期間ごとにルールを使い分けましょう。多目的ホールの予約は、祝日と平日の火曜日とでは同じようにはいきません。
市内在住者と市外からの利用申請者で異なるプロフィールを用意し、それぞれに独自のルールを設定。
選挙、大掃除、工事：期間を閉鎖すれば、申し込みは自動的に繰り越されます。
誰がいつ、どのような決定に基づいて部屋を使用したか：完全な履歴をいつでも確認できます。
写真、収容人数、設備、料金：各ルームに専用ページがあり、予約カレンダーと連携しています。
体育館、スポーツ複合施設、団体：自治体向けサービスの全ラインナップをご覧ください。
市民ホールなど公共施設の貸出は、たいてい次のような流れです。電話をして、市役所の窓口に出向き、台帳に記入し、保証金の小切手を預け、鍵を受け取る。OpenResa は、この一連の手続きをオンラインの流れに置き換えます——空き状況の確認、申請、承認、支払い、アクセスコードの発行まで。しかも、利用の割り当てに対する自治体の管理権限は一切損なわれません。
住民は公開カレンダーで日付を選んで申請を提出し、担当部署がそれを承認して見積書、次いで請求書を発行します。支払いはオンラインまたは振込で行われ、貸出期間中に有効なアクセスコードが自動的に届きます。各段階が記録として残り、関係者全員が案件の進捗状況を把握できます。
職員は申請内容を再入力したり、鍵を探し回ったりする必要がなくなり、判断業務に専念できます。住民の側も、市役所の開庁時間外を含め、より早く回答を得られます。
まず最も需要の高い部屋をオンラインで公開し、いくつかの貸し出しで運用の流れを確かめてから、他の部屋にも広げましょう。30ユーザーまでの無料プランで、この立ち上げには十分です。
セキュリティ、シンプルさ、効率性。各ユーザーには個別のアクセスコードが割り当てられ、例えば10:00から22:00までクラブハウスのドアを開けたり、予約の期間中にコートのドアを開けたりできます。
