Счетоводство & одит

Настройте сметкоплана на своята организация, експортирайте счетоводните си статии към софтуера на вашия експерт-счетоводител, активирайте електронната фактура във формат Factur-X и намерете документите, които данъчната администрация може да поиска от вас: удостоверение, дневник на събитията, приключвания и архиви.

Настройване на сметкоплана

Сметкопланът определя по кои сметки и кои дневници ще бъдат отнесени продажбите ви в експортите. Той се настройва за всяка сметка за фактуриране: две структури, които фактурират поотделно, имат всяка своя собствена.

1. Отидете в Администрация›Настройки›Фактуриране›Платежни акаунти и отворете съответната сметка.
2. Отворете раздела Счетоводен план.
3. Коригирайте номерата на сметките и наименованията, след което щракнете върху Запази.

Екранът е организиран в три блока:

• Продажби, ДДС и клиенти: сметките за услуги, за начислен ДДС, за клиенти и за предоставени отстъпки.
• Финанси: сметките за банка, за каса и за чекове за инкасо, използвани от статиите за плащания.
• Дневници: кодовете на дневниците за продажби, за банка и за каса.

Разпределяне на продажбите по категория или по ставка

По подразбиране всички ваши продажби се отнасят по една-единствена приходна сметка. Две незадължителни разпределения позволяват да отидете по-далеч, в същия раздел.

• Разпределение на продажбите по категории: отделна сметка за всяка категория продукт — абонаменти, кредити, оборудване, уроци… Щракнете върху Добавяне на категория, изберете категорията и въведете нейната сметка.
• Разпределение на ДДС по ставки: отделна сметка за начислен ДДС по всяка ставка. Щракнете върху Добавяне на ставка, въведете ставката и нейната сметка.

Това е полезно, когато вашето счетоводство трябва да разграничава дейностите помежду им — например да отдели приходите от обучение от наемането на кортове. Ако няма разпределение, всичко постъпва по общите сметки, определени по-горе.

Експортиране на продажбите и счетоводните статии

1. Отидете в Администрация›Табло за управление›Фактуриране›Фактури & транзакции.
2. Филтрирайте списъка по желания период и критерии: експортът възпроизвежда точно филтрите, показани на екрана.
3. Щракнете върху Изтегляне на експорта и изберете формат.

Проследяване на търговската дейност

• Excel (.xlsx): по един ред за всяка поръчка, с датата, потребителя, сумите без ДДС, ДДС и с ДДС, статуса и начина на плащане. Това е форматът, който да предпочетете, за да анализирате продажбите си в електронна таблица.
• CSV (.csv): същата справка, във формат, четим от всяка електронна таблица.
• Изтегляне на PDF фактури: архив, съдържащ PDF файла на всяка фактура от текущия филтър. В него фигурират само издадените фактури.

Предаване на вашия счетоводител

• Счетоводни записвания (.csv): статиите в дебит/кредит по фактура, в четим формат, предназначен за ръчно импортиране.
• FEC (Франция): Файлът със счетоводни статии, френски законов формат, импортируем от Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane или QuickBooks. Една балансирана статия за всяка фактура.
• FAIA (Люксембург) и DATEV (Германия): законовите формати на тези две държави, предлагани на организациите, установени в тях.

Опцията Включване на правилниците (каса) добавя статиите за плащания (банка, каса, чек) към тези за продажбите. Махнете отметката, за да експортирате само дневника на продажбите.

Издаване на фактури във формат Factur-X

Електронното фактуриране става задължително във Франция. Factur-X е избраният формат: напълно обикновена PDF фактура, в която е вложен файл с данни, който счетоводните софтуери умеят да четат автоматично.

За лицето, което получава фактурата, нищо не се променя: то отваря PDF, идентичен на предишния. Неговият счетоводен софтуер намира в него допълнително сумите и идентификаторите, без да се налага те да бъдат въвеждани отново.

Проверете дали вашата организация е засегната

Това е първият въпрос, който трябва да се изясни, и отговорът далеч не е еднакъв за всички организации.

• Спортните сдружения, освободени от ДДС по силата на член 261-7-1° от Общия данъчен кодекс, не са засегнати нито от електронното фактуриране, нито от e-reporting. Много организации са в този случай.
• Организациите, регистрирани по ДДС, ще трябва да издават фактурите си между професионалисти в електронен формат. За микропредприятията и малките и средните предприятия, тоест почти всички организации, крайният срок за издаване е определен на 1 септември 2027 г.
• Фактурите към физически лица (вашите членове) остават извън обхвата на електронното фактуриране, независимо от вашия режим.

Активиране на формата

1. Отидете в Администрация›Настройки›Фактуриране›Платежни акаунти и редактирайте съответната сметка.
2. В раздела Фактуриране открийте опцията Електронна фактура, разположена в секцията Данни за фактуриране
3. Изберете формата:
   • Factur-X (Франция) за френска организация: добавя френските законови реквизити, очаквани във фактурите между професионалисти;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) за европейския стандарт без френските особености;
   • Деактивиран, за да се издават класически PDF фактури.

Настройката е собствена на всяка сметка за фактуриране: организация, която фактурира от няколко сметки, ги активира независимо една от друга.

Попълване на задължителната информация

Електронната фактура трябва да идентифицира издателя си по безспорен начин. Тази информация се въвежда в същия раздел, секция Данни за фактуриране.

1. SIREN / SIRET на вашата организация: това е задължителното поле. Без него фактурата не може да бъде съответстваща и под опцията се показва предупредително съобщение.
2. ДДС номер, ако вашата организация е регистрирана по ДДС. Ако е празен, SIRET изпълнява ролята на данъчен идентификатор.
3. Пълният адрес: наименование, улица, пощенски код, град и държава. Непълен адрес води до фактура, отхвърлена от платформата на вашия клиент.
4. Имейлът за фактуриране, използван като точка за контакт, когато няма друг наличен идентификатор.

Събиране на SIREN на вашите бизнес клиенти

Фактурата между професионалисти трябва да идентифицира и купувача. SIREN на клиента се въвежда в неговия адрес за фактуриране, блок Адрес на фирмата, заедно с Фирмено наименование и Идентификатор на организацията. Същото въвеждане се предлага и при продажба на гише.

Нищо от това не се изисква за фактура към физическо лице: име, адрес и държава са достатъчни.

Намиране на вашите одитни документи

Софтуер, който приема плащания, трябва да може да докаже, че неговите статии не са били променяни. Четири документа отговарят на това изискване и са събрани на едно и също място: отидете в Администрация›Настройки›Фактуриране›Платежни акаунти, отворете съответната сметка за фактуриране, след което раздела Счетоводство & Одит.

Този раздел се появява само за вече записана сметка: документите се отнасят до дейност, а няма какво да се покаже за сметка, която тепърва се създава. Всяка сметка за фактуриране има своите собствени — ако вашата организация фактурира от няколко структури, разгледайте ги поотделно.

Изтегляне на удостоверението

При проверка данъчната администрация може да поиска от вас да докажете, че вашият софтуер за приемане на плащания спазва условията за неизменяемост, защита, съхранение и архивиране на данните. Картата Удостоверение за софтуера на касовия апарат изготвя този документ при поискване, чрез Изтегляне (PDF).

Документът съдържа две части. Тази на производителя вече е подписана. Втората трябва да бъде попълнена и подписана от вашия законен представител: удостоверението е пълно едва когато двете са събрани, и те се представят заедно.

Картата се появява само за френска сметка за фактуриране: задължението се отнася до данъчно задължените лица, установени във Франция.

Преглед на дневника на събитията

Картата Дневник на събитията води, чрез Прегледай, до доказателствената следа за случилото се с вашето фактуриране. Там няма да намерите продажбите — те са във вашите поръчки — а техническите факти около тях.

В него фигурират по-специално успешните и неуспешните влизания, промените в конфигурацията, промените на правата за фактуриране, направените приключвания, запечатаните документи и издадените дубликати, генерираните архиви, счетоводните експорти, преминаванията в тестов режим, както и установените аномалии: прекъсване на веригата, разминаване при приключване, аномалия на часовника.

Всеки ред съдържа своята дата, вида на събитието, съответната сметка, оператора и подробностите. Филтър по вид и по период позволява да се ориентирате, а бутонът Експортиране изготвя файл.

Разбиране на приключванията

Приключването запечатва даден период: то фиксира съдържащите се в него плащания, фактури и кредитни известия и не може повече нито да бъде променяно, нито да бъде генерирано отново. Картата Приключвания представя дневните, месечните и годишните приключвания на вашата сметка.

Те се извършват автоматично, без намеса от ваша страна. Следователно няма какво да „правите“ всяка вечер: таблицата се попълва сама.

Всеки ред посочва периода, броя транзакции, Нетни приходи, Разпределение по начин на плащане — онлайн, на място, в брой, с чек, с банков превод, с терминал — както и броя на издадените фактури и кредитни известия.

Два момента заслужават да бъдат разбрани, защото често изненадват:

• Общата сума никога не се връща на нула. Става дума за постоянно натрупване от началото на сметката, а не за салдо за период. Общ сбор, който непрекъснато расте, е очакваното поведение.
• Начално салдо (нулева точка) посочва датата и сумата, от които започва това натрупване. За сметка, която е съществувала преди въвеждането на приключванията, това е възприетата отправна точка, а не нулата.

Изтегляне на данъчните архиви

За всеки приключен месец се създава фиксиран архив, събран в датиран ZIP файл: транзакции, фактури, кредитни известия, приключвания и технически дневник за периода. Картата Архив ги изброява под Месечни архиви, с техния период, размер, дата на създаване и Отпечатък (SHA-256).

Този отпечатък е това, което прави архива проверим: той се променя при промяна и на един-единствен байт. Картата е придружена от два бутона, Инструмент за проверка и Ръководство за проверка — с което трето лице, проверяващ или експерт-счетоводител, може само̀ да провери целостта на даден архив, без да минава през вас.

Архивите се изготвят автоматично. Ако приключен период все още няма свой архив, той се появява под Неархивирани приключени периоди и бутон Генерирай позволява да бъде изготвен незабавно.