Бронювання з участю: відкрити слот для запису учасників

Забронюйте слот від імені організації — тренувальний збір, турнір, урок, групове заняття — і дозвольте користувачам записуватися самостійно, з онлайн-оплатою або без неї. Ви встановлюєте кількість місць, критерії доступу та строки, а також стежите за списком учасників.

Оберіть, хто формує список учасників

Будь-яке бронювання з міткою може приймати учасників. Від слоту до слоту змінюється лише те, хто формує список — ви чи самі користувачі.

Список формуєте ви

Забронюйте слот із міткою та вкажіть учасників, не вмикаючи Спільне бронювання. Користувачі не можуть записатися самостійно: список ведете ви.

Утім, список не є остаточним. Будь-коли відкрийте бронювання в календарі, щоб додати або вилучити людей на вкладці Лейбли, де вже записані учасники позначені заздалегідь.

Так працює тренування, на яке ви скликаєте групу, команда, яку ви виставляєте на матч, або заняття, склад учасників якого визначено заздалегідь.

Користувачі записуються самостійно

Увімкніть Спільне бронювання — і слот відкривається: у календарі з’являється лічильник місць, і кожен займає своє місце зі свого облікового запису.

Так працює канікулярний тренувальний збір, внутрішній турнір або відкритий для всіх захід.

Щойно опцію ввімкнено, керування списком переходить із форми бронювання до сторінки деталей слоту, де вам доступні Додати учасників та Видалити.

Перехід від одного режиму до іншого

Обидва режими не виключають один одного, і вибір ніколи не є остаточним. Ви можете спершу скласти список, а згодом увімкнути Спільне бронювання, щоб відкрити решту місць: уже вказані люди залишаються записаними.

Зворотний порядок теж працює — див. закриття запису наприкінці сторінки.

Відкрити слот для участі

1. У календарі натисніть на слот, який потрібно забронювати.
2. Відкрийте вкладку Лейбли у формі бронювання.
3. Оберіть мітку — тренувальний збір, турнір, урок, тренування — і за бажання додайте коментар.
4. Увімкніть Спільне бронювання, потім натисніть Налаштувати, щоб відкрити налаштування.
5. За потреби оберіть людей, яких слід записати одразу, і підтвердьте.

Скористайтеся Повторення, щоб однією дією охопити всі заняття тренувального збору або щотижневого курсу: далі ви оберете, чи запис діє на одне заняття, чи на всю серію.

У календарі слот показує кількість учасників відносно ліміту місць і запрошення записатися, поки є вільні місця. Натискання відкриває деталі слоту, де є список і кнопка участі.

Щоб змінити налаштування згодом, відкрийте слот і скористайтеся Налаштувати у блоці Учасники.

Налаштувати кількість місць та обсяг запису

Блок Учасники у налаштуваннях містить два числа.

Максимум визначає кількість місць. Щойно її досягнуто, слот показує Заповнено, а кнопка участі зникає.

Мінімум не блокує жодного запису: це число слугує лише кворумом для автоматичного скасування, описаного нижче. Його мінімальне значення — 1. Щоб заняття відбулося незалежно від кількості записаних, не змінюйте це поле й просто залиште Автоматично скасувати вимкненою.

Сфера дії участі — найважливіше налаштування, яке слід визначити першим:

• Це бронювання — запис відбувається на одне заняття. Це підходить для щотижневого тренування, на яке приходять за можливості, або для разового заходу.
• Усі повторення — запис відбувається на всю серію. Один запис ставить людину на всі заняття серії, а одне скасування участі прибирає її звідусіль. Це підходить для п’ятиденного тренувального збору або циклу послідовних занять. Серія лишається відкритою, поки в ній є хоча б одне майбутнє заняття: тож можна долучитися до збору, який уже почався.

З Усі повторення на сторінці деталей слоту перелічено дати серії: кожен точно знає, на що погоджується. З Це бронювання показано лише відкрите заняття.

Обрати, хто може записуватися

Без додаткових налаштувань слот відкритий для всіх користувачів вашої організації.

Увімкніть Критерії відповідності, щоб обмежити цей доступ, потім оберіть критерії. Вони повторюють фільтри вашого списку користувачів і охоплюють п’ять груп: профілі, абонементи, вікові категорії, групи та рейтинги, до яких додається стать.

Користувач, який не відповідає критеріям, усе одно бачить кнопку, але у відповідь на натискання отримує повідомлення, що його профіль не відповідає критеріям цього слоту. Так само і з іншими відмовами: слот заповнений, запис ще не відкрито, товар недоступний. Кожен випадок має своє повідомлення — ніхто не залишається перед мовчазною кнопкою.

Кілька поширених прикладів: відкрити тренувальний збір лише для однієї вікової категорії, дозволити групове заняття лише власникам певного абонементу, обмежити внутрішній турнір однією командною групою.

Вимкнення опції стирає обрані критерії: слот знову стає відкритим для всіх.

Зробити участь платною

Увімкніть Платежі та виставлення рахунків в налаштуваннях слоту, потім оберіть товар для оплати. У списку пропонуються активні товари вашого каталогу типів «тренувальний збір», «урок» і «турнір».

Учасник платить онлайн у момент запису. Його місце закріплюється лише після отримання оплати: поки замовлення в очікуванні, слот показує «Завершити оплату», а місце лишається доступним для когось іншого.

Два налаштування дозволяють уточнити тариф, не змінюючи каталог:

• «Налаштувати суму» встановлює Одинична ціна саме для цього слоту. Без неї кожен платить ціну, що випливає з тарифних правил, налаштованих в обраному товарі.
• Опис, введений тут, відображається під кнопкою участі — для учасника.

Ця опція з’являється лише тоді, коли ваша організація використовує онлайн-виставлення рахунків. У режимі кіоску платний слот показує повідомлення із пропозицією оплатити зі свого облікового запису: онлайн-оплата в режимі кіоску недоступна.

Стежити за учасниками та керувати ними

Блок Учасники на сторінці деталей слоту перелічує записаних і показує вільні місця. Ви завжди бачите повний список, навіть якщо приховали його від користувачів.

Додати учасників дозволяє записати кількох осіб одночасно, Видалити — вилучити когось. Обидві дії застосовуються до всього обсягу, визначеного вище.

На платному слоті, додаючи когось, ви обираєте, як вчинити із сумою:

1. Зробити участь безкоштовною — особу записано, жодного замовлення не створюється. Це варіант за замовчуванням: запрошення або комерційний жест.
2. Прийняти оплату негайно — створюється замовлення, і одразу відкривається каса, щоб прийняти оплату на місці. За кількох учасників оплати проходять одна за одною. Цей варіант пропонується лише тоді, коли ваш профіль дає доступ до Адміністрування›Панель управління›Виставлення рахунків›Рахунки та транзакції.
3. Прийняти оплату пізніше — створюється замовлення, і бланк замовлення надсилається електронною поштою. Особа оплатить пізніше.

Той самий вибір пропонується, коли ви записуєте людей під час створення слоту: він з’являється на вкладці Лейбли, щойно ви позначите першого учасника.

Для кожного учасника список нагадує стан оплати: Безкоштовно, якщо участь була надана безкоштовно, інакше — пов’язане замовлення з можливістю Інкасувати або повторно надіслати рахунок електронною поштою.

Гості не приймаються на слоти такого типу: кожне місце відповідає ідентифікованому користувачеві.

Обмежити запис у часі

Три строки, усі необов’язкові, усі відраховуються від початку слоту.

Термін відкриття відтерміновує відкриття запису. За значення 48 годин слот у понеділок о 10:00 відкриває свої місця в попередню суботу о 10:00. Це запобігає тому, щоб тренувальний збір, опублікований за три місяці наперед, був заповнений того самого дня.

Обмежити скасування запису закриває вихід після певного строку. Після нього учасник більше не може вийти самостійно — за потреби це робите ви. Без цього налаштування він може скасувати участь аж до початку слоту.

Автоматично скасувати скасовує бронювання, якщо Мінімум учасників не досягнуто у визначений строк. Учасники та автор слоту отримують сповіщення електронною поштою. Бронювання, створене тоді, коли його строк уже розпочався, ніколи не скасовується автоматично — тож ви можете спокійно відкрити слот в останню хвилину.

На платному слоті таке скасування також скасовує замовлення, що лишалися в очікуванні оплати: ніхто вже не зможе оплатити заняття, яке не відбудеться. Натомість уже оплачена участь зберігається, і кошти не повертаються — опрацювати ці випадки маєте ви.

Враховувати участь у квотах чи ні

За замовчуванням участь у слоті нічого не витрачає: ні квоту одночасних бронювань, ні обмеження за період, ні послідовні слоти. Користувач може записатися на тренувальний збір, не втрачаючи можливості забронювати корт того самого дня.

Враховувати у квоті та лімітах змінює цю поведінку на протилежну: кожна участь враховується як звичайне бронювання, і людина, яка вичерпала квоту, більше не може записатися.

Вмикайте цю опцію, коли участь має чогось коштувати користувачеві — наприклад, групове заняття, що входить до його абонементу. Залишайте її вимкненою для всього, що додається до звичайних занять, а не замінює їх.

Сповіщати електронною поштою

Учасник завжди отримує підтвердження після запису, а також лист, якщо слот скасовано автоматично. Ці повідомлення вимкнути неможливо.

Увімкнути сповіщення стосується автора слоту: він отримує сповіщення про кожен запис, кожне скасування участі та про зайняття останнього місця. Вимкніть цю опцію на слоті з великою кількістю учасників, якщо не хочете стежити за кожним рухом.

Налаштування сповіщень кожного користувача враховуються: той, хто вимкнув свої сповіщення, нічого не отримає.

Показати список учасників визначає, що бачать користувачі. Якщо опцію ввімкнено, кожен знає, хто записаний. Якщо вимкнено, публічними є лише лічильник і кількість вільних місць.

Повторно використати конфігурацію

Налаштовувати десяток опцій для кожного тренувального збору було б виснажливо. Два механізми цього уникають.

Блок Шаблон на початку налаштувань об’єднує обидві дії. Зберегти як шаблон зберігає налаштування слоту під Назва шаблону, який ви вводите. Щойно шаблон з’явився, вище відображається список Виберіть шаблон...: один вибір переносить ці налаштування на будь-який інший слот.

Слот залишається пов’язаним із шаблоном, з якого його створено. Якщо згодом ви зміните його налаштування, вас запитають, наскільки широко застосувати зміну: лише до цього бронювання, до цього бронювання та його повторень, чи Всюди — тобто до всіх слотів, які використовують цей шаблон.

Закрити запис

Вимкнути Спільне бронювання на слоті, де вже є записані, можна, і для них це безпечно: учасники залишаються на місці, видані замовлення лишаються дійсними. Припиняються лише записи та скасування участі, а блок учасників зникає з боку користувача.

Повернути кошти за участь або вилучити когось згодом — це й далі ваша дія: закриття запису цього не робить.