Рахунки-фактури та транзакції

Відстежуйте всі документи продажу вашої організації — комерційні пропозиції, замовлення та рахунки-фактури — приймайте платежі, здійснюйте повернення коштів та експортуйте продажі для бухгалтерії. Перейдіть до меню Адміністрування›Панель управління›Виставлення рахунків›Рахунки та транзакції.

Розрізняйте три типи документів

Продаж має різну форму залежно від його етапу, і тип документа обирається під час його створення.

• Кошторис — це пропозиція з розрахунком вартості, надіслана користувачеві на погодження: тренувальний збір для шкільної групи, оренда корту для компанії.
• Команда — це підтверджений продаж, який очікує на оплату. Саме тут обліковуються платежі.
• Рахунок — це нумерований документ, що створюється щойно надходить платіж.

Четвертий документ, Замовлення на покупку, підходить для громад і комітетів підприємств, які вимагають документ, перш ніж узяти на себе витрати.

Що відбувається з прийнятою комерційною пропозицією

Комерційна пропозиція не є глухим кутом: надіслана електронною поштою, вона містить посилання, за яким користувач може прийняти її самостійно, без облікового запису та без входу в систему. Це посилання дійсне 14 днів.

Перегляд пропозиції — сторінки або PDF — не означає її прийняття. Прийняття відбувається в момент, коли користувач обирає спосіб оплати, і саме цей вибір визначає подальші дії:

• у разі відтермінованої оплати (переказ, чек, на місці) пропозиція перетворюється на Команда зі статусом очікування оплати; вона стане рахунком-фактурою, коли ви приймете платіж;
• у разі онлайн-оплати кошти надходять одразу: документ безпосередньо перетворюється на Рахунок з номером.

Іншими словами, прийняту комерційну пропозицію відстежують так само, як і замовлення — ви знайдете її на вкладці, що відповідає її новому типу.

Знайти продаж

1. Перейдіть до Адміністрування›Панель управління›Виставлення рахунків›Рахунки та транзакції.
2. Вкладки вгорі фільтрують за типом (Кошторис, Замовлення, Рахунки) і за статусом (Очікує, Сплачено, Скасовано, Відшкодовано).
3. Панель Фільтри додатково уточнює пошук, а критерії поєднуються між собою.

Доступні шість фільтрів, зокрема три, про які часто забувають, хоча саме вони відповідають на найпоширеніші запитання:

• За користувачем: уся історія покупок члена клубу, коли він оскаржує списання коштів.
• За менеджером: продажі, оформлені співробітником команди — зручно для перевірки чергового дня.
• За обліковим записом для виставлення рахунків: незамінний, щойно ваша організація виставляє рахунки від кількох суб'єктів.
• За підпискою, За категорією продукту і За статусом доповнюють сортування.

Селектор Період обмежує відображення часовими межами — і він також керує експортом, який відтворює саме те, що ви бачите на екрані.

Шукайте як за особою, так і за номером

Поле пошуку не обмежується номерами документів. Воно одночасно перевіряє:

• номер замовлення та номер рахунка-фактури;
• дані користувача: прізвище, ім'я, логін, адресу електронної пошти та номер ліцензії;
• контактні дані, введені в самому продажі — прізвище, ім'я, назву компанії та e-mail платіжної адреси.

Останній пункт важливий для продажів на місці: покупець не має облікового запису, у списку він відображається як разовий клієнт, і лише пошук за платіжною адресою дає змогу знайти його продаж. Достатньо ввести «Дюпон» або його e-mail.

Створити замовлення або комерційну пропозицію

1. Натисніть Новий.
2. Відкриється вікно Вибрати користувача: вкажіть особу, для якої призначено продаж. Це перше рішення, адже воно визначає платіжну адресу та доступні абонементи.
3. Потім оберіть тип документа: Кошторис або Команда.
4. Додайте позиції за допомогою Додати продукт.
5. Перевірте Адреса для виставлення рахунку: без вашого втручання використовується адреса користувача за замовчуванням.
6. Натисніть Зберегти.

Кожна позиція береться або з каталогу, або вводиться вручну. Довільне введення (окрема картка) слугує для нетипових продажів — струни для ракетки, участь у витратах — а прапорець Зберегти в каталозі позбавить вас потреби вводити позицію повторно, якщо вона траплятиметься й надалі.

Замовлення залишається доступним для редагування, доки не отримано жодного платежу. Після першого надходження коштів воно фіксується: це гарантує, що вже оплачений документ більше не змінюється без відома клієнта.

Застосувати знижку

Існують два механізми, і вони мають різне призначення. Відкрийте розділ Промокод і знижка, щоб перейти до налаштувань.

• Промо-код використовує вже налаштовану комерційну акцію: натисніть Вибрати промокод, і код застосує власне правило націлювання та обмеження.
• Ручна знижка — це разовий жест, який ухвалюється в кожному конкретному випадку: відсоток або сума, які ви вводите довільно та які застосовуються до загальної суми з податками.

Прийняти платіж

1. Відкрийте замовлення, потім натисніть Платіж.
2. Введіть суму: пропонується повний залишок, але часткова сума також приймається.
3. Оберіть спосіб: CB на місці, Готівка, Переказ або Чек.
4. Збережіть.

Якщо для облікового запису для виставлення рахунків налаштовано платіжний термінал, платіж можна одразу надіслати на термінал замість того, щоб вводити його вручну.

Кожне надходження відображається в розділі Транзакції замовлення разом зі своїм статусом: Підтверджено, Очікує, Помилка або Відхилено. Помилково введений платіж можна виправити за допомогою Змінити цю транзакцію або Скасувати цю транзакцію — замовлення одразу перерахує свою Залишилось сплатити.

Розстрочити оплату

Кнопка Графік розподіляє залишок до сплати на кілька платежів із зазначеними датами. Під час кожного наступного надходження сума наступного платежу пропонується автоматично.

Повернути кошти за продаж

1. Відкрийте оплачене замовлення, потім натисніть Відшкодувати.
2. Введіть суму: пропонується повне повернення, часткове також можливе.
3. Якщо було отримано кілька платежів, оберіть, чи віднести повернення до всього замовлення, чи до конкретного платежу.

Онлайн-платіж повертається безпосередньо через ту саму платіжну систему, яка його прийняла: жодного банківського переказу робити не потрібно.

Щодо статусу, ця різниця важлива для вашої бухгалтерії: часткове повернення залишає замовлення в статусі Сплачено та відображає Чистий дохід, тоді як повне повернення переводить його в статус Відшкодовано. Наприклад, реєстрація на 200 € із поверненням 50 € залишається оплаченим продажем, чиста отримана сума якого становить 150 €.

Надіслати та завантажити документи

Окрема кнопка об'єднує все, що стосується самого документа. Вона має назву відкритого документа, що водночас показує вам етап продажу: Кошторис, Замовлення на покупку або Рахунок після отримання платежу.

Її меню пропонує три дії:

• Попередній перегляд — щоб перевірити документ на екрані перед надсиланням;
• Завантажити (PDF) — щоб зберегти його в архіві або передати іншим каналом;
• Надіслати електронною поштою — щоб надіслати його безпосередньо користувачеві.

Простежити, що відбувалося

Розділ Історія замовлення зберігає події продажу: створення, зміни, надходження коштів, надсилання. Це перше місце, куди варто зазирнути, коли член клубу стверджує, що ніколи не отримував свого рахунка-фактури, або коли сума не збігається з тим, що пам'ятає команда.

Керувати замовленням в очікуванні

Замовлення в очікуванні користувач може оплатити будь-коли у своєму просторі, або ж ви можете прийняти платіж вручну.

Послуги з ручним підтвердженням — переказ, чек — надаються щойно ви зареєструєте платіж. Доки ви цього не зробили, член клубу не отримує нічого.

Щоб скасувати продаж, відкрийте його та скористайтеся Скасувати замовлення. Він залишається доступним для перегляду, а налаштування Приховати скасування прибирає його зі списків.

Експортувати продажі та бухгалтерію

Натисніть Завантажити експорт угорі списку: експорт враховує фільтри та період, показані на екрані. Звіти про продажі для електронних таблиць, бухгалтерські проведення та законодавчо визначені формати описані на окремій сторінці.