Създаване и управление на абонаментите

Абонаментът обединява условията за достъп и резервиране на даден план: дати, цена, квота за резервации и правила, които трябва да се спазват. Създайте абонаментите, които вашата организация предлага, след което присвоете на всеки потребител подходящия за него от неговия профил.

Създаване на абонамент

Започнете с план, предлаган от вашата организация, например Любителски тенис. След това ще можете да го присвоите на съответните потребители, без да въвеждате отново същите правила във всеки профил.

1. Отидете в Администрация›Потребители›Права за достъп›Абонаменти и кликнете върху Ново.
2. В раздела Общи попълнете Име и цвят и незадължително описание.
3. Под Дати на отваряне на правата определете периода, през който абонатите могат да влизат. Оставете настройката изключена за достъп без ограничение във времето.
4. Кликнете върху Запази.

След това попълнете условията за резервиране: колко резервации може да има един абонат едновременно, до кои кортове има достъп, какви правила трябва да спазва. Разделите Квота, Разрешения и Правила позволяват да уточните тези избори. Ръководството по-долу ви помага при тяхната настройка.

Автоматично подреждане на списъка

Режимът Автоматично подрежда списъка вместо вас: не е необходимо да създавате групи. Кликнете върху заглавието на името, на началната или на крайната дата, за да изберете сортирането. Групите се съобразяват с този избор, без да променят абонаментите.

При сортиране по име приложението търси общите думи и сезони. Така то може да свърже Любителски тенис 2026/2027 – Възрастни и Любителски тенис 2026/2027 – Юноши. Последователните имена улесняват това подреждане. Ако наименованията са много различни, приложението разполага с по-малко указания, за да ги групира. При сортиране по дата групите се образуват според началните и крайните дати на абонаментите.

Кликнете върху заглавието на дадена група, за да я свиете или разгънете. Това състояние се запомня за вашия акаунт.

Подреждане на абонаментите в ръчни групи

Изберете този режим, ако искате да подредите списъка по свои критерии. Например можете да обедините тениса и падела в група Спортно училище, след което да разграничите абонаментите за свободна практика и еднократните оферти, независимо от имената им.

1. Превключете на Ръчни групи.
2. Кликнете върху Добавяне на група и задайте име: новата група се появява в началото на списъка.
3. В Всички, без търсене и без филтър, плъзнете редовете, за да ги разпределите в групите и да определите реда им. На сензорен екран задръжте пръста си върху реда, преди да го преместите.
4. Плъзнете заглавието на дадена група, за да промените мястото ѝ. Абонаментите, които не са подредени в никоя група, остават най-долу, под Няма група.

При посочване на заглавието бутоните позволяват да преименувате или да изтриете групата. Изтриването на група запазва нейните абонаменти, които се връщат в Няма група.

Можете също да кликнете върху заглавие на колона, за да сортирате абонаментите по име или по дата във всяка група. Ако след това преместите независим или референтен абонамент, вашето подреждане замества сортирането: избраната позиция се запазва.

Свързаните абонаменти, представени по-долу, остават под своя референтен абонамент. Можете да промените реда им в рамките на това семейство, без да променяте сортирането на останалата част от списъка. Ако преместите референтния абонамент, свързаните с него абонаменти го следват.

Ще откриете тези групирания и в списъците за избор на абонамент, когато улесняват четенето. Пълните имена на абонаментите остават показани там.

Настройване на изгледа и действия върху няколко абонамента

Приспособете списъка към начина си на работа: четене на описанията, преглед на плащанията или показване на повече редове на екрана. Менюто Настройки, вдясно от Ново, запомня вашите предпочитания:

• Показване на описанията: добавя описанието под името, най-много на два реда.
• Показване на плащанията: заменя колоната с началната дата с колоната на плащанията.
• Компактен режим: намалява разстоянието между редовете и размера на имената, бутоните и броячите.

Тези опции са изключени по подразбиране. Дългите имена остават четливи на няколко реда.

Колоните за начало и край се появяват само ако поне един абонамент от филтрирания списък има съответната дата. За да прегледате или промените абонамент, кликнете върху името му, включително на мобилно устройство.

Отметнете полетата вляво от абонаментите, за да действате върху няколко реда наведнъж. Тогава бутоните Архивиране, Свързване, Отделяне и Изтриване се появяват на мястото на разделите за режим. Прилагат се същите права и ограничения, както при действие върху един абонамент.

В ръчен режим Преместване към… подрежда цялата селекция в една група. В Архивирани Възстановяване връща избраните абонаменти в текущия списък.

Споделяне на настройките чрез референтен абонамент

Предлагате няколко плана за падел — за възрастни, за юноши, за студенти — с различни цени, но с еднакви правила? Без връзка между тези абонаменти всяка промяна на квота или на достъпа до кортовете трябва да се повтаря във всеки план, с риск да пропуснете някой.

Референтният абонамент позволява да управлявате тези настройки на едно място. Създайте например Абонамент Падел, след което свържете с него своите планове: промените в общите настройки ще се прилагат автоматично към всички свързани абонаменти, а всеки от тях ще запази собствената си цена и собствената си информация. Ако някои планове трябва да имат различни правила, оставете ги независими или ги свържете с друг референтен абонамент.

Настройките се предават само от референтния абонамент към свързаните абонаменти, когато ги запишете. Промяната на цената или на името на свързан абонамент следователно няма никакво въздействие върху референтния абонамент, нито върху останалите абонаменти. Можете също да присвоите референтния абонамент на потребители: той си остава пълноценен абонамент.

Създаване на свързан абонамент

От списъка бутонът Създаване на свързан абонамент на референтния абонамент позволява бързо да създадете нов вариант. Можете да го направите и от неговата настройка:

1. Отворете абонамента, който ще служи за референтен, раздел Общи.
2. В секцията Референтен абонамент кликнете върху Създаване на свързан абонамент.
3. Въведете желаното име в прозореца за потвърждение и потвърдете.
4. Създаденият абонамент се появява в списъка със свързани абонаменти на референтния абонамент. Кликнете върху бутона му Отвори, за да персонализирате името, цената и останалата му собствена информация.

Свързване на съществуващ абонамент

1. Отворете абонамента за свързване и първо запишете евентуалните си промени.
2. В Общи, секция Референтен абонамент, изберете желания референтен абонамент.
3. Прочетете потвърждението: то посочва колко потребители са засегнати. С потвърждаването заменяте общите настройки на този абонамент с тези на избрания референтен абонамент. Неговата цена и собствената му информация се запазват.

Къде да промените настройките

В свързан абонамент лентата в горната част на панела показва от кой референтен абонамент идват настройките. Наследените настройки се показват в сиво, с името на референтния абонамент. За да ги промените, отворете този референтен абонамент: промяната ще се приложи към всички свързани с него абонаменти.

За всеки свързан абонамент остават персонализируеми:

• неговото име, описание, цвят и ключови думи;
• неговите дати и цветове на резервациите;
• неговите цени и фактуриране, включително цените и продажбата на кредити за резервация или кредити за покани;
• опциите от раздела Регистрации.

Останалите настройки се наследяват: квоти, разрешения, правила, етикети, начин на работа на кредитите и поканите, информация, изисквана за резервиране, блокиране при неплатен абонамент и напомняния преди изтичане.

Например можете да определите цената за юноши на 160 €, а цената за възрастни на 320 €. Всеки запазва своята цена дори когато променяте общите правила в Абонамент Падел.

В списъка линия свързва точките на свързаните абонаменти с тази на техния референтен абонамент: така разпознавате плановете, които споделят едни и същи настройки. Ако името им започва с името на референтния абонамент, може да се покаже само продължението: Падел – Юноши става Юноши под Падел. Пълното име се запазва и е достъпно при посочване.

Отделяне на абонамент, без да го изтривате

От картата на референтния абонамент използвайте Отделяне на съответния ред. Можете също да изберете Няма в полето Референтен абонамент на свързания абонамент и да потвърдите.

Отделянето премахва само връзката: абонаментът и неговите потребители се запазват. Наследените настройки остават такива, каквито са в момента на отделянето, и стават променяеми директно в този абонамент. Промените, направени след това в предишния референтен абонамент, вече няма да се прилагат към него.

За да отделите няколко абонамента наведнъж, отметнете ги в списъка и използвайте Отделяне, според вашите права за управление.

Проследяване на плащането на членския внос

Ако събирате членския внос на рецепцията или по банков път, можете да отбелязвате плащанията, за да знаете кой е платил абонамента си. В раздела Общи попълнете Цена на абонамента: полето Платен абонамент във всеки профил позволява да отбележите плащането, неговата дата и сума.

За да направите преглед на всички потребители, отворете Администрация›Потребители›Права за достъп›Проследяване на абонаменти. Можете да филтрирате списъка по абонамент или по статус на плащане и след това да го експортирате във формат Excel.

Активирайте при нужда Блокирайте резервациите, ако потребителят не е платил своя абонамент: тогава в профила на потребителя се появява лента и резервацията му се отказва до отбелязването на плащането.

За да не се налага да следите този екран, активирайте отчетите за дейността: те всеки месец ви изпращат поименния списък на абонаментите, които изтичат в следващите 30 дни.

Продажба на абонамента онлайн

Активирайте Плащания и фактуриране в раздела Общи, за да направите абонамента платим онлайн: потребителите могат да го закупят или подновят според конфигурираните планове, с автоматично фактуриране. Плащането се извършва според начините за събиране на плащания на свързаната сметка за фактуриране.

Когато тази секция е активна, датите придобиват друг смисъл: те стават Дати за достъп по подразбиране, прилагани докато абонатът няма текущ план. Щом закупи план, в сила влизат датите на плана.

Автоматични напомняния до абонатите преди изтичане

Напомнянията подсещат потребителите да подновят абонамента си, преди да загубят достъпа си до резервациите. Предвидени са три имейла преди датата на изтичане: 30 дни преди, 7 дни преди и в деня преди нея.

За да прегледате настройката, отидете в Администрация›Потребители›Права за достъп›Абонаменти, отворете съответния абонамент, след това раздела Общи, секция Автоматични напомняния преди изтичане. Напомнянията са включени по подразбиране. За свързан абонамент тази настройка се променя в неговия референтен абонамент.

Добавяне на персонализирано съобщение

Под превключвателя редактор позволява да добавите няколко реда, които ще бъдат включени в имейла: дата на общото събрание, цена за следващия сезон, приемно време за записване, адрес на формуляр за попълване, прикачен файл...

Какво получава абонатът

Имейлът напомня за съответния абонамент, неговата дата на изтичане и броя оставащи дни, след което показва вашето съобщение, ако сте въвели такова.

Бутон за подновяване се появява, ако потребителят има достъп до абонамент, който може да купи онлайн от своя акаунт. В противен случай имейлът съдържа само напомнянето и вашето съобщение: не забравяйте да обясните в него как може да се поднови по друг начин.

Кой не получава напомняне

• Абонатите без въведена дата на изтичане в профила им: без тази дата приложението не може да насрочи напомняне.
• Абонатите, чийто абонамент има изключени напомняния.
• Абонатите с временно спрян достъп.
• Тези, които са изключили известията Плащания и фактуриране в своя акаунт.

Изискване на документи за резервиране

В раздела Общи секцията Задължителна информация за резервация задължава абонатите да попълнят определена информация, преди да могат да резервират: имейл адрес, пощенски адрес, телефон, профилна снимка, дата на раждане, класиране, номер на лицензия, документ за адрес или медицинско свидетелство.

Потребителят е приканен да попълни профила си още при първото си влизане, а след това и когато кликне върху свободен часови интервал. Ако активирате Приложете това ограничение, когато абонатът е партньор в резервация, той няма да може да бъде добавен и към резервацията на друг човек, докато липсва исканата информация.

Дублиране на абонамент за новия сезон

Дублирането ви спестява започването от нулата: вземете настройката от предишен сезон, след което адаптирайте датите и опциите на копието.

1. В списъка кликнете върху Дублиране на реда на абонамента, който искате да използвате.
2. Въведете името на копието в прозореца за потвърждение и потвърдете: то се появява в списъка.
3. Кликнете върху името му, за да коригирате датите и необходимите опции.

Можете също да дублирате от панела за настройка на абонамент. В този случай панелът на копието се отваря директно след потвърждението.

Дублирането на свързан абонамент запазва връзката му със същия референтен абонамент, ако имате необходимите права върху него. То не създава нов референтен абонамент за следващия сезон.

Архивиране на ненужните абонаменти

Архивирайте стар план, за да облекчите списъка, без да изтривате абонаментите на потребителите, които все още го имат. Така можете да приберете отминал сезон, без да чакате всички потребители да са сменили плана си.

Кликнете върху Архивиране в списъка и потвърдете. Абонаментът преминава в Архивирани. Той вече не се предлага като нов избор при добавяне или промяна на потребител; тези, които вече са абонирани за него, го запазват.

Лента може да ви предложи абонаменти за архивиране. Проверете селекцията, преди да потвърдите. Ако кликнете върху Скрий, изчезва само лентата и този избор се запомня за вашия акаунт: нито един абонамент не се архивира.

За да върнете абонамент в текущия списък, отворете Архивирани и кликнете върху Възстановяване. Ако възстановите свързан абонамент, чийто референтен абонамент е архивиран, той също се възстановява, при условие че имате нужните права.

Архивираните абонаменти остават достъпни за свързването на абонаментите при класическия импорт и при импорта ADOC.

Изтриване на празен абонамент

Изтрийте абонамент, ако вече нямате нужда от него и няма прикрепен към него потребител. Ако все още се използва, архивирайте го, за да го премахнете от списъка, като го запазите за неговите абонати.

Използвайте Изтриване в списъка или в панела за настройка. Изтриването се отказва, ако абонаментът все още има потребители, ако е зададен по подразбиране или ако е абонаментът на влезлия администратор. Същите защити се прилагат, когато изтривате няколко абонамента наведнъж; тогава съобщението предлага архивиране.

Изтриването на празен референтен абонамент отделя свързаните с него абонаменти: те се запазват с текущите си настройки. За да премахнете само връзка, използвайте Отделяне, без да изтривате абонамента.

Масово преназначаване на абонамент

В началото на сезона можете да присвоите новия абонамент на няколко потребители с една операция, без да отваряте всеки профил.

1. Отидете в Администрация›Потребители›Управление на потребителите и изберете съответните потребители или Избери всичко след филтриране.
2. Отворете Действия, след това Бързо редактиране.
3. Изберете новия абонамент и при нужда неговите дати, след което кликнете върху Запази.

При същата операция можете да отбележите абонамента като неплатен за избраните потребители, например в началото на нов сезон.

Ако подготвяте тези промени във файл, можете също да използвате импорта, за да обновите абонаментите на съответните потребители.