Счетоводство и одит

Настройте сметкоплана на вашата организация, експортирайте счетоводните записвания към софтуера на вашия счетоводител, активирайте електронната фактура във формат Factur-X и намерете документите, които данъчната администрация може да поиска: удостоверение, дневник на събитията, приключвания и архиви.

Конфигуриране на сметкоплана

Сметкопланът определя по кои сметки и в кои счетоводни дневници се отнасят продажбите ви при експортите. Той се настройва за всяка сметка за фактуриране: две структури, които фактурират поотделно, имат всяка собствен сметкоплан.

1. Отидете в Администрация›Настройки›Фактуриране›Платежни акаунти и отворете съответната сметка.
2. Отворете раздела Счетоводен план.
3. Коригирайте номерата на сметките и наименованията, след което щракнете върху Запази.

Екранът е структуриран в три блока:

• Продажби, ДДС и клиенти: сметките за услуги, за начислен ДДС, за клиенти и за предоставени отстъпки.
• Финанси: сметките за банка, за каса и за чекове за инкасиране, използвани от записванията за плащане.
• Дневници: кодовете на дневниците за продажби, за банка и за каса.

Разпределяне на продажбите по категория или по ставка

По подразбиране всички ваши продажби се отнасят по една-единствена приходна сметка. Две незадължителни разпределения позволяват да отидете по-далеч, в същия раздел.

• Разпределение на продажбите по категории: отделна сметка за всяка категория продукт — абонаменти, кредити, оборудване, уроци… Щракнете върху Добавяне на категория, изберете категорията и въведете нейната сметка.
• Разпределение на ДДС по ставки: отделна сметка за начислен ДДС за всяка ставка. Щракнете върху Добавяне на ставка, въведете ставката и нейната сметка.

Това е полезно, когато счетоводството ви трябва да разграничава дейностите една от друга — например да отдели приходите от обучение от наемането на кортове. Ако няма разпределение, всичко постъпва по общите сметки, определени по-горе.

Експортиране на продажбите и счетоводните записвания

1. Отидете в Администрация›Табло за управление›Фактуриране›Фактури & транзакции.
2. Филтрирайте списъка по желания период и критерии: експортът възпроизвежда точно филтрите, показани на екрана.
3. Щракнете върху Изтегляне на експорта и изберете формат.

Проследяване на търговската дейност

• Excel (.xlsx): по един ред на поръчка, с датата, потребителя, сумите без ДДС, ДДС и с ДДС, статуса и начина на плащане. Това е форматът, който да предпочетете за анализ на продажбите в електронна таблица.
• CSV (.csv): същият отчет, във формат, четим от всяка програма за електронни таблици.
• Изтегляне на PDF фактури: архив, съдържащ PDF файла на всяка фактура от текущия филтър. В него влизат само издадените фактури.

Предаване на вашия счетоводител

• Счетоводни записвания (.csv): записванията по дебит/кредит за всяка фактура, в четим формат, предназначен за ръчно импортиране.
• FEC (Франция): файлът със счетоводните записвания, законов френски формат, който може да се импортира от Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane или QuickBooks. По едно балансирано записване на фактура.
• FAIA (Люксембург) и DATEV (Германия): законовите формати на тези две държави, предлагани на организациите, установени в тях.

Опцията Включване на правилниците (каса) добавя записванията за плащане (банка, каса, чек) към тези за продажбите. Премахнете отметката, за да експортирате само дневника на продажбите.

Издаване на фактури във формат Factur-X

Електронното фактуриране става задължително във Франция. Factur-X е избраният формат: съвсем обикновена PDF фактура, в която е вграден файл с данни, който счетоводните програми могат да прочетат автоматично.

За човека, който получава фактурата, нищо не се променя: той отваря PDF файл, същият като преди. Неговата счетоводна програма намира в него допълнително сумите и идентификаторите, без той да ги въвежда отново.

Проверка дали това се отнася за вашата организация

Това е първият въпрос, който трябва да се изясни, а отговорът далеч не е един и същ за всички организации.

• Спортните сдружения, освободени от ДДС на основание член 261-7-1° от френския Общ данъчен кодекс, не попадат нито в обхвата на електронното фактуриране, нито на e-reporting. Много организации са в това положение.
• Организациите, регистрирани по ДДС, ще трябва да издават фактурите си между юридически лица в електронен формат. За микро-, малките и средните предприятия, тоест почти всички организации, крайният срок за издаване е определен за 1 септември 2027 г.
• Фактурите към физически лица (вашите членове) са извън обхвата на електронното фактуриране, независимо от вашия режим.

Активиране на формата

1. Отидете в Администрация›Настройки›Фактуриране›Платежни акаунти и редактирайте съответната сметка.
2. В раздела Фактуриране намерете опцията Електронна фактура, разположена в секцията Данни за фактуриране
3. Изберете формата:
   • Factur-X (Франция) за френска организация: той добавя френските законови реквизити, изисквани за фактурите между юридически лица;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) за европейския стандарт без френските специфики;
   • Деактивиран, за да издавате класически PDF фактури.

Настройката е специфична за всяка сметка за фактуриране: организация, която фактурира от няколко сметки, ги активира поотделно.

Попълване на задължителните данни

Електронната фактура трябва да идентифицира издателя си по несъмнен начин. Тези данни се въвеждат в същия раздел, секция Данни за фактуриране.

1. SIRET на вашата организация: това е задължителното поле. Без него фактурата не може да бъде съответстваща и под опцията се показва предупредително съобщение.
2. ДДС номер, ако вашата организация е регистрирана по ДДС. Ако е празно, SIRET изпълнява ролята на данъчен идентификатор.
3. Пълният адрес: наименование, улица, пощенски код, град и държава. Непълен адрес води до фактура, отхвърлена от платформата на вашия клиент.
4. Имейлът за фактуриране, използван като точка за контакт, когато няма друг наличен идентификатор.

Събиране на SIREN на вашите бизнес клиенти

Фактурата между юридически лица трябва да идентифицира и купувача. SIREN на клиента се въвежда в неговия адрес за фактуриране, блок Адрес на фирмата, заедно с Фирмено наименование и SIREN. Същото въвеждане се предлага и при продажба на място.

Нищо от това не се изисква за фактура към физическо лице: име, адрес и държава са достатъчни.

Намиране на одитните документи

Софтуер, който приема плащания, трябва да може да докаже, че неговите записвания не са били променяни. Четири документа отговарят на това изискване и са събрани на едно място: отидете в Администрация›Настройки›Фактуриране›Платежни акаунти, отворете съответната сметка за фактуриране, а след това раздела Счетоводство & Одит.

Този раздел се появява само за вече записана сметка: документите се отнасят до дейност, няма какво да се покаже за сметка, която тепърва се създава. Всяка сметка за фактуриране има свои собствени — ако вашата организация фактурира от няколко структури, разгледайте ги поотделно.

Изтегляне на удостоверението

При проверка данъчната администрация може да поиска да докажете, че вашият софтуер за приемане на плащания спазва условията за неизменяемост, защита, съхранение и архивиране на данните. Картата Удостоверение за софтуера на касовия апарат издава този документ при поискване, чрез Изтегляне (PDF).

Документът се състои от две части. Тази на издателя на софтуера вече е подписана. Втората трябва да бъде попълнена и подписана от вашия законен представител: удостоверението е пълно едва когато двете са събрани, и се представя именно заедно.

Картата се появява само за френска сметка за фактуриране: задължението се отнася до данъчно задължените лица, установени във Франция.

Преглед на дневника на събитията

Картата Дневник на събитията води, чрез Прегледай, до доказателствената следа за случилото се с вашето фактуриране. Там няма да намерите продажбите — те са във вашите поръчки — а техническите факти около тях.

В него фигурират по-специално успешните и неуспешните влизания, промените в конфигурацията, промените в правата за фактуриране, направените приключвания, запечатаните документи и издадените дубликати, генерираните архиви, счетоводните експорти, преминаванията в тестов режим, както и откритите аномалии: прекъсване на веригата, разлика при приключване, аномалия на часовника.

Всеки ред съдържа своята дата, вид на събитието, съответната сметка, оператора и подробностите. Филтър по вид и по период помага да се ориентирате, а бутонът Експортиране извлича файл.

Разбиране на приключванията

Приключването запечатва даден период: то фиксира плащанията, фактурите и кредитните известия, които той съдържа, и те вече не могат нито да се променят, нито да се генерират отново. Картата Приключвания представя дневните, месечните и годишните приключвания на вашата сметка.

Те се правят автоматично, без вашата намеса. Следователно нямате какво да „правите“ всяка вечер: таблицата се попълва сама.

Всеки ред посочва периода, броя транзакции, Нетни приходи, Разпределение по начин на плащане — онлайн, на място, в брой, чек, банков превод, терминал — както и броя на издадените фактури и кредитни известия.

Два момента заслужават да бъдат разбрани, защото често изненадват:

• Общата сума никога не се връща на нула. Става дума за постоянно натрупване от създаването на сметката, а не за салдо за периода. Непрекъснато нарастващ общ сбор е очакваното поведение.
• Начално салдо (нулева точка) посочва датата и сумата, от които започва това натрупване. За сметка, съществувала преди въвеждането на приключванията, това е приетата отправна точка, а не нула.

Изтегляне на данъчните архиви

Всеки приключен месец води до фиксиран архив, събран в ZIP файл с времеви печат: транзакции, фактури, кредитни известия, приключвания и технически дневник за периода. Картата Архив ги изброява под Месечни архиви, с техния период, размер, дата на създаване и Отпечатък (SHA-256).

Този отпечатък е това, което прави архива проверим: той се променя и при най-малката променена частица информация. Картата е придружена от два бутона, Инструмент за проверка и Ръководство за проверка — така трето лице, проверяващ или счетоводител, може само да провери целостта на даден архив, без да минава през вас.

Архивите се създават автоматично. Ако приключен период още няма свой архив, той се появява под Неархивирани приключени периоди и бутон Генерирай позволява да бъде създаден незабавно.