Получаване на отчети за дейността по имейл
Получавайте автоматично обобщение на живота на вашата организация: състав, абонаменти, регистрации, резервации, влизания и имейли, заедно с развитието спрямо предходния период.
Активиране на отчетите
- Отидете в Администрация›Настройки›Отчети за дейности.
- Активирайте Активиране на имейл отчети за дейността.
- В Имейл адреси посочете до 4 получатели, по един адрес на ред.
- Щракнете върху Запази.
Получателите нямат нужда от акаунт на отговорник, нито от специални права: отчетът пристига директно в пощата им. Това е най-лесният начин да държите в течение председател или касиер, който никога не влиза в приложението.
Избор на честотата
Съществуват три отчета, които можете да активирате поотделно или заедно:
- Ежедневни отчети: всяка сутрин, дейностите от предходния ден.
- Седмични отчети: всеки понеделник сутрин, изминалата седмица.
- Месечни отчети: на 1-во число всеки месец, изминалият месец.
Всеки от тях отговаря на различна нужда. Ежедневният обслужва текущата работа: показва какво трябва да се свърши днес. Месечният се препраща такъв, какъвто е, до управителния съвет, без преформатиране. Седмичният е междинното решение и е подходящ за отговорник доброволец, който минава през клуба веднъж седмично.
Какво съдържа отчетът
Отчетът започва с най-важното, след което разглежда подробно всяка област. Всяко число се сравнява с референтен период: предходният ден при ежедневния отчет, предходната седмица при седмичния и същият месец от предходната година при месечния, за да не се сравнява началото на сезона през септември с августовската ваканция.
Обобщението и ключовите числа
Отчетът започва с обобщаващо изречение и до три акцента: рекорд за последните осем периода, ясно изразено нарастване или спадане.
Следват до четири ключови числа: събраната сума, резервациите, чийто слот попада в периода, процентът на заетост и броят на влезлите потребители. Всяко от тях показва своето развитие, числото за сравнявания период в сиво и малка графика за последните осем периода.
Точките за обработка и предстоящата седмица
Отделно поле събира точките за обработка към деня на изпращане: просрочени вноски със сумата за напомняне, неплатени поръчки от повече от 7 дни (без офертите и плащанията на вноски), онлайн регистрации за одобрение, продукти с ниска наличност и абонаменти, които изтичат в рамките на 30 дни. Всеки ред отваря съответния екран.
Следващата част се отнася за следващите 7 дни или за започващия ден при ежедневния отчет: вече планирани резервации, очаквана заетост, уроци и лагери с техните участници и свободни места, затваряния на кортове и денят с най-малко резервации.
Фактурирането и събирането на плащания
Този раздел обхваща събраната сума с приспаднати възстановявания, получените плащания, издадените фактури, средната стойност на поръчка, отказаните онлайн плащания, разпределението по начин на плащане и най-продаваните продукти. Сумите следват същото изчисление като статистиките за фактуриране, за всички сметки за фактуриране заедно, без никакви имена на клиенти.
Разделът се показва само ако вашата организация е събрала, фактурирала или възстановила нещо, или е имала отказано плащане, през един от двата периода.
Резервациите
Този раздел показва резервациите по дни (по седмици в месечния отчет), създадените през периода резервации по тип, изиграните часове и анулиранията, включително направените по-малко от 24 часа преди слота. Топлинна карта съпоставя дните и часовете, след което следват процентът на заетост по календар и най-активните играчи.
Ежедневният отчет, който обхваща един-единствен ден, не показва нито графика на резервациите, нито топлинна карта.
Потребителите, отчитането на присъствие, регистрациите и имейлите
- Потребители и абонаменти: нови потребители, абонаменти, изтекли през периода или изтичащи през следващите 30 дни, абонати без резервация от 30 дни, спрени акаунти, преместени в кошчето или изтрити, влизания и общ състав. Рождените дни през следващите 7 дни, или за деня при ежедневния отчет, се добавят, ако активирате опцията.
- Отчитане на присъствие на терминала: отчетени и неотчетени слотове, автоматични анулирания и санкционирани потребители.
- Онлайн регистрации: приети и отхвърлени заявки през периода, както и заявки, които чакат вашето одобрение.
- Имейли: доставени съобщения, процент на отваряне, неуспехи и адреси за корекция в картоните.
Отчитането на присъствие и онлайн регистрациите се показват само ако функцията е активна във вашата организация: онлайн регистрациите трябва да са отворени поне за един абонамент, а отчитането на присъствие трябва да е активирано на терминала.
Какво не се показва
Нулева стойност и за двата периода не се показва, а празен раздел изчезва: отчетът на малка организация остава кратък. Когато няма какво да покаже, за този период не се изпраща имейл. В настройките на отчетите можете също да премахнете разделите, които не Ви засягат.
Използване на отчета като списък със задачи
Това е и разликата между този отчет и обикновена таблица с числа: няколко рубрики са поименни. Не четете само „12 абонамента изтичат скоро“, а получавате списъка с дванадесетте души.
От това произтичат естествено три приложения:
- Списъкът с абонаментите, изтичащи в рамките на 30 дни, е Вашият списък за напомняния. Той пристига сам, всеки месец, без да се налага да създавате филтър.
- Списъкът с чакащите регистрации Ви напомня за заявките, които никой не е обработил — типичният случай на организация, в която няколко души администрират, без да си разпределят изрично задачите.
- Броячът на неуспешните имейли сигнализира за влошаваща се база с адреси много преди член да се оплаче, че не получава нищо.
