参加型予約：時間枠を参加受付に開放する
合宿、トーナメント、レッスン、グループレッスンなどを組織の名義で時間枠に予約し、利用者自身に参加してもらいましょう。オンライン決済の有無も選べます。定員、参加条件、期限を設定し、参加者リストを管理できます。
参加者リストを誰が作成するかを選ぶ
ラベルが設定された予約には、いずれも参加者を追加できます。時間枠ごとに異なるのは、リストを作成するのが誰かという点です。つまり、あなたか、利用者自身かです。
あなたがリストを作成する場合
ラベルを付けて時間枠を予約し、参加型予約 を有効にせずに参加者を指定します。利用者は自分で参加できません。リストはあなたが管理します。
とはいえ、リストは固定ではありません。いつでもカレンダーから予約を開き直し、ラベル タブで参加者を追加または削除できます。すでに参加している人は、あらかじめ選択された状態で表示されます。
これは、メンバーを招集する練習、試合に向けて編成したチーム、参加者が事前に確定しているレッスンなどに適した運用です。
利用者が自分で参加する場合
参加型予約 を有効にすると、時間枠が開放されます。カレンダーに残席のカウンターが表示され、利用者は自分のアカウントから席を確保できます。
これは、休暇中の合宿、クラブ内トーナメント、誰でも参加できるイベントなどに適した運用です。
このオプションを有効にすると、リストの管理は予約フォームから時間枠の詳細画面に移り、そこで 参加者を追加 と 削除 を利用できます。
一方から他方へ切り替える
2つのモードは排他的ではなく、選択は後から変更できます。まずリストを作成し、あとから 参加型予約 を有効にして残りの席を開放することも可能です。すでに指定した人は、そのまま参加者として残ります。
逆の操作も可能です。ページ末尾の参加受付の終了をご覧ください。
時間枠を参加受付に開放する
- カレンダーで、予約したい時間枠をクリックします。
- 予約フォームの ラベル タブを開きます。
- ラベル（合宿、トーナメント、レッスン、練習など）を選び、必要に応じてコメントを追加します。
- 参加型予約 を有効にし、設定する をクリックして設定を開きます。
- 必要であれば、あらかじめ登録する参加者を選択し、確定します。
繰り返し を使うと、合宿や週1回のレッスンのすべての回を一度の操作で登録できます。1回の参加が1つの回に対するものか、シリーズ全体に対するものかは、そのあとで選択します。
カレンダー上では、時間枠に参加者数と定員が表示され、空きがある間は参加を促す案内が表示されます。クリックすると時間枠の詳細画面が開き、参加者リストと参加ボタンが表示されます。
後から設定を変更するには、時間枠を開き、参加者 ブロック内の 設定する を使用します。
定員と参加の適用範囲を設定する
設定の 参加者 ブロックには、2つの数値があります。
最大 は席数を決めます。上限に達すると、時間枠には 満員 と表示され、参加ボタンは消えます。
最小 は参加を妨げるものではありません。この数値は、後述する自動キャンセルの定足数としてのみ使われます。最小値は 1 です。参加者数にかかわらず開催を維持したい場合は、この項目に手を触れず、自動キャンセル を無効のままにしてください。
参加の適用範囲 は最も影響の大きい設定であり、最初に決めるべき項目です。
- この予約 — 1つの回に参加します。都合のつくときに参加する週1回の練習や、単発のイベントに適しています。
- すべての繰り返し — シリーズ全体に参加します。一度の参加操作でシリーズのすべての回に登録され、一度の参加取消ですべての回から外れます。5日間の合宿や、連続するレッスンに適しています。シリーズは今後の回が1つでも残っている限り開いたままなので、すでに始まっている合宿に途中から加わることもできます。
すべての繰り返し では、時間枠の詳細にシリーズの日程が一覧表示されるため、参加者は何に申し込むのかを正確に把握できます。この予約 では、開放されている回だけが表示されます。
参加できる人を選ぶ
何も設定しなければ、時間枠は組織のすべての利用者に開放されます。
対象を限定するには 対象条件 を有効にし、条件を選択します。条件は利用者一覧のフィルターと同じで、プロフィール、サブスクリプション、年齢カテゴリー、グループ、ランキングの5種類に、性別が加わります。
条件に合わない利用者にもボタンは表示されますが、クリックすると、プロフィールがこの時間枠の条件に合致しない旨のメッセージが表示されます。他の拒否理由も同様です。満席、参加受付がまだ始まっていない、商品が利用できない、といった場合です。それぞれの状況に応じたメッセージが表示されるため、反応のないボタンの前で利用者が戸惑うことはありません。
よくある使い方としては、合宿を特定の年齢カテゴリーに限定する、グループレッスンを特定のサブスクリプション保有者だけに開放する、クラブ内トーナメントをチームのグループに限定する、などがあります。
オプションを無効にすると、選択した条件は消去されます。時間枠は再び全員に開放されます。
参加を有料にする
時間枠の設定で 支払いと請求 を有効にし、支払い対象の商品を選びます。一覧には、カタログにある有効な商品のうち、合宿・レッスン・トーナメントの種別のものが表示されます。
参加者は、参加する時点でオンラインで支払います。席が確保されるのは入金が完了したあとです。注文が保留のままの間、時間枠には「支払いを完了する」と表示され、その席は他の人が利用できる状態のままです。
カタログを変更せずに料金を調整する設定が2つあります。
- 「金額をカスタマイズ」は、この時間枠専用の 単価 を適用します。使用しない場合は、選択した商品に設定された料金ルールに基づく価格が適用されます。
- ここに入力した説明文は、参加ボタンの下に表示され、参加者への案内となります。
このオプションは、組織がオンラインでの請求機能を利用している場合にのみ表示されます。キオスクモードでは、有料の時間枠に、自分のアカウントから支払うよう促すメッセージが表示されます。オンライン決済はキオスク端末では行えません。
参加者を確認・管理する
時間枠の詳細にある 参加者 ブロックには、参加者の一覧と残りの席数が表示されます。利用者に対して非表示にしている場合でも、あなたには常に全リストが表示されます。
参加者を追加 では複数の人をまとめて参加させることができ、削除 では参加者を外すことができます。どちらの操作も、上で設定した適用範囲の全体に適用されます。
有料の時間枠では、参加者を追加する際に金額の扱いを選択します。
- 参加を無料にする — その人は参加登録され、注文は作成されません。これが既定の選択肢で、招待やサービスとして無料にする場合に使います。
- 今すぐ決済する — 注文が作成され、その場で会計するためにレジが続けて開きます。参加者が複数いる場合は、会計が順番に続きます。この選択肢は、あなたのプロフィールが 管理›ダッシュボード›請求›請求書と取引 にアクセスできる場合にのみ表示されます。
- 後で会計する — 注文が作成され、注文書がメールで送信されます。支払いは後日になります。
時間枠の作成時に参加者を登録する場合も、同じ選択肢が表示されます。ラベル タブで最初の参加者にチェックを入れると表示されます。
各参加者について、一覧には支払いの状態が示されます。参加が無料で提供された場合は 無料、それ以外は該当する注文が表示され、そこから 現金化 したり、請求書をメールで再送したりできます。
この種類の時間枠では、ゲストは受け付けられません。1つの席は、識別された利用者1人に対応します。
参加受付の期間を管理する
3つの期限があり、いずれも任意で、すべて時間枠の開始時刻を基準に指定します。
予約開始までの期間 は、参加受付の開始を遅らせます。48時間に設定すると、月曜10時の時間枠は前の土曜10時に受付を開始します。3か月前に公開した合宿が、公開当日に満席になるのを防げます。
登録解除を制限する は、一定の期限を過ぎた後の取消をできなくします。それ以降、参加者は自分で参加を取り消せなくなります。必要な場合は、あなたが操作してください。この設定がない場合、参加者は時間枠の開始時まで参加を取り消せます。
自動キャンセル は、指定した期限までに参加者数が 最小 に達しない場合、予約をキャンセルします。参加者と時間枠の作成者には、メールで通知されます。期限をすでに過ぎた時点で作成された予約が、自動的にキャンセルされることはありません。直前に時間枠を開放しても問題ありません。
有料の時間枠では、このキャンセルによって、支払い待ちのままの注文もキャンセルされます。開催されない回に対して支払いが行われることはありません。一方、すでに入金済みの参加はそのまま保持され、自動的な返金は行われません。対応はあなたが行ってください。
参加を回数に数えるかどうか
既定では、時間枠への参加は何も消費しません。同時予約のクォータも、期間ごとの上限も、連続する時間枠の制限も対象外です。利用者は、合宿に参加しても同じ日にコートを予約できます。
クォータおよび制限にカウントする は、この動作を反転させます。各参加は通常の予約として数えられ、クォータに達している人は参加できなくなります。
参加が利用者にとって負担となるべき場合、たとえばサブスクリプションに含まれるグループレッスンなどでは、このオプションを有効にしてください。通常の利用に取って代わるのではなく、それに追加されるものについては、無効のままにしてください。
メールで通知する
参加者には、参加時に必ず確認メールが届きます。時間枠が自動的にキャンセルされた場合にもメールが届きます。これらの送信は無効にできません。
通知を有効にする は、時間枠の作成者向けの設定です。参加があるたび、参加取消があるたび、そして最後の席が埋まったときに通知が届きます。参加者の多い時間枠で、一つひとつの動きを追いたくない場合は、このオプションをオフにしてください。
各自の通知設定は尊重されます。通知をオフにしている利用者には、何も届きません。
参加者リストを表示 は、利用者に何を表示するかを決めます。有効にすると、誰が参加しているかが全員に分かります。無効にすると、参加人数と残席だけが公開されます。
設定を再利用する
合宿のたびに10ほどの項目を設定するのは、手間がかかります。それを避ける仕組みが2つあります。
設定の先頭にある テンプレート ブロックに、この2つの操作がまとめられています。テンプレートとして保存 は、入力した モデル名 で時間枠の設定を保存します。テンプレートが1つでも存在すると、その上に テンプレートを選択... の一覧が表示されます。選択すれば、その設定を他のどの時間枠にも適用し直せます。
時間枠は、元になったテンプレートに紐づいたままになります。あとから設定を変更すると、変更をどこまで適用するかを尋ねられます。この予約のみ、この予約とその繰り返し、または すべての場所（つまり、このテンプレートを共有するすべての時間枠）です。
参加受付を終了する
すでに参加者がいる時間枠で 参加型予約 を無効にすることは可能で、参加者に不都合はありません。参加者はそのまま残り、発行済みの注文も有効なままです。停止するのは新たな参加と参加取消だけで、利用者側では参加者ブロックが表示されなくなります。
参加分の返金や、あとから参加者を外す操作は、あなたが行う必要があります。参加受付を終了しても、これらは自動的には行われません。
