Створення абонементів та керування ними
Абонементи визначають права ваших користувачів на бронювання: період доступу, тариф, квоти та правила. Створіть окремий абонемент для кожного плану, який пропонує ваша організація, а потім призначте його в картках.
Створення абонемента
- Перейдіть до Адміністрування›Користувачі›Права доступу›Підписки і натисніть Новий.
- На вкладці Загальні заповніть Ім'я та колір та необов'язковий опис.
- У розділі Дати відкриття прав визначте період, протягом якого власники абонементів можуть входити в систему. Залиште налаштування вимкненим, щоб надати доступ без обмеження за датою.
- Натисніть Зберегти.
Налаштування розподілені за вкладками: Загальні, Квота, Дозволи, Правила, Кредити, Запрошення, Лейбли та Реєстрації. Вкладки, присвячені правилам бронювання, докладно описані на окремій сторінці.
Відстеження сплати внесків
На вкладці Загальні заповніть Тариф підписки: після цього в кожній картці з'явиться позначка Оплачений абонемент із датою та сплаченою сумою. Модуль Відстеження підписок (Адміністрування›Користувачі›Права доступу›Відстеження підписок) показує перелік усіх власників абонементів разом зі статусом оплати, який можна фільтрувати за допомогою За підпискою та За статусом й експортувати у формат Excel.
За потреби увімкніть Заблокувати бронювання, якщо користувач не сплатив свою підписку: тоді в картці користувача з'явиться сповіщення, а бронювання буде для нього недоступним до моменту реєстрації оплати.
Щоб не стежити за цим екраном постійно, увімкніть звіти про діяльність: щомісяця ви отримуватимете поіменний список абонементів, термін дії яких завершується протягом 30 днів.
Продаж абонемента онлайн
Увімкніть Платежі та виставлення рахунків на вкладці Загальні, щоб зробити абонемент платним онлайн: користувачі зможуть придбати або поновити його відповідно до налаштованих планів, з автоматичним виставленням рахунків. Оплата здійснюється тими способами приймання платежів, які налаштовані для пов'язаного облікового запису виставлення рахунків.
Коли цей розділ активний, дати набувають іншого значення: вони стають Дати доступу за замовчуванням і застосовуються доти, доки в користувача немає чинного плану. Щойно він придбає план, діятимуть дати цього плану.
Автоматичні нагадування перед завершенням терміну дії
Користувач, який дозволив своєму абонементу завершитися, втрачає права непомітно для себе, а ви дізнаєтеся про це, коли він більше не зможе бронювати. Три листи надсилаються автоматично перед завершенням терміну дії: за 30 днів, за 7 днів і напередодні.
Налаштування виконується для кожного абонемента окремо. Перейдіть до Адміністрування›Користувачі›Права доступу›Підписки, відкрийте потрібний абонемент, вкладку Загальні, розділ Автоматичні нагадування перед закінченням терміну дії. Він увімкнений за замовчуванням: щоб скористатися ним, вам нічого не потрібно робити.
Додавання персонального повідомлення
Під перемикачем розташований редактор, у якому можна додати кілька рядків для включення до листа: дату загальних зборів, тариф на наступний сезон, години роботи для оформлення, адресу форми для заповнення, вкладений файл...
Що отримує користувач
У листі нагадується про відповідний абонемент, дату завершення його терміну дії та кількість днів, що залишилися, а далі йде ваше повідомлення, якщо ви його ввели.
Кнопка поновлення з'являється лише тоді, коли користувач справді може поновити абонемент зі свого облікового запису, тобто якщо йому доступний абонемент, який можна придбати онлайн. В іншому разі лист лише інформує, не пропонуючи неможливої дії: саме ви маєте описати порядок дій у персональному повідомленні.
Хто не отримує нагадувань
- Користувачі без дати завершення терміну дії. Нагадування сповіщає про завершення: якщо дату завершення не вказано, з погляду програми абонемент не завершується ніколи, і жоден лист не надсилається. Це найчастіша причина, коли нічого не надходить, — перевірте картку користувача, перш ніж шукати далі.
- Користувачі, в абонементі яких нагадування вимкнено.
- Призупинені користувачі.
- Ті, хто вимкнув сповіщення Платежі та виставлення рахунків у своєму обліковому записі: їхній вибір має перевагу над вашим.
Вимога підтвердних документів для бронювання
На вкладці Загальні розділ Обов'язкова інформація для бронювання зобов'язує власників абонементів заповнити певні дані, перш ніж вони зможуть бронювати: адресу електронної пошти, поштову адресу, телефон, фото профілю, дату народження, рейтинг, номер ліцензії, підтвердження місця проживання або медичну довідку.
Користувачеві буде запропоновано надати їх одразу під час першого входу, а потім у момент натискання на вільний часовий слот. Опція Застосувати це обмеження, коли абонент є партнером у бронюванні розширює це правило: користувача з неповними даними також не можна буде додати як партнера.
Копіювання абонемента на новий сезон
- Відкрийте абонемент минулого сезону.
- Натисніть Дублювати: усі налаштування буде скопійовано.
- Перейменуйте копію та скоригуйте її дати.
Масове перепризначення абонемента
- Перейдіть до Адміністрування›Користувачі›Управління користувачами і виберіть потрібних користувачів або натисніть Вибрати все після застосування фільтра.
- Відкрийте Дії, а потім Швидке редагування.
- Виберіть новий абонемент і, за потреби, його дати, після чого натисніть Зберегти.
Швидке редагування дає змогу тим самим рухом перевести всіх у статус несплачених: це і є операція початку сезону в одну дію.
Імпорт файлу також дає змогу оновити абонемент усієї бази за одну операцію.
