Muhasebe ve Denetim

Organizasyonunuzun hesap planını ayarlayın, muhasebe kayıtlarınızı mali müşavirinizin yazılımına aktarın, Factur-X formatında e-faturayı etkinleştirin ve vergi idaresinin sizden isteyebileceği belgelere ulaşın: uygunluk belgesi, olay günlüğü, kapanışlar ve arşivler.

Hesap planınızı yapılandırın

Hesap planı, satışlarınızın dışa aktarımlarda hangi hesaplara ve hangi defterlere işleneceğini belirler. Faturalandırma hesabı bazında ayarlanır: ayrı ayrı fatura kesen iki tüzel kişiliğin her birinin kendi hesap planı vardır.

1. Yönetim›Ayarlar›Faturalama›Faturalandırma Hesapları bölümüne gidin ve ilgili hesabı açın.
2. Muhasebe Planı sekmesini açın.
3. Hesap numaralarını ve açıklamaları düzenleyin, ardından Kaydet üzerine tıklayın.

Ekran üç bloktan oluşur:

• Satışlar, KDV ve müşteriler: hizmet gelirleri, hesaplanan KDV, müşteriler ve verilen iskontolar hesapları.
• Maliye: tahsilat kayıtlarında kullanılan banka, kasa ve tahsildeki çekler hesapları.
• Yevmiye defterleri: satış, banka ve kasa defterlerinin kodları.

Satışlarınızı kategoriye veya orana göre ayrıştırın

Varsayılan olarak tüm satışlarınız tek bir gelir hesabına işlenir. Aynı sekmede yer alan iki isteğe bağlı ayrıştırma, daha ileri gitmenizi sağlar.

• Kategoriye göre satış dağılımı: ürün kategorisi başına ayrı bir hesap — abonelikler, krediler, malzeme, dersler… Kategori Ekle üzerine tıklayın, kategoriyi seçin ve hesabını girin.
• KDV'nin oranlara göre dağılımı: oran başına ayrı bir hesaplanan KDV hesabı. Bir oran ekle üzerine tıklayın, oranı ve hesabını girin.

Bu, muhasebenizin faaliyetleri birbirinden ayırması gerektiğinde işe yarar — örneğin ders gelirlerini kort kiralamalarından ayırmak için. Ayrıştırma yapılmadığında her şey yukarıda tanımlanan genel hesaplara işlenir.

Satışlarınızı ve muhasebe kayıtlarınızı dışa aktarın

1. Yönetim›Gösterge Paneli›Faturalama›Faturalar & işlemler bölümüne gidin.
2. Listeyi istediğiniz döneme ve ölçütlere göre filtreleyin: dışa aktarım, ekranda görünen filtreleri birebir kullanır.
3. Dışa aktarmayı indir üzerine tıklayın ve bir format seçin.

Ticari faaliyeti izleyin

• Excel (.xlsx): sipariş başına bir satır; tarih, kullanıcı, KDV hariç tutar, KDV ve KDV dahil tutar, durum ve ödeme yöntemi ile birlikte. Satışlarınızı bir hesap tablosunda incelemek için tercih edilecek formattır.
• CSV (.csv): aynı rapor, herhangi bir hesap tablosu programının okuyabileceği bir formatta.
• PDF faturalarını indir: geçerli filtredeki her faturanın PDF dosyasını içeren bir arşiv. Yalnızca düzenlenmiş faturalar yer alır.

Mali müşavirinize iletin

• Muhasebe kayıtları (.csv): fatura bazında borç/alacak kayıtları, elle içe aktarıma yönelik okunabilir bir formatta.
• FEC (Fransa): Fransız yasal formatı olan Muhasebe Kayıtları Dosyası; Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane veya QuickBooks tarafından içe aktarılabilir. Fatura başına dengeli bir muhasebe kaydı.
• FAIA (Lüksemburg) ve DATEV (Almanya): bu iki ülkenin yasal formatları; oralarda yerleşik organizasyonlara sunulur.

Yönetmelikleri dahil et (muhasebe) seçeneği, satış kayıtlarına tahsilat kayıtlarını (banka, kasa, çek) ekler. Yalnızca satış defterini dışa aktarmak için işaretini kaldırın.

Factur-X formatında fatura düzenleyin

Fransa'da e-faturalandırma zorunlu hale geliyor. Factur-X, seçilen formattır: tamamen sıradan bir PDF fatura; içine, muhasebe yazılımlarının otomatik olarak okuyabildiği bir veri dosyası yerleştirilir.

Faturayı alan kişi için hiçbir şey değişmez: eskisiyle aynı bir PDF açar. Tutarları ve kimlik bilgilerini, kişinin yeniden girmesine gerek kalmadan bulan şey, onun muhasebe yazılımıdır.

Organizasyonunuzun kapsama girip girmediğini kontrol edin

Karara bağlanması gereken ilk soru budur ve yanıt her organizasyon için aynı olmaktan uzaktır.

• Genel Vergi Kanunu'nun 261-7-1° maddesi uyarınca KDV'den muaf olan spor dernekleri ne e-faturalandırma ne de e-raporlama kapsamındadır. Birçok organizasyon bu durumdadır.
• KDV mükellefi olan organizasyonlar, işletmeler arası faturalarını elektronik formatta düzenlemek zorunda olacaktır. Mikro ve küçük ölçekli işletmeler için, yani organizasyonların neredeyse tamamı için fatura düzenleme yükümlülüğü 1 Eylül 2027 tarihinde başlar.
• Bireylere (üyelerinize) kesilen faturalar, tabi olduğunuz rejim ne olursa olsun e-faturalandırma kapsamı dışındadır.

Formatı etkinleştirin

1. Yönetim›Ayarlar›Faturalama›Faturalandırma Hesapları bölümüne gidin ve ilgili hesabı düzenleyin.
2. Faturalama sekmesinde, Fatura bilgileri bölümünde yer alan Elektronik Fatura seçeneğini bulun.
3. Formatı seçin:
   • Fransız bir organizasyon için Factur-X (France): işletmeler arası faturalarda beklenen Fransız yasal ibarelerini ekler;
   • Fransa'ya özgü unsurlar olmadan Avrupa standardı için Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931);
   • Klasik PDF faturalar üretmek için Devre dışı.

Bu ayar her faturalandırma hesabına özeldir: birden fazla hesaptan fatura kesen bir organizasyon, bunları ayrı ayrı etkinleştirir.

Zorunlu bilgileri girin

Bir e-fatura, düzenleyicisini kesin biçimde tanımlamalıdır. Bu bilgiler aynı sekmede, Fatura bilgileri bölümünde girilir.

1. Organizasyonunuzun SIRET bilgisi: vazgeçilmez alan budur. O olmadan fatura uygun olamaz ve seçeneğin altında bir uyarı mesajı görüntülenir.
2. Organizasyonunuz KDV mükellefiyse KDV numarası bilgisi. Boş bırakılırsa SIRET vergi kimliği yerine geçer.
3. Tam adres: ticari unvan, sokak, posta kodu, şehir ve ülke. Eksik bir adres, müşterinizin platformu tarafından reddedilen bir fatura üretir.
4. Başka hiçbir tanımlayıcı bulunmadığında iletişim noktası olarak kullanılan faturalandırma e-posta adresi.

Kurumsal müşterilerinizin SIREN numarasını alın

İşletmeler arası bir fatura, alıcıyı da tanımlamalıdır. Müşterinin SIREN numarası, fatura adresindeki Şirket adresi bloğunda, Ticaret Unvanı ve SIREN ile birlikte girilir. Aynı giriş, tezgâh satışı sırasında da sunulur.

Bireysel bir müşteriye kesilen faturada bunların hiçbiri istenmez: ad, adres ve ülke yeterlidir.

Denetim belgelerinize ulaşın

Ödeme tahsil eden bir yazılım, kayıtlarının sonradan değiştirilmediğini kanıtlayabilmelidir. Bu gerekliliği karşılayan dört belge tek bir yerde toplanmıştır: Yönetim›Ayarlar›Faturalama›Faturalandırma Hesapları bölümüne gidin, ilgili faturalandırma hesabını açın, ardından Muhasebe ve Denetim sekmesine geçin.

Bu sekme yalnızca kaydedilmiş bir hesapta görünür: belgeler bir faaliyete dayanır, henüz oluşturulmakta olan bir hesapta gösterilecek bir şey yoktur. Her faturalandırma hesabının kendi belgeleri vardır — organizasyonunuz birden fazla tüzel kişilikten fatura kesiyorsa, bunları ayrı ayrı inceleyin.

Uygunluk belgenizi indirin

Bir denetim durumunda vergi idaresi, tahsilat yazılımınızın verilerin değiştirilemezliği, güvenliği, saklanması ve arşivlenmesi koşullarına uyduğunu belgelemenizi isteyebilir. Yazarkasa yazılımı beyanı kartı, İndir (PDF) ile bu belgeyi talep üzerine üretir.

Belge iki bölümden oluşur. Yazılım üreticisine ait olan bölüm zaten imzalıdır. İkincisini yasal temsilciniz doldurup imzalamalıdır: belge ancak ikisi bir araya geldiğinde tamamlanır ve birlikte sunulur.

Kart yalnızca Fransız bir faturalandırma hesabında görünür: yükümlülük, Fransa'da yerleşik mükellefleri hedefler.

Olay günlüğünü inceleyin

Olay günlüğü kartı, İncele ile faturalandırmanızda olup bitenlerin kanıt niteliğindeki izine götürür. Burada satışlar yer almaz — onlar siparişlerinizdedir — ama satışların çevresindeki teknik olaylar yer alır.

Özellikle başarılı ve başarısız oturum açmalar, yapılandırma değişiklikleri, faturalandırma yetkilerindeki değişiklikler, uygulanan kapanışlar, mühürlenen belgeler ve düzenlenen suretler, oluşturulan arşivler, muhasebe dışa aktarımları, test moduna geçişler ve tespit edilen anormallikler yer alır: zincir kopması, kapanış farkı, saat anormalliği.

Her satırda tarih, olay türü, ilgili hesap, işlemi yapan kişi ve ayrıntı bulunur. Türe ve döneme göre bir filtre aradığınızı bulmanızı sağlar; Dışa aktar düğmesi ise bundan bir dosya üretir.

Kapanışları anlayın

Bir kapanış, bir dönemi mühürler: içerdiği tahsilatları, faturaları ve alacak dekontlarını dondurur; artık ne değiştirilebilir ne de yeniden üretilebilir. Kapanışlar kartı, hesabınızın günlük, aylık ve yıllık kapanışlarını gösterir.

Kapanışlar, sizin müdahaleniz olmadan otomatik olarak uygulanır. Dolayısıyla her akşam «yapmanız» gereken bir şey yoktur: tablo kendiliğinden dolar.

Her satırda dönem, işlem sayısı, Net tahsilat, ödeme yöntemine göre Dağılım — çevrimiçi, yerinde, nakit, çek, havale, terminal — ve düzenlenen fatura ile alacak dekontu sayısı belirtilir.

Sık sık şaşırttıkları için anlaşılması gereken iki nokta vardır:

• Genel toplam asla sıfırlanmaz. Bu, bir dönem bakiyesi değil, hesabın başlangıcından itibaren süregelen bir birikimdir. Sürekli artan bir toplam, beklenen davranıştır.
• Devir (sıfır noktası), bu birikimin başladığı tarihi ve tutarı gösterir. Kapanışlar devreye girmeden önce var olan bir hesapta, esas alınan başlangıç noktası sıfır değil, bu değerdir.

Mali arşivlerinizi alın

Kapanan her ay için, zaman damgalı bir ZIP dosyasında toplanan dondurulmuş bir arşiv oluşturulur: dönemin işlemleri, faturaları, alacak dekontları, kapanışları ve teknik günlüğü. Arşiv kartı bunları Aylık arşivler altında; dönemleri, boyutları, oluşturulma tarihleri ve Parmak izi (SHA-256) bilgileriyle listeler.

Bu parmak izi, arşivi doğrulanabilir kılan şeydir: değişen tek bir bayt bile onu değiştirir. Kartın yanında iki düğme bulunur, Doğrulama aracı ve Doğrulama kılavuzu — böylece bir denetçi ya da mali müşavir gibi üçüncü bir kişi, size başvurmadan bir arşivin bütünlüğünü kendisi denetleyebilir.

Arşivler otomatik olarak üretilir. Kapanmış bir dönemin arşivi henüz yoksa, bu dönem Arşivlenmemiş kapalı dönemler altında görünür ve Üret düğmesi arşivi hemen üretmenizi sağlar.