Отримання звітів про активність електронною поштою

Отримуйте автоматично підсумок життя вашої організації: склад учасників, абонементи, реєстрації, бронювання, входи та електронні листи — з динамікою щодо попереднього періоду.

Увімкнення звітів

1. Перейдіть до Адміністрування›Налаштування›Звіти про діяльність.
2. Увімкніть Активувати звіти про діяльність електронною поштою.
3. У полі Електронні адреси вкажіть до 4 одержувачів, по одній адресі в рядку.
4. Натисніть Зберегти.

Одержувачам не потрібен ані обліковий запис керівника клубу, ані особливі права: звіт надходить просто до їхньої поштової скриньки. Це найпростіший спосіб тримати в курсі справ голову або скарбника, який ніколи не заходить у застосунок.

Вибір періодичності

Існує три звіти, які можна вмикати окремо або разом:

• Щоденні звіти: щоранку, активність за попередній день.
• Щотижневі звіти: щопонеділка вранці, за минулий тиждень.
• Щомісячні звіти: 1-го числа кожного місяця, за минулий місяць.

Кожен із них відповідає на різну потребу. Щоденний звіт слугує для чергування: він показує, що потрібно опрацювати сьогодні. Місячний можна переслати правлінню як є, без переформатування. Тижневий тримає золоту середину і добре підходить керівникові-волонтерові, який буває в клубі раз на тиждень.

Що містить звіт

Звіт починається з найголовнішого, а далі деталізує кожну ділянку. Кожна цифра порівнюється з базовим періодом: попередній день для щоденного звіту, попередній тиждень для тижневого та той самий місяць попереднього року для місячного — щоб вересневий початок сезону не порівнювався із серпневими канікулами.

Підсумок і ключові показники

Звіт починається з підсумкового речення та щонайбільше трьох важливих фактів: рекорд за останні вісім періодів, помітне зростання або спад.

Далі йдуть до чотирьох ключових показників: отримана сума, бронювання, часовий слот яких припадає на цей період, рівень завантаження та кількість користувачів, які заходили в застосунок. Біля кожного показника відображається його динаміка, цифра періоду порівняння сірим кольором і міні-графік за останні вісім періодів.

Завдання до опрацювання та найближчий тиждень

Окремий блок збирає завдання, які потрібно опрацювати на день надсилання: прострочені платежі із сумою до нагадування, несплачені замовлення давністю понад 7 днів (окрім комерційних пропозицій та оплати частинами), онлайн-реєстрації, що очікують підтвердження, товари з малим залишком на складі та абонементи, термін дії яких завершується протягом 30 днів. Кожен рядок відкриває відповідний екран.

Наступна частина охоплює найближчі 7 днів, або день, що починається, — у щоденному звіті: вже заплановані бронювання, очікуване завантаження, заняття та збори з їхніми учасниками й вільними місцями, закриття кортів і день із найменшою кількістю бронювань.

Виставлення рахунків і приймання платежів

Цей розділ містить отриману суму за вирахуванням повернень, отримані платежі, виставлені рахунки, середній чек, відхилені онлайн-платежі, розподіл за способами оплати та найкращі продажі. Суми обчислюються так само, як у статистиці виставлення рахунків, по всіх облікових записах для виставлення рахунків разом, без жодного імені клієнта.

Розділ з'являється лише тоді, коли ваша організація за один із двох періодів щось отримала, виставила або повернула, чи мала відхилений платіж.

Бронювання

Цей розділ показує бронювання за днями (за тижнями в місячному звіті), бронювання, створені протягом періоду, за типами, зіграні години та скасування, зокрема зроблені менш ніж за 24 години до часового слота. Теплова карта поєднує дні та години, далі йдуть рівень завантаження за календарями та найактивніші гравці.

Щоденний звіт, який охоплює лише один день, не показує ані графіка бронювань, ані теплової карти.

Користувачі, відмітка присутності, реєстрації та електронні листи

• Користувачі та абонементи: нові користувачі, абонементи, термін дії яких завершився протягом періоду або завершується протягом наступних 30 днів, абоненти без бронювань упродовж 30 днів, призупинені облікові записи, переміщені до кошика або видалені, входи та загальна кількість учасників. Дні народження в найближчі 7 днів або поточного дня в щоденному звіті додаються, якщо ви ввімкнете відповідну опцію.
• Відмітка присутності в режимі кіоску: часові слоти з відміткою та без неї, автоматичні скасування та користувачі, до яких застосовано санкції.
• Онлайн-реєстрації: заявки, прийняті та відхилені протягом періоду, і заявки, що чекають на ваше підтвердження.
• Електронні листи: доставлені повідомлення, рівень відкриттів, помилки та адреси, які потрібно виправити в картках.

Відмітка присутності та онлайн-реєстрації з'являються лише тоді, коли ця функція активна у вашій організації: онлайн-реєстрації мають бути відкриті щонайменше для одного абонемента, а відмітку присутності має бути ввімкнено в режимі кіоску.

Чого у звіті не буде

Нульовий показник за обидва періоди не відображається, а порожній розділ зникає: звіт невеликої організації залишається коротким. Коли показувати нічого, за цей період лист не надсилається. У налаштуваннях звітів ви також можете прибрати розділи, які вас не стосуються.

Використання звіту як робочого списку

Саме це відрізняє такий звіт від звичайної таблиці цифр: кілька рубрик є поіменними. Ви читаєте не лише «12 абонементів незабаром завершуються», а отримуєте список цих дванадцяти осіб.

Звідси природно випливають три способи використання:

• Список абонементів, термін дії яких завершується протягом 30 днів, — це ваш список для нагадувань. Він надходить сам собою, щомісяця, без потреби створювати фільтр.
• Список реєстрацій, що очікують, нагадує про заявки, які ніхто не опрацював, — типовий випадок організації, де кілька осіб адмініструють, чітко не розподіливши між собою завдання.
• Лічильник невдало надісланих листів сигналізує, що база адрес псується, задовго до того, як учасник поскаржиться, що нічого не отримує.