サブスクリプションの作成と管理

サブスクリプションは、利用者の予約権限（アクセス期間、料金、クォータ、ルール）を定義します。組織が提供するプランごとにサブスクリプションを作成し、各利用者のレコードに割り当ててください。

サブスクリプションを作成する

1. 管理›ユーザー›アクセス権›サブスクリプション を開き、新規 をクリックします。
2. 一般 タブで 名前と色 と、任意の説明を入力します。
3. 権利の開始日 で、加入者がログインできる期間を設定します。期限を設けない場合は、この設定を無効のままにしてください。
4. 保存 をクリックします。

設定は次のタブに分かれています：一般、クォータ、許可、ルール、クレジット、招待、ラベル、登録。予約ルールに関するタブは、専用のページで詳しく説明しています。

会費の支払い状況を管理する

一般 タブで サブスクリプションの料金 を入力すると、各レコードに 支払い済みサブスクリプション のチェックボックスが表示され、支払日と支払金額を記録できます。サブスクリプションの追跡 モジュール（管理›ユーザー›アクセス権›サブスクリプションの追跡）では、すべての加入者と支払い状況を一覧で確認でき、サブスクリプション別 と ステータス別 で絞り込みができ、Excel 形式で書き出せます。

必要に応じて ユーザーがサブスクリプションを支払っていない場合、予約をブロックする を有効にしてください。利用者のレコードに帯状の通知が表示され、支払いが記録されるまで予約ができなくなります。

この画面を常に見張らなくて済むように、活動レポートを有効にしましょう。30 日以内に期限を迎えるサブスクリプションの一覧が、氏名付きで毎月届きます。

サブスクリプションをオンラインで販売する

一般 タブで 支払いと請求 を有効にすると、サブスクリプションをオンラインで販売できます。利用者は設定されたプランに従って加入や更新を行うことができ、請求書は自動で発行されます。支払いは、関連付けられた請求アカウントの決済手段に従って行われます。

このセクションを有効にすると、日付の意味が変わります。日付は デフォルトのアクセス日付 となり、加入者が有効なプランを持たない間だけ適用されます。プランを購入した時点で、プランの日付が引き継ぎます。

期限前に加入者へ自動でリマインドする

サブスクリプションの期限が切れたことに気づかないまま権限を失う加入者がいます。予約できなくなって初めて、あなたがそれを知ることになります。期限前に 3 通のメールが自動で送信されます。30 日前、7 日前、そして前日です。

設定はサブスクリプションごとに行います。管理›ユーザー›アクセス権›サブスクリプション を開き、対象のサブスクリプションを開いて 一般 タブの 有効期限前の自動リマインダー セクションに進みます。初期状態で有効になっているため、特に操作は必要ありません。

カスタムメッセージを追加する

スイッチの下にあるエディターで、メールに掲載する文章を数行追加できます。総会の日程、次シーズンの料金、受付の開催日、記入用フォームのアドレス、添付ファイルなどを記載できます。

加入者が受け取る内容

メールには、対象のサブスクリプション、期限日、残り日数が記載され、入力した場合はあなたのメッセージが続きます。

更新ボタンが表示されるのは、加入者が実際に自分のアカウントから更新できる場合、つまりオンラインで購入できるサブスクリプションが開放されている場合だけです。そうでない場合、メールは案内のみを行い、実行できない操作は提示しません。手続きの方法は、カスタムメッセージで案内してください。

リマインドが届かない加入者

• 期限日が設定されていない加入者。リマインドは終了を知らせるものです。終了日が未入力の場合、システム上サブスクリプションは期限切れにならないため、メールは送信されません。何も届かないときに最も多い原因です。他の原因を探す前に、加入者のレコードを確認してください。
• サブスクリプション側でリマインドが無効になっている加入者。
• 停止中の加入者。
• 自分のアカウントで 支払いと請求 の通知をオフにしている利用者。本人の選択が優先されます。

予約に必要な証明書類を求める

一般 タブの 予約に必要な情報 セクションでは、予約する前に一定の情報の入力を加入者に義務づけられます。メールアドレス、住所、電話番号、プロフィール写真、生年月日、ランキング、ライセンス番号、住所証明書、健康診断書などです。

利用者は初回ログイン時と、空いている時間枠をクリックした時点で、これらの提出を求められます。この制限を、予約でメンバーがパートナーである場合に適用する のオプションを使うとルールが拡張され、情報が未完了の加入者は、他の利用者からパートナーとして追加されることもできなくなります。

新シーズン用にサブスクリプションを複製する

1. 前シーズンのサブスクリプションを開きます。
2. 複製 をクリックすると、設定がすべてコピーされます。
3. コピーの名前を変更し、日付を調整します。

サブスクリプションを一括で付け替える

1. 管理›ユーザー›ユーザー管理 を開き、対象の利用者を選択します。絞り込み後に すべて選択 を使うこともできます。
2. アクション を開き、クイック編集 を選びます。
3. 新しいサブスクリプションと、必要であればその日付を選択し、保存 をクリックします。

クイック編集では、同じ操作で全員を未払いに戻すこともできます。新年度の切り替えを一度の操作で済ませられます。

ファイルのインポートを使えば、データベース全体のサブスクリプションを一度に更新することもできます。