Faturalar ve işlemler

Kuruluşunuzun tüm satış belgelerini — teklifler, siparişler ve faturalar — takip edin, ödemeleri tahsil edin, geri ödeme yapın ve satışlarınızı muhasebe için dışa aktarın. Bunun için Yönetim›Gösterge Paneli›Faturalama›Faturalar & işlemler menüsüne gidin.

Üç belge türünü birbirinden ayırt etmek

Bir satış, hangi aşamada olduğunuza göre farklı bir biçim alır ve belge türü, oluşturma anında seçilir.

• Teklif, kullanıcıya onayı için gönderilen fiyatlı bir öneridir — bir okul grubu için eğitim kampı, bir şirkete kort kiralama gibi.
• Sipariş, ödeme bekleyen, başlatılmış satıştır. Ödemeleri taşıyan belge budur.
• Fatura, bir ödeme tahsil edilir edilmez düzenlenen numaralı belgedir.

Dördüncü bir belge olan Sipariş Formu ise, harcamayı başlatmadan önce bir belge talep eden kamu kurumları ve şirket komitelerine uygundur.

Kabul edilen bir teklif neye dönüşür

Teklif bir çıkmaz sokak değildir: e-posta ile gönderildiğinde, kullanıcının hesap açmadan ve giriş yapmadan teklifi kendisinin kabul etmesini sağlayan bir bağlantı içerir. Bu bağlantı 14 gün geçerli kalır.

Teklifi görüntülemek — sayfayı ya da PDF'i açmak — onu kabul etmiş sayılmaz. Kabul, kullanıcının bir ödeme yöntemi seçtiği anda gerçekleşir ve devamını belirleyen de bu seçimdir:

• ertelenmiş bir ödemede (havale, çek, yerinde ödeme) teklif, ödeme bekleyen bir Sipariş hâline gelir; tahsilatı yaptığınızda faturaya dönüşür;
• çevrimiçi ödemede ise tahsilat hemen gerçekleşir: belge doğrudan numaralı bir Fatura hâline gelir.

Başka bir deyişle, kabul edilen bir teklif tıpkı bir sipariş gibi takip edilir — onu yeni türüne karşılık gelen sekmede bulursunuz.

Bir satışı bulmak

1. Yönetim›Gösterge Paneli›Faturalama›Faturalar & işlemler bölümüne gidin.
2. Üstteki sekmeler türe (Teklif, Sipariş, Faturalar) ve duruma (Beklemede, Ödendi, İptal edildi, İade edildi) göre filtreler.
3. Ardından Filtreler paneli aramayı daraltır ve ölçütler birlikte uygulanır.

Altı filtre mevcuttur; bunlardan üçü en sık sorulan soruları yanıtlamasına rağmen çoğu zaman gözden kaçar:

• Kullanıcıya göre: bir üyenin tüm satın alma geçmişi, bir tahsilata itiraz ettiğinde işinize yarar.
• Sorumluya göre: ekipten bir kişinin kaydettiği satışlar — bir nöbet gününü kontrol etmek için kullanışlıdır.
• Faturalama hesabı başına: kuruluşunuz birden fazla birim üzerinden fatura kesiyorsa vazgeçilmezdir.
• Aboneliğe göre, Ürün kategorisine göre ve Duruma göre sıralamayı tamamlar.

Dönem seçicisi ise gösterimi tarih aralığıyla sınırlar — ve ekranda gördüğünüzü birebir yansıtan dışa aktarmaları da o belirler.

Numara kadar kişiyle de arama yapmak

Arama alanı yalnızca belge referanslarıyla sınırlı değildir. Aynı anda şunları tarar:

• sipariş numarası ve fatura numarası;
• kullanıcının kimliği: soyadı, adı, giriş kullanıcı adı, e-posta adresi ve lisans numarası;
• satışın kendisine girilen bilgiler — fatura adresindeki soyadı, adı, ticari unvan ve e-posta.

Bu son nokta tezgâh satışları için önemlidir: alıcının hesabı yoktur, liste onu geçici müşteri olarak gösterir ve satışını bulmanın tek yolu fatura adresi üzerinden arama yapmaktır. « Dupont » yazmanız ya da e-postasını girmeniz yeterlidir.

Sipariş veya teklif oluşturmak

1. Yeni ögesine tıklayın.
2. Bir Bir kullanıcı seçin penceresi açılır: satışın kime yapılacağını belirtin. Bu ilk karardır, çünkü fatura adresini ve uygun abonelikleri belirler.
3. Ardından belge türünü seçin: Teklif veya Sipariş.
4. Ürün ekle ile satırları ekleyin.
5. Fatura Adresi bilgisini kontrol edin: siz müdahale etmezseniz kullanıcının varsayılan adresi kullanılır.
6. Kaydet ögesine tıklayın.

Her satır ya katalogdan gelir ya da serbest girişle oluşturulur. Serbest giriş (özel kutucuk) istisnai satışlar içindir — bir raket kordajı, bir masraf katılımı gibi — ve Kataloğa kaydet kutusu, bu kalem ileride tekrar edecekse bir dahaki sefere yeniden yazmanızı önler.

Bir sipariş, hiçbir ödeme tahsil edilmediği sürece değiştirilebilir. İlk tahsilattan sonra sabitlenir: bu da hâlihazırda ödenmiş bir belgenin müşterinin haberi olmadan değişmemesini güvence altına alır.

İndirim uygulamak

İki mekanizma bir arada bulunur ve ikisi aynı işe yaramaz. Yapılandırmaya erişmek için Promosyon kodu & indirim bölümünü açın.

• Promosyon kodu, önceden tanımlanmış bir ticari kampanyayı devreye alır: Promosyon kodu seç ögesine tıklarsınız ve kod kendi hedefleme ve üst sınır kuralını uygular.
• Manuel indirim ise duruma göre karar verilen tek seferlik bir jesttir: serbestçe girdiğiniz bir yüzde ya da tutar, KDV dâhil toplam üzerine uygulanır.

Ödeme tahsil etmek

1. Siparişi açın, ardından Ödeme ögesine tıklayın.
2. Tutarı girin: tamamı önerilir, ancak kısmi bir tutar da kabul edilir.
3. Yöntemi seçin: Yerinde CB, Nakit, Havale veya Çek.
4. Kaydedin.

Fatura hesabında bir ödeme terminali yapılandırılmışsa, tahsilat elle girilmek yerine doğrudan POS cihazına gönderilebilir.

Her tahsilat, siparişin İşlemler bölümünde durumuyla birlikte görünür: Onaylandı, Beklemede, Hata veya Reddedildi. Ayrıntıları göster düğmesi işlemin kaydını açar: ödeme yöntemi, ödeme geçidi, tarihler, notlar ve varsa sağlayıcının referansları.

Bir ödeme Beklemede olduğu sürece değiştirilebilir — bir girişi düzeltmek için Bu işlemi düzenle, vazgeçmek için Bu işlemi iptal et — ve sipariş Ödenecek kalan tutar tutarını anında yeniden hesaplar. Onaylandı bir ödeme ise artık değiştirilemez: bir muhasebe belgesi doğurmuştur, çünkü fatura ilk tahsilatta düzenlenir. Onaylanmış bir ödemedeki hata bu nedenle tam veya kısmi bir geri ödemeyle düzeltilir ve işlemin izi korunur.

Ödemeyi taksitlendirmek

Zaman Çizelgesi düğmesi, kalan tutarı tarihli birden fazla taksite böler. Sonraki her tahsilatta bir sonraki taksitin tutarı size otomatik olarak önerilir.

Bir satışı geri ödemek

1. Ödenmiş siparişi açın, ardından İade Et ögesine tıklayın.
2. Tutarı girin: tam geri ödeme önerilir, kısmi geri ödeme de mümkündür.
3. Birden fazla ödeme tahsil edilmişse, geri ödemeyi siparişin tamamına mı yoksa belirli bir ödemeye mi işleyeceğinizi seçin.

Çevrimiçi bir ödeme, doğrudan tahsilatı yapan ödeme geçidi üzerinden geri gider: havale yapmanız gerekmez.

Durum açısından bu ayrım muhasebeniz için önemlidir: kısmi bir geri ödeme siparişi Ödendi durumunda bırakır ve Net tahsilat tutarını gösterir, tam bir geri ödeme ise siparişi İade edildi durumuna geçirir. Örneğin 200 € tutarındaki bir kayıttan 50 € geri ödendiğinde, satış net tahsilatı 150 € olan ödenmiş bir satış olarak kalır.

Bu ayrım, teslim edilenlerin akıbetini de belirler. Tam geri ödeme onları geri alır — krediler iade edilir, abonelik iptal edilir. Kısmi geri ödeme ise onları yerinde bırakır: kullanıcı aldığını korur, yalnızca tahsil edilen tutar azalır.

Buradan değil, ödeme geçidinden geri ödemek

Çevrimiçi bir ödeme için geri ödemeyi pekâlâ ödeme geçidinin yönetim panelinden de başlatabilirsiniz. Geçit bizi otomatik olarak bilgilendirir ve sipariş, sanki OpenResa üzerinden işlem yapmışsınız gibi güncellenir: durum, iade faturası, teslim edilenler.

İki yol da aynı sonuca çıkar. Size uygun olanı seçin — ama yalnızca birini.

Ödeme geçidi yanıt vermediğinde

OpenResa üzerinden başlatılan bir geri ödeme birbirinden bağımsız iki aşamada gerçekleşir ve birincisi başarılı olsa bile ikincisi başarısız olabilir: sipariş geri ödendi durumuna geçer, ancak para ödeme geçidinde tahsil edilmiş kalır.

Bu durumda bir mesaj sizi açıkça uyarır ve işlemi geçidin yönetim panelinden tamamlamaya davet eder. İki taraftan da müdahale etmeniz gereken tek durum budur.

Belgeleri göndermek ve indirmek

Özel bir düğme, satışa ait tüm belgeleri bir arada toplar. Açık olan belgenin adını taşır ve böylece satışın hangi aşamada olduğunu da size gösterir: Teklif, Sipariş Formu ya da bir ödeme tahsil edildikten sonra Fatura. Bir geri ödeme bir iade faturası doğurduğunda düğme çoğul hâle gelir — Belgeler — çünkü satış artık tek bir belgeye sığmaz.

Menüsü belgeleri, PDF üzerinde de yer alan referanslarıyla listeler: önce fatura ya da teklif, ardından her geri ödeme için bir iade faturası. Bir tıklama belgeyi indirir; böylece arşivleyebilir veya başka bir kanaldan iletebilirsiniz.

Menünün altında yer alan E-posta ile gönder ise dosyayı kullanıcıya gönderir. Gönderim ana belgeyle sınırlı değildir: fatura, satışa ait tüm iade faturalarıyla birlikte gider, çünkü gerçekte ödenmesi gereken tutar ancak bunlar bir araya getirildiğinde anlaşılır.

Ne olduğunu geriye dönük izlemek

Sipariş geçmişi bölümü satışa ilişkin olayları saklar: oluşturma, değişiklikler, tahsilatlar, gönderimler. Bir üye faturasını hiç almadığını söylediğinde ya da bir tutar ekibin hatırladığıyla örtüşmediğinde ilk açılacak yer burasıdır.

Bekleyen bir siparişi yönetmek

Bekleyen bir sipariş, kullanıcı tarafından kendi alanından istediği an ödenebilir ya da sizin tarafınızdan elle tahsil edilebilir.

Elle onay gerektiren hizmetler — havale, çek — siz bir ödeme kaydeder kaydetmez teslim edilir. Bunu yapmadığınız sürece üyenin elinde hiçbir şey olmaz.

Bir satıştan vazgeçmek için satışı açın ve Siparişi iptal et ögesini kullanın. Satış görüntülenebilir kalır ve İptalleri gizle ayarı onu listelerden çıkarır.

Satışları ve muhasebeyi dışa aktarmak

Listenin üst kısmındaki Dışa aktarmayı indir ögesine tıklayın: dışa aktarma, ekranda görünen filtreleri ve dönemi esas alır. Hesap tablosu için satış raporları, muhasebe kayıtları ve yasal formatlar ilgili sayfada ayrıntılı olarak anlatılmıştır.