Бухгалтерія та електронний рахунок-фактура
Налаштуйте план рахунків вашої організації, експортуйте бухгалтерські проведення до програми вашого бухгалтера та увімкніть електронний рахунок-фактуру у форматі Factur-X.
Налаштування плану рахунків
План рахунків визначає, на які рахунки та в які журнали будуть віднесені ваші продажі в експортах. Він налаштовується для кожного облікового запису для виставлення рахунків: дві структури, які виставляють рахунки окремо, мають кожна свій власний.
- Перейдіть до Адміністрування›Налаштування›Виставлення рахунків›Облікові записи для виставлення рахунків та відкрийте потрібний обліковий запис.
- Відкрийте вкладку План рахунків.
- Скоригуйте номери рахунків і назви, потім натисніть Зберегти.
Екран складається з трьох блоків:
- Продажі, ПДВ та клієнти: рахунки послуг, ПДВ до сплати, клієнтів та наданих знижок.
- Казначейство: рахунки банку, каси та чеків до інкасації, які використовуються у проведеннях з отримання платежів.
- Журнали: коди журналів продажів, банку та каси.
Розподіл продажів за категорією або за ставкою
За замовчуванням усі ваші продажі відносяться на один рахунок доходів. Два необов'язкові способи розподілу дозволяють піти далі, у цій самій вкладці.
- Розподіл продажів за категоріями: окремий рахунок для кожної категорії товару — підписки, кредити, обладнання, заняття… Натисніть Додати категорію, оберіть категорію та введіть її рахунок.
- Розподіл ПДВ за ставками: окремий рахунок ПДВ до сплати для кожної ставки. Натисніть Додати ставку, введіть ставку та її рахунок.
Це корисно, коли ваш облік має розрізняти види діяльності між собою — наприклад, відокремити надходження від навчання від оренди кортів. За відсутності розподілу все потрапляє на загальні рахунки, визначені вище.
Експорт продажів і бухгалтерських проведень
- Перейдіть до Адміністрування›Панель управління›Виставлення рахунків›Рахунки та транзакції.
- Відфільтруйте список за потрібним періодом і критеріями: експорт точно відтворює фільтри, показані на екрані.
- Натисніть Завантажити експорт та оберіть формат.
Відстеження комерційної діяльності
- Excel (.xlsx): один рядок на замовлення, із датою, користувачем, сумами без ПДВ, ПДВ і з ПДВ, статусом та способом оплати. Це найкращий формат для аналізу продажів у табличному редакторі.
- CSV (.csv): той самий звіт у форматі, який читає будь-який табличний редактор.
- Завантажити PDF рахунки: архів із PDF-файлом кожного рахунка-фактури за поточним фільтром. До нього потрапляють лише виставлені рахунки-фактури.
Передавання вашому бухгалтеру
- Бухгалтерські записи (.csv): проведення в дебет/кредит за кожним рахунком-фактурою, у зручному для читання форматі, призначеному для ручного імпорту.
- FEC (Франція): файл бухгалтерських проведень, законодавчо встановлений французький формат, який можна імпортувати в Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane або QuickBooks. Одне збалансоване проведення на кожен рахунок-фактуру.
- FAIA (Люксембург) та DATEV (Німеччина): законодавчо встановлені формати цих двох країн, доступні організаціям, зареєстрованим у них.
Опція Включити правила (казначейство) додає проведення з отримання платежів (банк, каса, чек) до проведень із продажів. Зніміть позначку, щоб експортувати лише журнал продажів.
Виставлення рахунків-фактур у форматі Factur-X
Електронне виставлення рахунків-фактур стає обов'язковим у Франції. Factur-X — це обраний формат: цілком звичайний PDF-рахунок, у який вкладено файл даних, що бухгалтерські програми вміють читати автоматично.
Для того, хто отримує рахунок-фактуру, нічого не змінюється: він відкриває PDF, такий самий, як і раніше. Саме його бухгалтерська програма додатково знаходить там суми та ідентифікатори, і йому не потрібно вводити їх повторно.
Перевірка, чи стосується це вашої організації
Це перше питання, яке слід вирішити, і відповідь далеко не однакова для всіх організацій.
- Спортивні асоціації, звільнені від ПДВ на підставі статті 261-7-1° загального податкового кодексу, не підпадають ні під електронне виставлення рахунків-фактур, ні під e-reporting. Багато організацій перебувають саме в такій ситуації.
- Організації, які є платниками ПДВ, повинні будуть виставляти рахунки-фактури між юридичними особами в електронному форматі. Для мікропідприємств та МСП, тобто для майже всіх організацій, кінцевий термін початку виставлення встановлено на 1 вересня 2027 року.
- Рахунки-фактури для фізичних осіб (ваших членів) не входять до сфери електронного виставлення рахунків-фактур, незалежно від вашого режиму оподаткування.
Увімкнення формату
- Перейдіть до Адміністрування›Налаштування›Виставлення рахунків›Облікові записи для виставлення рахунків та відредагуйте потрібний обліковий запис.
- У вкладці Виставлення рахунків знайдіть опцію Електронний рахунок у розділі Платіжні реквізити
- Оберіть формат:
- Factur-X (Франція) для французької організації: він додає французькі обов'язкові юридичні позначки, очікувані на рахунках-фактурах між юридичними особами;
- Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) для європейського стандарту без французьких особливостей;
- Деактивовано для формування звичайних PDF-рахунків-фактур.
Це налаштування є власним для кожного облікового запису для виставлення рахунків: організація, яка виставляє рахунки з кількох облікових записів, вмикає його для кожного окремо.
Заповнення обов'язкових даних
Електронний рахунок-фактура має достеменно ідентифікувати свого емітента. Ці дані вводяться в цій самій вкладці, у розділі Платіжні реквізити.
- SIRET вашої організації: це обов'язкове поле. Без нього рахунок-фактура не може бути відповідним, і під опцією з'являється попередження.
- Номер ПДВ, якщо ваша організація є платником податку. Якщо він порожній, SIRET виконує роль податкового ідентифікатора.
- Повна адреса: назва юридичної особи, вулиця, поштовий індекс, місто та країна. Неповна адреса призводить до того, що рахунок-фактуру відхиляє платформа вашого клієнта.
- Електронна пошта для виставлення рахунків, яка використовується як контактна точка, коли жодного іншого ідентифікатора немає.
Отримання SIREN ваших клієнтів — юридичних осіб
Рахунок-фактура між юридичними особами має також ідентифікувати покупця. SIREN клієнта вводиться в його платіжній адресі, у блоці Адреса компанії, разом із Назва компанії та SIREN. Таке саме введення пропонується під час продажу на місці.
Нічого з цього не вимагається для рахунка-фактури фізичній особі: достатньо імені, адреси та країни.
