Счетоводство и електронна фактура
Настройте сметкоплана на вашата организация, експортирайте счетоводните записвания към софтуера на вашия счетоводител и активирайте електронната фактура във формат Factur-X.
Настройване на вашия сметкоплан
Сметкопланът определя по кои сметки и в кои счетоводни журнали ще бъдат отнесени продажбите ви в експортите. Той се настройва за всяка сметка за фактуриране: две структури, които фактурират поотделно, имат всяка своя.
- Отидете в Администрация›Настройки›Фактуриране›Платежни акаунти и отворете съответната сметка.
- Отворете раздела Счетоводен план.
- Коригирайте номерата на сметките и наименованията, след което щракнете върху Запази.
Екранът е структуриран в три блока:
- Продажби, ДДС и клиенти: сметките за услуги, за начислен ДДС, за клиенти и за предоставени намаления.
- Финанси: сметките за банка, за каса и за чекове за инкасиране, използвани от записванията за плащане.
- Дневници: кодовете на журналите за продажби, за банка и за каса.
Разпределяне на продажбите по категория или по ставка
По подразбиране всички ваши продажби се отнасят по една единствена приходна сметка. Две незадължителни разпределения позволяват да отидете по-далеч, в същия раздел.
- Разпределение на продажбите по категории: отделна сметка за всяка категория продукти — абонаменти, кредити, оборудване, уроци… Щракнете върху Добавяне на категория, изберете категорията и въведете нейната сметка.
- Разпределение на ДДС по ставки: отделна сметка за начислен ДДС за всяка ставка. Щракнете върху Добавяне на ставка, въведете ставката и нейната сметка.
Това е полезно, когато счетоводството ви трябва да разграничава дейностите една от друга — например да разделя приходите от обучение от наемането на терени. При липса на разпределение всичко попада по общите сметки, определени по-горе.
Експортиране на продажбите и счетоводните записвания
- Отидете в Администрация›Табло за управление›Фактуриране›Фактури & транзакции.
- Филтрирайте списъка по желания период и критерии: експортът възпроизвежда точно филтрите, показани на екрана.
- Щракнете върху Изтегляне на експорта и изберете формат.
Проследяване на търговската дейност
- Excel (.xlsx): по един ред за всяка поръчка, с датата, потребителя, сумите без ДДС, ДДС и с ДДС, статуса и начина на плащане. Това е предпочитаният формат за анализ на продажбите ви в електронна таблица.
- CSV (.csv): същият отчет, във формат, четим от всяка електронна таблица.
- Изтегляне на PDF фактури: архив, съдържащ PDF файла на всяка фактура от текущия филтър. В него присъстват само издадените фактури.
Предаване на вашия счетоводител
- Счетоводни записи (.csv): записванията в дебит/кредит по фактура, в четим формат, предназначен за ръчно импортиране.
- FEC (Франция): Файлът със счетоводни записвания, законов френски формат, който може да се импортира от Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane или QuickBooks. По едно балансирано записване за всяка фактура.
- FAIA (Люксембург) и DATEV (Германия): законовите формати на тези две държави, предлагани на организациите, установени в тях.
Опцията Включване на правилниците (каса) добавя записванията за плащане (банка, каса, чек) към тези за продажбите. Премахнете отметката, за да експортирате само журнала за продажби.
Издаване на фактури във формат Factur-X
Електронното фактуриране става задължително във Франция. Factur-X е избраният формат: съвсем обикновена PDF фактура, в която е вложен файл с данни, който счетоводните софтуери могат да прочетат автоматично.
За лицето, което получава фактурата, нищо не се променя: то отваря PDF файл, идентичен с предишния. Именно неговият счетоводен софтуер намира в него допълнително сумите и идентификаторите, без да е нужно да ги въвежда отново.
Проверка дали вашата организация е засегната
Това е първият въпрос, който трябва да се реши, и отговорът далеч не е един и същ за всички организации.
- Спортните сдружения, освободени от ДДС по силата на член 261-7-1° от Общия данъчен кодекс, не са засегнати нито от електронното фактуриране, нито от e-reporting. Много организации попадат в този случай.
- Организациите, регистрирани по ДДС, ще трябва да издават фактурите си между професионални лица в електронен формат. За микро-, малките и средните предприятия, тоест почти всички организации, крайният срок за издаване е определен за 1 септември 2027 г.
- Фактурите към физически лица (вашите членове) са извън обхвата на електронното фактуриране, независимо от вашия режим.
Активиране на формата
- Отидете в Администрация›Настройки›Фактуриране›Платежни акаунти и редактирайте съответната сметка.
- В раздела Фактуриране намерете опцията Електронна фактура, разположена в секцията Данни за фактуриране
- Изберете формата:
- Factur-X (Франция) за френска организация: той добавя френските законови реквизити, изисквани за фактурите между професионални лица;
- Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) за европейския стандарт без френските особености;
- Деактивиран, за да се създават класически PDF фактури.
Настройката е специфична за всяка сметка за фактуриране: организация, която фактурира от няколко сметки, ги активира независимо.
Въвеждане на задължителните данни
Електронната фактура трябва да идентифицира издателя си по несъмнен начин. Тези данни се въвеждат в същия раздел, секция Данни за фактуриране.
- SIRET на вашата организация: това е задължителното поле. Без него фактурата не може да бъде съответстваща и под опцията се показва предупредително съобщение.
- ДДС номер, ако вашата организация е регистрирана по ДДС. Ако е празен, SIRET служи като данъчен идентификатор.
- Пълният адрес: наименование, улица, пощенски код, град и държава. Непълен адрес води до фактура, отхвърлена от платформата на вашия клиент.
- Имейлът за фактуриране, използван като точка за контакт, когато не е налице друг идентификатор.
Събиране на SIREN на вашите професионални клиенти
Фактурата между професионални лица трябва да идентифицира и купувача. SIREN на клиента се въвежда в неговия адрес за фактуриране, блок Адрес на фирмата, заедно с Фирмено наименование и SIREN. Същото въвеждане се предлага и при продажба на място.
Нищо от това не се изисква за фактура към физическо лице: име, адрес и държава са достатъчни.
