Muhasebe & Denetim

Kuruluşunuzun hesap planını ayarlayın, kayıtlarınızı mali müşavirinizin yazılımına aktarın, Factur-X biçiminde elektronik faturayı etkinleştirin ve vergi idaresinin sizden isteyebileceği belgelere ulaşın: belge, olay günlüğü, kapanışlar ve arşivler.

Hesap planınızı yapılandırma

Hesap planı, satışlarınızın dışa aktarımlarda hangi hesaplara ve hangi defterlere işleneceğini belirler. Faturalandırma hesabı bazında ayarlanır: ayrı ayrı fatura kesen iki kuruluşun her birinin kendi hesap planı vardır.

1. Yönetim›Ayarlar›Faturalama›Faturalandırma Hesapları bölümüne gidin ve ilgili hesabı açın.
2. Muhasebe Planı sekmesini açın.
3. Hesap numaralarını ve adlarını düzenleyin, ardından Kaydet ögesine tıklayın.

Ekran üç bloktan oluşur:

• Satışlar, KDV ve müşteriler: hizmet satışları, hesaplanan KDV, müşteriler ve verilen indirimler hesapları.
• Maliye: tahsilat kayıtlarında kullanılan banka, kasa ve tahsil edilecek çekler hesapları.
• Yevmiye defterleri: satış, banka ve kasa defterlerinin kodları.

Satışlarınızı kategoriye veya orana göre ayırma

Varsayılan olarak tüm satışlarınız tek bir gelir hesabına işlenir. Aynı sekmede, daha ayrıntılı çalışmanızı sağlayan iki isteğe bağlı ayrıştırma bulunur.

• Kategoriye göre satış dağılımı: her ürün kategorisi için ayrı bir hesap — abonelikler, krediler, ekipman, dersler… Kategori Ekle ögesine tıklayın, kategoriyi seçin ve hesabını girin.
• KDV'nin oranlara göre dağılımı: her oran için ayrı bir hesaplanan KDV hesabı. Bir oran ekle ögesine tıklayın, oranı ve hesabını girin.

Bu, muhasebenizin faaliyetleri birbirinden ayırması gerektiğinde işe yarar — örneğin eğitim gelirlerini kort kiralamalarından ayırmak için. Ayrıştırma yapılmazsa her şey yukarıda tanımlanan genel hesaplara gider.

Satışlarınızı ve kayıtlarınızı dışa aktarma

1. Yönetim›Gösterge Paneli›Faturalama›Faturalar & işlemler bölümüne gidin.
2. Listeyi istediğiniz döneme ve ölçütlere göre filtreleyin: dışa aktarım, ekranda görünen filtreleri birebir kullanır.
3. Dışa aktarmayı indir ögesine tıklayın ve bir biçim seçin.

Ticari faaliyeti izleme

• Excel (.xlsx): her sipariş için bir satır; tarih, kullanıcı, KDV hariç, KDV ve KDV dâhil tutarlar, durum ve ödeme yöntemi. Satışlarınızı bir hesap tablosunda incelemek için tercih edilecek biçim budur.
• CSV (.csv): aynı rapor, herhangi bir hesap tablosu programının okuyabileceği bir biçimde.
• PDF faturalarını indir: geçerli filtredeki her faturanın PDF dosyasını içeren bir arşiv. Yalnızca düzenlenmiş faturalar yer alır.

Mali müşavirinize iletme

• Muhasebe kayıtları (.csv): fatura bazında borç/alacak kayıtları, elle içe aktarım için okunabilir bir biçimde.
• FEC (Fransa): Fransız yasal biçimi olan Muhasebe Kayıtları Dosyası; Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane veya QuickBooks tarafından içe aktarılabilir. Her fatura için dengeli bir kayıt.
• FAIA (Lüksemburg) ve DATEV (Almanya): bu iki ülkenin yasal biçimleri; orada kurulu kuruluşlara sunulur.

Yönetmelikleri dahil et (muhasebe) seçeneği, satış kayıtlarına tahsilat kayıtlarını (banka, kasa, çek) ekler. Yalnızca satış defterini dışa aktarmak için bu seçeneğin işaretini kaldırın.

Factur-X biçiminde fatura düzenleme

Fransa'da elektronik faturalandırma zorunlu hâle geliyor. Seçilen biçim Factur-X: tamamen sıradan bir PDF fatura; içine, muhasebe yazılımlarının otomatik olarak okuyabildiği bir veri dosyası yerleştirilmiştir.

Faturayı alan kişi için hiçbir şey değişmez: bir PDF açar, öncekiyle aynı. Ek olarak tutarları ve kimlik bilgilerini, kişinin yeniden girmesine gerek kalmadan bulan şey, onun muhasebe yazılımıdır.

Kuruluşunuzun kapsamda olup olmadığını denetleyin

Karara bağlanacak ilk soru budur ve yanıt kuruluştan kuruluşa büyük ölçüde değişir.

• Genel Vergi Kanunu'nun 261-7-1° maddesi uyarınca KDV'den muaf olan spor dernekleri ne elektronik faturalandırma ne de e-raporlama kapsamındadır. Birçok kuruluş bu durumdadır.
• KDV mükellefi kuruluşlar, işletmeler arası faturalarını elektronik biçimde düzenlemek zorunda olacaktır. Çok küçük işletmeler ve KOBİ'ler, yani kuruluşların neredeyse tamamı için düzenleme tarihi 1 Eylül 2027 olarak belirlenmiştir.
• Bireylere (üyelerinize) kesilen faturalar, vergi rejiminiz ne olursa olsun elektronik faturalandırma kapsamı dışındadır.

Biçimi etkinleştirme

1. Yönetim›Ayarlar›Faturalama›Faturalandırma Hesapları bölümüne gidin ve ilgili hesabı düzenleyin.
2. Faturalama sekmesinde, Fatura bilgileri bölümünde yer alan Elektronik Fatura seçeneğini bulun.
3. Biçimi seçin:
   • Fransız kuruluşlar için Factur-X (Fransa): işletmeler arası faturalarda beklenen Fransız yasal ibarelerini ekler;
   • Fransa'ya özgü kurallar olmadan Avrupa normu için Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931);
   • Klasik PDF faturalar üretmek için Devre dışı.

Ayar her faturalandırma hesabına özeldir: birden fazla hesaptan fatura kesen bir kuruluş, bunları ayrı ayrı etkinleştirir.

Zorunlu bilgileri girme

Bir elektronik fatura, düzenleyicisini kesin biçimde tanımlamalıdır. Bu bilgiler aynı sekmede, Fatura bilgileri bölümünde girilir.

1. Kuruluşunuzun SIREN / SIRET bilgisi: vazgeçilmez alan budur. O olmadan fatura uyumlu olamaz ve seçeneğin altında bir uyarı iletisi görüntülenir.
2. Kuruluşunuz mükellefse KDV numarası bilgisi. Boş bırakılırsa SIRET numarası vergi kimliği yerine geçer.
3. Tam adres: ticaret unvanı, sokak, posta kodu, şehir ve ülke. Eksik bir adres, müşterinizin platformu tarafından reddedilen bir fatura üretir.
4. Başka hiçbir tanımlayıcı bulunmadığında iletişim noktası olarak kullanılan faturalandırma e-posta adresi.

Kurumsal müşterilerinizin SIREN numarasını alma

İşletmeler arası bir fatura, alıcıyı da tanımlamalıdır. Müşterinin SIREN numarası, fatura adresinde Şirket adresi bloğunda, Ticaret Unvanı ve Kuruluş Kimliği ile birlikte girilir. Aynı giriş, tezgâh üstü satış sırasında da sunulur.

Bir bireye kesilen faturada bunların hiçbiri istenmez: ad, adres ve ülke yeterlidir.

Denetim belgelerinize ulaşma

Ödeme tahsil eden bir yazılım, kayıtlarının sonradan değiştirilmediğini kanıtlayabilmelidir. Bu gerekliliği karşılayan dört belge tek bir yerde toplanmıştır: Yönetim›Ayarlar›Faturalama›Faturalandırma Hesapları bölümüne gidin, ilgili faturalandırma hesabını açın, ardından Muhasebe ve Denetim sekmesini açın.

Bu sekme yalnızca kayıtlı bir hesapta görünür: belgeler bir faaliyete dayanır, henüz oluşturulmakta olan bir hesapta gösterilecek bir şey yoktur. Her faturalandırma hesabının kendi belgeleri vardır — kuruluşunuz birden fazla tüzel kişilik üzerinden fatura kesiyorsa bunları ayrı ayrı inceleyin.

Belgenizi indirme

Bir denetim durumunda vergi idaresi, tahsilat yazılımınızın verilerin değiştirilemezliği, güvenliği, saklanması ve arşivlenmesi koşullarına uyduğunu kanıtlamanızı isteyebilir. Yazarkasa yazılımı beyanı kartı bu kanıtı talep üzerine, İndir (PDF) ile üretir.

Belge iki bölümden oluşur. Yazılım üreticisine ait bölüm zaten imzalanmıştır. İkincisi, yasal temsilciniz tarafından doldurulup imzalanacaktır: belge ancak ikisi bir araya geldiğinde tamamlanır ve birlikte sunulur.

Kart yalnızca Fransız bir faturalandırma hesabı için görünür: yükümlülük, Fransa'da yerleşik mükellefleri kapsar.

Olay günlüğünü görüntüleme

Olay günlüğü kartı, İncele yoluyla faturalandırmanızda olup bitenlerin kanıt niteliğindeki izine götürür. Burada satışları bulamazsınız — onlar siparişlerinizdedir — ama onları çevreleyen teknik olayları bulursunuz.

Burada özellikle başarılı ve başarısız oturum açmalar, yapılandırma değişiklikleri, faturalandırma yetkilerindeki değişiklikler, konulan kapanışlar, mühürlenen belgeler ve düzenlenen suretler, oluşturulan arşivler, muhasebe dışa aktarımları, test moduna geçişler ve saptanan anormallikler yer alır: zincir kopması, kapanış farkı, saat anormalliği.

Her satırda tarihi, olay türü, ilgili hesap, işlemi yapan kişi ve ayrıntısı bulunur. Tür ve döneme göre bir filtre işleri kolaylaştırır, Dışa aktar düğmesi ise bundan bir dosya üretir.

Kapanışları anlama

Bir kapanış, bir dönemi mühürler: içerdiği tahsilatları, faturaları ve iade faturalarını dondurur; bunlar artık ne değiştirilebilir ne de yeniden oluşturulabilir. Kapanışlar kartı, hesabınızın günlük, aylık ve yıllık kapanışlarını gösterir.

Kapanışlar, sizin herhangi bir işlem yapmanıza gerek kalmadan otomatik olarak konur. Bu nedenle her akşam "yapmanız" gereken bir şey yoktur: tablo kendiliğinden dolar.

Her satırda dönem, işlem sayısı, Net tahsilat, ödeme yöntemine göre Dağılım — çevrimiçi, yerinde, nakit, çek, havale, POS cihazı — ve düzenlenen fatura ile iade faturası sayısı belirtilir.

Sık şaşırttıkları için anlaşılmayı hak eden iki nokta vardır:

• Genel toplam hiçbir zaman sıfırlanmaz. Bu, hesabın başlangıcından beri süregelen bir birikimdir, bir dönem bakiyesi değildir. Sürekli artan bir toplam beklenen davranıştır.
• Devir (sıfır noktası), bu birikimin hangi tarihten ve hangi tutardan başladığını gösterir. Kapanışların devreye alınmasından önce var olan bir hesap için başlangıç noktası budur, sıfır değildir.

Vergi arşivlerinizi alma

Kapanan her ay, zaman damgalı bir ZIP dosyasında toplanan dondurulmuş bir arşiv oluşturur: dönemin işlemleri, faturaları, iade faturaları, kapanışları ve teknik günlüğü. Arşiv kartı bunları Aylık arşivler altında; dönemleri, boyutları, oluşturulma tarihleri ve Parmak izi (SHA-256) bilgisiyle listeler.

Bu parmak izi, arşivi doğrulanabilir kılan şeydir: tek bir bayt değişse bile değişir. Karta iki düğme eşlik eder, Doğrulama aracı ve Doğrulama kılavuzu — böylece bir üçüncü taraf, denetçi ya da mali müşavir, bir arşivin bütünlüğünü size başvurmadan kendisi denetleyebilir.

Arşivler otomatik olarak üretilir. Kapanmış bir dönemin arşivi henüz yoksa, bu dönem Arşivlenmemiş kapalı dönemler altında görünür ve Üret düğmesi arşivi hemen üretmenizi sağlar.