Deltakerreservasjoner: åpne et tidsrom for påmelding

Reserver et tidsrom på organisasjonens vegne – treningssamling, turnering, leksjon, gruppetime – og la brukerne melde seg på selv, med eller uten betaling på nett. Du bestemmer kapasiteten, tilgangskriteriene og fristene, og du følger deltakerlisten.

Velge hvem som setter opp deltakerlisten

Alle reservasjoner med en merkelapp kan få deltakere. Det som varierer fra tidsrom til tidsrom, er hvem som setter sammen listen – du, eller brukerne selv.

Du setter sammen listen

Reserver tidsrommet med merkelappen og velg ut deltakerne, uten å slå på Delt booking. Brukerne kan ikke melde seg på selv: listen er din.

Den er likevel ikke låst. Åpne reservasjonen fra kalenderen når som helst for å legge til eller fjerne personer i fanen Labels, der deltakerne som allerede er påmeldt, vises forhåndsvalgt.

Slik fungerer en trening der du kaller inn gruppen, et lag som stilles opp til en kamp, eller en time der de påmeldte er bestemt på forhånd.

Brukerne melder seg på selv

Slå på Delt booking, og tidsrommet åpnes: det viser en plassteller i kalenderen, og hver bruker tar sin plass fra egen konto.

Slik fungerer en feriesamling, en intern turnering eller et åpent arrangement for alle som vil.

Når alternativet er aktivt, flyttes håndteringen av listen fra reservasjonsskjemaet til tidsrommets detaljvisning, der du har Legg til deltakere og Slett.

Bytte fra det ene til det andre

De to måtene utelukker ikke hverandre, og valget er aldri endelig. Du kan sette sammen en liste først og deretter slå på Delt booking senere for å åpne de resterende plassene: personene du allerede har valgt ut, blir stående som påmeldte.

Det motsatte fungerer også – se avsnittet om å stenge påmeldingen nederst på siden.

Åpne et tidsrom for deltakelse

1. Klikk på tidsrommet du vil reservere, i kalenderen.
2. Åpne fanen Labels i reservasjonsskjemaet.
3. Velg merkelappen – treningssamling, turnering, leksjon, trening – og legg til en kommentar om du ønsker det.
4. Slå på Delt booking, og klikk deretter på Konfigurer for å åpne innstillingene.
5. Velg eventuelt personene som skal meldes på direkte, og bekreft.

Bruk Gjentakelse for å dekke alle øktene i en treningssamling eller en ukentlig time i én operasjon: deretter velger du om en påmelding gjelder for én økt eller for hele serien.

I kalenderen viser tidsrommet da antall deltakere av kapasiteten, og en oppfordring til å melde seg på så lenge det er plass. Et klikk fører til tidsrommets detaljvisning, der listen og deltakelsesknappen finnes.

For å endre innstillingene senere, åpne tidsrommet og bruk Konfigurer i blokken Deltakere.

Stille inn kapasiteten og omfanget av en påmelding

Blokken Deltakere i innstillingene inneholder to tall.

Maksimum angir antall plasser. Når det er nådd, viser tidsrommet Fullt, og deltakelsesknappen forsvinner.

Minimum blokkerer ingen påmelding: dette tallet brukes bare som minsteantall for den automatiske avlysningen som beskrives lenger ned. Det er minst 1. For å gjennomføre økten uansett hvor mange som er påmeldt, la dette feltet være urørt og la Avbryt automatisk stå avslått.

Omfang av en deltakelse er den mest avgjørende innstillingen, og den du bør bestemme først:

• Denne reservasjonen – man melder seg på én økt. Det passer for en ukentlig trening der man kommer når man kan, eller for et enkeltstående arrangement.
• Alle gjentakelser – man melder seg på hele serien. Én påmelding setter personen opp på alle øktene i serien, og én avmelding fjerner personen fra alle. Det passer for en femdagers treningssamling eller en rekke sammenhengende timer. En serie holdes åpen så lenge den har en økt som gjenstår: man kan derfor bli med i en treningssamling som allerede er i gang.

Med Alle gjentakelser lister tidsrommets detaljvisning datoene i serien: alle vet nøyaktig hva de forplikter seg til. Med Denne reservasjonen vises bare den åpne økten.

Velge hvem som kan melde seg på

Uten innstillinger er tidsrommet åpent for alle brukere i organisasjonen din.

Slå på Kvalifikasjonskriterier for å begrense denne åpningen, og velg deretter kriteriene. De er de samme filtrene som i brukerlisten din, fordelt på fem familier: profiler, abonnementer, alderskategorier, grupper og rangeringer, i tillegg til kjønn.

En bruker som ikke oppfyller kriteriene, ser knappen likevel, men får ved klikk beskjed om at profilen ikke oppfyller kriteriene for dette tidsrommet. Det samme gjelder de andre avslagene: fullt tidsrom, påmeldingen er ikke åpnet ennå, produktet er utilgjengelig. Hvert tilfelle har sin egen melding – ingen står igjen foran en stum knapp.

Noen vanlige bruksmåter: forbeholde en treningssamling for én alderskategori, åpne en gruppetime bare for dem som har et gitt abonnement, eller begrense en intern turnering til en laggruppe.

Hvis du slår av alternativet, slettes de valgte kriteriene: tidsrommet blir igjen åpent for alle.

Ta betaling for deltakelsen

Slå på Betalinger & fakturering i innstillingene for tidsrommet, og velg deretter produktet som skal betales. Listen viser de aktive produktene i katalogen din av typen treningssamling, leksjon og turnering.

Deltakeren betaler på nett i det han melder seg på. Plassen er først sikret når betalingen er mottatt: så lenge ordren står på venting, viser tidsrommet «Fullfør betalingen», og plassen er fortsatt tilgjengelig for andre.

To innstillinger justerer prisen uten at du rører katalogen:

• «Tilpass beløpet» innfører Enhetspris som gjelder bare for dette tidsrommet. Uten den betaler hver bruker prisen som følger av prisreglene som er satt opp i det valgte produktet.
• Beskrivelsen du skriver inn her, vises under deltakelsesknappen, til deltakerens informasjon.

Dette alternativet vises bare hvis organisasjonen din bruker fakturering på nett. I kioskmodus viser et betalt tidsrom en melding om å betale fra egen konto: betaling på nett skjer ikke på kiosken.

Følge opp og håndtere deltakerne

Blokken Deltakere i tidsrommets detaljvisning lister de påmeldte og viser hvor mange plasser som er ledige. Du ser alltid hele listen der, selv om du har skjult den for brukerne.

Med Legg til deltakere kan du melde på flere om gangen, og med Slett kan du fjerne noen. Begge handlingene gjelder for hele omfanget som er definert ovenfor.

På et betalt tidsrom må du velge hvordan beløpet skal behandles når du legger til noen:

1. Gjør deltakelsen gratis – personen er påmeldt, og det opprettes ingen ordre. Dette er standardvalget, det du bruker ved invitasjoner og kundevennlige gester.
2. Ta betalt umiddelbart – det opprettes en ordre, og kassen åpnes umiddelbart så du kan ta betaling på stedet. Med flere deltakere følger betalingene etter hverandre. Dette valget tilbys bare hvis profilen din gir tilgang til Administrasjon›Dashbord›Fakturering›Fakturaer & transaksjoner.
3. Ta betalt senere – det opprettes en ordre, og innkjøpsordren sendes på e-post. Personen betaler senere.

Det samme valget tilbys når du melder på personer i det du oppretter tidsrommet: det vises i fanen Labels så snart du merker av den første deltakeren.

For hver deltaker viser listen betalingsstatusen: Gratis hvis deltakelsen var gratis, ellers den tilknyttede ordren, med mulighet for å Innbetale eller sende fakturaen på e-post igjen.

Gjester godtas ikke på denne typen tidsrom: hver plass tilsvarer en identifisert bruker.

Sette tidsfrister for påmeldingen

Tre frister, alle valgfrie, alle regnet fra starten av tidsrommet.

Åpningsfrist utsetter åpningen av påmeldingen. Med 48 timer åpner et tidsrom mandag kl. 10 plassene lørdagen før kl. 10. Slik unngår du at en treningssamling som publiseres tre måneder i forveien, blir full samme dag som den publiseres.

Begrens avmelding stenger utgangen etter en viss frist. Etter den kan deltakeren ikke melde seg av selv – da må du gjøre det om nødvendig. Uten denne innstillingen kan deltakeren melde seg av helt fram til tidsrommet begynner.

Avbryt automatisk avlyser reservasjonen hvis Minimum deltakere ikke er nådd innen den valgte fristen. Deltakerne og den som opprettet tidsrommet, varsles på e-post. En reservasjon som opprettes etter at fristen allerede er begynt, avlyses aldri automatisk – du kan derfor trygt åpne et tidsrom i siste liten.

På et betalt tidsrom avlyser denne avlysningen også ordrene som fortsatt venter på betaling: ingen kan lenger betale for en økt som ikke blir gjennomført. Deltakelser som allerede er betalt, beholdes derimot og refunderes ikke – det må du håndtere selv.

Trekke fra deltakelsene eller ikke

Som standard bruker deltakelse i et tidsrom ingenting: verken kvoten for samtidige reservasjoner, grensene per periode eller sammenhengende tidsrom. En bruker kan melde seg på en treningssamling uten å miste muligheten til å reservere en bane samme dag.

Regn med i kvoten og grensene snur dette: hver deltakelse trekkes da fra som en vanlig reservasjon, og en person som har brukt opp kvoten, kan ikke melde seg på.

Slå på dette alternativet når deltakelsen skal koste brukeren noe – for eksempel en gruppetime som inngår i abonnementet. La det stå avslått for alt som kommer i tillegg til den vanlige aktiviteten uten å erstatte den.

Varsle på e-post

Deltakeren får alltid en bekreftelse når han melder seg på, og en e-post hvis tidsrommet avlyses automatisk. Disse utsendelsene kan ikke slås av.

Aktiver varsler gjelder den som opprettet tidsrommet: han får et varsel ved hver påmelding, hver avmelding og når den siste plassen blir tatt. Slå av dette alternativet på et tidsrom med stor pågang hvis du ikke vil følge hver bevegelse.

Varslingsinnstillingene til hver enkelt respekteres: en bruker som har slått av varslene sine, får ingenting.

Vis deltakerlisten bestemmer hva brukerne ser. Slått på ser alle hvem som er påmeldt. Slått av er bare telleren og de ledige plassene offentlige.

Gjenbruke en konfigurasjon

Å stille inn et titalls alternativer for hver treningssamling ville være tungt. To mekanismer sparer deg for det.

Blokken Mal, øverst i innstillingene, samler de to handlingene. Lagre som mal lagrer innstillingene for tidsrommet under Modellnavn som du skriver inn. Så snart det finnes en mal, vises listen Velg en mal ... over: med et valg gjenbruker du innstillingene på et hvilket som helst annet tidsrom.

Et tidsrom forblir knyttet til malen det kommer fra. Hvis du endrer innstillingene senere, blir du spurt om hvor langt endringen skal gjelde: bare denne reservasjonen, denne reservasjonen og gjentakelsene, eller Overalt – det vil si alle tidsrom som deler denne malen.

Stenge påmeldingen

Du kan slå av Delt booking på et tidsrom som allerede har påmeldte, uten risiko for dem: deltakerne blir stående, og ordrene som er utstedt, er fortsatt gyldige. Bare påmeldinger og avmeldinger stopper, og deltakerblokken forsvinner på brukersiden.

Å refundere en deltakelse eller fjerne noen i etterkant må du fortsatt gjøre selv: stenging av påmeldingen gjør det ikke for deg.