Opprette og administrere abonnementer
Abonnementene definerer brukernes reservasjonsrettigheter: tilgangsperiode, pris, kvoter og regler. Opprett ett abonnement per plan som organisasjonen tilbyr, og tildel det deretter på brukerkortene.
Opprette et abonnement
- Gå til Administrasjon›Brukere›Tilgangsrettigheter›Abonnementer og klikk på Ny.
- I fanen Generelt fyller du ut Navn & farge og en valgfri beskrivelse.
- Under Åpningsdatoer for rettigheter angir du perioden abonnentene kan logge inn i. La innstillingen være deaktivert for tilgang uten datobegrensning.
- Klikk på Lagre.
Konfigurasjonen er delt inn i faner: Generelt, Kvote, Tillatelser, Regler, Kreditter, Invitasjoner, Labels og Registreringer. Fanene som gjelder reservasjonsreglene, er beskrevet på en egen side.
Følge opp betaling av kontingenter
I fanen Generelt fyller du ut Abonnementspris: en avkrysningsboks Betalt abonnement vises da på hvert brukerkort, med dato og beløp som er betalt. Modulen Abonnementsoppfølging (Administrasjon›Brukere›Tilgangsrettigheter›Abonnementsoppfølging) viser alle abonnenter med betalingsstatus, kan filtreres via Etter abonnement og Etter status, og eksporteres til Excel-format.
Aktiver Blokker reservasjoner hvis brukeren ikke har betalt sitt abonnement ved behov: et banner vises da på brukerkortet, og brukeren nektes å reservere til betalingen er registrert.
For å slippe å overvåke dette skjermbildet kan du aktivere aktivitetsrapportene: de sender deg hver måned en navneliste over abonnementene som utløper i løpet av 30 dager.
Selge abonnementet på nett
Aktiver Betalinger & fakturering i fanen Generelt for å gjøre abonnementet betalbart på nett: brukerne kan tegne eller fornye det i henhold til planene du har satt opp, med automatisk fakturering. Betalingen skjer med betalingsmåtene til den tilknyttede fakturakontoen.
Når denne delen er aktiv, får datoene en annen betydning: de blir Standard tilgangsdatoer, som gjelder så lenge abonnenten ikke har en aktiv plan. Så snart abonnenten kjøper en plan, er det datoene til planen som gjelder.
Purre automatisk på abonnentene før utløp
En abonnent som lar abonnementet utløpe, mister rettighetene sine uten å merke det, og du oppdager det først når vedkommende ikke får reservert. Tre e-poster sendes automatisk før utløpsdatoen: 30 dager før, 7 dager før og dagen i forveien.
Innstillingen gjøres for hvert enkelt abonnement. Gå til Administrasjon›Brukere›Tilgangsrettigheter›Abonnementer, åpne det aktuelle abonnementet, fanen Generelt, delen Automatiske påminnelser før utløp. Den er aktiv som standard: du trenger ikke gjøre noe for å bruke den.
Legge til en egen melding
Under bryteren finner du et redigeringsfelt der du kan legge til noen linjer som tas med i e-posten: dato for årsmøtet, pris for neste sesong, åpningstider for påmelding, adressen til et skjema som skal fylles ut, et vedlegg …
Dette mottar abonnenten
E-posten minner om hvilket abonnement det gjelder, utløpsdatoen og antall dager som gjenstår, og deretter meldingen din hvis du har skrevet en.
En fornyelsesknapp vises bare hvis abonnenten faktisk kan fornye fra kontoen sin, det vil si hvis et abonnement som kan kjøpes på nett, er tilgjengelig for vedkommende. Ellers informerer e-posten uten å foreslå en handling som er umulig: da er det du som må forklare fremgangsmåten i den egne meldingen.
Hvem får ikke purring
- Abonnenter uten utløpsdato. En purring varsler om en slutt: uten utfylt sluttdato utløper abonnementet aldri sett fra programmets side, og ingen e-post sendes. Dette er den vanligste årsaken når ingenting skjer — sjekk abonnentens brukerkort før du leter videre.
- Abonnenter med et abonnement der purringene er deaktivert.
- Suspenderte abonnenter.
- De som har slått av varslene Betalinger & fakturering på kontoen sin: deres valg går foran ditt.
Kreve dokumentasjon for å kunne reservere
I fanen Generelt pålegger delen Obligatorisk informasjon for å reservere abonnentene å fylle ut visse opplysninger før de kan reservere: e-postadresse, postadresse, telefon, profilbilde, fødselsdato, rangering, lisensnummer, bostedsbevis eller legeattest.
Brukeren blir bedt om å oppgi dem ved første innlogging, og deretter når han klikker på et ledig tidsrom. Alternativet Bruk denne begrensningen når abonnenten er partner i en booking utvider regelen: en abonnent med ufullstendige opplysninger kan da heller ikke legges til som partner av noen andre.
Duplisere et abonnement til den nye sesongen
- Åpne abonnementet fra sesongen som er over.
- Klikk på Dupliser: hele konfigurasjonen kopieres.
- Gi kopien nytt navn og juster datoene.
Tildele et abonnement på nytt til mange samtidig
- Gå til Administrasjon›Brukere›Brukeradministrasjon og velg de aktuelle brukerne, eller Velg alle etter et filter.
- Åpne Handlinger og deretter Rask redigering.
- Velg det nye abonnementet og eventuelt datoene, og klikk deretter på Lagre.
Hurtigredigeringen lar deg i samme operasjon sette alle tilbake til ubetalt: det er hele sesongstarten i én enkelt handling.
En filimport lar deg også oppdatere abonnementet for hele databasen i én operasjon.
