ユーザーグループ
テニススクール、チーム、ボランティア、委員会など、グループごとにユーザーを分類しておけば、一覧でひと目で見つけられ、絞り込みや対象を絞ったメッセージ送信ができます。
グループの役割を理解する
グループは、プロフィールやSubscriptionとは独立した自由なラベルです。Subscriptionが予約の権限を、プロフィールがアクセス権限を決めるのに対し、グループはユーザーができることを一切変更しません。ユーザーを識別し、見つけやすくするためだけに使われます。
だからこそ柔軟に使えます。1人のユーザーが複数のグループに所属できますし、Booking rulesへの副作用を心配することなく、Organizationに必要な数だけグループを作成できます。
グループを作成する
- 管理›ユーザー›グループ を開きます。
- 新しいグループ をクリックし、グループ名 と グループの色 を入力します。
- 可視性 を選びます。公開（ユーザーは自分がこのグループに登録されていることを確認できます）または プライベート です。
- 保存 をクリックします。
色は飾りではありません。ユーザー一覧やフィルターでグループをひと目で判別するための目印です。青系の5色といった似た色ではなく、はっきり区別できる色を選んでください。
プライベート は、ユーザーに知らせる必要のない内部的な分類のために使ってください。会費の督促、案件の追跡、あとで連絡し直す人のリストなどです。
ユーザーにグループを割り当てる
対象となる人数に応じて、2つの方法があります。
- 1人の場合は、そのユーザーのRecordを開き、アクセス権 のセクションでグループを設定します。
- 複数の場合は、管理›ユーザー›ユーザー管理 で対象を選択し、クイック編集 を使います。選択したユーザー全員に対して、1回の操作でグループを追加したり削除したりできます。
ファイルのインポートでもグループを設定できます。列の設定時に、表計算ソフトの列をグループの項目に対応づけてください。
アプリケーション内でグループを活用する
グループを用意すると、複数の機能で選択条件として使えるようになります。
- ユーザー一覧では、フィルターの グループ カテゴリーで表示を1つまたは複数のグループに絞り込めます。
- ファイルのエクスポートでは、同じフィルターで出力対象を限定できます。
- 一括メッセージでは、グループで絞り込むのが適切な宛先を選ぶ最も早い方法です。
新規登録者を自動で割り当てる
新しいアカウントを手作業で分類する代わりに、オンライン登録に任せましょう。Subscriptionの 登録 タブにある 新しい会員をグループに追加 オプションを使うと、新しく登録した人を指定したグループに自動で追加できます。
たとえば「テニススクール」のSubscriptionが、同じ名前のグループを毎シーズン自動で満たしてくれます。
ADOCのグループとの付き合い方
ADOCと同期しているOrganizationでは、連盟によって自動的に作成されたグループが表示されます。該当するRecordには帯で表示されます。名称と構成は同期によって管理されており、変更できるのは色だけです。
手作業で修正しようとしないでください。次回の同期で変更が上書きされてしまいます。別の分類が必要な場合は、独自のグループを別に作成してください。
