Etkinlik raporlarını e-posta ile alma
Organizasyonunuzun işleyişine dair özeti otomatik olarak alın: üye sayıları, abonelikler, kayıtlar, rezervasyonlar, oturum açmalar ve e-postalar; hepsi bir önceki döneme göre değişimiyle birlikte.
Raporları etkinleştirme
- Yönetim›Ayarlar›Aktivite raporları bölümüne gidin.
- E-posta ile etkinlik raporlarını etkinleştir seçeneğini etkinleştirin.
- E-posta adresleri alanına en fazla 4 alıcı yazın; her satıra bir adres.
- Kaydet düğmesine tıklayın.
Alıcıların yönetici hesabına veya özel bir yetkiye sahip olması gerekmez: rapor doğrudan posta kutularına ulaşır. Uygulamaya hiç giriş yapmayan bir başkanı veya saymanı bilgilendirmenin en kolay yolu budur.
Gönderim sıklıklarını seçme
Ayrı ayrı veya birlikte etkinleştirilebilen üç rapor bulunur:
- Günlük raporlar: her sabah, bir önceki günün etkinlikleri.
- Haftalık raporlar: her pazartesi sabahı, geçen hafta.
- Aylık raporlar: her ayın 1'inde, geçen ay.
Her biri farklı bir ihtiyaca yanıt verir. Günlük rapor nöbetçi görevliye yarar: bugün ele alınması gerekenleri bildirir. Aylık rapor, hiçbir biçimlendirme gerekmeden olduğu gibi yönetim kuruluna iletilebilir. Haftalık rapor ise ikisinin ortasındadır ve haftada bir kez kulübe uğrayan gönüllü bir sorumlu için çok uygundur.
Raporun içeriğini anlama
Rapor en önemli bilgilerle başlar, ardından her alanı ayrıntılandırır. Her değer bir karşılaştırma dönemiyle kıyaslanır: günlük raporda bir önceki gün, haftalık raporda bir önceki hafta, aylık raporda ise bir önceki yılın aynı ayı. Böylece eylül sezon açılışı, ağustos tatiliyle karşılaştırılmaz.
Özet ve temel göstergeler
Rapor, bir özet cümlesiyle ve en fazla üç öne çıkan bilgiyle başlar: son sekiz dönemin rekoru, belirgin bir artış veya düşüş.
Ardından en fazla dört temel gösterge gelir: tahsil edilen tutar, saat aralığı bu döneme denk gelen rezervasyonlar, doluluk oranı ve giriş yapan kullanıcı sayısı. Her gösterge; değişimini, karşılaştırma dönemine ait değeri gri renkte ve son sekiz dönemin küçük bir grafiğini gösterir.
Ele alınacak konular ve önümüzdeki hafta
Bir kutu, gönderim günü ele alınması gereken konuları bir araya getirir: hatırlatma yapılacak tutarıyla birlikte gecikmiş ödeme taksitleri, 7 günden uzun süredir ödenmemiş siparişler (teklifler ve taksitli ödemeler hariç), onay bekleyen çevrimiçi kayıtlar, stoğu azalan ürünler ve 30 gün içinde süresi dolacak abonelikler. Her satır ilgili ekranı açar.
Sonraki bölüm önümüzdeki 7 günü, günlük raporda ise başlayan günü kapsar: hâlihazırda planlanmış rezervasyonlar, öngörülen doluluk, katılımcıları ve boş yerleriyle birlikte dersler ve eğitim kampları, kort kapanışları ve en az rezervasyon yapılan gün.
Faturalama ve tahsilatlar
Bu bölüm; iadeler düşülmüş tahsil edilen tutarı, alınan ödemeleri, düzenlenen faturaları, ortalama sepet tutarını, reddedilen çevrimiçi ödemeleri, ödeme yöntemine göre dağılımı ve en çok satanları gösterir. Tutarlar, faturalama istatistikleriyle aynı şekilde hesaplanır; tüm faturalama hesapları birlikte ele alınır ve hiçbir müşteri adı yer almaz.
Bu bölüm yalnızca organizasyonunuz iki dönemden birinde bir tahsilat, faturalama ya da iade yaptıysa veya reddedilen bir ödeme yaşandıysa görünür.
Rezervasyonlar
Bu bölüm; günlük rezervasyonları (aylık raporda haftalık), dönem içinde oluşturulan rezervasyonları türlerine göre, oynanan saatleri ve iptalleri gösterir; saat aralığından 24 saatten kısa süre önce yapılan iptaller dâhil. Bir ısı haritası günleri ve saatleri karşılaştırır; ardından takvim bazında doluluk oranı ve en aktif oyuncular gelir.
Tek bir günü kapsayan günlük raporda ne rezervasyon grafiği ne de ısı haritası yer alır.
Kullanıcılar, yoklama, kayıtlar ve e-postalar
- Kullanıcılar ve abonelikler: yeni kullanıcılar, dönem içinde veya önümüzdeki 30 gün içinde süresi dolan abonelikler, 30 gündür rezervasyon yapmayan aboneler, askıya alınan, çöp kutusuna taşınan veya silinen hesaplar, oturum açmalar ve toplam üye sayısı. Seçeneği etkinleştirirseniz önümüzdeki 7 günün, günlük raporda ise o günün doğum günleri de eklenir.
- Kiosk üzerinde yoklama: yoklaması alınan ve alınmayan saat aralıkları, otomatik iptaller ve yaptırım uygulanan kullanıcılar.
- Çevrimiçi kayıtlar: dönem içinde kabul edilen ve reddedilen başvurular ile onayınızı bekleyen başvurular.
- E-postalar: iletilen mesajlar, açılma oranı, başarısızlıklar ve kullanıcı kayıtlarında düzeltilmesi gereken adresler.
Yoklama ve çevrimiçi kayıtlar yalnızca ilgili işlev organizasyonunuzda etkinse görünür: çevrimiçi kayıtların en az bir abonelikte açık olması, yoklamanın da kiosk üzerinde etkinleştirilmiş olması gerekir.
Raporda yer almayanlar
Her iki dönemde de sıfır olan bir değer gösterilmez ve boş kalan bir bölüm kaybolur: küçük bir organizasyonun raporu kısa kalır. Gösterilecek hiçbir şey olmadığında o dönem için e-posta gönderilmez. Rapor ayarlarında, sizi ilgilendirmeyen bölümleri de çıkarabilirsiniz.
Raporu bir görev listesi olarak kullanma
Bu raporu basit bir rakam tablosundan ayıran nokta şudur: bazı bölümler isim isim listeler. Yalnızca "12 aboneliğin süresi yakında doluyor" ifadesini okumazsınız, bu on iki kişinin listesini de alırsınız.
Buradan doğal olarak üç kullanım doğar:
- 30 gün içinde süresi dolacak aboneliklerin listesi sizin hatırlatma listenizdir. Hiçbir filtre kurmanıza gerek kalmadan her ay kendiliğinden gelir.
- Bekleyen kayıtların listesi, kimsenin ele almadığı başvuruları size hatırlatır; bu, birden fazla kişinin görev paylaşımı yapmadan yönettiği organizasyonların tipik durumudur.
- Başarısız e-posta sayacı, bir üye hiçbir şey almadığından şikâyet etmeden çok önce bozulmaya başlayan bir adres listesini haber verir.
