Създаване и управление на абонаментите
Абонаментите определят правата за резервиране на вашите потребители: период на достъп, цена, квоти и правила. Създайте по един абонамент за всеки план, предлаган от вашата организация, след което го присвоете в профилите.
Създаване на абонамент
- Отидете в Администрация›Потребители›Права за достъп›Абонаменти и щракнете върху Ново.
- В раздела Общи попълнете Име и цвят и по желание описание.
- В Дати на отваряне на правата задайте периода, през който абонатите могат да влизат в системата. Оставете настройката изключена за достъп без ограничение на датите.
- Щракнете върху Запази.
Конфигурацията е организирана в раздели: Общи, Квота, Разрешения, Правила, Кредити, Покани, Етикети и Регистрации. Разделите, посветени на правилата за резервиране, са описани подробно в отделна страница.
Проследяване на плащането на членския внос
В раздела Общи попълнете Цена на абонамента: тогава във всеки профил се появява поле Платен абонамент с датата и платената сума. Модулът Проследяване на абонаменти (Администрация›Потребители›Права за достъп›Проследяване на абонаменти) изброява всички абонати със статуса на плащането им, с възможност за филтриране чрез По абонамент и По статус и за експортиране във формат Excel.
При нужда активирайте Блокирайте резервациите, ако потребителят не е платил своя абонамент: тогава в профила на потребителя се появява лента и резервирането му се отказва, докато плащането не бъде записано.
За да не следите този екран, активирайте отчетите за дейността: всеки месец те ви изпращат поименен списък на абонаментите, които изтичат през следващите 30 дни.
Продажба на абонамента онлайн
Активирайте Плащания и фактуриране в раздела Общи, за да направите абонамента платим онлайн: потребителите могат да го закупят или подновят според конфигурираните планове, с автоматично фактуриране. Плащането се извършва според начините за приемане на плащания на свързаната сметка за фактуриране.
Когато тази секция е активна, датите придобиват друго значение: те стават Дати за достъп по подразбиране и се прилагат, докато абонатът няма текущ план. Щом закупи план, датите на плана поемат нататък.
Автоматично напомняне на абонатите преди изтичане
Абонат, който остави абонамента си да изтече, губи правата си, без да забележи, а вие разбирате за това, когато той вече не успява да резервира. Три имейла тръгват автоматично преди изтичането: 30 дни преди, 7 дни преди и в деня преди края.
Настройката се прави за всеки абонамент поотделно. Отидете в Администрация›Потребители›Права за достъп›Абонаменти, отворете съответния абонамент, раздел Общи, секция Автоматични напомняния преди изтичане. Тя е активна по подразбиране: не е необходимо да правите нищо, за да я използвате.
Добавяне на персонализирано съобщение
Под превключвателя има редактор, който позволява да добавите няколко реда, включени в имейла: дата на общото събрание, цена за следващия сезон, приемно време за записване, адрес на формуляр за попълване, прикачен файл...
Какво получава абонатът
Имейлът напомня за съответния абонамент, датата му на изтичане и броя оставащи дни, а след това вашето съобщение, ако сте въвели такова.
Бутон за подновяване се показва само ако абонатът наистина може да поднови от своя профил, тоест ако за него е отворен абонамент, който може да се закупи онлайн. В противен случай имейлът само информира, без да предлага невъзможно действие: вие трябва да посочите как да се процедира в персонализираното съобщение.
Кой не получава напомняне
- Абонатите без дата на изтичане. Напомнянето обявява край: без попълнена крайна дата абонаментът никога не изтича от гледна точка на програмата и не тръгва имейл. Това е най-честият случай, когато нищо не се получава — проверете профила на абоната, преди да търсите другаде.
- Абонатите, чийто абонамент има изключени напомняния.
- Спрените абонати.
- Тези, които са изключили известията Плащания и фактуриране в профила си: техният избор има превес пред вашия.
Изискване на удостоверителни документи за резервиране
В раздела Общи секцията Задължителна информация за резервация задължава абонатите да попълнят определена информация, преди да могат да резервират: имейл адрес, пощенски адрес, телефон, профилна снимка, дата на раждане, ранглиста, номер на лиценз, документ за адрес или медицинско свидетелство.
Потребителят е приканен да ги предостави още при първото си влизане, а след това и в момента, в който щракне върху свободен часови интервал. Опцията Приложете това ограничение, когато абонатът е партньор в резервация разширява правилото: абонат с непълни данни тогава не може и да бъде добавен като партньор от някой друг.
Дублиране на абонамент за новия сезон
- Отворете абонамента от изминалия сезон.
- Щракнете върху Дублиране: цялата конфигурация се копира.
- Преименувайте копието и коригирайте датите му.
Масово преназначаване на абонамент
- Отидете в Администрация›Потребители›Управление на потребителите и изберете съответните потребители или Избери всичко след прилагане на филтър.
- Отворете Действия, след което Бързо редактиране.
- Изберете новия абонамент и при нужда датите му, след което щракнете върху Запази.
Бързото редактиране позволява със същото действие да прехвърлите всички в статус „неплатено“: това е операцията за началото на сезона с една-единствена манипулация.
Импортирането на файл също позволява абонаментът на цялата база да се актуализира с една операция.
