請求書と取引

組織のすべての販売書類（見積書、注文、請求書）を管理し、入金を記録し、返金を行い、会計用に売上をエクスポートできます。メニュー 管理›ダッシュボード›請求›請求書と取引 を開いてください。

3種類の書類を区別する

販売は、その段階によって書類の形が異なります。書類の種類は作成時に選択します。

• 見積もり は金額を提示する提案書で、利用者の承諾を得るために送付します。たとえば学校団体向けの合宿、企業への施設貸出などです。
• 注文 は確定した販売で、支払い待ちの状態です。入金はこの書類にひも付きます。
• 請求書 は番号が付与される書類で、入金が記録された時点で発行されます。

4つ目の書類である 注文書 は、支出を確定する前に書類を必要とする自治体や企業の福利厚生団体に適しています。

承諾された見積書はどうなるか

見積書は行き止まりではありません。メールで送付すると、利用者がアカウントもログインもなしに自分で承諾できるリンクが含まれます。このリンクの有効期間は14日間です。

見積書を閲覧するだけ（ページや PDF を開くだけ）では承諾になりません。承諾は利用者が支払方法を選択した時点で成立し、その選択が次の流れを決めます。

• 後払い（銀行振込、小切手、現地払い）の場合、見積書は支払い待ちの 注文 になります。入金を記録すると請求書に変わります。
• オンライン決済の場合、支払いはその場で完了し、書類は番号の付いた 請求書 に直接変わります。

つまり、承諾された見積書はその後、注文とまったく同じように追跡できます。新しい種類に対応するタブで見つかります。

販売を探す

1. 管理›ダッシュボード›請求›請求書と取引 を開きます。
2. 上部のタブで、種類（見積もり、注文、請求書）とステータス（保留中、支払い済み、キャンセル済み、返金済み）で絞り込めます。
3. フィルター パネルでさらに検索を絞り込みます。条件は組み合わせて使えます。

6つのフィルターが利用できます。そのうち3つは見落とされがちですが、よくある疑問にそのまま答えてくれます。

• ユーザー別：会員が引き落としに異議を唱えたときに、その会員の購入履歴をすべて確認できます。
• マネージャー別：スタッフの誰かが登録した販売を表示します。当番の1日分を確認するのに便利です。
• 請求アカウントごとに：組織が複数の主体から請求している場合に欠かせません。
• サブスクリプション別、製品カテゴリ別、ステータス別 で並べ替えを補完できます。

期間 のセレクターで表示範囲を期間で区切れます。これはエクスポートにも適用され、画面に表示されている内容がそのまま出力されます。

番号だけでなく人物からも探す

検索欄は書類の参照番号だけを対象としているわけではありません。次の項目を同時に検索します。

• 注文番号と請求書番号
• 利用者の情報：姓、名、ログイン ID、メールアドレス、ライセンス番号
• 販売そのものに入力された情報：請求先住所の姓、名、会社名、メールアドレス

最後の項目は店頭販売で重要になります。購入者にアカウントがないため一覧では一見客として表示され、その販売を見つけられるのは請求先住所での検索だけです。「Dupont」や本人のメールアドレスを入力すれば十分です。

注文または見積書を作成する

1. 新規 をクリックします。
2. ユーザーを選択 のウィンドウが開きます。販売の対象となる人物を指定してください。これが最初の判断になります。この選択で請求先住所と対象となるサブスクリプションが決まるためです。
3. 次に書類の種類、見積もり または 注文 を選びます。
4. 製品を追加 で明細行を追加します。
5. 請求先住所 を確認します。何も操作しなければ、利用者の既定の住所が使われます。
6. 保存 をクリックします。

各明細行はカタログから選ぶか、自由入力で作成します。自由入力（カスタムのタイル）は、ガット張りや実費負担といった例外的な販売に使います。カタログに保存 のチェックボックスを使うと、今後も繰り返し使う商品を次回入力し直さずに済みます。

注文は、入金がまだ記録されていない限り編集できます。最初の入金を記録すると内容は固定されます。これにより、すでに支払われた書類が顧客の知らないところで変更されることがなくなります。

割引を適用する

2つの仕組みがあり、それぞれ用途が異なります。プロモーションコードと割引 のセクションを開いて設定してください。

• プロモーションコード は、あらかじめ定義された販促施策を適用します。プロモーションコードを選択 をクリックすると、そのコード独自の対象条件と上限のルールが適用されます。
• 手動割引 はその都度判断する個別対応です。パーセンテージまたは金額を自由に入力し、税込合計に適用します。

入金を記録する

1. 注文を開き、支払い をクリックします。
2. 金額を入力します。残額全体が既定で表示されますが、一部金額も入力できます。
3. 支払方法を選びます：現地でのクレジットカード払い、現金、銀行振込、小切手。
4. 保存します。

請求アカウントに決済端末が設定されている場合は、手入力ではなく決済端末に直接送信して入金することもできます。

各入金は注文の トランザクション セクションに、ステータス付きで表示されます：確認済み、保留中、失敗、拒否。誤って登録した入金は この取引を編集する または この取引をキャンセルする で修正できます。注文の 残りの支払い額 はただちに再計算されます。

支払いを分割する

スケジュール のボタンで、残額を日付付きの複数の支払回に分けられます。次回以降の入金時には、次の支払回の金額が自動的に提示されます。

販売を返金する

1. 支払い済みの注文を開き、払い戻す をクリックします。
2. 金額を入力します。全額返金が既定で提示されますが、一部返金も可能です。
3. 複数の入金がある場合は、返金を注文全体に充てるか、特定の入金に充てるかを選びます。

オンライン決済は、その入金を処理した決済ゲートウェイを通じてそのまま返金されます。銀行振込の手続きは不要です。

ステータスの違いは会計上重要です。一部返金の場合、注文は 支払い済み のままで 純収入 が表示されます。全額返金の場合は 返金済み に変わります。たとえば 200 € の登録費のうち 50 € を返金した場合、その販売は支払い済みのままで、実質入金額は 150 € となります。

書類を送付・ダウンロードする

専用のボタンに、書類そのものに関する操作がまとめられています。ボタン名は開いている書類の名称になっているため、販売がどの段階にあるかも同時に分かります：見積もり、注文書、または入金後の 請求書 です。

このメニューには3つの操作があります。

• プレビュー：送付前に画面で書類を確認します。
• ダウンロード（PDF）：書類を保管したり、別の手段で送ったりします。
• メールで送信：利用者に直接送付します。

経緯をたどる

注文履歴 のセクションには、販売に関する出来事（作成、変更、入金、送付）が記録されます。会員が「請求書を受け取っていない」と主張する場合や、金額がスタッフの記憶と合わない場合に、まず開くべき場所です。

支払い待ちの注文を扱う

支払い待ちの注文は、利用者がマイページからいつでも支払うことも、あなたが手動で入金を記録することもできます。

手動確認が必要な支払方法（銀行振込、小切手）の商品は、あなたが入金を登録した時点で提供されます。登録するまで、会員は何も利用できません。

販売を取りやめるには、その販売を開いて 注文をキャンセルする を使います。取りやめた販売も引き続き閲覧でき、キャンセルを非表示 の設定で一覧から除外できます。

売上と会計をエクスポートする

一覧の上部にある エクスポートをダウンロード をクリックします。エクスポートには画面に表示されているフィルターと期間がそのまま適用されます。表計算ソフト向けの売上レポート、会計仕訳、法定フォーマットについては専用ページで詳しく説明しています。