Резервации с участие: отваряне на слот за записване

Резервирайте слот от името на организацията — тренировъчен лагер, турнир, урок, групово занятие — и оставете потребителите сами да се записват, безплатно или срещу плащане, онлайн или с кредити за резервация. Вие определяте капацитета, критериите за достъп и сроковете, а също следите списъка с участници.

Изберете кой съставя списъка с участници

Всяка резервация с етикет може да приема участници. Това, което се променя от слот до слот, е кой съставя списъка — вие или самите потребители.

Вие съставяте списъка

Резервирайте слота с неговия етикет и посочете участниците, без да активирате Споделена резервация. Потребителите не могат да се записват сами: списъкът е ваш.

Той обаче не е окончателен. Отворете отново резервацията от календара по всяко време, за да добавите или премахнете хора в раздела Етикети, където вече записаните участници се показват предварително избрани.

Така работи тренировка, за която вие свиквате групата, отбор, съставен за среща, или занятие, чиито записани са определени предварително.

Потребителите се записват сами

Активирайте Споделена резервация и слотът се отваря: на календара се показва брояч на местата, а всеки идва да заеме своето от профила си.

Така работи ваканционен лагер, вътрешен турнир или проява, отворена за всеки желаещ.

След като опцията е активна, управлението на списъка се премества от формуляра за резервация към детайлите на слота, където разполагате с Добавяне на участници и Изтриване.

Преминаване от единия режим към другия

Двата режима не се изключват взаимно и изборът никога не е окончателен. Можете първо да съставите списък, а по-късно да активирате Споделена резервация, за да отворите останалите места: вече посочените хора остават записани.

Обратното също е възможно — вижте затварянето на записванията в края на страницата.

Отваряне на слот за участие

1. В календара щракнете върху слота, който ще резервирате.
2. Отворете раздела Етикети на формуляра за резервация.
3. Изберете етикета — лагер, турнир, урок, тренировка — и добавете коментар, ако желаете.
4. Активирайте Споделена резервация, след което щракнете върху Конфигуриране, за да отворите настройките.
5. Изберете евентуално хората, които да бъдат записани служебно, и потвърдете.

Използвайте Повторение, за да обхванете всички сесии на лагер или на седмично занятие с една операция: след това ще решите дали едно записване важи за една сесия, или за цялата серия.

В календара слотът тогава показва броя участници спрямо капацитета и покана за записване, докато има свободни места. Едно щракване води към детайлите на слота, където се намират списъкът и бутонът за участие.

За да се върнете към настройките си по-късно, отворете слота и използвайте Конфигуриране в блока Участници.

Настройка на капацитета и обхвата на едно записване

Блокът Участници в настройките съдържа две числа.

Максимум определя броя места. След като бъде достигнат, слотът показва Запълнен и бутонът за участие изчезва.

Минимум не блокира никакво записване: това число служи само като кворум за автоматичната отмяна, описана по-долу. Минималната му стойност е 1. За да се проведе сесията независимо от броя записани, не пипайте това поле и просто оставете Автоматично анулиране изключена.

Обхват на участие е най-определящата настройка и тази, която трябва да решите първа:

• Тази резервация — записването е за една сесия. Това е подходящо за седмична тренировка, на която човек идва, когато може, или за еднократна проява.
• Всички повторения — записването е за цялата съвкупност. Едно записване поставя човека във всички сесии от серията, а едно отписване го премахва отвсякъде. Това е подходящо за петдневен лагер или за цикъл от последователни занятия. Една серия остава отворена, докато ѝ предстои поне една сесия: така може да се присъедините и към вече започнал лагер.

При Всички повторения детайлите на слота изброяват датите от серията: всеки знае точно за какво се ангажира. При Тази резервация се показва само отворената сесия.

Изберете кой може да се записва

Без настройка слотът е отворен за всички потребители на вашата организация.

Активирайте Критерии за допустимост, за да ограничите този достъп, след което изберете критериите. Те повтарят филтрите на вашия списък с потребители, в пет групи: профили, абонаменти, възрастови категории, групи и класирания, към които се добавя и полът.

Потребител, който не отговаря на условията, все пак вижда бутона, но при щракване получава отговор, че профилът му не съответства на критериите за този слот. Същото важи и за другите откази: запълнен слот, още неотворени записвания, недостъпен продукт. Всеки случай има свое съобщение — никой не остава пред мълчалив бутон.

Няколко обичайни приложения: запазване на лагер за определена възрастова категория, отваряне на групово занятие само за притежателите на даден абонамент, ограничаване на вътрешен турнир до отборна група.

Изключването на опцията изтрива избраните критерии: слотът отново става отворен за всички.

Таксуване на участието

Активирайте Плащания и фактуриране в настройките на слота, след което изберете как плаща участникът: Продукт за плащане онлайн или Кредити за резервация, за да се изтеглят кредитите от неговия профил, както при резервация (вижте следващия раздел).

При Продукт изберете продукта за плащане. Списъкът предлага активните продукти от вашия каталог от тип лагер, урок, турнир и персонализиран.

Участникът плаща онлайн в момента, в който се записва. Мястото му се запазва само след като плащането бъде получено: докато поръчката е в изчакване, слотът показва „Завършете плащането“ и мястото остава свободно за някой друг.

Две настройки уточняват цената, без да променят каталога ви:

• „Персонализиране на сумата“ налага Единична цена, специфична за този слот. Без нея всеки плаща цената, която произтича от ценовите правила, настроени в избрания продукт.
• Въведеното тук описание се показва под бутона за участие, за сведение на участника.

От терминал слот, платен чрез продукт, показва съобщение с покана за плащане от профила: плащането онлайн не се извършва на терминала.

Таксуване с кредити за резервация

Вашите потребители вече купуват пакети кредити, за да резервират кортовете си? Те могат да платят групово занятие, лагер или турнир със същите тези кредити. Нищо не трябва да събирате от ваша страна, няма плащане онлайн: кредитите се изтеглят от профила им в момента, в който се записват.

Изберете цената

1. В настройките на слота активирайте Плащания и фактуриране.
2. Щракнете върху раздела Кредити за резервация.
3. Изберете как да се изчислява цената на едно участие и запишете.

Възможни са две цени:

1. Според абонамента на участника: всеки плаща това, което неговият абонамент би му струвал, за да резервира този слот. Това е най-простото решение, когато занятието замества обичайна резервация. Например за сесия от 2 часа:
   • Жули има абонамент, който начислява 1 кредит на резервация: тя плаща 1 кредит;
   • Марк има абонамент, който начислява 1 кредит на час: той плаща 2 кредита.
2. Брой кредити: всички плащат един и същ брой кредити, който въвеждате в появилото се поле. Това е правилният избор за единна цена, определена предварително.

Смяната на цената, когато вече има записани хора, важи само за следващите записвания: вече изтеглените кредити не се променят.

Таксуване на цяла серия наведнъж

Едно записване се таксува само веднъж, дори когато Обхват на участие е настроен на Всички повторения.

Да вземем лагер от 5 сутрини по време на ваканцията:

• при Брой кредити със стойност 10 записването за лагера струва 10 кредита за петте сутрини;
• при Според абонамента на участника то би струвало само цената на една сутрин.

За серия ви препоръчваме да определите цената на цялата съвкупност с Брой кредити.

Кой не плаща

Участието е безплатно за потребител, чийто абонамент не изтегля кредити за този слот, независимо от избраната цена:

• абонаментът му не използва кредити за резервация;
• абонаментът му не изтегля кредити в този календар;
• абонаментът му предлага безплатни резервации за същия ден, а сесията се провежда днес.

Той се записва нормално, без да плаща нищо. Така играч, чийто абонамент не използва кредити, може да се присъедини към същия лагер като абонат, който плаща с кредити.

Какво вижда участникът

Цената се показва направо върху бутона Участие, в скоби (например 2 кредита). При щракване потвърждение напомня сумата, която ще бъде изтеглена, и участникът потвърждава с Да, участвам.

Ако няма достатъчно кредити, записването се отказва със съобщението Недостатъчен брой кредити. Ако вашата организация продава кредити онлайн, бутон Купете кредити му позволява да зареди профила си и след това да се върне, за да се запише.

Потребител, освободен от правилата на абонамента, например администратор, се записва и таксува дори ако салдото му е недостатъчно.

Връщане на кредитите при отписване

Участник, който се отписва, си получава обратно кредитите, както при отмяна на резервация. Прилага се и правилото на неговия абонамент, което ограничава връщането на кредити: никакво връщане изобщо или никакво връщане в часовете непосредствено преди сесията. Прозорецът за потвърждение му показва какво ще му бъде върнато.

Например при абонамент, който не връща кредити в рамките на 24 часа преди резервация:

• Пол се отписва в сряда от сесия в събота: кредитите му се връщат;
• ако се отпише в петък вечер: не получава нищо обратно.

След като сесията е започнала или след като е започнала първата сутрин от лагера, отписването вече не връща нищо.

Записване или премахване на участници от вас

Когато добавяте участници, пред вас стоят два избора:

• Направи участието безплатно: човекът се записва, без да плаща нищо;
• Удържане на кредитите: участието се изтегля от профила му, както ако се беше записал сам.

Същите възможности се появяват в раздела Етикети, когато записвате хора в момента на създаване на слота.

При Удържане на кредитите салдото на всеки се проверява. Ако само на един човек не достигат кредити, никой не се добавя, а съобщението ви показва кой е той. Ако профилът ви позволява да резервирате за други потребители без опцията Активиране на ограниченията, тази проверка не се прилага, както при резервация, направена за потребител: човекът се записва и таксува, дори ако салдото му стане отрицателно.

За да премахнете таксуван участник, избирате дали да му върнете кредитите, или да ги задържите (Да не се възстановяват кредити). В списъка с участници при всеки се показва изтеглената сума или значката Безплатно.

Отмяна на сесия или на серия

Отмяната на сесия връща кредитите на участниците, които са били таксувани за нея.

При записване за цялата серия всичко зависи от това какво остава от лагера:

• отменяте една сутрин, а предстоят други: записването продължава да важи за следващите сесии и таксуването се запазва;
• отменяте целия лагер, преди да е започнал: всеки си получава кредитите обратно;
• лагерът е започнал и отменяте последните сутрини: ще бъдете помолени да изберете между Възстановяване на кредитите на участниците и Да не се възстановяват кредити.

Автоматичната отмяна поради липса на участници следва същите правила. В последния случай тя връща кредитите, без да задава въпрос.

Проследяване и управление на участниците

Блокът Участници в детайлите на слота изброява записаните и показва оставащите места. Там винаги виждате пълния списък, дори ако сте го скрили от потребителите.

Добавяне на участници позволява да запишете няколко души наведнъж, а Изтриване — да премахнете някого. И двете действия се прилагат за целия обхват, определен по-горе.

При слот, платен чрез продукт, добавянето на човек ви кара да изберете как да се третира сумата:

1. Направи участието безплатно — човекът се записва и не се създава поръчка. Това е изборът по подразбиране, този на поканата и на жеста към клиента.
2. Приемане на плащането веднага — създава се поръчка и касата се отваря веднага, за да получите плащането на място. При няколко участници плащанията се нижат едно след друго. Тази възможност се предлага само ако профилът ви дава достъп до Администрация›Табло за управление›Фактуриране›Фактури & транзакции.
3. Приемане на плащане по-късно — създава се поръчка и заявката за поръчка се изпраща по имейл. Човекът ще плати по-късно.

Същият избор ви се предлага, когато записвате хора в момента на създаване на слота: той се появява в раздела Етикети веднага щом отметнете първия участник. При слот, платен с кредити, възможностите са Направи участието безплатно и Удържане на кредитите, описани по-горе.

За всеки участник списъкът напомня състоянието на плащането: Безплатно, ако участието му е било поето от клуба, в противен случай свързаната поръчка, с възможност да Осребряване или да изпратите отново фактурата по имейл.

Гостите не се приемат в този тип слот: всяко място съответства на идентифициран потребител.

Времеви рамки на записванията

Три срока, всички незадължителни, всички отнесени спрямо началото на слота.

Срок за отваряне отлага отварянето на записванията. При 48 часа слот в понеделник от 10 ч. отваря местата си в предходната събота в 10 ч. Точно това пречи лагер, публикуван три месеца предварително, да бъде запълнен в деня на публикуването си.

Ограничаване на отписването затваря изхода след определен срок. След него участникът вече не може да се оттегли сам — вие трябва да го направите, ако е необходимо. Без тази настройка той може да се отпише до началото на слота.

Автоматично анулиране отменя резервацията, ако Минимум участници не бъде достигнат до избрания срок. Участниците и създателят на слота се уведомяват по имейл. Резервация, създадена, когато срокът ѝ вече е започнал, никога не се отменя автоматично — така можете да отворите слот в последния момент без риск.

При платен слот тази отмяна анулира и поръчките, останали в изчакване на плащане: никой повече не може да плати сесия, която няма да се състои. Вече платените участия обаче се запазват и не се възстановяват — вие трябва да ги обработите.

Дали участията да се отчитат

По подразбиране участието в слот не изразходва нищо: нито квотата за едновременни резервации, нито ограниченията за период, нито последователните слотове. Потребител може да се запише за лагер, без да губи възможността да резервира корт в същия ден.

Отчитане в квотата и ограниченията обръща това поведение: тогава всяко участие се отчита като обикновена резервация и човек, достигнал квотата си, не може повече да се записва.

Когато вие записвате участници — при създаване на слота или чрез Добавяне на участници — техните квоти и ограничения се проверяват по същия начин, а съобщението посочва съответния човек. Ако профилът ви позволява да резервирате за други потребители без опцията Активиране на ограниченията, вие ги заобикаляте, както при резервация, направена за потребител.

Активирайте тази опция, когато участието трябва да има цена за потребителя — например групово занятие, включено в неговия абонамент. Оставете я изключена за всичко, което се добавя към обичайната практика, без да я замества.

Известяване по имейл

Участникът винаги получава потвърждение при записването си, както и имейл, ако слотът бъде отменен автоматично. Тези съобщения не могат да се изключат.

Активиране на известията се отнася за създателя на слота: той получава известие при всяко записване, при всяко отписване и когато бъде заето последното място. Изключете тази опция при слот с голяма посещаемост, ако не искате да следите всяко движение.

Предпочитанията за известия на всеки се спазват: потребител, който е изключил известията си, няма да получи нищо.

Показване на списъка с участниците решава какво виждат потребителите. Включена, всеки знае кой е записан. Изключена, публични са само броячът и оставащите места.

Повторно използване на конфигурация

Настройването на десетина опции при всеки лагер би било досадно. Два механизма го избягват.

Блокът Шаблон, в началото на настройките, обединява двете действия. Запази като шаблон запазва настройките на слота под Име на модела, което въвеждате. Щом има модел, списъкът Изберете шаблон... се появява отгоре: избирането му прилага неговите настройки върху който и да е друг слот.

Слотът остава свързан с модела, от който произлиза. Ако промените настройките му след това, ще бъдете попитани докъде да се приложи промяната: само за тази резервация, за тази резервация и нейните повторения, или Навсякъде — тоест за всички слотове, които споделят този модел.

Затваряне на записванията

Изключването на Споделена резервация за слот, който вече има записани, е възможно и безопасно за тях: участниците остават на място, издадените поръчки остават валидни. Спират само записванията и отписванията, а блокът с участниците изчезва откъм потребителя.

Възстановяването на сума за участие или премахването на някого впоследствие остава действие от ваша страна: затварянето на записванията не се занимава с това.