Облікові записи для виставлення рахунків

Обліковий запис для виставлення рахунків містить дані особи, яка видає ваші рахунки (реквізити, нумерація), а також способи оплати, доступні вашим користувачам. Створіть кілька облікових записів, якщо ваша організація виставляє рахунки від імені кількох суб'єктів.

Зміст

Створення облікового запису для виставлення рахунків

  1. Перейдіть до Адміністрування›Налаштування›Виставлення рахунків›Облікові записи для виставлення рахунків.
  2. Натисніть Новий.
  3. На вкладці Виставлення рахунків вкажіть назву облікового запису, а потім платіжні реквізити: юридичну назву, адресу, країну, телефон і номер платника ПДВ. Ці дані відображаються на рахунках і під час оплати.
  4. Вкажіть e-mail для виставлення рахунків: на нього надходять сповіщення, пов'язані з обліковим записом (нові замовлення, отримані платежі, технічні попередження). Ви можете обрати потрібні сповіщення та додати до 4 адрес одержувачів.
  5. Натисніть Зберегти.
Способи оплати налаштовуються для кожного облікового запису для виставлення рахунків, а не для кожної підписки окремо: усе, що продається з певного облікового запису, автоматично використовує його способи приймання оплати. Щоб виставляти рахунок за підписку з конкретного облікового запису, зв'язок налаштовується в конфігурації підписки, меню Адміністрування›Користувачі›Права доступу›Підписки.

Вибір облікового запису за замовчуванням

Лише один обліковий запис в організації позначається як основний: він використовується для нових замовлень (кошик, касовий апарат, реєстрації) та для підписок, коли жоден обліковий запис не вибрано явно.

  1. Відкрийте потрібний обліковий запис.
  2. Увімкніть опцію Обліковий запис за замовчуванням, потім натисніть Зберегти: з попереднього основного облікового запису ця опція знімається автоматично.

Налаштування нумерації рахунків

Кожен обліковий запис нумерує свої рахунки безперервно, у форматі РРРР-NNNNNN. Необов'язковий суфікс дає змогу розрізняти документи, видані різними обліковими записами.

  1. На вкладці Виставлення рахунків знайдіть опцію Суфікс нумерації рахунків.
  2. Введіть до 8 літер або цифр: наступний номер одразу відображається в попередньому перегляді.

Приймання онлайн-платежів

  1. Відкрийте вкладку Платежі облікового запису.
  2. Увімкніть Онлайн-платежі, потім виберіть свій платіжний шлюз: Stripe, HelloAsso, SumUp, Verifone або PayPal.
  3. Підключіть свій обліковий запис: залежно від шлюзу, кнопка підключення проведе вас за кілька кліків, або ж потрібно ввести облікові дані, надані шлюзом.
  4. Натисніть Зберегти, а потім скористайтеся Перевірити з'єднання, щоб перевірити, чи шлюз відповідає належним чином.

Якщо виникають сумніви щодо платежу, опція Журнал подій показує відповіді про оплату, отримані від шлюзу, і причину можливих помилок.

Якщо тестовий режим шлюзу увімкнено, жоден справжній платіж не обробляється. Не забудьте вимкнути його перед запуском у робочому режимі.
Платіжні шлюзи
Приймати платежі через Stripe
Stripe — це рішення для оплати банківською картою, яке підходить більшості організацій і доступне в більшості країн. Ваші користувачі платять картою безпосередньо на захищеній сторінці оплати, без потреби створювати обліковий запис.
Accept payments with HelloAsso
HelloAsso is a payment solution dedicated to French associations. Your users pay by bank card; the funds are then transferred to your association's bank account, with no commission charged by HelloAsso.
Приймання платежів через SumUp
SumUp — це рішення для онлайн-оплати без підписки та зобов'язань, дуже поширене серед організацій і місцевих торговців. Ваші користувачі платять банківською картою, через Apple Pay або Google Pay на захищеній сторінці оплати, а кошти надходять на ваш банківський рахунок.
Приймання платежів через Verifone (Paybox)
Verifone e-commerce, раніше відомий як Paybox, — це платіжна платформа, безпосередньо пов'язана з банківським рахунком вашої організації. Вона сумісна з усіма банками у Франції та підходить також для державних установ (мерії, об'єднання громад тощо).
Приймати платежі через PayPal
PayPal — це проста у налаштуванні платіжна система. Користувачі, які мають обліковий запис PayPal, оплачують за допомогою своїх облікових даних; інші можуть заплатити банківською карткою напряму, без створення облікового запису. Платежі надходять на ваш обліковий запис PayPal, звідки ви можете перерахувати їх на свій банківський рахунок.

Приймання оплати на платіжному терміналі

Надсилайте платіж безпосередньо на платіжний термінал із деталей замовлення.

  1. На вкладці Платежі увімкніть POS термінал.
  2. Підключіть свій обліковий запис SumUp. Якщо SumUp уже є вашим платіжним шлюзом для онлайн-оплати, використовується це саме підключення.
  3. Збережіть обліковий запис, потім натисніть Додати термінал, щоб прив'язати свій пристрій.
Приймання платежів через SumUp
SumUp — це рішення для онлайн-оплати без підписки та зобов'язань, дуже поширене серед організацій і місцевих торговців. Ваші користувачі платять банківською картою, через Apple Pay або Google Pay на захищеній сторінці оплати, а кошти надходять на ваш банківський рахунок.

Пропонування оплати на місці, банківським переказом або чеком

На вкладці Платежі можна увімкнути три способи відстроченої оплати:

  • Платежі на місці: користувачеві пропонується сплатити своє замовлення безпосередньо в приймальні організації.
  • Платежі банківським переказом: користувачеві показуються ваші банківські реквізити (IBAN, BIC) із номером рахунка як призначенням платежу.
  • Оплата чеком: чек виписується на ім'я облікового запису для виставлення рахунків і надсилається на його адресу.
За цих трьох способів оплати користувач отримує замовлені продукти лише після того, як ви вручну підтвердите платіж у меню Адміністрування›Панель управління›Виставлення рахунків›Рахунки та транзакції
Рахунки та транзакції
Відстежуйте всі документи продажу вашої організації — комерційні пропозиції, замовлення та рахунки, приймайте платежі, робіть повернення коштів і експортуйте продажі для бухгалтерії. Перейдіть до меню Адміністрування›Панель управління›Виставлення рахунків›Рахунки та транзакції.

Дозвіл на оплату частинами

На вкладці Платежі увімкніть Дозволити часткові платежі, а потім налаштуйте Інтервал між термінами (дні, тижні, місяці). Максимальну кількість платежів визначають далі для кожного продукту окремо.

Пропонуйте оплату частинами
Розподіліть оплату абонемента або тренувального збору на кілька внесків: або дозвольте користувачеві обрати спосіб під час оплати, або самостійно складіть індивідуальний графік платежів із замовлення.

Підготовка бухгалтерських експортів

План рахунків облікового запису — рахунки продажів, ПДВ, коштів і коди журналів — налаштовується на вкладці План рахунків. Він визначає бухгалтерські проводки, що створюються під час експорту, і є умовою для електронного рахунка.

Бухгалтерія та аудит
Налаштуйте план рахунків вашої організації, експортуйте бухгалтерські проведення до програми вашого бухгалтера, увімкніть електронний рахунок-фактуру у форматі Factur-X і знайдіть документи, які може запитати податкова служба: свідоцтво, журнал подій, закриття періодів та архіви.

Пошук аудиторських документів облікового запису

Вкладка Бухгалтерія та аудит збирає все, що може вимагати податкова перевірка: Сертифікат програмного забезпечення каси, який потрібно завантажити та підписати, Журнал подій, що фіксує підключення, зміни налаштувань і аномалії, Закриття, які запечатують кожен день, місяць і рік, а також щомісячні Архів, що піддаються перевірці.

Ці документи є власними для кожного облікового запису для виставлення рахунків, а вкладка з'являється лише для вже збереженого облікового запису.

Бухгалтерія та аудит
Налаштуйте план рахунків вашої організації, експортуйте бухгалтерські проведення до програми вашого бухгалтера, увімкніть електронний рахунок-фактуру у форматі Factur-X і знайдіть документи, які може запитати податкова служба: свідоцтво, журнал подій, закриття періодів та архіви.

Налаштування сповіщень електронною поштою

Кожен обліковий запис для виставлення рахунків повідомляє електронною поштою про події, які його стосуються. Перейдіть до Адміністрування›Налаштування›Виставлення рахунків›Облікові записи для виставлення рахунків, відкрийте потрібний обліковий запис, потім знайдіть блок Сповіщення електронною поштою на вкладці Виставлення рахунків.

Це налаштування діє лише для цього облікового запису: два облікові записи однієї організації можуть сповіщати різних людей.

Вибір отримуваних сповіщень

У розділі Сповіщення для отримання незалежно позначаються чотири категорії:

  • Створення замовлення — щойно зареєстровано замовлення, із бланком замовлення у вкладенні;
  • Платіж отримано — надійшов платіж, онлайн або введений вручну; у вкладенні буде бланк замовлення, якщо залишок ще не сплачено, або рахунок, якщо замовлення повністю оплачене;
  • Відшкодування — виконано повне або часткове повернення коштів, незалежно від його причини;
  • Помилка платежу (технічне сповіщення) — онлайн-платіж не був успішним.

Зніміть позначки з тих, які вам не потрібні. Остання має іншу природу, ніж три перші: вона повідомляє не про продаж, а сигналізує про інцидент, і часто саме її варто залишити, коли ви скорочуєте решту.

Визначення одержувачів

Поле Адреси одержувачів (по одному на рядок, максимум 4) приймає до чотирьох адрес. Кожне сповіщення надсилається одним листом на всі адреси.

Якщо залишити поле порожнім, використовується e-mail облікового запису для виставлення рахунків. Саме на це варто зважати, якщо продажі відстежує лише одна людина: достатньо вказати адресу в обліковому записі, тут нічого дублювати не потрібно.

Повне вимкнення

Перемикач блоку вимикає всі сповіщення цього облікового запису. Жоден лист більше не надсилається, незалежно від категорії.

Обліковий запис, у якому ніхто нічого не змінював, надсилає всі чотири категорії: це початкова поведінка, збережена для того, щоб не позбавити сповіщень облікові записи, створені до появи цього налаштування. Щойно ви збережете блок, ваш вибір застосовується як є — навіть якщо він порожній.
Вимкнення сповіщень стосується лише ваших внутрішніх попереджень. Ваші клієнти й далі отримують свої рахунки та підтвердження оплати: ці листи належать до замовлення, а не до цього налаштування.

Дублювання або видалення облікового запису

Відкрийте обліковий запис: кнопки дублювання та видалення розташовані вгорі панелі.

Обліковий запис не можна видалити, якщо він пов'язаний із підпискою, якщо він є обліковим записом за замовчуванням, якщо це останній обліковий запис організації або якщо до нього прив'язані документи (комерційні пропозиції, замовлення, рахунки, платежі): виданий рахунок має залишатися прив'язаним до того, хто його видав.
Платежі та виставлення рахунків
Товари та послуги
Оновлено середа, 19 серпня 2026 р.
Умови та політика конфіденційності
Україна (UK)