Бухгалтерія та аудит
Налаштуйте план рахунків вашої організації, експортуйте бухгалтерські проведення до програми вашого бухгалтера, увімкніть електронний рахунок-фактуру у форматі Factur-X і знайдіть документи, які може запитати податкова служба: свідоцтво, журнал подій, закриття періодів та архіви.
Налаштування плану рахунків
План рахунків визначає, на які рахунки та в які журнали будуть віднесені ваші продажі в експортах. Він налаштовується окремо для кожного облікового запису для виставлення рахунків: дві організації, які виставляють рахунки окремо, мають кожна свій план.
- Перейдіть до Адміністрування›Налаштування›Виставлення рахунків›Облікові записи для виставлення рахунків і відкрийте потрібний обліковий запис.
- Відкрийте вкладку План рахунків.
- Змініть номери рахунків і назви, потім натисніть Зберегти.
Екран складається з трьох блоків:
- Продажі, ПДВ та клієнти: рахунки надання послуг, нарахованого ПДВ, клієнтів і наданих знижок.
- Казначейство: рахунки банку, каси та чеків до інкасації, які використовуються в проведеннях з отримання платежів.
- Журнали: коди журналів продажів, банку та каси.
Розподіл продажів за категорією або за ставкою
За замовчуванням усі ваші продажі відносяться на єдиний рахунок доходів. Два необов'язкові варіанти розподілу дозволяють піти далі, у тій самій вкладці.
- Розподіл продажів за категоріями: окремий рахунок для кожної категорії товару — підписки, кредити, обладнання, заняття… Натисніть Додати категорію, оберіть категорію та вкажіть її рахунок.
- Розподіл ПДВ за ставками: окремий рахунок нарахованого ПДВ для кожної ставки. Натисніть Додати ставку, вкажіть ставку та її рахунок.
Це корисно, коли ваша бухгалтерія має розрізняти види діяльності між собою — наприклад, відокремити надходження від навчання від оренди кортів. Якщо розподіл не налаштовано, усе надходить на загальні рахунки, визначені вище.
Експорт продажів і бухгалтерських проведень
- Перейдіть до Адміністрування›Панель управління›Виставлення рахунків›Рахунки та транзакції.
- Відфільтруйте список за потрібним періодом і критеріями: експорт точно відтворює фільтри, показані на екрані.
- Натисніть Завантажити експорт та оберіть формат.
Відстеження комерційної діяльності
- Excel (.xlsx): один рядок на кожне замовлення, з датою, користувачем, сумами без ПДВ, ПДВ і з ПДВ, статусом і способом оплати. Це найкращий формат для аналізу продажів у таблиці.
- CSV (.csv): той самий звіт у форматі, який читає будь-який табличний редактор.
- Завантажити PDF рахунки: архів, що містить PDF кожного рахунка-фактури з поточного фільтра. Туди потрапляють лише виставлені рахунки-фактури.
Передавання даних бухгалтеру
- Бухгалтерські проведення (.csv): проведення за дебетом/кредитом для кожного рахунка-фактури, у зручному для читання форматі, призначеному для ручного імпорту.
- FEC (Франція): файл бухгалтерських проведень, законодавчо визначений французький формат, який імпортують Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane або QuickBooks. Одне збалансоване проведення на кожен рахунок-фактуру.
- FAIA (Люксембург) та DATEV (Німеччина): законодавчо визначені формати цих двох країн, доступні організаціям, зареєстрованим у них.
Параметр Включити правила (казначейство) додає проведення з отримання платежів (банк, каса, чек) до проведень з продажів. Зніміть цю позначку, щоб експортувати лише журнал продажів.
Виставлення рахунків-фактур у форматі Factur-X
Електронне виставлення рахунків стає обов'язковим у Франції. Factur-X — обраний для цього формат: цілком звичайний PDF-рахунок, у який вкладено файл даних, що його бухгалтерські програми зчитують автоматично.
Для того, хто отримує рахунок-фактуру, нічого не змінюється: він відкриває PDF, такий самий, як і раніше. Саме його бухгалтерська програма додатково знаходить там суми та ідентифікатори, і їх не потрібно вводити вручну.
Перевірка, чи стосується це вашої організації
Це перше питання, яке треба з'ясувати, і відповідь на нього далеко не однакова для всіх організацій.
- Спортивні асоціації, звільнені від ПДВ згідно зі статтею 261-7-1° загального податкового кодексу, не підпадають ні під електронне виставлення рахунків, ні під e-reporting. Багато організацій перебувають саме в такій ситуації.
- Організації, які є платниками ПДВ, повинні виставляти рахунки-фактури між юридичними особами в електронному форматі. Для мікропідприємств і малих та середніх підприємств, тобто майже для всіх організацій, термін початку виставлення встановлено на 1 вересня 2027 року.
- Рахунки-фактури для фізичних осіб (ваших членів) не належать до сфери електронного виставлення рахунків, незалежно від вашого податкового режиму.
Увімкнення формату
- Перейдіть до Адміністрування›Налаштування›Виставлення рахунків›Облікові записи для виставлення рахунків і відредагуйте потрібний обліковий запис.
- У вкладці Виставлення рахунків знайдіть параметр Електронний рахунок, розташований у розділі Платіжні реквізити
- Оберіть формат:
- Factur-X (Франція) для французької організації: він додає французькі обов'язкові реквізити, яких очікують у рахунках-фактурах між юридичними особами;
- Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) для європейського стандарту без французьких особливостей;
- Деактивовано для створення звичайних PDF-рахунків.
Це налаштування діє окремо для кожного облікового запису для виставлення рахунків: організація, яка виставляє рахунки з кількох облікових записів, вмикає його для кожного окремо.
Заповнення обов'язкових даних
Електронний рахунок-фактура має достовірно ідентифікувати того, хто його виставив. Ці дані вводяться в тій самій вкладці, у розділі Платіжні реквізити.
- SIRET вашої організації: це обов'язкове поле. Без нього рахунок-фактура не може бути відповідним вимогам, і під параметром з'явиться попередження.
- Номер ПДВ, якщо ваша організація є платником ПДВ. Якщо поле порожнє, роль податкового ідентифікатора виконує SIRET.
- Повна адреса: назва юридичної особи, вулиця, поштовий індекс, місто та країна. Неповна адреса призводить до того, що платформа вашого клієнта відхилить рахунок-фактуру.
- Електронна пошта для виставлення рахунків, яка використовується як контактна точка, коли жодного іншого ідентифікатора немає.
Отримання SIREN ваших клієнтів-юридичних осіб
Рахунок-фактура між юридичними особами має також ідентифікувати покупця. SIREN клієнта вводиться в його адресі для виставлення рахунків, у блоці Адреса компанії, разом із Назва компанії та SIREN. Таке саме введення пропонується під час продажу на місці.
Нічого з цього не потрібно для рахунка-фактури фізичній особі: достатньо імені, адреси та країни.
Пошук аудиторських документів
Програма, яка приймає платежі, має бути здатна довести, що її проведення не змінювалися. Цій вимозі відповідають чотири документи, зібрані в одному місці: перейдіть до Адміністрування›Налаштування›Виставлення рахунків›Облікові записи для виставлення рахунків, відкрийте потрібний обліковий запис для виставлення рахунків, а потім вкладку Бухгалтерія та аудит.
Ця вкладка з'являється лише для вже збереженого облікового запису: документи стосуються діяльності, тож для облікового запису, який щойно створюється, показувати нічого. Кожен обліковий запис для виставлення рахунків має власні документи — якщо ваша організація виставляє рахунки від кількох юридичних осіб, розглядайте їх окремо.
Завантаження свідоцтва
Під час перевірки податкова служба може попросити вас підтвердити, що ваша програма для приймання платежів дотримується умов незмінності, захисту, зберігання та архівування даних. Картка Сертифікат програмного забезпечення каси створює цей підтвердний документ на вимогу, через Завантажити (PDF).
Документ складається з двох частин. Частина видавця вже підписана. Другу має заповнити та підписати ваш законний представник: свідоцтво є повним лише тоді, коли зібрано обидві частини, і подаються вони разом.
Картка з'являється лише для французького облікового запису для виставлення рахунків: цей обов'язок стосується платників податків, зареєстрованих у Франції.
Перегляд журналу подій
Картка Журнал подій веде через Переглянути до доказового запису того, що відбувалося з вашим виставленням рахунків. Там немає продажів — вони у ваших замовленнях — але є технічні факти, які їх супроводжують.
Зокрема, там відображаються успішні та невдалі входи, зміни конфігурації, зміни прав на виставлення рахунків, установлені закриття періодів, опечатані документи та видані дублікати, створені архіви, бухгалтерські експорти, переходи в тестовий режим, а також виявлені аномалії: розрив ланцюга, розбіжність під час закриття, аномалія годинника.
Кожен рядок містить дату, тип події, відповідний обліковий запис, оператора та деталі. Фільтр за типом і за періодом допомагає зорієнтуватися, а кнопка Експортувати формує з цього файл.
Як влаштовані закриття періодів
Закриття опечатує період: воно фіксує отримані платежі, рахунки-фактури та кредит-ноти, які до нього входять, і його вже не можна ані змінити, ані створити повторно. Картка Закриття показує щоденні, щомісячні та щорічні закриття вашого облікового запису.
Вони встановлюються автоматично, без вашої участі. Тож щовечора нічого «робити» не потрібно: таблиця заповнюється сама.
Кожен рядок показує період, кількість транзакцій, Чистий дохід, Розподіл за способом оплати — онлайн, на місці, готівка, чек, переказ, термінал — а також кількість виставлених рахунків-фактур і кредит-нот.
Два моменти варто зрозуміти, бо вони часто дивують:
- Загальна сума ніколи не обнуляється. Це безперервний накопичувальний підсумок від початку існування облікового запису, а не залишок за період. Підсумок, який постійно зростає, — це очікувана поведінка.
- Перенесення (нульова точка) вказує дату та суму, з яких цей підсумок починається. Для облікового запису, що існував до впровадження закриттів, це і є прийнята вихідна точка, а не нуль.
Отримання податкових архівів
Кожен закритий місяць породжує зафіксований архів, зібраний у ZIP-файл із міткою часу: транзакції, рахунки-фактури, кредит-ноти, закриття періодів і технічний журнал за період. Картка Архів перелічує їх під Архіви за місяцями, із зазначенням періоду, розміру, дати створення та Відбиток (SHA-256).
Саме цей цифровий відбиток робить архів перевірним: він змінюється навіть від одного зміненого байта. До картки додаються дві кнопки, Інструмент перевірки та Посібник з перевірки — це дозволяє третій стороні, перевіряльнику чи бухгалтеру, самостійно перевірити цілісність архіву, не звертаючись до вас.
Архіви створюються автоматично. Якщо для закритого періоду архіву ще немає, він з'являється під Закриті періоди, не архівовані, а кнопка Генерувати дозволяє створити його негайно.
