Получаване на отчети за дейността по e-mail
Получавайте автоматично обобщение на живота във вашата организация: членска маса, абонаменти, регистрации, резервации, влизания и e-mail съобщения, заедно с промяната спрямо предходния период.
Активиране на отчетите
- Отидете в Администрация›Настройки›Отчети за дейности.
- Активирайте Активиране на имейл отчети за дейността.
- В Имейл адреси въведете до 4 получателя, по един адрес на ред.
- Щракнете върху Запази.
Получателите не се нуждаят от акаунт на управител, нито от специално право: отчетът пристига директно в пощенската им кутия. Това е най-лесният начин да държите информиран президент или касиер, който никога не влиза в приложението.
Избор на честота
Съществуват три отчета, които може да активирате поотделно или заедно:
- Ежедневни отчети: всяка сутрин, дейностите от предишния ден.
- Седмични отчети: всеки понеделник сутрин, изминалата седмица.
- Месечни отчети: на 1-во число на всеки месец, изминалия месец.
Всеки от тях отговаря на различна нужда. Дневният отчет обслужва текущата работа: показва какво трябва да се свърши днес. Месечният отчет може да бъде препратен на управителния съвет в непроменен вид, без преформатиране. Седмичният е междинният вариант и е подходящ за отговорник на доброволни начала, който минава на място веднъж в седмицата.
Какво съдържа отчетът
Отчетът не се ограничава до резервациите. Той обединява седем групи показатели, всяка от които е сравнена с предходния период:
- Потребители: общ брой, нови акаунти, спрени акаунти, акаунти, преместени в кошчето, и окончателно изтрити акаунти.
- Абонаменти: платени абонаменти, изтекли абонаменти и най-вече тези, които изтичат през следващите 30 дни.
- Онлайн регистрации: одобрени, отказани и чакащи заявки.
- Резервации: общо, резервации на потребителите, етикети на организацията, покани, анотации, анулирания.
- Влизания: успешни влизания, отказани влизания и брой активни потребители.
- E-mail съобщения: доставени, отворени и неуспешни съобщения.
- Отчитане на присъствие на терминала: отчетени часови интервали, неотчетени, автоматични анулирания и санкционирани акаунти.
Последните три групи се показват само ако съответната функция е активна във вашата организация: онлайн регистрациите трябва да са отворени за поне един абонамент, а отчитането на присъствие трябва да е активирано на терминала.
Използване на отчета като списък със задачи
Именно това отличава този отчет от обикновена таблица с числа: няколко раздела съдържат имена. Не четете само „12 абонамента изтичат скоро“, а получавате списъка с тези дванадесет души.
От това следват три естествени приложения:
- Списъкът с абонаментите, изтичащи в следващите 30 дни, е вашият списък за напомняне. Той пристига сам, всеки месец, без да е нужно да създавате филтър.
- Списъкът с чакащите регистрации ви напомня за заявките, които никой не е обработил — типичният случай на организация, в която няколко души администрират, без изрично да си разпределят задачите.
- Броячът на неуспешните e-mail съобщения сигнализира за влошаваща се база с адреси много преди член да се оплаче, че не получава нищо.
