ユーザーのインポートとエクスポート
数分でデータベースを作成・更新できます。かんたん入力、列の対応付けができる Excel / CSV ファイルのインポート、そしてカスタマイズ可能なエクスポートをご利用いただけます。
数名のユーザーをその場で追加する
- 管理›ユーザー›インポート / エクスポート›エクスプレス作成 を開きます。
- 1 行につき 1 名のユーザーを入力します。姓、名、メールアドレス、電話番号を記入してください。必要に応じて 行を追加 をクリックします。
- 認証情報をメールで送信 を有効にすると、ログイン ID とパスワードが自動的に送信されます。
- 保存 をクリックします。
ログイン情報は、既定のパスワード設定に従って生成されます。割り当てられるプロファイルとサブスクリプションは、詳細設定で既定として指定されているものです。最初の入力を行う前に確認してください。これ以降に作成されるすべてのアカウントに適用されます。
Excel または CSV ファイルをインポートする
インポートは 5 つのステップで進みます。各画面から前の画面に戻ることもできます。
- ファイル（.xls、.xlsx、.csv）を 管理›ユーザー›インポート / エクスポート›ファイルをインポート にドロップします。
- ファイルの解析 ：アクセント記号や日付が正しく読み取られているか確認します。エンコードに問題のあるファイルは、エラーが広がる前にこの段階で修正してください。
- 列の設定 ：各列をフィールド（サブスクリプション、グループ、ライセンス、クレジット、カスタムフィールドなど）に対応付けます。1 行目をもとに自動で検出されます。不要な列はチェックを外してください。必須項目は姓と名のみです。
- プレビュー ：警告が出てもインポートは実行できます。該当するセルには既定値が入ります。
- インポートを実行し、1 行ごとのレポートを確認します。追加済み、更新済み、エラー のいずれかが表示され、該当する場合は 認証情報が送信されました の記載が付きます。レポートをダウンロード にはその控えが保存されます。
インポートが重複を防ぐしくみを理解する
各行は、次の順序で既存のデータベースと照合されます。ファイルにログイン ID の列がある場合はログイン ID で、ない場合は姓と名で照合します。一致するものが見つかれば更新され、見つからなければアカウントが新規作成されます。
姓と名による照合は表記の違いに影響されます。「Jean-Pierre Martin」と「Jean Pierre Martin」は別々の 2 つのアカウントとして作成されます。既存のデータベースを更新する際は、必ずファイルにログイン ID の列を追加してください。
お使いのプロファイルで管理権限のないレコードは、インポートで変更できません。該当する行はレポートにエラーとして表示され、反映されません。
プロフィールと役割
プロフィールは、各ユーザーがアプリケーションで何をできるかを決定します。カレンダーの閲覧、他のユーザーの予約の管理、組織の管理などです。サブスクリプションが予約に関する権利を定め、プロフィールが機能へのアクセス権を定めます。
日常的な利用者の管理
利用者の管理では、組織のすべての記録を一元的に扱えます。連絡先、ログイン情報、サブスクリプション、クレジット、メモ、ゴミ箱までまとめて確認できます。日常業務のすべての起点となる画面です。
新規ユーザーのログイン ID とパスワードは自動的に生成されます。ただし、ファイルにこれらの値専用の列が含まれている場合は除きます。
データベースをエクスポートする
- 管理›ユーザー›インポート / エクスポート›ファイルをエクスポート に移動します。
- カタログで必要な列にチェックを入れます。カタログは、身元情報、連絡先、サブスクリプション、ライセンスとランキング、予約、クレジットなどのテーマ別に分類されています。列を検索 欄では、列を名前またはテーマで検索できます。
- ファイルの列 のリストを確認します。リストの順序がファイルの列の順序になります。列を移動するには、ハンドルをつかんでドラッグします。列を外すには、×印をクリックします。
- 一部のユーザーだけをエクスポートするには、漏斗のマークが付いた列のオプションを開き、値を選択します。たとえば、サブスクリプション支払い済み? 列で 未払い を選択します。フィルター 欄でも、サブスクリプション、プロフィール、グループ、ステータスで対象を絞り込めます。
- プレビュー をクリックします。続いて エクスポート (.xlsx) をクリックして、ファイルをダウンロードします。
列のフィルターは、その列がファイルに含まれている間だけ適用されます。スマートフォンでは、画面下部の 設定する から、ファイルの列のリストに直接移動できます。
テンプレートで選択内容を再利用する
テンプレートには、列、列の順序、列のオプション、フィルターが保存されます。クラブのテンプレート はカードで表示されます。カードをクリックすると、その選択内容が読み込まれます。
- テンプレートを作成するには、選択内容を組み立てて 新しいテンプレート をクリックし、名前を付けます。
- 開いているテンプレートの選択内容を変更すると、そのテンプレートに 修正済み と表示されます。保存 はテンプレートを更新します。変更を取り消す は保存されたときの状態でテンプレートを開き直します。新しいテンプレートとして保存 は元のテンプレートをそのまま残します。
- すべてのクラブに共通の スターターテンプレート は、最初の選択内容を提供します：連絡先の詳細、ライセンス保持者、未払いの会費、残りのクレジット。いずれかを開き、クラブに合わせて調整してから、クラブのテンプレートとして保存 をクリックします。
用途ごとにテンプレートを作成しましょう。たとえば、サブスクリプションとその支払い状況を含む「会計」用エクスポート、ライセンスとランキングを含む「連盟」用エクスポート、連絡先だけに絞った「連絡先」用エクスポートなどです。目的に近いスターターテンプレートを使えば、ゼロから始める必要はありません。また、どのテンプレートも、あとから設定し直すことなく再実行できます。
データのやり取りを自動化する
インポートとエクスポートは、手作業による一時的なニーズに対応します。組織のデータベースを別のソフトウェアと継続的に同期する必要がある場合は、API を使えば同じデータにプログラムからアクセスできます。さらに、API ではアカウントの作成や変更も行えます。
