Muhasebe ve elektronik fatura

Organizasyonunuzun hesap planını ayarlayın, kayıtlarınızı mali müşavirinizin yazılımına aktarın ve Factur-X biçiminde elektronik faturayı etkinleştirin.

Hesap planınızı yapılandırma

Hesap planı, satışlarınızın dışa aktarımlarda hangi hesaplara ve hangi defterlere kaydedileceğini belirler. Ayar, faturalama hesabı bazında yapılır: ayrı ayrı fatura kesen iki kuruluşun her birinin kendi hesap planı vardır.

1. Yönetim›Ayarlar›Faturalama›Faturalandırma Hesapları bölümüne gidin ve ilgili hesabı açın.
2. Muhasebe Planı sekmesini açın.
3. Hesap numaralarını ve adlarını düzenleyin, ardından Kaydet öğesine tıklayın.

Ekran üç bloktan oluşur:

• Satışlar, KDV ve müşteriler: hizmet satışları, hesaplanan KDV, müşteriler ve verilen indirimler hesapları.
• Maliye: tahsilat kayıtlarında kullanılan banka, kasa ve tahsil edilecek çekler hesapları.
• Günlükler: satış, banka ve kasa defterlerinin kodları.

Satışlarınızı kategoriye veya orana göre dağıtma

Varsayılan olarak tüm satışlarınız tek bir gelir hesabına kaydedilir. Aynı sekmede, daha ayrıntılı bir yapı için iki isteğe bağlı dağıtım yöntemi bulunur.

• Kategoriye göre satış dağılımı: her ürün kategorisi için ayrı bir hesap — abonelikler, krediler, malzeme, dersler… Kategori Ekle öğesine tıklayın, kategoriyi seçin ve hesabını girin.
• KDV'nin oranlara göre dağılımı: her oran için ayrı bir hesaplanan KDV hesabı. Bir oran ekle öğesine tıklayın, oranı ve hesabını girin.

Bu, muhasebenizin faaliyetleri birbirinden ayırması gerektiğinde yararlıdır — örneğin eğitim gelirlerini kort kiralamalarından ayırmak için. Herhangi bir dağıtım yapılmazsa her şey yukarıda tanımlanan genel hesaplara gider.

Satışlarınızı ve kayıtlarınızı dışa aktarma

1. Yönetim›Gösterge Paneli›Faturalama›Faturalar & işlemler bölümüne gidin.
2. Listeyi istediğiniz döneme ve ölçütlere göre filtreleyin: dışa aktarım, ekranda görünen filtreleri birebir kullanır.
3. Dışa aktarmayı indir öğesine tıklayın ve bir biçim seçin.

Ticari faaliyeti izleme

• Excel (.xlsx): her sipariş için bir satır; tarih, kullanıcı, KDV hariç, KDV ve KDV dahil tutarlar, durum ve ödeme yöntemi. Satışlarınızı bir hesap tablosunda incelemek için tercih edilecek biçim budur.
• CSV (.csv): aynı rapor, herhangi bir hesap tablosu yazılımıyla okunabilen bir biçimde.
• PDF faturalarını indir: geçerli filtredeki her faturanın PDF dosyasını içeren bir arşiv. Burada yalnızca kesilmiş faturalar yer alır.

Muhasebecinize iletme

• Muhasebe Kayıtları (.csv): fatura bazında borç/alacak kayıtları, elle içe aktarım için okunabilir bir biçimde.
• FEC (Fransa): Fransız yasal biçimi olan Muhasebe Kayıtları Dosyası; Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane veya QuickBooks tarafından içe aktarılabilir. Fatura başına dengeli bir kayıt.
• FAIA (Lüksemburg) ve DATEV (Almanya): bu iki ülkenin yasal biçimleri; oralarda kurulu organizasyonlara sunulur.

Yönetmelikleri dahil et (muhasebe) seçeneği, satış kayıtlarına tahsilat kayıtlarını (banka, kasa, çek) ekler. Yalnızca satış defterini dışa aktarmak için bu seçeneğin işaretini kaldırın.

Factur-X biçiminde fatura kesme

Elektronik faturalama Fransa'da zorunlu hale geliyor. Seçilen biçim Factur-X: tamamen sıradan bir PDF fatura; içine, muhasebe yazılımlarının otomatik olarak okuyabildiği bir veri dosyası yerleştirilmiştir.

Faturayı alan kişi için hiçbir şey değişmez: eskisiyle aynı olan bir PDF açar. Tutarları ve kimlik bilgilerini yeniden girmesine gerek kalmadan bunları dosyada bulan, onun muhasebe yazılımıdır.

Organizasyonunuzun kapsama girip girmediğini kontrol etme

Karara bağlanması gereken ilk soru budur ve yanıt tüm organizasyonlar için aynı olmaktan çok uzaktır.

• Fransız genel vergi kanununun 261-7-1° maddesi uyarınca KDV'den muaf spor kulüpleri ne elektronik faturalama ne de e-raporlama kapsamındadır. Birçok organizasyon bu durumdadır.
• KDV mükellefi olan organizasyonlar, işletmeler arası faturalarını elektronik biçimde kesmek zorunda olacaktır. Mikro işletmeler ile küçük ve orta ölçekli işletmeler, yani organizasyonların neredeyse tamamı için fatura kesme yükümlülüğünün başlangıç tarihi 1 Eylül 2027'dir.
• Bireylere (üyelerinize) kesilen faturalar, vergi rejiminiz ne olursa olsun elektronik faturalama kapsamı dışındadır.

Biçimi etkinleştirme

1. Yönetim›Ayarlar›Faturalama›Faturalandırma Hesapları bölümüne gidin ve ilgili hesabı düzenleyin.
2. Faturalama sekmesinde, Fatura bilgileri bölümünde yer alan Elektronik Fatura seçeneğini bulun.
3. Biçimi seçin:
   • Fransız bir organizasyon için Factur-X (Fransa): işletmeler arası faturalarda beklenen Fransız yasal ibarelerini ekler;
   • Fransa'ya özgü unsurlar olmadan Avrupa standardı için Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931);
   • Klasik PDF faturalar üretmek için Devre dışı.

Bu ayar her faturalama hesabına özeldir: birden fazla hesaptan fatura kesen bir organizasyon, bunları birbirinden bağımsız olarak etkinleştirir.

Zorunlu bilgileri doldurma

Bir elektronik fatura, kesen tarafı kesin biçimde tanımlamalıdır. Bu bilgiler aynı sekmede, Fatura bilgileri bölümünde girilir.

1. Organizasyonunuzun SIRET: vazgeçilmez alan budur. Bu bilgi olmadan fatura mevzuata uygun olamaz ve seçeneğin altında bir uyarı mesajı görünür.
2. Organizasyonunuz mükellefse KDV numarası. Boş bırakılırsa SIRET numarası vergi kimlik numarası işlevi görür.
3. Tam adres: ticari unvan, sokak, posta kodu, şehir ve ülke. Eksik bir adres, müşterinizin platformu tarafından reddedilen bir faturaya yol açar.
4. Faturalama e-posta adresi; başka hiçbir kimlik bilgisi bulunmadığında iletişim noktası olarak kullanılır.

Kurumsal müşterilerinizin SIREN numarasını alma

İşletmeler arası bir fatura, alıcıyı da tanımlamalıdır. Müşterinin SIREN numarası, faturalama adresinde Şirket adresi bloğunda, Ticaret Unvanı ve SIREN ile birlikte girilir. Aynı giriş, tezgah satışı sırasında da sunulur.

Bireye kesilen bir faturada bunların hiçbiri istenmez: ad, adres ve ülke yeterlidir.