活動レポートをメールで受け取る

Organization の運営状況をまとめた要約を自動で受け取れます。会員数、Subscription、Registration、Booking、ログイン、メールの各項目について、前期間との増減も確認できます。

レポートを有効にする

1. 管理›設定›活動レポート を開きます。
2. メールでのアクティビティレポートを有効にする を有効にします。
3. メールアドレス に、宛先を最大 4 件、1 行に 1 件ずつ入力します。
4. 保存 をクリックします。

宛先の方に Manager アカウントや特別な Permissions は必要ありません。レポートはそのままメールボックスに届きます。アプリケーションにまったくログインしない会長や会計担当に情報を共有するには、これがもっとも簡単な方法です。

送信頻度を選ぶ

3 種類のレポートが用意されており、それぞれ個別に、または同時に有効にできます。

• 毎日のレポート：毎朝、前日の活動を送信します。
• 毎週のレポート：毎週月曜日の朝、過去 1 週間分を送信します。
• 毎月のレポート：毎月 1 日に、前月分を送信します。

それぞれ目的が異なります。日次レポートは日々の受付業務に役立ち、その日に対応すべき事項を知らせます。月次レポートはそのまま役員会に転送でき、書式を整え直す必要がありません。週次レポートはその中間で、週に 1 回だけ現地に来るボランティア担当者に適しています。

レポートの内容を理解する

レポートは Booking だけを扱うものではありません。次の 7 つの指標グループがまとめられ、それぞれ前期間と比較されます。

• User：総会員数、新規アカウント、Suspend されたアカウント、ごみ箱に移動したアカウント、完全に削除したアカウント。
• Subscription：支払い済みの Subscription、Expired の Subscription、そしてとくに今後 30 日以内に期限を迎えるもの。
• オンライン Registration：承認された申請、却下された申請、Pending の申請。
• Booking：総数、User の Booking、Organization の Labels、招待、Annotations、キャンセル。
• ログイン：許可されたログイン、拒否されたログイン、Active な User 数。
• メール：配信されたメッセージ、開封されたメッセージ、Failures となったメッセージ。
• Kiosk Mode での Presence Check-in：Presence Check-in された Time Slots、されなかった Time Slots、自動キャンセル、ペナルティを受けたアカウント。

最後の 3 グループは、該当する機能が Organization で有効な場合にのみ表示されます。オンライン Registration は少なくとも 1 つの Subscription で受付が開いている必要があり、Presence Check-in は Kiosk Mode で有効にしておく必要があります。

レポートを作業リストとして活用する

このレポートが単なる数字の一覧と異なるのは、この点です。いくつかの項目には氏名が記載されます。「Subscription が 12 件、まもなく期限を迎えます」と読むだけでなく、その 12 名の一覧が得られます。

そこから自然に 3 つの使い方が生まれます。

• 30 日以内に期限を迎える Subscription の一覧は、そのまま更新案内のリストになります。フィルターを組み立てる必要もなく、毎月自動で届きます。
• Pending の Registration の一覧は、誰も対応していない申請を思い出させてくれます。複数の担当者が明確な役割分担なく管理している Organization では、よくあるケースです。
• Failures となったメールの件数は、宛先リストの劣化を示すサインです。会員から「何も届かない」という苦情が来るより、はるかに早く気づけます。