請求書と取引

組織のすべての販売書類（見積書、注文、請求書）を一元管理し、入金の記録、返金の処理、会計用の売上エクスポートを行えます。メニュー 管理›ダッシュボード›請求›請求書と取引 を開いてください。

3種類の書類の違い

販売は、その進行段階によって形が変わります。書類の種類は作成時に選択します。

• 見積もり は金額を提示する提案書で、利用者に送って承諾を得るものです（学校団体向けの合宿、企業への терраコート貸出など）。
• 注文 は成立した販売で、支払い待ちの状態です。入金はこの書類に紐づきます。
• 請求書 は番号が付与される書類で、入金が記録された時点で発行されます。

4つ目の書類である 注文書 は、支出を確定する前に証憑を必要とする自治体や企業の福利厚生部門に適しています。

承諾された見積書のその後

見積書は行き止まりではありません。メールで送信すると、利用者自身がアカウントやログインなしで承諾できるリンクが含まれます。このリンクの有効期間は14日間です。

見積書を閲覧しただけ（ページの表示やPDFのダウンロード）では承諾になりません。承諾は利用者が支払方法を選んだ時点で成立し、その選択によって次の流れが決まります。

• 後払い（振込、小切手、現地払い）を選んだ場合、見積書は支払い待ちの 注文 になります。入金を記録すると請求書に変わります。
• オンライン決済を選んだ場合は、その場で支払いが完了します。書類は番号の付いた 請求書 に直接変わります。

つまり、承諾された見積書は注文とまったく同じように追跡できます。新しい種類に対応するタブで見つけられます。

販売を探す

1. 管理›ダッシュボード›請求›請求書と取引 を開きます。
2. 上部のタブで、種類（見積もり、注文、請求書）とステータス（保留中、支払い済み、キャンセル済み、返金済み）で絞り込めます。
3. フィルター パネルでさらに検索を絞り込みます。条件は組み合わせて使えます。

6つのフィルターが利用できます。そのうち3つは見落とされがちですが、最もよくある疑問に答えてくれます。

• ユーザー別：会員が引き落としに異議を唱えたときに、その購入履歴をすべて確認できます。
• マネージャー別：スタッフが登録した販売を表示します。当番日の内容を確認するのに便利です。
• 請求アカウントごとに：組織が複数の主体から請求している場合に不可欠です。
• サブスクリプション別、製品カテゴリ別、ステータス別 で絞り込みを補います。

最後に 期間 のセレクターで表示期間を限定します。この設定はエクスポートにも適用され、画面に表示されている内容がそのまま出力されます。

番号だけでなく人名でも検索する

検索欄は書類番号だけに限られません。次の項目を同時に検索します。

• 注文番号と請求書番号
• 利用者の情報：姓、名、ログインID、メールアドレス、ライセンス番号
• 販売そのものに入力された情報：請求先住所の姓、名、会社名、メールアドレス

最後の点は店頭販売で重要です。購入者にアカウントがない場合、一覧では一見客として表示されるため、請求先住所での検索だけがその販売を見つける手段になります。「Dupont」やメールアドレスを入力するだけで十分です。

注文または見積書を作成する

1. 新規 をクリックします。
2. ユーザーを選択 のウィンドウが開きます。販売の対象となる人物を指定してください。これが最初の判断になります。請求先住所と対象となるサブスクリプションが、ここで決まるためです。
3. 次に書類の種類、見積もり または 注文 を選びます。
4. 製品を追加 で明細行を追加します。
5. 請求先住所 を確認します。何も操作しなければ、利用者の既定の住所が使われます。
6. 保存 をクリックします。

各明細行は、カタログから選ぶか自由入力で作成します。自由入力（カスタムタイル）は臨時の販売に使います（ガット張り、費用の一部負担など）。今後も繰り返し使う見込みがあるなら、カタログに保存 のチェックボックスをオンにしておくと次回の再入力が不要になります。

注文は、入金が1件も記録されていない間は編集できます。最初の入金が記録されると内容が固定されます。これにより、支払い済みの書類が購入者の知らないうちに変更されることを防ぎます。

割引を適用する

2つの仕組みがあり、それぞれ用途が異なります。プロモーションコードと割引 のセクションを開いて設定画面にアクセスしてください。

• プロモーションコード は、すでに設定済みの販促キャンペーンを適用します。プロモーションコードを選択 をクリックすると、そのコード独自の対象条件と上限が適用されます。
• 手動割引 は、その都度判断して行う個別対応です。自由に入力した割合または金額が、税込合計に適用されます。

入金を記録する

1. 注文を開き、支払い をクリックします。
2. 金額を入力します。残額全体が初期表示されますが、一部金額も入力できます。
3. 手段を選びます：現地でのクレジットカード払い、現金、銀行振込、小切手。
4. 保存します。

請求アカウントに決済端末が設定されている場合は、手入力ではなく決済端末に直接送信して入金できます。

各入金は注文の トランザクション セクションに、ステータス付きで表示されます：確認済み、保留中、失敗、拒否。詳細を表示 ボタンで取引の詳細画面が開き、支払方法、決済ゲートウェイ、日付、メモ、そして事業者側の参照番号（ある場合）を確認できます。

入金が 保留中 の間は編集できます。入力ミスの修正は この取引を編集する、取りやめは この取引をキャンセルする で行い、注文の 残りの支払い額 はただちに再計算されます。一方、確認済み の入金は変更できません。最初の入金の時点で請求書が発行され、会計書類が作成されているためです。したがって、確定済みの入金の誤りは、全額または一部の返金によって修正し、操作の記録を残します。

支払いを分割する

スケジュール ボタンで、残額を期日付きの複数回に分けられます。次回以降の入金時には、次の回の金額が自動的に提示されます。

販売を返金する

1. 支払い済みの注文を開き、払い戻す をクリックします。
2. 金額を入力します。全額返金が初期表示されますが、一部返金も可能です。
3. 複数の入金がある場合は、返金を注文全体に充当するか、特定の入金に充当するかを選びます。

オンライン決済は、入金を処理した決済ゲートウェイを通じてそのまま返金されます。振込を行う必要はありません。

ステータスの違いは会計上重要です。一部返金の場合、注文は 支払い済み のままで 純収入 が表示されます。一方、全額返金では 返金済み に変わります。たとえば200ユーロの申込みのうち50ユーロを返金した場合、その販売は支払い済みのままで、実質入金額は150ユーロとなります。

ステータスは提供内容の扱いも決めます。全額返金では提供内容が取り消され、クレジットは返却され、サブスクリプションは無効になります。一部返金では提供内容はそのまま残ります。利用者は受け取ったものを保持し、入金額だけが減ります。

ここではなく決済ゲートウェイ側から返金する

オンライン決済については、決済ゲートウェイの管理画面から返金を実行することもできます。その情報は自動的に通知され、OpenResa から操作した場合と同じように注文が更新されます（ステータス、クレジットノート、提供内容）。

どちらの方法でも結果は同じです。都合のよい方を選んでください。ただし、必ずどちらか一方だけにしてください。

決済ゲートウェイが応答しない場合

OpenResa から実行した返金は、独立した2つの段階で処理されます。前半が成功しても後半が失敗することがあり、その場合は注文が返金済みになる一方で、資金は決済ゲートウェイ側に残ったままになります。

このときはメッセージで明確に通知され、決済ゲートウェイの管理画面で処理を完了するよう案内されます。両方の画面で操作が必要になるのは、この場合だけです。

書類を送信・ダウンロードする

専用のボタンに、販売に関する書類がまとめられています。ボタン名は開いている書類の名称になっているため、販売の進行状況も一目でわかります：見積もり、注文書、そして入金後は 請求書 です。返金によってクレジットノートが発行されると、名称は複数形の ドキュメント に変わります。販売が1枚の書類に収まらなくなるためです。

メニューには、PDFに記載されているものと同じ参照番号で書類が一覧表示されます。まず請求書または見積書、続いて返金ごとのクレジットノートです。クリックすると書類をダウンロードでき、保管したり別の手段で送付したりできます。

メニューの下部にある メールで送信 で、書類一式を利用者に送信します。送信されるのは主となる書類だけではありません。請求書には、その販売のすべてのクレジットノートが添付されます。実際の支払額は、両者を照らし合わせて初めて把握できるためです。

経緯をたどる

注文履歴 のセクションには、販売に関する出来事（作成、変更、入金、送信）が記録されています。会員が請求書を受け取っていないと主張したときや、金額がスタッフの記憶と合わないときに、最初に開くべき場所です。

支払い待ちの注文を扱う

支払い待ちの注文は、利用者がいつでも自分のページから支払うことも、あなたが手動で入金を記録することもできます。

手動確認が必要な支払い（振込、小切手）については、あなたが入金を記録した時点で提供内容が付与されます。記録するまでは、会員は何も利用できません。

販売を取りやめるには、その販売を開いて 注文をキャンセルする を使います。取りやめた後も閲覧はでき、キャンセルを非表示 の設定で一覧から除外できます。

売上と会計をエクスポートする

一覧の上部にある エクスポートをダウンロード をクリックします。エクスポートには、画面に表示されているフィルターと期間がそのまま適用されます。表計算ソフト用の売上レポート、会計仕訳、法定フォーマットについては専用のページで詳しく説明しています。