Резервации с участие: отваряне на интервал за записване

Резервирайте времеви интервал от името на организацията — тренировъчен лагер, турнир, урок, групов курс — и оставете потребителите сами да се включат, със или без онлайн плащане. Вие определяте капацитета, критериите за достъп и сроковете, и следите списъка с участници.

Кой съставя списъка с участници

Всяка резервация с етикет може да приема участници. От интервал до интервал се променя само кой съставя списъка — вие или самите потребители.

Вие съставяте списъка

Резервирайте интервала с неговия етикет и посочете участниците, без да активирате Споделена резервация. Потребителите не могат да се записват сами: списъкът е ваш.

Той обаче не е окончателен. Отворете отново резервацията от календара по всяко време, за да добавите или премахнете хора в раздела Етикети, където вече записаните участници се показват предварително избрани.

Така работи тренировка, за която сами свиквате групата, отбор, подреден за среща, или курс с предварително определени участници.

Потребителите се записват сами

Активирайте Споделена резервация и интервалът се отваря: в календара се показва брояч на местата и всеки заема своето от профила си.

Така работи ваканционен тренировъчен лагер, вътрешен турнир или мероприятие, отворено за всички желаещи.

След като опцията е активна, управлението на списъка преминава от формуляра за резервация към детайлите на интервала, където разполагате с Добавяне на участници и с Изтриване.

Преминаване от единия към другия режим

Двата режима не се изключват взаимно и изборът никога не е окончателен. Можете първо да съставите списък, а по-късно да активирате Споделена резервация, за да отворите останалите места: вече посочените хора остават записани.

Обратното също е възможно — вижте затварянето на записванията в края на страницата.

Отваряне на интервал за участие

1. В календара щракнете върху интервала, който искате да резервирате.
2. Отворете раздела Етикети на формуляра за резервация.
3. Изберете етикета — тренировъчен лагер, турнир, урок, тренировка — и добавете коментар, ако желаете.
4. Активирайте Споделена резервация, след което щракнете върху Конфигуриране, за да отворите настройките.
5. Изберете евентуално хората, които да бъдат записани служебно, и потвърдете.

Използвайте Повторение, за да обхванете всички занятия на тренировъчен лагер или седмичен курс с една операция: след това ще решите дали едно записване важи за едно занятие, или за цялата поредица.

В календара интервалът показва броя участници спрямо капацитета и покана за включване, докато има свободни места. Едно щракване води към детайлите на интервала, където се намират списъкът и бутонът за участие.

За да се върнете към настройките си по-късно, отворете интервала и използвайте Конфигуриране в блока Участници.

Настройване на капацитета и на обхвата на едно записване

Блокът Участници в настройките съдържа две числа.

Максимум определя броя на местата. След като бъде достигнат, интервалът показва Запълнен и бутонът за участие изчезва.

Минимум не блокира никакво записване: това число служи само като кворум за автоматичното отменяне, описано по-долу. Минималната му стойност е 1. За да се проведе занятието независимо от броя на записаните, не пипайте това поле и просто оставете Автоматично анулиране изключена.

Обхват на участие е най-определящата настройка и тази, която трябва да решите първо:

• Тази резервация — записвате се за едно занятие. Това е подходящо за седмична тренировка, на която се идва според възможностите, или за еднократно мероприятие.
• Всички повторения — записвате се за цялата поредица. Едно записване включва човека във всички занятия от поредицата, а едно отписване го премахва отвсякъде. Това е подходящо за петдневен тренировъчен лагер или за цикъл от последователни занятия. Поредицата остава отворена, докато ѝ остава поне едно предстоящо занятие: така може да се присъедините и към вече започнал лагер.

При Всички повторения детайлите на интервала изброяват датите от поредицата: всеки знае точно за какво се ангажира. При Тази резервация се показва само отвореното занятие.

Кой може да се записва

Без настройка интервалът е отворен за всички потребители на вашата организация.

Активирайте Критерии за допустимост, за да ограничите този достъп, след което изберете критериите. Те повтарят филтрите от вашия списък с потребители, в пет групи: профили, абонаменти, възрастови категории, групи и класирания, към които се добавя и полът.

Потребител, който не отговаря на критериите, все пак вижда бутона, но при щракване получава отговор, че профилът му не отговаря на критериите за този интервал. Същото важи и за другите откази: запълнен интервал, още неотворени записвания, недостъпен продукт. Всеки случай има собствено съобщение — никой не остава пред мълчалив бутон.

Няколко чести приложения: запазване на тренировъчен лагер за една възрастова категория, отваряне на групов курс само за притежателите на определен абонамент, ограничаване на вътрешен турнир до отборна група.

Изключването на опцията изтрива избраните критерии: интервалът отново става отворен за всички.

Плащане за участието

Активирайте Плащания и фактуриране в настройките на интервала, след което изберете продукта за плащане. Списъкът предлага активните продукти от вашия каталог от тип тренировъчен лагер, урок и турнир.

Участникът плаща онлайн в момента на записването си. Мястото му се запазва едва след като плащането бъде получено: докато поръчката остава в изчакване, интервалът показва „Завършете плащането“ и мястото остава свободно за някой друг.

Две настройки прецизират тарифата, без да променят каталога ви:

• „Персонализиране на сумата“ налага Единична цена, валиден само за този интервал. Без него всеки плаща цената, която следва от тарифните правила, зададени в избрания продукт.
• Описанието, въведено тук, се показва под бутона за участие, за сведение на участника.

Тази опция се показва само ако вашата организация използва онлайн фактуриране. От терминал в режим киоск платеният интервал показва съобщение с покана плащането да се извърши от личния профил: онлайн плащането не се извършва на терминала.

Проследяване и управление на участниците

Блокът Участници в детайлите на интервала изброява записаните и показва оставащите места. Вие винаги виждате пълния списък, дори ако сте го скрили за потребителите.

Добавяне на участници позволява да запишете няколко души наведнъж, а Изтриване — да премахнете някого. И двете действия важат за целия обхват, определен по-горе.

При платен интервал добавянето на човек ви кара да изберете как да постъпите със сумата:

1. Направи участието безплатно — човекът е записан и не се създава поръчка. Това е изборът по подразбиране — за покана или за жест от страна на клуба.
2. Приемане на плащането веднага — създава се поръчка и касата се отваря веднага, за да я приемете на място. При няколко участници плащанията се извършват едно след друго. Този избор се предлага само ако вашият профил дава достъп до Администрация›Табло за управление›Фактуриране›Фактури & транзакции.
3. Приемане на плащане по-късно — създава се поръчка и поръчката за покупка се изпраща по имейл. Човекът ще плати по-късно.

Същият избор ви се предлага и когато записвате хора в момента на създаване на интервала: той се появява в раздела Етикети веднага щом отбележите първия участник.

За всеки участник списъкът показва състоянието на плащането: Безплатно, ако участието му е поето от клуба, в противен случай — свързаната поръчка, с възможност да я Осребряване или да изпратите повторно фактурата по имейл.

Гостите не се допускат в този тип интервал: всяко място съответства на идентифициран потребител.

Времеви рамки на записванията

Три срока, всички по избор, всички отчетени спрямо началото на интервала.

Срок за отваряне забавя отварянето на записванията. При 48 часа интервал в понеделник от 10 ч. отваря местата си в предходната събота в 10 ч. Така се избягва тренировъчен лагер, публикуван три месеца предварително, да бъде запълнен в самия ден на публикуването си.

Ограничаване на отписването затваря изхода след определен срок. След него участникът не може да се оттегли сам — при нужда го правите вие. Без тази настройка той може да се отпише до началото на интервала.

Автоматично анулиране отменя резервацията, ако Минимум участници не бъде достигнат в избрания срок. Участниците и създателят на интервала се уведомяват по имейл. Резервация, създадена когато срокът ѝ вече е започнал, никога не се отменя автоматично — така можете без риск да отворите интервал в последния момент.

При платен интервал това отменяне анулира и поръчките, останали в изчакване на плащане: никой вече не може да плати занятие, което няма да се проведе. Вече платените участия, обратно, се запазват и не се възстановяват — вие решавате как да ги обработите.

Дали участията да се приспадат

По подразбиране участието в интервал не изразходва нищо: нито квотата за едновременни резервации, нито ограниченията по период, нито последователните интервали. Потребител може да се запише за тренировъчен лагер, без да губи възможността да резервира корт в същия ден.

Отчитане в квотата и ограниченията обръща това поведение: всяко участие тогава се приспада като обикновена резервация и човек, достигнал квотата си, вече не може да се записва.

Активирайте тази опция, когато участието трябва да има цена за потребителя — например групов курс, включен в абонамента му. Оставете я изключена за всичко, което се добавя към обичайната практика, без да я замества.

Уведомяване по имейл

Участникът винаги получава потвърждение при записването си, както и имейл, ако интервалът бъде отменен автоматично. Тези съобщения не могат да бъдат изключени.

Активиране на известията се отнася до създателя на интервала: той получава известие при всяко записване, при всяко отписване и когато последното място бъде заето. Изключете тази опция при интервал с голямо посещение, ако не искате да следите всяко движение.

Предпочитанията за известия на всеки се спазват: потребител, който е изключил известията си, няма да получи нищо.

Показване на списъка с участниците определя какво виждат потребителите. Когато е активна, всеки знае кой е записан. Когато е изключена, публични са само броячът и оставащите места.

Повторно използване на конфигурация

Настройването на десетина опции при всеки тренировъчен лагер би било досадно. Два механизма ви спестяват това.

Блокът Шаблон в началото на настройките обединява двете действия. Запази като шаблон запазва настройките на интервала под Име на модела, който въведете. Щом съществува шаблон, списъкът Изберете шаблон... се появява отгоре: един избор прилага неговите настройки върху кой да е друг интервал.

Интервалът остава свързан с шаблона, от който произхожда. Ако промените настройките му впоследствие, ще ви бъде зададен въпрос докъде да се отрази промяната: само за тази резервация, за тази резервация и нейните повторения, или Навсякъде — тоест върху всички интервали, които споделят този шаблон.

Затваряне на записванията

Изключването на Споделена резервация при интервал, който вече има записани, е възможно и безопасно за тях: участниците остават на местата си, издадените поръчки остават валидни. Спират само записванията и отписванията, а блокът с участниците изчезва от страна на потребителя.

Възстановяването на сума за участие или премахването на някого впоследствие остава действие от ваша страна: затварянето на записванията не се грижи за това.