

Velge hyppighet

Tre rapporter finnes side om side, og kan aktiveres hver for seg eller sammen:

• Daglige rapporter: hver morgen, aktivitetene fra dagen før.
• Ukentlige rapporter: hver mandag morgen, uken som er gått.
• Månedlige rapporter: den 1. hver måned, måneden som er gått.

Hver av dem dekker et eget behov. Den daglige rapporten støtter den løpende driften: den viser hva som må håndteres i dag. Den månedlige kan videresendes som den er til styret, uten omarbeiding. Den ukentlige ligger midt imellom og passer godt for en frivillig ansvarlig som er innom klubben én gang i uken.

Forstå innholdet i rapporten

Rapporten åpner med det viktigste, og går deretter gjennom hvert område. Hvert tall sammenlignes med en referanseperiode: dagen før for den daglige rapporten, forrige uke for den ukentlige, og samme måned året før for den månedlige, slik at sesongstarten i september ikke sammenlignes med ferien i august.

Sammendraget og nøkkeltallene

Rapporten begynner med en sammendragssetning og inntil tre høydepunkter: en rekord over de åtte siste periodene, en tydelig økning eller nedgang.

Deretter følger inntil fire nøkkeltall: innbetalt beløp, reservasjoner der tidsrommet faller innenfor perioden, beleggsprosenten og antall innloggede brukere. Hvert tall viser sin egen utvikling, tallet fra sammenligningsperioden i grått og en minikurve over de åtte siste periodene.

Punkter som må følges opp og uken som kommer

En egen ramme samler punktene som må håndteres den dagen rapporten sendes: forfalte betalingsavdrag med beløpet som må purres, bestillinger som har vært ubetalt i mer enn 7 dager (unntatt tilbud og betaling i flere avdrag), nettregistreringer som venter på godkjenning, produkter med lav beholdning og abonnementer som utløper innen 30 dager. Hver linje åpner det aktuelle skjermbildet.

Den neste delen gjelder de 7 neste dagene, eller dagen som begynner i den daglige rapporten: reservasjoner som allerede er avtalt, forventet belegg, kurs og treningssamlinger med deltakere og ledige plasser, stengte baner og dagen med færrest reservasjoner.

Fakturering og innbetalinger

Denne delen viser innbetalt beløp med refusjoner trukket fra, mottatte betalinger, utstedte fakturaer, gjennomsnittlig kjøpsbeløp, avviste nettbetalinger, fordelingen per betalingsmåte og de mest solgte produktene. Beløpene beregnes på samme måte som i faktureringsstatistikken, på tvers av alle faktureringskontoer, og uten noen kundenavn.

Delen vises bare hvis organisasjonen har mottatt betaling, fakturert eller refundert noe, eller har hatt en avvist betaling, i én av de to periodene.

Reservasjonene

Denne delen viser reservasjoner per dag (per uke i den månedlige rapporten), reservasjoner opprettet i perioden fordelt på type, antall spilte timer og avbestillinger, inkludert de som er gjort mindre enn 24 timer før tidsrommet. Et varmekart krysser dager og klokkeslett, og deretter følger beleggsprosent per kalender og de mest aktive spillerne.

Den daglige rapporten, som bare dekker én dag, viser verken reservasjonsgraf eller varmekart.

Brukere, oppmøteregistrering, registreringer og e-poster

• Brukere og abonnementer: nye brukere, abonnementer som er utløpt i perioden eller utløper i løpet av de neste 30 dagene, abonnenter uten reservasjon de siste 30 dagene, kontoer som er suspendert, lagt i papirkurven eller slettet, innlogginger og totalt medlemstall. Bursdager de neste 7 dagene, eller samme dag i den daglige rapporten, kommer i tillegg hvis du aktiverer valget.
• Oppmøteregistrering på kiosk: registrerte og ikke-registrerte tidsrom, automatiske avbestillinger og brukere som har fått sanksjon.
• Nettregistreringer: søknader godkjent og avvist i perioden, og søknader som venter på din godkjenning.
• E-poster: leverte meldinger, åpningsrate, mislykkede sendinger og adresser som må rettes i oppføringene.

Oppmøteregistrering og nettregistreringer vises bare hvis funksjonen er aktiv i organisasjonen din: nettregistreringer må være åpnet på minst ett abonnement, og oppmøteregistrering må være aktivert på kiosken.

Det som ikke vises

Et tall som er null i begge periodene vises ikke, og en tom del forsvinner: rapporten for en liten organisasjon forblir kort. Når det ikke er noe å vise, sendes ingen e-post for perioden. I innstillingene for rapportene kan du også fjerne de delene som ikke angår deg.

Bruke rapporten som arbeidsliste

Det er dette som skiller rapporten fra en vanlig tallkolonne: flere punkter er navngitte. Du leser ikke bare «12 abonnementer utløper snart», du får listen over de tolv personene.

Tre bruksområder følger naturlig av dette:

• Listen over abonnementer som utløper innen 30 dager er din purreliste. Den kommer av seg selv, hver måned, uten at du må bygge et filter.
• Listen over registreringer som venter minner deg på søknader ingen har behandlet — det typiske tilfellet i en organisasjon der flere personer administrerer uten å ha fordelt oppgavene tydelig.
• Telleren over mislykkede e-poster varsler om en adressebase som forringes, lenge før et medlem klager over ikke å motta noe.