Створення абонементів і керування ними

Абонемент об'єднує умови доступу та бронювання певного плану: дати, тариф, квоту бронювань і правила, яких треба дотримуватися. Створіть абонементи, які пропонує ваша організація, а потім призначте кожному користувачеві відповідний абонемент у його картці.

Створення абонемента

Почніть із плану, який пропонує ваша організація, наприклад Теніс для дозвілля. Потім ви зможете призначити його потрібним користувачам, не вводячи ті самі правила в кожній картці.

1. Перейдіть до Адміністрування›Користувачі›Права доступу›Підписки і натисніть Новий.
2. На вкладці Загальні заповніть Ім'я та колір та необов'язковий опис.
3. У розділі Дати відкриття прав визначте період, протягом якого абоненти можуть входити в систему. Залиште налаштування вимкненим, щоб доступ не мав обмеження за датою.
4. Натисніть Зберегти.

Далі задайте умови бронювання: скільки бронювань абонент може мати одночасно, до яких кортів він має доступ, яких правил має дотримуватися. Вкладки Квота, Дозволи і Правила дають змогу уточнити ці параметри. Посібник нижче допоможе вам їх налаштувати.

Автоматичне впорядкування списку

Режим Автоматично впорядковує список за вас: вам не потрібно створювати жодної групи. Натисніть заголовок назви, дати початку або дати завершення, щоб обрати сортування. Групи підлаштовуються під цей вибір, не змінюючи самі абонементи.

Під час сортування за назвою застосунок шукає спільні слова та сезони. Так він може об'єднати Теніс для дозвілля 2026/2027 - Дорослі та Теніс для дозвілля 2026/2027 - Молодь. Узгоджені назви полегшують таке впорядкування. Якщо назви дуже різні, застосунок має менше підказок для їх групування. Під час сортування за датою групи формуються на основі дат початку та завершення абонементів.

Натисніть заголовок групи, щоб згорнути або розгорнути її. Цей стан запам'ятовується для вашого облікового запису.

Розподіл абонементів за групами, створеними вручну

Оберіть цей режим, якщо хочете впорядкувати список за власними критеріями. Наприклад, ви можете об'єднати теніс і падел у групу «Спортивна школа», а потім окремо виділити абонементи для вільної гри та разові пропозиції, незалежно від їхніх назв.

1. Перейдіть на Групи, створені вручну.
2. Натисніть Додати групу і дайте групі назву: нова група з'явиться на початку списку.
3. У Усі, без пошуку та фільтрів, перетягуйте рядки, щоб розподілити їх по групах і задати їхній порядок. На сенсорному екрані утримуйте палець на рядку, перш ніж його перетягувати.
4. Перетягніть заголовок групи, щоб змінити її місце. Абонементи, не віднесені до жодної групи, залишаються внизу, у розділі Немає групи.

Коли ви наводите курсор на заголовок, кнопки дають змогу перейменувати або видалити групу. Видалення групи зберігає її абонементи: вони повертаються до Немає групи.

Ви також можете натиснути заголовок стовпця, щоб відсортувати абонементи за назвою або датою в кожній групі. Якщо потім ви перетягнете незалежний або базовий абонемент, ваше впорядкування замінює сортування: обрана позиція зберігається.

Пов'язані абонементи, описані нижче, залишаються під своїм базовим абонементом. Ви можете змінювати їхній порядок у межах цієї родини, не змінюючи сортування решти списку. Якщо ви перемістите базовий абонемент, пов'язані абонементи перемістяться разом із ним.

Ці групування також з'являються у списках вибору абонемента, коли вони полегшують читання. Повні назви абонементів там залишаються видимими.

Налаштування вигляду та дії з кількома абонементами

Пристосуйте список до свого способу роботи: читайте описи, переглядайте оплати або показуйте більше рядків на екрані. Меню Налаштування, праворуч від Новий, запам'ятовує ваші налаштування:

• Показувати описи: додає опис під назвою, максимум у два рядки.
• Показати платежі: замінює стовпець дати початку стовпцем оплат.
• Згущений режим: зменшує відстань між рядками та розмір назв, кнопок і лічильників.

Ці параметри вимкнені за замовчуванням. Довгі назви залишаються читабельними в кілька рядків.

Стовпці початку та завершення відображаються лише тоді, коли принаймні один абонемент у відфільтрованому списку має відповідну дату. Щоб переглянути або змінити абонемент, натисніть його назву, зокрема й на мобільному пристрої.

Позначте прапорці ліворуч від абонементів, щоб діяти одразу з кількома рядками. Замість вкладок режимів з'являться кнопки Архівувати, Зв'язати, Від'єднати і Видалити. Діють ті самі права та обмеження, що й для дії з одним абонементом.

У ручному режимі Перемістити до… розміщує всю вибірку в одній групі. У Архівовані кнопка Відновити повертає обрані абонементи до поточного списку.

Спільні налаштування завдяки базовому абонементу

Ви пропонуєте кілька планів падел — для дорослих, молоді, студентів — із різними тарифами, але однаковими правилами? Без зв'язку між цими абонементами кожну зміну квоти чи доступу до кортів доводиться повторювати в кожному плані, ризикуючи про якийсь забути.

Базовий абонемент дає змогу керувати цими налаштуваннями в одному місці. Створіть, наприклад, Абонемент Падел, а потім пов'яжіть із ним свої плани: зміни спільних налаштувань автоматично застосуються до всіх пов'язаних абонементів, тоді як кожен збереже свій тариф і власні дані. Якщо деякі плани мають мати інші правила, залиште їх незалежними або прив'яжіть до іншого базового абонемента.

Налаштування передаються лише від базового абонемента до пов'язаних, коли ви їх зберігаєте. Тому зміна тарифу або назви пов'язаного абонемента не впливає ні на базовий абонемент, ні на інші абонементи. Ви також можете призначати базовий абонемент користувачам: це повноцінний абонемент.

Створення пов'язаного абонемента

У списку кнопка Створити пов'язану підписку базового абонемента дає змогу швидко створити новий варіант. Це також можна зробити з його налаштувань:

1. Відкрийте абонемент, який буде базовим, вкладка Загальні.
2. У розділі Базовий абонемент натисніть Створити пов'язану підписку.
3. Введіть потрібну назву у вікні підтвердження та підтвердьте.
4. Створений абонемент з'явиться у списку пов'язаних абонементів базового. Натисніть його кнопку Відкрити, щоб змінити назву, тариф та інші власні дані.

Прив'язка наявного абонемента

1. Відкрийте абонемент, який потрібно прив'язати, і спершу збережіть можливі зміни.
2. На вкладці Загальні, у розділі Базовий абонемент, оберіть потрібний базовий абонемент.
3. Перечитайте підтвердження: воно показує, скількох користувачів це стосується. Підтвердивши, ви заміните спільні налаштування цього абонемента налаштуваннями обраного базового абонемента. Його тариф і власні дані зберігаються.

Де змінювати налаштування

У пов'язаному абонементі банер угорі панелі показує, з якого базового абонемента походять налаштування. Успадковані параметри відображаються сірим, із назвою базового абонемента. Щоб змінити їх, відкрийте цей базовий абонемент: зміна застосується до всіх пов'язаних із ним абонементів.

Для кожного пов'язаного абонемента можна окремо налаштувати:

• назву, опис, колір і ключові слова;
• дати та кольори бронювань;
• тарифи та виставлення рахунків, зокрема тарифи й продаж кредитів бронювання чи кредитів запрошення;
• параметри вкладки Реєстрації.

Інші налаштування успадковуються: квоти, дозволи, правила, мітки, робота кредитів і запрошень, дані, обов'язкові для бронювання, блокування в разі несплати та нагадування перед завершенням терміну дії.

Наприклад, ви можете встановити тариф для молоді 160 €, а для дорослих — 320 €. Кожен зберігає свою ціну, навіть коли ви змінюєте спільні правила в Абонемент Падел.

У списку лінія з'єднує позначки пов'язаних абонементів із позначкою їхнього базового абонемента: так ви бачите плани, які мають однакові налаштування. Якщо їхня назва починається з назви базового абонемента, може відображатися лише її продовження: Падел - Молодь стає Молодь під Падел. Повна назва зберігається та з'являється під час наведення курсора.

Відв'язування абонемента без його видалення

На картці базового абонемента скористайтеся Від'єднати у відповідному рядку. Також можна обрати Жоден в полі Базовий абонемент пов'язаного абонемента та підтвердити.

Відв'язування прибирає лише зв'язок: абонемент і його користувачі зберігаються. Успадковані налаштування залишаються такими, якими вони були на момент відв'язування, і їх можна змінювати безпосередньо в цьому абонементі. Подальші зміни в колишньому базовому абонементі до нього більше не застосовуються.

Щоб відв'язати кілька абонементів одночасно, позначте їх у списку та скористайтеся Від'єднати, відповідно до ваших прав керування.

Відстеження оплати внесків

Якщо ви приймаєте внески на рецепції або банківським переказом, ви можете фіксувати оплати, щоб знати, хто оплатив свій абонемент. На вкладці Загальні заповніть Тариф підписки: поле Оплачений абонемент в кожній картці дає змогу вказати оплату, її дату та суму.

Щоб оцінити ситуацію по всіх користувачах, відкрийте Адміністрування›Користувачі›Права доступу›Відстеження підписок. Ви можете відфільтрувати список за абонементом або за статусом оплати, а потім експортувати його у форматі Excel.

За потреби увімкніть Заблокувати бронювання, якщо користувач не сплатив свою підписку: тоді в картці користувача з'явиться банер, і бронювання буде для нього недоступне, доки оплату не буде зафіксовано.

Щоб не стежити за цим екраном, увімкніть звіти про діяльність: щомісяця ви отримуватимете поіменний список абонементів, термін дії яких спливає протягом 30 днів.

Продаж абонемента онлайн

Увімкніть Платежі та виставлення рахунків на вкладці Загальні, щоб абонемент можна було оплатити онлайн: користувачі можуть придбати або продовжити його відповідно до налаштованих планів, з автоматичним виставленням рахунків. Оплата здійснюється засобами приймання платежів пов'язаного облікового запису для виставлення рахунків.

Коли цей розділ увімкнено, дати набувають іншого значення: вони стають Дати доступу за замовчуванням і діють, доки абонент не має чинного плану. Щойно він придбає план, діятимуть дати цього плану.

Автоматичні нагадування абонентам перед завершенням терміну дії

Нагадування спонукають користувачів продовжити абонемент, перш ніж вони втратять доступ до бронювань. Перед датою завершення надсилаються три листи: за 30 днів, за 7 днів і напередодні.

Щоб переглянути це налаштування, перейдіть до Адміністрування›Користувачі›Права доступу›Підписки, відкрийте потрібний абонемент, потім вкладку Загальні, розділ Автоматичні нагадування перед закінченням терміну дії. Нагадування ввімкнені за замовчуванням. Для пов'язаного абонемента це налаштування змінюється в його базовому абонементі.

Додавання власного повідомлення

Під перемикачем редактор дає змогу додати кілька рядків, які увійдуть до листа: дата загальних зборів, тариф наступного сезону, години роботи для запису, адреса форми для заповнення, вкладений файл…

Що отримує абонент

У листі зазначено відповідний абонемент, дату завершення його дії та кількість днів, що залишилися, а далі — ваше повідомлення, якщо ви його додали.

Кнопка продовження з'являється, якщо користувач має доступ до абонемента, який може придбати онлайн зі свого облікового запису. Інакше лист містить лише нагадування та ваше повідомлення: не забудьте пояснити в ньому, як продовжити абонемент іншим способом.

Хто не отримує нагадувань

• Абоненти, у картці яких не вказано дату завершення: без цієї дати застосунок не може запланувати нагадування.
• Абоненти, в абонементі яких нагадування вимкнені.
• Призупинені абоненти.
• Ті, хто вимкнув сповіщення Платежі та виставлення рахунків у своєму обліковому записі.

Вимога підтвердних документів для бронювання

На вкладці Загальні розділ Обов'язкова інформація для бронювання зобов'язує абонентів заповнити певні дані, перш ніж вони зможуть бронювати: адреса електронної пошти, поштова адреса, телефон, фото профілю, дата народження, рейтинг, номер ліцензії, підтвердження місця проживання або медична довідка.

Користувачеві пропонують заповнити свою картку вже під час першого входу, а потім — коли він натискає вільний слот. Якщо ви ввімкнете Застосувати це обмеження, коли абонент є партнером у бронюванні, його також не можна буде додати до бронювання іншої особи, доки бракує запитаних даних.

Дублювання абонемента для нового сезону

Дублювання позбавляє потреби починати з нуля: візьміть налаштування попереднього сезону, а потім змініть дати й параметри копії.

1. У списку натисніть Дублювати у рядку абонемента, який хочете взяти за основу.
2. Введіть назву копії у вікні підтвердження та підтвердьте: вона з'явиться у списку.
3. Натисніть її назву, щоб змінити дати та потрібні параметри.

Ви також можете дублювати абонемент із панелі його налаштувань. У цьому випадку панель копії відкривається одразу після підтвердження.

Дублювання пов'язаного абонемента зберігає його зв'язок із тим самим базовим абонементом, якщо ви маєте необхідні права на нього. Воно не створює новий базовий абонемент для наступного сезону.

Архівування непотрібних абонементів

Заархівуйте старий план, щоб розвантажити список і не видаляти абонементи користувачів, які ще їх мають. Так ви можете прибрати минулий сезон, не чекаючи, поки всі користувачі перейдуть на інший план.

Натисніть Архівувати у списку та підтвердьте. Абонемент переміститься до Архівовані. Він більше не пропонується як новий варіант під час додавання чи зміни користувача; ті, хто вже його має, зберігають його.

Банер може запропонувати вам абонементи для архівування. Перевірте вибірку, перш ніж підтверджувати. Якщо ви натиснете Приховати, зникне лише банер, і цей вибір запам'ятається для вашого облікового запису: жоден абонемент не буде заархівовано.

Щоб повернути абонемент до поточного списку, відкрийте Архівовані і натисніть Відновити. Якщо ви відновлюєте пов'язаний абонемент, базовий абонемент якого заархівовано, його також буде відновлено, за умови наявності у вас прав.

Заархівовані абонементи залишаються доступними для зіставлення абонементів під час звичайного імпорту та імпорту ADOC.

Видалення порожнього абонемента

Видаляйте абонемент, якщо він вам більше не потрібен і до нього не прив'язано жодного користувача. Якщо він ще використовується, заархівуйте його, щоб прибрати зі списку, але зберегти для його абонентів.

Скористайтеся Видалити у списку або на панелі налаштувань. Видалення неможливе, якщо в абонемента ще є користувачі, якщо його визначено як абонемент за замовчуванням або якщо це абонемент адміністратора, який увійшов у систему. Ті самі обмеження діють, коли ви видаляєте кілька абонементів одночасно; тоді повідомлення пропонує архівування.

Видалення порожнього базового абонемента відв'язує пов'язані з ним абонементи: вони зберігаються з поточними налаштуваннями. Щоб прибрати лише зв'язок, скористайтеся Від'єднати, не видаляючи абонемент.

Масове перепризначення абонемента

На початку сезону ви можете призначити новий абонемент кільком користувачам за одну дію, не відкриваючи кожну картку.

1. Перейдіть до Адміністрування›Користувачі›Управління користувачами і оберіть потрібних користувачів або скористайтеся Вибрати все після фільтрування.
2. Відкрийте Дії, потім Швидке редагування.
3. Оберіть новий абонемент і, за потреби, його дати, а потім натисніть Зберегти.

Під час цієї ж дії ви можете позначити абонемент як неоплачений для обраних користувачів, наприклад на початку нового сезону.

Якщо ви готуєте ці зміни у файлі, ви також можете скористатися імпортом, щоб оновити абонементи відповідних користувачів.