Рахунки та транзакції

Відстежуйте всі документи продажу вашої організації — комерційні пропозиції, замовлення та рахунки, приймайте платежі, робіть повернення коштів і експортуйте продажі для бухгалтерії. Перейдіть до меню Адміністрування›Панель управління›Виставлення рахунків›Рахунки та транзакції.

Розрізняйте три типи документів

Продаж має різну форму залежно від етапу, на якому ви перебуваєте, і тип документа вибирається під час його створення.

• Кошторис — це цінова пропозиція, надіслана користувачеві на погодження: тренувальний збір для шкільної групи, оренда корту для компанії.
• Команда — це підтверджений продаж, який очікує оплати. Саме він містить платежі.
• Рахунок — це пронумерований документ, який виставляється щойно платіж прийнято.

Четвертий документ, Замовлення на покупку, підходить для громад і профспілкових організацій, які вимагають документ перед тим, як здійснити витрату.

Що відбувається з прийнятою комерційною пропозицією

Комерційна пропозиція — не тупик: надіслана електронною поштою, вона містить посилання, за яким користувач може прийняти її самостійно, без облікового запису та входу в систему. Це посилання діє 14 днів.

Перегляд пропозиції — сторінки або PDF — не означає її прийняття. Прийняття відбувається в момент, коли користувач вибирає спосіб оплати, і саме цей вибір визначає подальший хід:

• у разі відкладеної оплати (банківський переказ, чек, оплата на місці) пропозиція перетворюється на Команда в очікуванні оплати; воно стане рахунком, коли ви приймете платіж;
• у разі онлайн-оплати платіж проходить одразу: документ стає безпосередньо Рахунок з номером.

Інакше кажучи, після прийняття комерційна пропозиція відстежується так само, як замовлення, — ви знайдете її на вкладці, що відповідає її новому типу.

Як знайти продаж

1. Перейдіть до Адміністрування›Панель управління›Виставлення рахунків›Рахунки та транзакції.
2. Вкладки вгорі фільтрують за типом (Кошторис, Замовлення, Рахунки) і за статусом (Очікує, Сплачено, Скасовано, Відшкодовано).
3. Панель Фільтри далі уточнює пошук, і критерії поєднуються між собою.

Доступні шість фільтрів, зокрема три, про які часто забувають, хоча вони відповідають на найчастіші запитання:

• За користувачем: уся історія покупок члена клубу, коли він оскаржує списання.
• За менеджером: продажі, внесені працівником вашої команди, — зручно для перевірки дня чергування.
• За обліковим записом для виставлення рахунків: незамінний, якщо ваша організація виставляє рахунки від кількох суб'єктів.
• За підпискою, За категорією продукту і За статусом доповнюють сортування.

Селектор Період нарешті обмежує показ — і він також керує експортом, який відтворює саме те, що ви бачите на екрані.

Шукайте за особою так само, як за номером

Поле пошуку не обмежується номерами документів. Воно одночасно шукає за:

• номером замовлення та номером рахунка;
• даними користувача: прізвище, ім'я, логін, адреса електронної пошти та номер ліцензії;
• контактними даними, вказаними в самому продажі, — прізвище, ім'я, назва компанії та e-mail адреси для виставлення рахунка.

Останній пункт важливий для продажів на місці: покупець не має облікового запису, у списку він відображається як разовий клієнт, і лише пошук за адресою для виставлення рахунка дозволяє знайти його продаж. Достатньо ввести «Дупон» або його e-mail.

Створення замовлення або комерційної пропозиції

1. Натисніть Новий.
2. Відкриється вікно Вибрати користувача: укажіть особу, для якої призначений продаж. Це перше рішення, адже воно визначає адресу для виставлення рахунка та доступні підписки.
3. Потім виберіть тип документа: Кошторис або Команда.
4. Додайте позиції за допомогою Додати продукт.
5. Перевірте Адреса для виставлення рахунку: без вашого втручання використовується адреса користувача за замовчуванням.
6. Натисніть Зберегти.

Кожна позиція надходить або з каталогу, або з довільного введення. Довільне введення (плитка «Власна позиція») слугує для виняткових продажів — натягування струн, участь у витратах — а позначка Зберегти в каталозі дозволяє не вводити позицію повторно наступного разу, якщо вона має повторюватися.

Замовлення можна змінювати, поки не прийнято жодного платежу. Після першого прийнятого платежу воно фіксується: саме це гарантує, що вже оплачений документ не змінюється без відома клієнта.

Застосування знижки

Існують два механізми, і вони служать різним цілям. Відкрийте розділ Промокод і знижка, щоб перейти до налаштування.

• Промо-код застосовує вже визначену комерційну акцію: натисніть Вибрати промокод, і код застосує власне правило націлювання та обмеження суми.
• Ручна знижка — це одноразове рішення, яке ухвалюється в кожному конкретному випадку: відсоток або сума, які ви вводите вільно, застосовуються до загальної суми з ПДВ.

Приймання платежу

1. Відкрийте замовлення, потім натисніть Платіж.
2. Введіть суму: пропонується повний залишок, але часткова сума також приймається.
3. Виберіть спосіб: CB на місці, Готівка, Переказ або Чек.
4. Збережіть.

Якщо для облікового запису для виставлення рахунків налаштований платіжний термінал, платіж можна надіслати безпосередньо на термінал замість введення вручну.

Кожен прийнятий платіж відображається в розділі Транзакції замовлення разом зі своїм статусом: Підтверджено, Очікує, Помилка або Відхилено. Кнопка Показати деталі відкриває картку транзакції: спосіб оплати, платіжний шлюз, дати, примітки та номери постачальника послуг, якщо вони є.

Поки платіж має статус Очікує, його можна змінювати — Змінити цю транзакцію, щоб виправити введені дані, Скасувати цю транзакцію, щоб від нього відмовитися — і замовлення одразу перераховує свій Залишилось сплатити. А платіж зі статусом Підтверджено змінити вже не можна: він створив бухгалтерський документ, адже рахунок виставляється вже після першого прийнятого платежу. Тому помилку в підтвердженому платежі виправляють поверненням коштів — повним або частковим — яке зберігає слід операції.

Розстрочення оплати

Кнопка Графік розподіляє залишок до сплати на кілька платежів із визначеними датами. Під час кожного наступного приймання платежу сума найближчого платежу пропонується автоматично.

Повернення коштів за продаж

1. Відкрийте оплачене замовлення, потім натисніть Відшкодувати.
2. Введіть суму: пропонується повне повернення, але часткове повернення також можливе.
3. Якщо було прийнято кілька платежів, виберіть, віднести повернення до всього замовлення чи до конкретного платежу.

Онлайн-платіж повертається безпосередньо через платіжний шлюз, який його прийняв: вам не потрібно робити переказ.

Щодо статусу, різниця важлива для вашої бухгалтерії: часткове повернення залишає замовлення у статусі Сплачено і показує Чистий дохід, тоді як повне повернення переводить його у статус Відшкодовано. Наприклад, реєстрація на 200 € з поверненням 50 € залишається оплаченим продажем, чиста отримана сума якого становить 150 €.

Ця різниця також визначає долю наданих товарів і послуг. Повне повернення забирає їх — кредити повертаються, підписка скасовується. Часткове повернення залишає їх на місці: користувач зберігає те, що отримав, зменшується лише отримана сума.

Повернення через платіжний шлюз, а не звідси

Для онлайн-платежу ви можете так само розпочати повернення з адмінпанелі платіжного шлюзу. Він автоматично повідомляє нас про це, і замовлення оновлюється так, ніби ви зробили це через OpenResa: статус, кредит-нота, надані товари й послуги.

Обидва шляхи ведуть до однакового результату. Виберіть той, що вам зручніший, — але лише один із двох.

Коли платіжний шлюз не відповідає

Повернення, розпочате з OpenResa, відбувається у два незалежні етапи, і другий може завершитися невдачею, тоді як перший вдався: замовлення отримує статус «повернено», але гроші залишаються на боці платіжного шлюзу.

У такому разі ви побачите чітке повідомлення про це та запрошення завершити операцію в адмінпанелі шлюзу. Це єдиний випадок, коли потрібно діяти з двох боків.

Надсилання та завантаження документів

Окрема кнопка збирає все, що стосується документів продажу. Вона має назву відкритого документа, що водночас показує вам, на якому етапі перебуває продаж: Кошторис, Замовлення на покупку або Рахунок після приймання платежу. Щойно повернення коштів створило кредит-ноту, назва переходить у множину — Документи — оскільку продаж більше не вміщується в один документ.

У її меню документи перелічені за їхніми номерами — тими самими, що вказані в PDF: спочатку рахунок або комерційна пропозиція, потім по одній кредит-ноті на кожне повернення. Одне натискання завантажує документ, щоб зберегти його в архіві або передати іншим каналом.

Унизу меню Надіслати електронною поштою надсилає комплект документів користувачеві. Надсилання не обмежується основним документом: рахунок надходить разом з усіма кредит-нотами продажу, адже реальну суму до сплати можна зрозуміти лише порівнявши їх.

Відтворення історії подій

Розділ Історія замовлення зберігає події продажу: створення, зміни, прийняті платежі, надсилання. Це перше місце, куди варто зазирнути, якщо член клубу твердить, що ніколи не отримував свого рахунка, або якщо сума не збігається з тим, що пам'ятає команда.

Керування замовленням в очікуванні

Замовлення в очікуванні користувач може оплатити будь-коли зі свого особистого простору, або ви можете прийняти платіж вручну.

Послуги з ручним підтвердженням — банківський переказ, чек — надаються щойно ви зареєструєте платіж. Поки ви цього не зробили, член клубу не отримує нічого.

Щоб відмовитися від продажу, відкрийте його та скористайтеся Скасувати замовлення. Його можна буде переглядати й далі, а налаштування Приховати скасування приховує його зі списків.

Експорт продажів і бухгалтерії

Натисніть Завантажити експорт у верхній частині списку: експорт враховує фільтри та період, показані на екрані. Звіти про продажі для електронних таблиць, бухгалтерські проведення та законодавчо визначені формати описані на окремій сторінці.