Бухгалтерія та аудит
Налаштуйте план рахунків вашої організації, експортуйте бухгалтерські проведення до програми вашого бухгалтера, увімкніть електронний рахунок у форматі Factur-X та знайдіть документи, які може запросити податкова служба: свідоцтво, журнал подій, закриття періодів та архіви.
Налаштування плану рахунків
План рахунків визначає, на які рахунки та в які журнали будуть віднесені ваші продажі в експортах. Він налаштовується окремо для кожного рахунку виставлення рахунків: дві організації, які виставляють рахунки окремо, мають кожна свій власний.
- Перейдіть до Адміністрування›Налаштування›Виставлення рахунків›Облікові записи для виставлення рахунків та відкрийте потрібний рахунок.
- Відкрийте вкладку План рахунків.
- Відкоригуйте номери рахунків і назви, потім натисніть Зберегти.
Екран складається з трьох блоків:
- Продажі, ПДВ та клієнти: рахунки надання послуг, нарахованого ПДВ, клієнтів і наданих знижок.
- Казначейство: банківські рахунки, каса та чеки до інкасації, які використовуються у проведеннях з отримання оплати.
- Журнали: коди журналів продажів, банку та каси.
Розподіл продажів за категорією або за ставкою
За замовчуванням усі ваші продажі відносяться на один рахунок доходів. Два необов'язкові розподіли дозволяють піти далі, у тій самій вкладці.
- Розподіл продажів за категоріями: окремий рахунок для кожної категорії товару — підписки, кредити, обладнання, заняття… Натисніть Додати категорію, оберіть категорію та вкажіть її рахунок.
- Розподіл ПДВ за ставками: окремий рахунок нарахованого ПДВ для кожної ставки. Натисніть Додати ставку, вкажіть ставку та її рахунок.
Це корисно, коли ваш бухгалтерський облік має розмежовувати різні види діяльності — наприклад, відокремити надходження від навчання та від оренди кортів. Без розподілу все потрапляє на загальні рахунки, визначені вище.
Експорт продажів і проведень
- Перейдіть до Адміністрування›Панель управління›Виставлення рахунків›Рахунки та транзакції.
- Відфільтруйте список за потрібним періодом і критеріями: експорт точно відтворює фільтри, показані на екрані.
- Натисніть Завантажити експорт та оберіть формат.
Відстеження комерційної діяльності
- Excel (.xlsx): один рядок на замовлення, із датою, користувачем, сумами без ПДВ, ПДВ і з ПДВ, статусом та способом оплати. Це найкращий формат для аналізу продажів у табличному редакторі.
- CSV (.csv): той самий звіт у форматі, який читає будь-який табличний редактор.
- Завантажити PDF рахунки: архів, що містить PDF кожного рахунку з поточного фільтра. У ньому наведені лише виставлені рахунки.
Передавання бухгалтеру
- Бухгалтерські проведення (.csv): проведення за дебетом/кредитом для кожного рахунку, у зручному для читання форматі, призначеному для ручного імпорту.
- FEC (Франція): Файл бухгалтерських проведень, законодавчо встановлений французький формат, який можна імпортувати в Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane або QuickBooks. Одне збалансоване проведення на кожен рахунок.
- FAIA (Люксембург) та DATEV (Німеччина): законодавчо встановлені формати цих двох країн, доступні організаціям, зареєстрованим у них.
Опція Включити правила (казначейство) додає до проведень продажів проведення з отримання оплати (банк, каса, чек). Зніміть позначку, щоб експортувати лише журнал продажів.
Виставлення рахунків у форматі Factur-X
Електронне виставлення рахунків стає обов'язковим у Франції. Factur-X — обраний формат: цілком звичайний PDF-рахунок, у який вкладено файл даних, що бухгалтерські програми вміють читати автоматично.
Для того, хто отримує рахунок, нічого не змінюється: він відкриває PDF, такий самий, як і раніше. Саме його бухгалтерська програма додатково знаходить там суми та ідентифікатори, без потреби вводити їх вручну.
Перевірте, чи це стосується вашої організації
Це перше питання, яке слід вирішити, і відповідь далеко не однакова для всіх організацій.
- Спортивні асоціації, звільнені від ПДВ згідно зі статтею 261-7-1° загального податкового кодексу, не підпадають ні під електронне виставлення рахунків, ні під e-reporting. Багато організацій перебувають саме в такій ситуації.
- Організації — платники ПДВ повинні будуть виставляти рахунки між юридичними особами в електронному форматі. Для мікро-, малих і середніх підприємств, тобто майже для всіх організацій, термін початку виставлення встановлено на 1 вересня 2027 року.
- Рахунки фізичним особам (вашим членам) не підпадають під електронне виставлення рахунків, незалежно від вашого податкового режиму.
Увімкнення формату
- Перейдіть до Адміністрування›Налаштування›Виставлення рахунків›Облікові записи для виставлення рахунків та відредагуйте потрібний рахунок.
- У вкладці Виставлення рахунків знайдіть опцію Електронний рахунок, розташовану в розділі Платіжні реквізити
- Оберіть формат:
- Factur-X (Франція) для французької організації: він додає французькі обов'язкові реквізити, передбачені для рахунків між юридичними особами;
- Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) для європейського стандарту без французьких особливостей;
- Деактивовано, щоб створювати звичайні PDF-рахунки.
Це налаштування індивідуальне для кожного рахунку виставлення рахунків: організація, яка виставляє рахунки з кількох рахунків, вмикає його для кожного окремо.
Заповнення обов'язкових даних
Електронний рахунок має однозначно ідентифікувати свого емітента. Ці дані вводяться у тій самій вкладці, розділ Платіжні реквізити.
- SIREN / SIRET вашої організації: це обов'язкове поле. Без нього рахунок не може бути відповідним, і під опцією з'являється попередження.
- Номер ПДВ, якщо ваша організація є платником. Якщо він порожній, SIRET виконує роль податкового ідентифікатора.
- Повна адреса: назва юридичної особи, вулиця, поштовий індекс, місто та країна. Неповна адреса призводить до того, що платформа вашого клієнта відхилить рахунок.
- Електронна адреса для виставлення рахунків, яка використовується як контактна точка, коли жодного іншого ідентифікатора немає.
Отримання SIREN ваших клієнтів-юридичних осіб
Рахунок між юридичними особами має також ідентифікувати покупця. SIREN клієнта вводиться в його адресі для виставлення рахунків, блок Адреса компанії, разом із Назва компанії та Ідентифікатор організації. Таке саме введення пропонується під час продажу на місці.
Нічого з цього не потрібно для рахунку фізичній особі: достатньо імені, адреси та країни.
Пошук документів для аудиту
Програма, яка приймає платежі, має бути здатною довести, що її проведення не змінювалися. Цій вимозі відповідають чотири документи, зібрані в одному місці: перейдіть до Адміністрування›Налаштування›Виставлення рахунків›Облікові записи для виставлення рахунків, відкрийте потрібний рахунок виставлення рахунків, а потім вкладку Бухгалтерія та аудит.
Ця вкладка з'являється лише для вже збереженого рахунку: документи стосуються діяльності, тож немає чого показувати для рахунку, який ще створюється. Кожен рахунок виставлення рахунків має власні документи — якщо ваша організація виставляє рахунки від кількох юридичних осіб, розглядайте їх окремо.
Завантаження свідоцтва
У разі перевірки податкова служба може попросити вас підтвердити, що ваша програма приймання платежів відповідає вимогам щодо незмінності, захищеності, збереження та архівування даних. Картка Сертифікат програмного забезпечення каси створює цей підтвердний документ на запит, через Завантажити (PDF).
Документ складається з двох частин. Частина видавця програми вже підписана. Другу має заповнити та підписати ваш законний представник: свідоцтво є повним лише тоді, коли зібрані обидві частини, і подаються вони разом.
Картка з'являється лише для французького рахунку виставлення рахунків: обов'язок стосується платників, зареєстрованих у Франції.
Перегляд журналу подій
Картка Журнал подій веде через Переглянути до доказового запису того, що відбувалося з вашим виставленням рахунків. Там немає продажів — вони у ваших замовленнях — але є технічні факти, що їх супроводжують.
Зокрема, там наведені успішні та невдалі входи, зміни конфігурації, зміни прав на виставлення рахунків, здійснені закриття періодів, скріплені документи та видані дублікати, створені архіви, бухгалтерські експорти, переходи в тестовий режим, а також виявлені аномалії: розрив ланцюжка, розбіжність під час закриття періоду, аномалія годинника.
Кожен рядок містить дату, тип події, відповідний рахунок, оператора та деталі. Фільтр за типом і за періодом допомагає зорієнтуватися, а кнопка Експортувати створює з цього файл.
Що таке закриття періодів
Закриття скріплює період: воно фіксує отримані платежі, рахунки та кредит-ноти, які він містить, і більше не може бути ні змінене, ні створене повторно. Картка Закриття показує щоденні, щомісячні та річні закриття вашого рахунку.
Вони виконуються автоматично, без вашого втручання. Отже, вам не потрібно нічого «робити» щовечора: таблиця заповнюється сама.
Кожен рядок показує період, кількість транзакцій, Чистий дохід, Розподіл за способом оплати — онлайн, на місці, готівка, чек, переказ, термінал — а також кількість виставлених рахунків і кредит-нот.
Два моменти варто зрозуміти, бо вони часто дивують:
- Загальний підсумок ніколи не обнуляється. Це безперервне накопичення від самого початку існування рахунку, а не сальдо періоду. Підсумок, що постійно зростає, — це очікувана поведінка.
- Перенесення (нульова точка) вказує дату й суму, з яких починається це накопичення. Для рахунку, який існував до впровадження закриттів, це обрана точка відліку, а не нуль.
Отримання податкових архівів
Кожен закритий місяць створює зафіксований архів, зібраний в один ZIP-файл із позначкою часу: транзакції, рахунки, кредит-ноти, закриття та технічний журнал періоду. Картка Архів перелічує їх у розділі Архіви за місяцями, із зазначенням періоду, розміру, дати створення та Відбиток (SHA-256).
Цей відбиток і робить архів перевірним: він змінюється від зміни навіть одного байта. Картку супроводжують дві кнопки, Інструмент перевірки та Посібник з перевірки — цього достатньо, щоб третя сторона, перевіряльник чи бухгалтер, могла сама перевірити цілісність архіву, не звертаючись до вас.
Архіви створюються автоматично. Якщо закритий період ще не має свого архіву, він з'являється в розділі Закриті періоди, не архівовані, а кнопка Генерувати дозволяє створити його негайно.
