Abonelik oluşturma ve yönetme
Abonelikler, kullanıcılarınızın rezervasyon haklarını belirler: erişim dönemi, ücret, kotalar ve kurallar. Organizasyonunuzun sunduğu her plan için bir abonelik oluşturun, ardından bunu kayıtlara atayın.
Abonelik oluşturma
- Yönetim›Kullanıcılar›Erişim hakları›Abonelikler bölümüne gidin ve Yeni ögesine tıklayın.
- Genel sekmesinde İsim & renk alanını ve isteğe bağlı bir açıklama girin.
- Hakların açılış tarihleri altında, abonelerin bağlanabileceği dönemi tanımlayın. Tarih sınırı olmayan bir erişim için bu ayarı devre dışı bırakın.
- Kaydet ögesine tıklayın.
Yapılandırma sekmeler hâlinde düzenlenmiştir: Genel, Kota, İzinler, Kurallar, Krediler, Davetler, Etiketler ve Kayıtlar. Rezervasyon kurallarına ayrılmış sekmeler ayrı bir sayfada ayrıntılı olarak anlatılmaktadır.
Aidat ödemelerini takip etme
Genel sekmesinde Abonelik ücreti alanını doldurun: bunun üzerine her kayıtta, ödenen tarih ve tutarla birlikte bir Ödenmiş Abonelik kutusu görünür. Aboneliklerin takibi modülü (Yönetim›Kullanıcılar›Erişim hakları›Aboneliklerin takibi) tüm aboneleri ödeme durumlarıyla listeler; Aboneliğe göre ve Duruma göre ile filtrelenebilir ve Excel biçiminde dışa aktarılabilir.
Gerekirse Kullanıcı abonelik ücretini ödemediyse rezervasyonları engelle seçeneğini etkinleştirin: bu durumda kullanıcının kaydında bir bilgi şeridi görünür ve ödeme kaydedilene kadar rezervasyon yapması reddedilir.
Bu ekranı sürekli izlemek zorunda kalmamak için etkinlik raporlarını etkinleştirin: her ay, 30 gün içinde süresi dolacak aboneliklerin isim listesini size gönderirler.
Aboneliği çevrimiçi satma
Aboneliği çevrimiçi ücretli hâle getirmek için Genel sekmesinde Ödemeler & faturalama seçeneğini etkinleştirin: kullanıcılar, yapılandırılan planlara göre aboneliği satın alabilir veya yenileyebilir ve faturalandırma otomatik olarak yapılır. Ödeme, ilişkili faturalandırma hesabının tahsilat yöntemlerine göre gerçekleşir.
Bu bölüm etkin olduğunda tarihler farklı bir anlam kazanır: abonenin yürürlükte bir planı olmadığı sürece uygulanan Varsayılan erişim tarihleri hâline gelirler. Abone bir plan satın alır almaz, devreyi planın tarihleri devralır.
Aboneleri süre dolmadan önce otomatik olarak uyarma
Aboneliğinin süresinin dolmasına izin veren bir abone, haklarını fark etmeden kaybeder ve siz bunu ancak artık rezervasyon yapamadığında öğrenirsiniz. Süre dolmadan önce otomatik olarak üç e-posta gönderilir: 30 gün kala, 7 gün kala ve bir gün önce.
Ayar her abonelik için ayrı ayrı yapılır. Yönetim›Kullanıcılar›Erişim hakları›Abonelikler bölümüne gidin, ilgili aboneliği açın, Genel sekmesine, Süre dolmadan önce otomatik hatırlatmalar bölümüne geçin. Bu bölüm varsayılan olarak etkindir: yararlanmak için hiçbir şey yapmanıza gerek yoktur.
Kişiselleştirilmiş bir mesaj ekleme
Düğmenin altındaki düzenleyici, e-postada yer alacak birkaç satır eklemenizi sağlar: genel kurul tarihi, gelecek sezonun ücreti, kayıt nöbet saatleri, doldurulacak bir formun adresi, bir ek dosya...
Abonenin aldığı bilgiler
E-posta, ilgili aboneliği, bitiş tarihini ve kalan gün sayısını hatırlatır, ardından girdiyseniz mesajınızı iletir.
Yenileme düğmesi yalnızca abone hesabından gerçekten yenileme yapabiliyorsa, yani ona çevrimiçi satın alınabilen bir abonelik açıksa görünür. Aksi hâlde e-posta yalnızca bilgi verir ve gerçekleştirilemeyecek bir işlem önermez: izlenecek yolu kişiselleştirilmiş mesajda belirtmek size düşer.
Kimler hatırlatma almaz
- Bitiş tarihi olmayan aboneler. Hatırlatma bir bitişi duyurur: bitiş tarihi girilmemişse abonelik, yazılım açısından hiçbir zaman sona ermez ve hiçbir e-posta gönderilmez. Hiçbir şey gelmediğinde en sık karşılaşılan durum budur — daha uzağa bakmadan önce abonenin kaydını kontrol edin.
- Aboneliğinde hatırlatmalar devre dışı bırakılmış olan aboneler.
- Askıya alınmış aboneler.
- Hesabında Ödemeler & faturalama bildirimlerini kapatmış olanlar: onların tercihi sizinkinden önce gelir.
Rezervasyon için belge zorunlu kılma
Genel sekmesindeki Rezervasyon için zorunlu bilgiler bölümü, aboneleri rezervasyon yapabilmeden önce bazı bilgileri tamamlamaya zorunlu kılar: e-posta adresi, posta adresi, telefon, profil fotoğrafı, doğum tarihi, sıralama, lisans numarası, ikametgâh belgesi veya sağlık raporu.
Kullanıcıdan bunları ilk bağlantısında, ardından boş bir zaman aralığına tıkladığı anda sağlaması istenir. Aboneyi bir rezervasyonda partner olduğunda bu kısıtlamayı uygulayın seçeneği kuralı genişletir: bilgileri eksik olan abone, o zaman başka biri tarafından partner olarak da eklenemez.
Yeni sezon için bir aboneliği çoğaltma
- Geçen sezonun aboneliğini açın.
- Çoğalt ögesine tıklayın: tüm yapılandırma kopyalanır.
- Kopyayı yeniden adlandırın ve tarihlerini ayarlayın.
Toplu olarak abonelik atama
- Yönetim›Kullanıcılar›Kullanıcı yönetimi bölümüne gidin ve ilgili kullanıcıları seçin ya da bir filtreden sonra Hepsini seç ögesini kullanın.
- Eylemler ve ardından Hızlı düzenleme ögesini açın.
- Yeni aboneliği ve gerekirse tarihlerini seçin, sonra Kaydet ögesine tıklayın.
Hızlı düzenleme, aynı işlemle herkesi yeniden ödenmemiş duruma getirmenizi sağlar: sezon başı işlemi tek hamlede tamamlanır.
Bir dosya içe aktarımı da tüm veritabanının aboneliğini tek bir işlemde güncellemenize olanak tanır.
