Импортиране и експортиране на потребители

Създайте или актуализирайте базата си от потребители за няколко минути: бързо въвеждане, импортиране на файл Excel/CSV със съответствие на колоните и експортиране по ваш избор.

Добавяне на няколко потребители в движение

1. Отидете в Администрация›Потребители›Импорт / експорт›Бързо създаване.
2. Попълнете по един ред за всеки потребител: фамилия, име, е-мейл, телефон. Щракнете върху Добавяне на ред при нужда.
3. Активирайте Изпратете идентификационните данни по имейл, за да бъдат изпратени автоматично потребителското име и паролата.
4. Щракнете върху Запази.

Данните за вход се генерират според вашите настройки за пароли по подразбиране. Присвоените профил и абонамент са тези, определени по подразбиране в разширените настройки — проверете ги преди първото въвеждане, тъй като ще се прилагат към всички създадени след това профили.

Импортиране на файл Excel или CSV

Импортирането протича в пет стъпки, като можете да се върнете назад на всеки екран:

1. Качете файла си (.xls, .xlsx или .csv) в Администрация›Потребители›Импорт / експорт›Импортиране на файл.
2. Анализ на вашия файл: проверете дали диакритичните знаци и датите се разчитат правилно. Това е моментът да поправите неправилно кодиран файл, преди грешките да се разпространят.
3. Конфигурация на колоните: свържете всяка колона с поле (абонамент, групи, лиценз, кредити, персонализирани полета...). Разпознаването е автоматично въз основа на първия ред; премахнете отметките от колоните, които не желаете. Задължителни са само фамилията и името.
4. Преглед: предупрежденията не спират импортирането, засегнатите клетки приемат стойността по подразбиране.
5. Стартирайте импортирането, след което разгледайте отчета ред по ред: Добавено, Актуализирано или Грешка, със забележка Идентификационни данни изпратени при необходимост. Изтегляне на отчета запазва копие от него.

Как импортирането избягва дублиранията

Всеки ред се съпоставя с вашата база в следния ред: по потребителско име за вход, ако файлът ви съдържа тази колона, в противен случай по фамилия и име. Намереното съответствие води до актуализация; в противен случай се създава нов профил.

Импортирането не може да промени запис, който вашият профил не ви позволява да управлявате: тези редове се появяват като грешка в отчета, без да бъдат приложени.

Експортиране на вашата база

1. Отидете в Администрация›Потребители›Импорт / експорт›Експортиране на файл.
2. Отметнете желаните колони в каталога, подреден по теми: самоличност, данни за контакт, абонамент, лиценз и класиране, резервации, кредити… Полето Търсене на колона намира колона по нейното име или по нейната тема.
3. Проверете списъка Колони на файла: редът в него е редът на колоните във файла. Плъзнете колона за дръжката ѝ, за да я преместите. Можете също да я премахнете с хикса.
4. За да експортирате само част от потребителите, отворете опциите на колона, отбелязана с фуния. Изберете стойност, например Неплатено в колоната Абонамент платен?. Полето Филтри също ограничава обхвата: абонамент, профил, група, статус.
5. Щракнете върху Преглед. След това щракнете върху Експортиране (.xlsx), за да изтеглите файла.

Филтърът на дадена колона се прилага само докато колоната присъства във файла. На телефон Конфигуриране в долната част на екрана ви отвежда директно до списъка с колоните на файла.

Повторно използване на избор с шаблони

Шаблонът запазва колоните, техния ред, техните опции и филтрите. Шаблони на клуба се показват като карти: щракване върху карта зарежда отново нейния избор.

• За да създадете шаблон, съставете своя избор и щракнете върху Нов шаблон. След това му дайте име.
• Щом промените избора на отворен шаблон, той се отбелязва като Променено. Запази актуализира шаблона. Отмяна на промените го отваря отново такъв, какъвто е бил записан. Запази като нов шаблон оставя оригинала непроменен.
• Начални шаблони, общи за всички клубове, дават първоначален избор: Пълни данни за контакт, Лицензирани, Неплатени членски вноски и Оставащи кредити. Отворете един от тях и го адаптирайте към вашия клуб. След това щракнете върху Запазване като шаблон на клуба.

Автоматизиране на обмена на данни

Импортирането и експортирането покриват еднократните нужди, ръчно. Ако вашата организация трябва непрекъснато да синхронизира базата си с друг софтуер, API предоставя същите данни програмно — и освен това позволява създаване и промяна на акаунти.