Фактури и транзакции

Проследявайте всички документи за продажба на вашата организация — оферти, поръчки и фактури — приемайте плащания, извършвайте възстановявания и експортирайте продажбите си за счетоводството. Отидете в менюто Администрация›Табло за управление›Фактуриране›Фактури & транзакции.

Разграничаване на трите вида документи

Продажбата приема различна форма според етапа, на който се намирате, а видът се избира при създаването на документа.

• Оферта е ценово предложение, изпратено на потребителя за одобрение — тренировъчен лагер за ученическа група, наем на корт от фирма.
• Поръчка е поетата продажба, която очаква плащане. Именно към нея се отнасят плащанията.
• Фактура е номерираният документ, издаван веднага щом бъде прието плащане.

Четвърти документ, Поръчка, е подходящ за общините и фирмените комитети, които изискват документ, преди да поемат разхода.

Какво става с приетата оферта

Офертата не е задънена улица: изпратена по имейл, тя съдържа връзка, която позволява на потребителя сам да я приеме, без профил и без вход в системата. Тази връзка е валидна 14 дни.

Разглеждането на офертата — страницата или PDF файлът — не я приема. Приемането настъпва в момента, в който потребителят избере начин на плащане, и именно този избор определя продължението:

• при отложено плащане (банков превод, чек, на място) офертата се превръща в Поръчка, която очаква плащане; тя ще се превърне във фактура, когато приемете плащането;
• при онлайн плащане разплащането става веднага: документът се превръща директно в Фактура, с номер.

С други думи, веднъж приета, офертата се проследява точно както поръчка — намирате я в раздела, съответстващ на новия ѝ вид.

Намиране на продажба

1. Отидете в Администрация›Табло за управление›Фактуриране›Фактури & транзакции.
2. Разделите най-горе филтрират по вид (Оферта, Поръчки, Фактури) и по статус (В очакване, Платено, Отменено, Възстановено).
3. Панелът Филтри след това уточнява търсенето, а критериите се натрупват.

Налични са шест филтъра, три от които често се забравят, макар че отговарят на най-честите въпроси:

• По потребител: цялата история на покупките на даден член, когато той оспорва удържана сума.
• По отговорник: продажбите, въведени от човек от екипа — полезно за проверка на един дежурен ден.
• На база на акаунт за фактуриране: незаменим, когато вашата организация фактурира от няколко субекта.
• По абонамент, По категория на продукта и По статус допълват подредбата.

Селекторът на Период накрая ограничава показването — той управлява и експортите, които възпроизвеждат точно това, което виждате на екрана.

Търсене по лице, а не само по номер

Полето за търсене не се ограничава до номерата на документите. То претърсва едновременно:

• номера на поръчката и номера на фактурата;
• самоличността на потребителя: фамилия, име, потребителско име за вход, имейл адрес и номер на лиценз;
• данните, въведени в самата продажба — фамилия, име, фирма и имейл от адреса за фактуриране.

Последната точка е важна за продажбите на място: купувачът няма профил, списъкът го показва като клиент на място и само търсенето по адреса за фактуриране позволява да намерите неговата продажба. Достатъчно е да въведете „Иванов“ или неговия имейл.

Създаване на поръчка или оферта

1. Кликнете върху Ново.
2. Отваря се прозорец Изберете потребител: посочете лицето, за което е предназначена продажбата. Това е първото решение, защото то определя адреса за фактуриране и допустимите абонаменти.
3. След това изберете вида на документа, Оферта или Поръчка.
4. Добавете редовете с Добавяне на продукт.
5. Проверете Адрес за фактуриране: без ваша намеса се използва адресът по подразбиране на потребителя.
6. Кликнете върху Запази.

Всеки ред идва по избор от каталога или от свободно въвеждане. Свободното въвеждане (персонализирана плочка) служи за извънредни продажби — кордаж, участие в разходите — а полето Запиши в каталога ви спестява повторното въвеждане следващия път, ако продажбата се очаква да се повтори.

Поръчката остава редактируема, докато не е прието никакво плащане. След първото плащане тя се заключва: така се гарантира, че вече платен документ няма да се промени зад гърба на клиента.

Прилагане на отстъпка

Съществуват два механизма, които не служат за едно и също. Отворете раздела Промоционален код & отстъпка, за да стигнете до настройката.

• Промо код използва вече определена търговска кампания: кликнете върху Изберете промо код и кодът прилага собствените си правила за обхват и таван.
• Ръчно намаление е еднократно решение, взето за конкретния случай: процент или сума, които въвеждате свободно, приложени върху общата сума с ДДС.

Приемане на плащане

1. Отворете поръчката и кликнете върху Плащане.
2. Въведете сумата: предлага се пълното салдо, но се приема и частична сума.
3. Изберете начина: CB на място, В брой, Превод или Чек.
4. Запишете.

Ако към сметката за фактуриране е конфигуриран ПОС терминал, плащането може да тръгне директно към терминала, вместо да се въвежда ръчно.

Всяко прието плащане се появява в раздела Транзакции на поръчката, със своя статус: Потвърдено, В очакване, Неуспех или Отказано. Бутонът Показване на детайлите отваря картона на транзакцията: начин на плащане, платежен шлюз, дати, бележки и референциите на доставчика, когато има такива.

Докато едно плащане е В очакване, то остава редактируемо — Промяна на тази транзакция, за да поправите въведеното, Отмяна на тази транзакция, за да го изоставите — и поръчката веднага преизчислява своя Остава за плащане. Плащане със статус Потвърдено вече не се променя: то е породило счетоводен документ, тъй като фактурата се издава още при първото прието плащане. Затова грешка в потвърдено плащане се поправя чрез възстановяване, пълно или частично, което оставя следа от операцията.

Разсрочване на плащането

Бутонът График разпределя оставащата за плащане сума на няколко вноски с дати. При всяко следващо плащане сумата на следващата вноска ви се предлага автоматично.

Възстановяване на сума по продажба

1. Отворете платената поръчка и кликнете върху Възстановяване на сума.
2. Въведете сумата: предлага се пълно възстановяване, но частичното също е възможно.
3. Ако са приети няколко плащания, изберете дали възстановяването да се отнесе към цялата поръчка или към конкретно плащане.

Онлайн плащането се връща директно през платежния шлюз, който го е приел: не се налага да правите превод.

Що се отнася до статуса, разликата е важна за вашето счетоводство: частичното възстановяване оставя поръчката в Платено и показва Нетни приходи, докато пълното възстановяване я прехвърля в Възстановено. Например записване за 200 €, по което са върнати 50 €, остава платена продажба с нетно постъпление от 150 €.

Разликата определя и съдбата на доставените елементи. Пълното възстановяване ги отнема — кредитите се връщат, абонаментът се отменя. Частичното възстановяване ги оставя: потребителят запазва това, което е получил, намалява само приетата сума.

Възстановяване през платежния шлюз вместо оттук

При онлайн плащане можете със същия успех да стартирате възстановяването от административния панел на платежния шлюз. Той ни уведомява автоматично и поръчката се актуализира, все едно сте минали през OpenResa: статус, кредитно известие, доставени елементи.

Двата пътя водят до един и същ резултат. Изберете този, който ви е удобен — но само единия от двата.

Когато платежният шлюз не отговаря

Възстановяване, стартирано от OpenResa, протича на два независими етапа и вторият може да се провали, след като първият е успял: поръчката преминава във възстановена, но парите остават при платежния шлюз.

Тогава изрично се появява съобщение, което ви приканва да завършите операцията от неговия административен панел. Това е единственият случай, в който трябва да действате и от двете страни.

Изпращане и изтегляне на документите

Специален бутон събира всичко, свързано с документите по продажбата. Той носи името на отворения документ, което същевременно ви показва докъде е стигнала продажбата: Оферта, Поръчка или Фактура, след като е прието плащане. Щом възстановяване е породило кредитно известие, бутонът минава в множествено число — Документи — тъй като продажбата вече не се събира в един-единствен документ.

Неговото меню изброява документите по референция, същата, която фигурира в PDF файла: първо фактурата или офертата, след това по едно кредитно известие за всяко възстановяване. Едно кликване изтегля документа, за да го архивирате или да го изпратите по друг канал.

В долната част на менюто Изпрати по имейл изпраща папката на потребителя. Изпращането не се ограничава до основния документ: фактурата тръгва придружена от всички кредитни известия по продажбата, защото реално дължимата сума се разбира само чрез съпоставянето им.

Проследяване на случилото се

Разделът История на поръчката пази събитията по продажбата: създаване, промени, приети плащания, изпращания. Това е първото място, което да отворите, когато член твърди, че никога не е получил фактурата си, или когато дадена сума не съответства на спомена на екипа.

Управление на чакаща поръчка

Чакащата поръчка може да бъде платена по всяко време от потребителя през неговия профил или да бъде приета ръчно от вас.

Услугите с ръчно потвърждаване — банков превод, чек — се доставят веднага щом запишете плащане. Докато не го направите, членът не разполага с нищо.

За да изоставите продажба, отворете я и използвайте Отмяна на поръчката. Тя остава достъпна за преглед, а настройката Скриване на анулиранията я изключва от списъците.

Експортиране на продажбите и счетоводството

Кликнете върху Изтегляне на експорта най-горе в списъка: експортът възпроизвежда филтрите и периода, показани на екрана. Отчетите за продажби за електронна таблица, счетоводните записи и законовите формати са описани подробно в специалната страница.