Opprette og administrere abonnementer

Et abonnement samler vilkårene for tilgang og reservasjon i en plan: datoer, pris, reservasjonskvote og regler som må følges. Opprett abonnementene som organisasjonen din tilbyr, og tildel deretter hver bruker det abonnementet som passer, fra brukerens profil.

Opprette et abonnement

Start med en plan som organisasjonen din tilbyr, for eksempel Mosjonstennis. Deretter kan du tildele den til de aktuelle brukerne, uten å taste inn de samme reglene på hver enkelt profil.

1. Gå til Administrasjon›Brukere›Tilgangsrettigheter›Abonnementer og klikk på Ny.
2. I fanen Generelt fyller du ut Navn & farge og en valgfri beskrivelse.
3. Under Åpningsdatoer for rettigheter angir du perioden abonnentene kan logge inn i. La innstillingen være deaktivert for tilgang uten datobegrensning.
4. Klikk på Lagre.

Fyll deretter ut reservasjonsvilkårene: hvor mange reservasjoner kan en abonnent ha samtidig, hvilke baner har vedkommende tilgang til, hvilke regler må følges? Fanene Kvote, Tillatelser og Regler lar deg presisere disse valgene. Veiledningen nedenfor hjelper deg med å konfigurere dem.

Organisere listen automatisk

Modusen Automatisk organiserer listen for deg: du trenger ikke opprette noen grupper. Klikk på kolonneoverskriften for navn, startdato eller sluttdato for å velge sortering. Gruppene tilpasser seg dette valget, uten at abonnementene endres.

Ved sortering etter navn søker applikasjonen etter felles ord og sesonger. Slik kan den knytte sammen Mosjonstennis 2026/2027 – Voksne og Mosjonstennis 2026/2027 – Ungdom. Sammenhengende navn gjør denne grupperingen enklere. Hvis titlene er svært forskjellige, har applikasjonen færre holdepunkter for å gruppere dem. Ved sortering etter dato dannes gruppene ut fra abonnementenes start- og sluttdatoer.

Klikk på tittelen til en gruppe for å slå den sammen eller utvide den. Denne tilstanden lagres for kontoen din.

Plassere abonnementene i manuelle grupper

Velg denne modusen hvis du vil organisere listen etter dine egne kriterier. Du kan for eksempel samle tennis og padel i gruppen Idrettsskole, og deretter skille mellom abonnementer for fri trening og enkelttilbud, uansett hva de heter.

1. Bytt til Manuelle grupper.
2. Klikk på Legg til en gruppe og gi gruppen et navn: den nye gruppen vises øverst i listen.
3. I Alle, uten søk eller filter, drar du radene for å plassere dem i gruppene og bestemme rekkefølgen. På berøringsskjerm holder du fingeren på raden før du flytter den.
4. Dra tittelen til en gruppe for å endre plasseringen. Abonnementer som ikke er plassert i noen gruppe, blir liggende nederst, under Ingen gruppe.

Når du holder musepekeren over tittelen, vises knapper for å gi gruppen nytt navn eller slette den. Å slette en gruppe beholder abonnementene, som havner tilbake i Ingen gruppe.

Du kan også klikke på en kolonneoverskrift for å sortere abonnementene etter navn eller dato i hver gruppe. Hvis du deretter flytter et uavhengig abonnement eller et referanseabonnement, overtar din plassering for sorteringen: den valgte posisjonen beholdes.

Tilknyttede abonnementer, som beskrives lenger ned, blir liggende under sitt referanseabonnement. Du kan endre rekkefølgen innenfor denne familien uten å endre sorteringen i resten av listen. Hvis du flytter referansen, følger de tilknyttede abonnementene med.

Du finner også disse grupperingene i valglistene for abonnement når de gjør listen enklere å lese. Abonnementenes fulle navn vises fortsatt der.

Tilpasse visningen og handle på flere abonnementer

Tilpass listen til måten du jobber på: les beskrivelsene, se betalingene eller vis flere rader på skjermen. Menyen Innstillinger, til høyre for Ny, husker innstillingene dine:

• Vis beskrivelser: legger beskrivelsen under navnet, på maksimalt to linjer.
• Vis betalinger: erstatter kolonnen med startdato med betalingskolonnen.
• Kompakt modus: reduserer avstanden mellom radene og størrelsen på navn, knapper og tellere.

Disse alternativene er deaktivert som standard. Lange navn forblir lesbare over flere linjer.

Kolonnene for start og slutt vises bare hvis minst ett abonnement i den filtrerte listen har den aktuelle datoen. For å se eller endre et abonnement klikker du på navnet, også på mobil.

Merk av i boksene til venstre for abonnementene for å handle på flere rader samtidig. Knappene Arkiver, Koble til, Løsne og Slett vises da i stedet for modusfanene. De samme rettighetene og begrensningene gjelder som for en handling på ett enkelt abonnement.

I manuell modus plasserer Flytt til … hele utvalget i én gruppe. I Arkiverte legger Gjenopprette de valgte abonnementene tilbake i den gjeldende listen.

Dele innstillinger med et referanseabonnement

Tilbyr du flere padelplaner – voksne, ungdom, studenter – med ulike priser, men de samme reglene? Uten en kobling mellom disse abonnementene må hver endring av kvote eller banetilgang gjentas i hver plan, med fare for å glemme én.

Et referanseabonnement lar deg styre disse innstillingene på ett sted. Opprett for eksempel Padelabonnement, og knytt planene dine til det: endringer i de felles innstillingene brukes automatisk på alle tilknyttede abonnementer, mens hvert av dem beholder sin egen pris og sine egne opplysninger. Hvis enkelte planer skal ha andre regler, beholder du dem uavhengige eller knytter dem til en annen referanse.

Innstillingene overføres bare fra referansen til de tilknyttede abonnementene, når du lagrer dem. Å endre pris eller navn på et tilknyttet abonnement har derfor ingen virkning på referansen eller på de andre abonnementene. Du kan også tildele referanseabonnementet til brukere: det er fortsatt et fullverdig abonnement.

Opprette et tilknyttet abonnement

Fra listen kan du bruke knappen Opprett et tilknyttet abonnement på referansen for raskt å opprette en ny variant. Du kan også gjøre det fra konfigurasjonen:

1. Åpne abonnementet som skal fungere som referanse, fanen Generelt.
2. I seksjonen Referanseabonnement klikker du på Opprett et tilknyttet abonnement.
3. Skriv inn ønsket navn i bekreftelsesvinduet, og bekreft.
4. Abonnementet som opprettes, vises i referansens liste over tilknyttede abonnementer. Klikk på knappen Åpne for å tilpasse navn, pris og andre egne opplysninger.

Knytte til et eksisterende abonnement

1. Åpne abonnementet som skal knyttes til, og lagre eventuelle endringer først.
2. I Generelt, seksjonen Referanseabonnement, velger du ønsket referanse.
3. Les bekreftelsen: den viser hvor mange brukere som berøres. Når du bekrefter, erstatter du de felles innstillingene for dette abonnementet med innstillingene fra den valgte referansen. Prisen og abonnementets egne opplysninger beholdes.

Vite hvor innstillingene skal endres

I et tilknyttet abonnement viser banneret øverst i panelet hvilken referanse innstillingene kommer fra. De som er arvet, vises nedtonet, med navnet på referansen. For å endre dem åpner du denne referansen: endringen gjelder da for alle dens tilknyttede abonnementer.

Dette kan fortsatt tilpasses for hvert tilknyttede abonnement:

• navn, beskrivelse, farge og nøkkelord;
• datoer og reservasjonsfarger;
• priser og fakturering, inkludert priser og salg av reservasjonskreditter eller gjestekreditter;
• alternativene i fanen Registreringer.

De andre innstillingene arves: kvoter, tillatelser, regler, merkelapper, hvordan kreditter og invitasjoner fungerer, opplysninger som kreves for å reservere, sperring ved ubetalt abonnement og påminnelser før utløp.

Du kan for eksempel sette ungdomsprisen til 160 € og voksenprisen til 320 €. Hver plan beholder sin pris, også når du endrer de felles reglene på Padelabonnement.

I listen forbinder en strek merkene til de tilknyttede abonnementene med referansens merke: slik ser du hvilke planer som deler de samme innstillingene. Hvis navnet deres begynner med referansens navn, kan bare fortsettelsen vises: Padel – Ungdom blir Ungdom under Padel. Det fulle navnet beholdes og vises når du holder musepekeren over.

Koble fra et abonnement uten å slette det

Fra referansens kort bruker du Løsne på den aktuelle raden. Du kan også velge Ingen i feltet Referanseabonnement på det tilknyttede abonnementet, og deretter bekrefte.

Frakoblingen fjerner bare koblingen: abonnementet og brukerne beholdes. De arvede innstillingene forblir slik de er ved frakoblingen, og kan endres direkte på dette abonnementet. Endringer som senere gjøres på den tidligere referansen, gjelder ikke lenger for det.

For å koble fra flere abonnementer samtidig merker du dem i listen og bruker Løsne, avhengig av rettighetene dine.

Følge opp betaling av kontingenter

Hvis du tar imot kontingenten i resepsjonen eller via bankoverføring, kan du registrere betalingene for å se hvem som har betalt abonnementet sitt. I fanen Generelt fyller du ut Abonnementspris: avmerkingsboksen Betalt abonnement på hver profil lar deg angi betalingen, datoen og beløpet.

For å få oversikt over alle brukerne åpner du Administrasjon›Brukere›Tilgangsrettigheter›Abonnementsoppfølging. Du kan filtrere listen etter abonnement eller betalingsstatus, og deretter eksportere den i Excel-format.

Aktiver ved behov Blokker reservasjoner hvis brukeren ikke har betalt sitt abonnement: et banner vises da på brukerens profil, og reservasjon nektes inntil betalingen er registrert.

For å slippe å følge med på denne skjermen kan du aktivere aktivitetsrapportene: de sender deg hver måned en navngitt liste over abonnementer som utløper i løpet av 30 dager.

Selge abonnementet på nett

Aktiver Betalinger & fakturering i fanen Generelt for å gjøre abonnementet betalbart på nett: brukerne kan tegne eller fornye det i henhold til planene som er konfigurert, med automatisk fakturering. Betalingen skjer med betalingsmåtene til den tilknyttede fakturakontoen.

Når denne seksjonen er aktiv, får datoene en annen betydning: de blir Standard tilgangsdatoer, som gjelder så lenge abonnenten ikke har en løpende plan. Så snart vedkommende kjøper en plan, er det planens datoer som gjelder.

Sende automatiske påminnelser til abonnentene før utløp

Påminnelsene minner brukerne om å fornye abonnementet før de mister tilgangen til reservasjoner. Tre e-poster sendes før utløpsdatoen: 30 dager før, 7 dager før og dagen i forveien.

For å se innstillingen går du til Administrasjon›Brukere›Tilgangsrettigheter›Abonnementer, åpner det aktuelle abonnementet og deretter fanen Generelt, seksjonen Automatiske påminnelser før utløp. Påminnelsene er aktivert som standard. For et tilknyttet abonnement endres denne innstillingen på referanseabonnementet.

Legge til en egen melding

Under bryteren finnes en editor der du kan legge til noen linjer som tas med i e-posten: dato for årsmøtet, prisen for neste sesong, åpningstid for innmelding, adressen til et skjema som skal fylles ut, et vedlegg ...

Dette mottar abonnenten

E-posten minner om hvilket abonnement det gjelder, utløpsdatoen og antall dager som gjenstår, og deretter meldingen din hvis du har skrevet en.

En fornyelsesknapp vises hvis brukeren har tilgang til et abonnement som kan kjøpes på nett fra kontoen. Hvis ikke, inneholder e-posten bare påminnelsen og meldingen din: husk å forklare der hvordan fornyelsen gjøres på annen måte.

Hvem mottar ikke påminnelse

• Abonnenter uten utløpsdato registrert på profilen: uten denne datoen kan ikke applikasjonen planlegge en påminnelse.
• Abonnenter der abonnementet har påminnelsene deaktivert.
• Suspenderte abonnenter.
• De som har deaktivert varslene Betalinger & fakturering på kontoen sin.

Kreve dokumentasjon for å reservere

I fanen Generelt krever seksjonen Obligatorisk informasjon for å reservere at abonnentene fyller ut visse opplysninger før de kan reservere: e-postadresse, postadresse, telefon, profilbilde, fødselsdato, rangering, lisensnummer, bostedsbekreftelse eller legeerklæring.

Brukeren blir bedt om å fylle ut profilen ved første pålogging, og deretter når vedkommende klikker på et ledig tidspunkt. Hvis du aktiverer Bruk denne begrensningen når abonnenten er partner i en booking, kan vedkommende heller ikke legges til i en annen persons reservasjon så lenge de etterspurte opplysningene mangler.

Duplisere et abonnement for den nye sesongen

Duplisering sparer deg for å starte på nytt: gjenbruk konfigurasjonen fra en tidligere sesong, og tilpass deretter datoene og alternativene i kopien.

1. I listen klikker du på Dupliser på raden til abonnementet du vil gjenbruke.
2. Skriv inn navnet på kopien i bekreftelsesvinduet, og bekreft: den vises i listen.
3. Klikk på navnet for å justere datoene og de nødvendige alternativene.

Du kan også duplisere fra konfigurasjonspanelet til et abonnement. I så fall åpnes panelet for kopien direkte etter bekreftelsen.

Duplisering av et tilknyttet abonnement beholder koblingen til samme referanse hvis du har de nødvendige rettighetene til den. Det opprettes ikke en ny referanse for neste sesong.

Arkivere abonnementer som ikke lenger brukes

Arkiver en gammel plan for å korte ned listen uten å slette abonnementet til brukerne som fortsatt har det. Slik kan du rydde bort en tidligere sesong uten å vente på at alle brukerne har byttet plan.

Klikk på Arkiver i listen, og bekreft. Abonnementet flyttes til Arkiverte. Det tilbys ikke lenger som nytt valg når du legger til eller endrer en bruker; de som allerede har det, beholder det.

Et banner kan foreslå abonnementer å arkivere. Kontroller utvalget før du bekrefter. Hvis du klikker på Skjul, forsvinner bare banneret, og dette valget lagres for kontoen din: ingen abonnementer arkiveres.

For å finne et abonnement igjen i den gjeldende listen åpner du Arkiverte og klikker på Gjenopprette. Hvis du gjenoppretter et tilknyttet abonnement der referansen er arkivert, gjenopprettes også referansen, forutsatt at du har rettighetene.

Arkiverte abonnementer er fortsatt tilgjengelige for kobling av abonnementer ved vanlig import og ADOC-import.

Slette et tomt abonnement

Slett et abonnement hvis du ikke trenger det lenger og ingen brukere er knyttet til det. Hvis det fortsatt er i bruk, arkiverer du det for å fjerne det fra listen samtidig som abonnentene beholder det.

Bruk Slett i listen eller i konfigurasjonspanelet. Sletting nektes hvis abonnementet fortsatt har brukere, hvis det er angitt som standard, eller hvis det er abonnementet til den påloggede administratoren. De samme beskyttelsene gjelder når du sletter flere abonnementer samtidig; meldingen foreslår da arkivering.

Å slette en tom referanse kobler fra dens tilknyttede abonnementer: disse beholdes med sine nåværende innstillinger. For bare å fjerne en kobling bruker du Løsne, uten å slette abonnementet.

Tildele et abonnement til mange samtidig

Ved starten av en sesong kan du tildele det nye abonnementet til flere brukere i én operasjon, uten å åpne hver profil.

1. Gå til Administrasjon›Brukere›Brukeradministrasjon og velg de aktuelle brukerne, eller Velg alle etter et filter.
2. Åpne Handlinger og deretter Rask redigering.
3. Velg det nye abonnementet og eventuelt datoene, og klikk deretter på Lagre.

I samme operasjon kan du merke abonnementet som ubetalt for de valgte brukerne, for eksempel ved starten av en ny sesong.

Hvis du forbereder disse endringene i en fil, kan du også bruke import for å oppdatere abonnementene til de aktuelle brukerne.