La gjester betale via lenke
En bruker booker sammen med en venn som ikke tilhører organisasjonen. I stedet for å betale invitasjonen selv, lar brukeren vennen betale sin egen andel på nett, uten å opprette en konto. Her ser du hvordan du aktiverer betaling via lenke, hvor pengene går, og hvordan du følger med på disse betalingene.
Slik fungerer betaling via lenke
Når den ansvarlige for bookingen (brukeren som booker) bestiller, velger hen for hver gjest hvem som betaler plassen: den ansvarlige selv, som vanlig, eller gjesten, via en lenke. Lenken sendes på e-post hvis den ansvarlige har oppgitt gjestens e-postadresse. Ellers deler den ansvarlige lenken selv fra bookingdetaljene. Gjesten betaler på en side med organisasjonens farger og mottar sin faktura.
Den ansvarlige har to valg:
- «senere»: bookingen bekreftes med en gang, og den ansvarlige legger ut for invitasjonen med sine kreditter. Gjesten kan betale inntil 7 dager etter at tidsluken er over. Når gjesten betaler, får den ansvarlige tilbake kredittene hen la ut;
- «nå»: bookingen venter på gjestens betaling innenfor fristen for betaling ved booking, og bekreftes deretter. Hvis betalingen ikke kommer i tide, kanselleres bookingen og tidsluken frigis.
Nicolas booker en padelbane med vennen Paul, som er gjest til 8 €. Med «senere» legger Nicolas ut 8 € for invitasjonen med sine kreditter, og får dem tilbake som kreditter når Paul har betalt. Med «nå» må ikke Nicolas dekke Pauls andel: bookingen venter på Pauls 8 €, og kredittene som ble trukket fra Nicolas i ventetiden, gis tilbake til ham så snart bookingen er bekreftet.
Aktivere betaling via lenke
Innstillingen gjøres per abonnement. Den er aktivert som standard: abonnentene dine ser valget så snart vilkårene nedenfor er oppfylt.
- Gå til Administrasjon›Brukere›Tilgangsrettigheter›Abonnementer og åpne abonnementet.
- I fanen Invitasjoner, under Hvem betaler for invitasjonene?, aktiverer eller deaktiverer du La gjester betale via lenke.
- Lagre.
Valget tilbys bare brukeren hvis:
- organisasjonen din tar imot betaling på nett: faktureringskontoen til abonnementet tilbyr nettbetaling. Ellers er alternativet nedtonet, og en lenke Konfigurer nettbetaling fører deg til faktureringskontoene;
- abonnementet selger invitasjonskredittene sine på nett (bookingkredittene med Enhetlig kredittsystem): det er denne prisen som bestemmer gjestens andel;
- den ansvarlige er den eneste som betaler invitasjonene. Det er alltid tilfellet med Belast kun ansvarlig for reservasjonen. Med Hver deltaker betaler for invitasjonene er det bare tilfellet hvis hen spiller kun med sine egne gjester, uten partnere fra organisasjonen;
- den ansvarlige ikke har valgt å betale invitasjonene til partnerne sine;
- bookingen ikke er gjentakende;
- gjestens andel når minstebeløpet for en nettbetaling: 0,50 € med Stripe, 1 € med de andre betalingsmetodene på nett. Under dette tilbys bare betaling fra den ansvarlige for denne gjesten.
«Nå» krever i tillegg Betaling ved booking, aktivert i fanen Kreditter eller Invitasjoner: bookingen venter på gjestens betaling innenfor fristen som er satt for denne betalingen.
Lenken tilbys aldri når du booker for en bruker, fra en kiosk eller på en deltakerbooking.
For å slutte å tilby betaling via lenke deaktiverer du alternativet. Ingen nye lenker opprettes, og lenker som allerede er sendt, kan fortsatt betales frem til fristen.
Hva gjesten betaler, og hvor pengene går
Gjestens andel er prisen, i penger, for kredittene invitasjonen koster, etter prisen abonnementet til den ansvarlige selger invitasjonskredittene sine til (bookingkredittene med Enhetlig kredittsystem). Andelen fastsettes ved booking og endres ikke senere: hvis bookingen deretter flyttes eller forlenges og koster flere kreditter, dekker den ansvarlige tillegget. Betalingsfristen følger derimot bookingen.
Hver gjest som betaler, har sin egen ordre i navnet til Besøkende i organisasjonen din, selv om gjesten har en konto hos dere. Ordren har en linje Gjesteandel med kalenderen, datoen og klokkeslettet, og innkasseres på faktureringskontoen til abonnementet til den ansvarlige. Gjesten mottar fakturaen på e-post og kan laste den ned fra betalingssiden sin. For å finne ordren søker du etter gjestens navn eller e-postadresse i Administrasjon›Dashbord›Fakturering›Fakturaer & transaksjoner.
Pengene gjesten betaler, går til organisasjonen din, aldri til den ansvarlige. Den ansvarlige får bare tilbake det hen la ut, alltid som kreditter, selv om hen betalte disse kredittene med kort ved booking.
Ta imot betaling på stedet, med sjekk eller med bankoverføring
Hvis faktureringskontoen godtar betaling på stedet, med sjekk eller med bankoverføring, kan en gjest som betaler «senere», velge en av disse metodene på betalingssiden sin. Gjesten mottar da en innkjøpsordre med betalingsinstruksjoner. Gjesten opplyser dermed bare hvordan hen har tenkt å betale: andelen er først betalt når du har registrert betalingen, og gjesten kan fortsatt betale på nett frem til da. «Nå» tilbyr bare nettbetaling.
- Åpne bookingdetaljene.
- Under gjestens linje klikker du på Innbetale: ordren åpnes.
- Registrer den mottatte betalingen, som for enhver annen ordre.
Når ordren er fullt betalt, er gjestens andel gjort opp, og kredittene som ble lagt ut, gis tilbake til den ansvarlige. Hvis gjesten hadde varslet betaling på stedet, med sjekk eller med bankoverføring, og du mottar den etter fristen, registrerer du den på samme måte. Gjesten kan ikke lenger betale på nett, men det innkasserte beløpet gis tilbake som kreditter til den ansvarlige.
Refundere en gjest
Når en booking kanselleres etter at en gjest har betalt, avhenger gjestens andel av hva som skjer med invitasjonen den ansvarlige la ut:
- hvis invitasjonen gis tilbake til den ansvarlige, for eksempel ved en kansellering innenfor fristen eller utført av organisasjonen din, refunderes gjesten;
- hvis den ikke gis tilbake, fordi abonnementet ikke krediterer tilbake invitasjoner ved sen kansellering, beholder organisasjonen din også gjestens andel.
Hvis du fjerner eller erstatter alle gjestene i en booking som fortsetter, refunderes også gjesten som har betalt, selv etter fristen.
Hvordan refusjonen skjer, avhenger av gjestens betalingsmetode. Hvis gjesten betalte på nett med Stripe, HelloAsso eller SumUp, refunderes hen automatisk i løpet av få minutter, med en kreditnota. Hvis gjesten betalte på annen måte, på stedet, med sjekk, med bankoverføring eller med en annen betalingsmetode på nett, refunderes hen ikke direkte: beløpet gis tilbake som kreditter til den ansvarlige.
Ved kansellering viser bekreftelsesmeldingen personen som kansellerer, for hver gjest som har betalt, om gjesten vil bli refundert eller om andelen går tilbake som kreditter til den ansvarlige. Kanselleringseposten den ansvarlige mottar, bekrefter dette. Ingenting vises når organisasjonen din beholder andelen.
Hvis en automatisk refusjon ikke kunne bekreftes, viser bookingdetaljene et varsel som lenker til ordren. Åpne ordren og kontroller refusjonen i kontoen hos betalingsleverandøren din. En refusjon du selv gjør fra ordren, endrer ingenting for den ansvarlige: kredittene hen har fått tilbake eller lagt ut, forblir uendret.
Følge med på gjestenes betalinger
I bookingdetaljene har hver gjest sin egen linje: hvem som betaler plassen, betalingsfristen og et merke Avventer så lenge gjesten ikke har betalt. Du ser også gjestens e-postadresse. Deltakerne i bookingen ser om gjesten har betalt, men ikke adressen.
Bare den ansvarlige for bookingen kan kopiere lenken, vise QR-koden, sende e-posten, ta over andelen selv (Jeg betaler likevel) eller erstatte én enkelt gjest. Du kan derimot erstatte alle gjestene med ikonet på gjestelinjen. Før du lagrer, viser en bekreftelse hvilke lenker som annulleres og hvilke andeler som refunderes.
Så lenge en gjest har en aktiv betalingslenke eller har betalt via lenke, kan den ansvarlige verken fjernes eller erstattes i en booking som fortsetter. Fjern først gjestene, eller kanseller bookingen. Gjestene får ingen automatiske påminnelser: det er opp til den ansvarlige å sende lenken på nytt ved behov.
Konvertering av et abonnement til Wallet-modus avvises så lenge en gjest ikke har betalt sin andel av en booking som allerede har startet. Prøv igjen etter gjestens frist, 7 dager etter at bookingen er over.
