Etkinlik raporlarını e-posta ile alma
Organizasyonunuzun işleyişine dair özeti otomatik olarak alın: üye sayısı, abonelikler, kayıtlar, rezervasyonlar, oturum açmalar ve e-postalar; önceki döneme göre değişimle birlikte.
Raporları etkinleştirme
- Yönetim›Ayarlar›Aktivite raporları bölümüne gidin.
- E-posta ile etkinlik raporlarını etkinleştir seçeneğini etkinleştirin.
- E-posta adresleri alanında, her satıra bir adres olacak şekilde en fazla 4 alıcı belirtin.
- Kaydet öğesine tıklayın.
Alıcıların yönetici hesabına ya da özel bir yetkiye ihtiyacı yoktur: rapor doğrudan e-posta kutularına ulaşır. Bu, uygulamaya hiç bağlanmayan bir başkanı veya saymanı bilgilendirmenin en kolay yoludur.
Sıklıkları seçme
Ayrı ayrı veya birlikte etkinleştirilebilen üç rapor bulunur:
- Günlük raporlar: her sabah, önceki günün etkinlikleri.
- Haftalık raporlar: her pazartesi sabahı, geçen hafta.
- Aylık raporlar: her ayın 1'inde, geçen ay.
Her biri farklı bir ihtiyaca yanıt verir. Günlük rapor nöbet hizmetine yarar: bugün ele alınması gerekenleri bildirir. Aylık rapor, biçimini değiştirmeye gerek kalmadan olduğu gibi yönetim kuruluna iletilebilir. Haftalık rapor ise ortada durur ve haftada bir kez kulübe uğrayan gönüllü bir sorumlu için oldukça uygundur.
Raporun içeriğini anlama
Rapor yalnızca rezervasyonlarla sınırlı değildir. Her biri önceki dönemle karşılaştırılan yedi gösterge ailesini bir araya getirir:
- Kullanıcılar: toplam üye sayısı, yeni hesaplar, askıya alınan hesaplar, çöp kutusuna taşınan hesaplar ve kalıcı olarak silinen hesaplar.
- Abonelikler: ödenen abonelikler, süresi dolan abonelikler ve özellikle önümüzdeki 30 gün içinde süresi dolacak olanlar.
- Çevrimiçi kayıtlar: kabul edilen, reddedilen ve bekleyen talepler.
- Rezervasyonlar: toplam, kullanıcı rezervasyonları, organizasyonun engelleme etiketleri, davetler, bilgi notları, iptaller.
- Oturum açmalar: kabul edilen oturum açmalar, reddedilen oturum açmalar ve etkin kullanıcı sayısı.
- E-postalar: teslim edilen, açılan ve başarısız olan mesajlar.
- Kiosk üzerinden yoklama: yoklaması yapılan ve yapılmayan zaman dilimleri, otomatik iptaller ve yaptırım uygulanan hesaplar.
Son üç aile, yalnızca ilgili işlev organizasyonunuzda etkinse görünür: çevrimiçi kayıtların en az bir abonelikte açık olması ve yoklamanın kioskta etkinleştirilmiş olması gerekir.
Raporu bir çalışma listesi olarak kullanma
Bu raporu basit bir sayı tablosundan ayıran nokta şudur: birçok bölüm isim listesi içerir. Yalnızca «12 aboneliğin süresi yakında doluyor» ifadesini okumakla kalmaz, bu on iki kişinin listesini de elde edersiniz.
Bundan doğal olarak üç kullanım biçimi doğar:
- 30 gün içinde süresi dolacak aboneliklerin listesi, hatırlatma listenizdir. Bir filtre oluşturmanıza gerek kalmadan her ay kendiliğinden gelir.
- Bekleyen kayıtların listesi, kimsenin ele almadığı talepleri hatırlatır — birden fazla kişinin görev paylaşımı yapmadan yönetim yürüttüğü bir organizasyonun tipik durumu.
- Başarısız e-posta sayacı, bir üye hiçbir şey almadığından şikâyet etmeden çok önce, bozulmaya başlayan bir adres tabanını haber verir.
