Katılımlı rezervasyonlar: bir zaman dilimini katılıma açma

Kuruluş adına bir zaman dilimi rezerve edin — kamp, turnuva, ders, grup dersi — ve kullanıcılarınızın kendi başlarına katılmasına izin verin: ücretsiz ya da ücretli, çevrim içi ödemeyle veya rezervasyon kredileriyle. Kapasiteyi, erişim kriterlerini ve süreleri siz belirlersiniz; katılımcı listesini de siz izlersiniz.

Katılımcı listesini kimin oluşturacağını seçin

Etiket taşıyan her rezervasyon katılımcı kabul edebilir. Bir zaman diliminden diğerine değişen tek şey, listeyi kimin oluşturduğudur: siz ya da kullanıcıların kendisi.

Listeyi siz oluşturursunuz

Zaman dilimini etiketiyle birlikte rezerve edin ve Katılımlı rezervasyon seçeneğini etkinleştirmeden katılımcıları siz belirleyin. Kullanıcılar kendi başlarına katılamaz: liste sizindir.

Yine de liste değişmez değildir. Kişi eklemek veya çıkarmak için rezervasyonu takvimden istediğiniz zaman yeniden açın ve Etiketler sekmesini kullanın; hâlihazırda katılan kişiler burada önceden seçili görünür.

Bu yöntem, grubu sizin çağırdığınız bir antrenman, bir maç için kadrosu belirlenmiş bir takım veya katılımcıları önceden belirlenmiş bir ders için uygundur.

Kullanıcılar kendileri katılır

Katılımlı rezervasyon seçeneğini etkinleştirin; zaman dilimi katılıma açılır. Takvimde bir kontenjan sayacı görünür ve herkes kendi hesabından yerini alır.

Bu yöntem, bir tatil kampı, kulüp içi bir turnuva veya herkese açık bir etkinlik için uygundur.

Seçenek etkinleştirildiğinde liste yönetimi rezervasyon formundan zaman diliminin detayına taşınır. Orada Katılımcı ekle ve Sil işlemlerini kullanabilirsiniz.

Birinden diğerine geçiş

İki yöntem birbirini dışlamaz ve seçiminiz asla kesin değildir. Önce bir liste oluşturabilir, ardından kalan yerleri açmak için Katılımlı rezervasyon seçeneğini daha sonra etkinleştirebilirsiniz: önceden belirlediğiniz kişiler listede kalır.

Tersi de mümkündür; sayfanın sonundaki katılımların kapatılması bölümüne bakın.

Bir zaman dilimini katılıma açma

1. Takvimde, rezerve edilecek zaman dilimine tıklayın.
2. Rezervasyon formundaki Etiketler sekmesini açın.
3. Etiketi seçin — kamp, turnuva, ders, antrenman — ve isterseniz bir yorum ekleyin.
4. Katılımlı rezervasyon seçeneğini etkinleştirin, ardından ayarları açmak için Yapılandır düğmesine tıklayın.
5. İsterseniz doğrudan katılacak kişileri seçin, ardından onaylayın.

Bir kampın veya haftalık bir dersin tüm seanslarını tek işlemde oluşturmak için Tekrar kullanın. Ardından bir katılımın tek bir seans için mi yoksa tüm seri için mi geçerli olacağını seçersiniz.

Takvimde zaman dilimi, katılımcı sayısını kapasiteye oranla gösterir ve yer kaldığı sürece bir katılım daveti görüntüler. Tıklandığında, listenin ve katılım düğmesinin bulunduğu zaman dilimi detayına gidilir.

Ayarlarınıza daha sonra dönmek için zaman dilimini açın ve Katılımcılar bölümündeki Yapılandır düğmesini kullanın.

Kapasiteyi ve bir katılımın kapsamını ayarlama

Ayarlardaki Katılımcılar bölümü iki sayı içerir.

Maksimum yer sayısını belirler. Bu sayıya ulaşıldığında zaman dilimi Dolu ibaresini gösterir ve katılım düğmesi kaybolur.

Minimum hiçbir katılımı engellemez: bu sayı yalnızca aşağıda anlatılan otomatik iptal için yeter sayı görevi görür. En düşük değeri 1'dir. Katılımcı sayısı ne olursa olsun seansın yapılmasını istiyorsanız bu alana dokunmayın ve Otomatik iptal et seçeneğini devre dışı bırakın.

Bir katılımın kapsamı en belirleyici ayardır ve ilk karara bağlamanız gereken ayardır:

• Bu rezervasyon — tek bir seansa katılınır. Herkesin müsait olduğunda geldiği haftalık bir antrenman ya da tek seferlik bir etkinlik için uygundur.
• Tüm yinelemeler — serinin tamamına katılınır. Tek bir katılım, kişiyi serinin bütün seanslarına ekler; tek bir ayrılma ise onu hepsinden çıkarır. Beş günlük bir kamp veya birbirini izleyen bir ders dizisi için uygundur. Bir seri, gelecek en az bir seansı kaldığı sürece açık kalır: böylece başlamış bir kampa sonradan katılmak mümkündür.

Tüm yinelemeler seçiliyken zaman dilimi detayı serinin tarihlerini listeler: herkes neyi taahhüt ettiğini tam olarak bilir. Bu rezervasyon seçiliyken yalnızca açık olan seans görüntülenir.

Kimlerin katılabileceğini seçme

Hiçbir ayar yapılmazsa zaman dilimi kuruluşunuzun tüm kullanıcılarına açıktır.

Bu açıklığı sınırlamak için Uygunluk kriterleri seçeneğini etkinleştirin, ardından kriterleri seçin. Kriterler kullanıcı listenizdeki filtreleri kullanır ve beş grupta toplanır: profiller, abonelikler, yaş kategorileri, gruplar ve sıralamalar; bunlara cinsiyet de eklenir.

Kriterlere uymayan bir kullanıcı düğmeyi yine de görür; ancak tıkladığında profilinin bu zaman diliminin kriterlerine uymadığı bildirilir. Diğer ret durumları için de aynısı geçerlidir: zaman dilimi dolu, katılımlar henüz açılmamış, ürün mevcut değil. Her durumun kendi mesajı vardır; kimse sessiz bir düğmenin karşısında kalmaz.

Sık karşılaşılan birkaç örnek: bir kampı tek bir yaş kategorisine ayırmak, bir grup dersini yalnızca belirli bir aboneliğe sahip kişilere açmak, kulüp içi bir turnuvayı bir takım grubuyla sınırlamak.

Seçeneği devre dışı bırakmak seçilen kriterleri siler: zaman dilimi yeniden herkese açılır.

Katılımı ücretli hale getirme

Zaman diliminin ayarlarında Ödemeler & faturalama seçeneğini etkinleştirin, ardından katılımcının nasıl ödeyeceğini seçin: çevrim içi ödeme için Ürün veya bir rezervasyonda olduğu gibi hesabındaki kredileri düşmek için Rezervasyon Kredileri (bkz. sonraki bölüm).

Ürün ile ödenecek ürünü seçin. Liste, kataloğunuzdaki kamp, ders, turnuva ve özel türündeki etkin ürünleri sunar.

Katılımcı, katıldığı anda çevrim içi öder. Yeri ancak ödeme tahsil edildikten sonra ayrılır: sipariş beklemede kaldığı sürece zaman dilimi “Ödemeyi tamamlayın” ibaresini gösterir ve yer başkası için açık kalır.

İki ayar, kataloğunuza dokunmadan fiyatı ince ayarlar:

• “Tutarı özelleştir” seçeneği bu zaman dilimine özel bir Birim fiyat uygular. Bu seçenek olmadan herkes, seçilen üründe yapılandırılmış fiyat kurallarından doğan tutarı öder.
• Burada girilen açıklama, katılımcının görmesi için katılım düğmesinin altında görüntülenir.

Kiosk cihazında, ürünle ödenen bir zaman dilimi, ödemenin hesap üzerinden yapılmasını isteyen bir mesaj gösterir: çevrim içi ödeme kiosk üzerinden yapılmaz.

Rezervasyon kredileriyle ücretlendirme

Kullanıcılarınız kortlarını rezerve etmek için zaten kredi paketleri satın alıyor mu? Bir grup dersini, bir eğitim kampını veya bir turnuvayı da aynı kredilerle ödeyebilirler. Sizin tarafınızda tahsil edilecek bir şey yok, çevrimiçi ödeme de yok: krediler, katıldıkları anda hesaplarından düşülür.

Ücreti seçme

1. Zaman diliminin ayarlarında Ödemeler & faturalama seçeneğini etkinleştirin.
2. Rezervasyon Kredileri sekmesine tıklayın.
3. Bir katılımın ücretinin nasıl hesaplanacağını seçin, ardından kaydedin.

İki ücretlendirme şekli mümkündür:

1. Katılımcının aboneliğine göre: herkes, bu zaman dilimini rezerve etmesi hâlinde aboneliğinin kendisine mal olacağı tutarı öder. Ders, alışılmış bir rezervasyonun yerini aldığında en basit yöntem budur. Örneğin 2 saatlik bir seans için:
   • Julie'nin aboneliği rezervasyon başına 1 kredi sayıyor: 1 kredi öder;
   • Marc'ın aboneliği saat başına 1 kredi sayıyor: 2 kredi öder.
2. Kredi sayısı: herkes aynı sayıda kredi öder; bu sayıyı görünen alana siz girersiniz. Önceden belirlenmiş tek bir fiyat için doğru seçim budur.

Bazı kişiler katılmışken ücreti değiştirmeniz yalnızca sonraki katılımlar için geçerli olur: daha önce düşülen krediler değişmez.

Bir seriyi tek seferde ücretlendirme

Bir katılım, Bir katılımın kapsamı ayarı Tüm yinelemeler olarak belirlenmiş olsa bile yalnızca bir kez ücretlendirilir.

Tatil döneminde 5 sabahtan oluşan bir eğitim kampı örneğini ele alalım:

• Kredi sayısı 10 olarak ayarlanırsa, eğitim kampına katılım 5 sabahın tamamı için 10 krediye mal olur;
• Katılımcının aboneliğine göre ile yalnızca tek bir sabahın ücreti kadar olur.

Bir seri için, tamamının fiyatını Kredi sayısı ile belirlemenizi öneririz.

Kimlerin ödeme yapmadığını bilme

Seçilen ücret ne olursa olsun, aboneliği bu zaman diliminde kredi düşmeyen bir kullanıcı için katılım ücretsizdir:

• aboneliği rezervasyon kredisi kullanmıyordur;
• aboneliği bu takvimde kredi düşmüyordur;
• aboneliği aynı gün yapılan rezervasyonları ücretsiz sunuyordur ve seans bugün gerçekleşiyordur.

Hiçbir ödeme yapmadan normal şekilde katılır. Böylece aboneliği kredi kullanmayan bir oyuncu, kredi ile ödeme yapan bir aboneyle aynı eğitim kampına katılabilir.

Katılımcının gördüğü

Ücret doğrudan Katıl düğmesinde, parantez içinde görünür (örneğin 2 kredi). Tıklandığında, düşülecek tutarı hatırlatan bir onay penceresi açılır ve katılımcı Evet, katılıyorum ile onaylar.

Yeterli kredisi yoksa, katılım Yetersiz kredi sayısı mesajıyla reddedilir. Kuruluşunuz çevrimiçi kredi satıyorsa, Kredi satın al düğmesi sayesinde hesabını yükleyip tekrar katılmaya dönebilir.

Yönetici gibi abonelik kurallarından muaf olan bir kullanıcı, bakiyesi yetersiz olsa bile katılıma eklenir ve ücreti düşülür.

Zaman diliminden ayrılırken kredileri iade etme

Zaman diliminden ayrılan bir katılımcı, bir rezervasyonu iptal etmiş gibi kredilerini geri alır. Aboneliğinin kredi iadesini sınırlayan kuralı da uygulanır: hiç iade yapılmaması ya da seanstan önceki saatlerde iade yapılmaması. Onay penceresi, kendisine nelerin iade edileceğini gösterir.

Örneğin, bir rezervasyondan önceki 24 saat içinde kredi iadesi yapmayan bir abonelikte:

• Paul, cumartesi günkü bir seanstan çarşamba günü ayrılır: kredileri iade edilir;
• cuma akşamı ayrılır: hiçbir şey geri almaz.

Seans başladıktan ya da bir eğitim kampının ilk sabahı başladıktan sonra, ayrılmak artık hiçbir kredi iadesi sağlamaz.

Katılımcıları kendiniz ekleme veya çıkarma

Katılımcı eklerken iki seçeneğiniz vardır:

• Katılımı ücretsiz yap: kişi hiçbir ödeme yapmadan eklenir;
• Kredileri düş: katılım, kişi kendisi katılmış gibi hesabından düşülür.

Zaman dilimini oluştururken kişileri eklediğinizde aynı seçenekler Etiketler sekmesinde görünür.

Kredileri düş ile herkesin bakiyesi denetlenir. Tek bir kişinin bile kredisi yetmiyorsa, hiç kimse eklenmez ve mesaj size hangi kişi olduğunu bildirir. Profiliniz, Kısıtlamaları etkinleştir seçeneği olmadan başka kullanıcılar adına rezervasyon yapmanıza izin veriyorsa, bir kullanıcı adına yapılan rezervasyonda olduğu gibi bu denetim uygulanmaz: kişi eklenir ve ücreti düşülür, bakiyesi eksiye düşse bile.

Ücreti düşülmüş bir katılımcıyı çıkarmak için, kredilerini iade etmeyi ya da elinizde tutmayı seçersiniz (Kredi iade edilmesin). Katılımcı listesinde her kişi için düşülen tutar ya da Ücretsiz rozeti görünür.

Bir seansı veya bir seriyi iptal etme

Bir seansı iptal etmek, o seans için ücreti düşülen katılımcılara kredilerini geri verir.

Serinin tamamına yapılan bir katılımda her şey eğitim kampından geriye ne kaldığına bağlıdır:

• bir sabahı iptal edersiniz ve başka sabahlar kalmıştır: katılım devamı için geçerliliğini korur, düşülen ücret iade edilmez;
• eğitim kampı başlamadan tamamını iptal edersiniz: herkes kredilerini geri alır;
• eğitim kampı başlamıştır ve son sabahları iptal edersiniz: Katılımcılara krediyi iade et ile Kredi iade edilmesin arasında seçim yapmanız istenir.

Katılımcı yetersizliği nedeniyle gerçekleşen otomatik iptal de aynı kuralları izler. Son durumda, hiçbir soru sormadan kredileri iade eder.

Katılımcıları izleme ve yönetme

Zaman dilimi detayındaki Katılımcılar bölümü katılanları listeler ve kalan yerleri gösterir. Listeyi kullanıcılardan gizlemiş olsanız bile siz her zaman tam listeyi görürsünüz.

Katılımcı ekle ile birden fazla kişiyi tek seferde ekleyebilir, Sil ile birini çıkarabilirsiniz. Bu iki işlem, yukarıda tanımlanan kapsamın tamamına uygulanır.

Ürünle ödenen bir zaman diliminde, birini eklediğinizde tutarı nasıl işleyeceğinizi seçersiniz:

1. Katılımı ücretsiz yap — kişi katılır, hiçbir sipariş oluşturulmaz. Varsayılan seçenek budur; davet ve jest amacıyla kullanılır.
2. Hemen tahsil et — bir sipariş oluşturulur ve yerinde tahsil etmek için hemen ardından yazar kasa açılır. Birden fazla katılımcı olduğunda tahsilatlar arka arkaya yapılır. Bu seçenek yalnızca profiliniz Yönetim›Gösterge Paneli›Faturalama›Faturalar & işlemler erişimi veriyorsa sunulur.
3. Daha sonra tahsil et — bir sipariş oluşturulur ve sipariş formu e-posta ile gönderilir. Kişi ödemesini daha sonra yapar.

Zaman dilimini oluştururken kişileri eklediğinizde de aynı seçim sunulur: ilk katılımcıyı işaretler işaretlemez Etiketler sekmesinde görünür. Kredilerle ödenen bir zaman diliminde seçenekler, yukarıda anlatılan Katılımı ücretsiz yap ve Kredileri düş olur.

Liste her katılımcı için ödeme durumunu hatırlatır: katılım ücretsiz verilmişse Ücretsiz, aksi hâlde ilgili sipariş; siparişi Tahsil et veya faturayı e-posta ile yeniden gönderme imkânıyla birlikte.

Bu tür zaman dilimlerinde misafirler kabul edilmez: her yer, kimliği belirli bir kullanıcıya karşılık gelir.

Katılımları zaman içinde sınırlama

Üç süre vardır; hepsi isteğe bağlıdır ve hepsi zaman diliminin başlangıcına göre ifade edilir.

Açılış süresi katılımların açılmasını geciktirir. 48 saat ayarlandığında, pazartesi saat 10.00'daki bir zaman dilimi yerlerini bir önceki cumartesi saat 10.00'da açar. Bu sayede üç ay önceden yayımlanan bir kamp, yayımlandığı gün dolmaz.

Kayıt iptalini sınırla belirli bir süreden sonra çıkış kapısını kapatır. Bu süreden sonra katılımcı kendi başına ayrılamaz; gerekirse bunu siz yaparsınız. Bu ayar olmadan katılımcı, zaman dilimi başlayana kadar ayrılabilir.

Otomatik iptal et, seçilen süre dolduğunda Minimum katılımcı sayısına ulaşılmamışsa rezervasyonu iptal eder. Katılımcılar ve zaman dilimini oluşturan kişi e-posta ile bilgilendirilir. Süresi çoktan başlamışken oluşturulan bir rezervasyon asla otomatik olarak iptal edilmez; bu nedenle son dakikada risk almadan bir zaman dilimi açabilirsiniz.

Ücretli bir zaman diliminde bu iptal, ödeme bekleyen siparişleri de iptal eder: artık kimse gerçekleşmeyecek bir seansın ödemesini yapamaz. Buna karşılık, tahsil edilmiş katılımlar korunur ve iade edilmez; bunları siz ele alırsınız.

Katılımların sayılması veya sayılmaması

Varsayılan olarak bir zaman dilimine katılmak hiçbir şey tüketmez: ne eşzamanlı rezervasyon kotasını, ne dönemsel limitleri, ne de art arda gelen zaman dilimlerini. Bir kullanıcı, aynı gün bir kort rezerve etme imkânını kaybetmeden bir kampa katılabilir.

Kota ve limitlere dahil et bu davranışı tersine çevirir: her katılım sıradan bir rezervasyon gibi sayılır ve kotasını doldurmuş bir kişi artık katılamaz.

Katılımcıları siz eklediğinizde — zaman dilimini oluştururken ya da Katılımcı ekle ile — kotaları ve limitleri aynı şekilde denetlenir ve mesaj ilgili kişinin adını belirtir. Profiliniz Kısıtlamaları etkinleştir seçeneği olmadan başka kullanıcılar adına rezervasyon yapmanıza izin veriyorsa, bir kullanıcı adına yapılan rezervasyonda olduğu gibi bu denetimi aşarsınız.

Katılımın kullanıcı için bir bedeli olması gerektiğinde bu seçeneği etkinleştirin; örneğin aboneliğine dâhil bir grup dersinde. Olağan kullanımın yerini almayan, ona eklenen her şey için seçeneği devre dışı bırakın.

E-posta ile bilgilendirme

Katılımcı, katıldığında her zaman bir onay alır; zaman dilimi otomatik olarak iptal edilirse de bir e-posta alır. Bu gönderimler devre dışı bırakılamaz.

Bildirimleri etkinleştir zaman dilimini oluşturan kişiyi ilgilendirir: her katılımda, her ayrılmada ve son yer dolduğunda bir uyarı alır. Her hareketi izlemek istemiyorsanız yoğun bir zaman diliminde bu seçeneği kapatın.

Herkesin bildirim tercihlerine uyulur: bildirimlerini kapatmış bir kullanıcı hiçbir şey almaz.

Katılımcı listesini göster kullanıcıların ne göreceğini belirler. Etkinleştirildiğinde herkes kimlerin katıldığını bilir. Devre dışı bırakıldığında yalnızca sayaç ve kalan yerler herkese açıktır.

Bir yapılandırmayı yeniden kullanma

Her kampta on kadar seçeneği ayarlamak yorucu olurdu. İki mekanizma bunu önler.

Ayarların başındaki Şablon bölümü bu iki işlemi bir araya getirir. Şablon olarak kaydet, zaman diliminin ayarlarını girdiğiniz Model adı altında saklar. Bir şablon oluşturulduğunda Bir şablon seçin... listesi bunun üzerinde görünür: yapılan bir seçim, bu ayarları başka herhangi bir zaman dilimine uygular.

Bir zaman dilimi, türetildiği şablona bağlı kalır. Ayarlarını daha sonra değiştirirseniz, değişikliğin nereye kadar uygulanacağı sorulur: yalnızca bu rezervasyon, bu rezervasyon ve tekrarları veya Her yerde — yani bu şablonu paylaşan tüm zaman dilimleri.

Katılımları kapatma

Katılımcıları olan bir zaman diliminde Katılımlı rezervasyon seçeneğini devre dışı bırakmak mümkündür ve onlar için hiçbir risk taşımaz: katılımcılar yerinde kalır, düzenlenmiş siparişler geçerliliğini korur. Yalnızca yeni katılımlar ve ayrılmalar durur; katılımcılar bölümü kullanıcı tarafında kaybolur.

Bir katılımın bedelini iade etmek veya sonradan birini çıkarmak yine size bağlıdır: katılımların kapatılması bunu üstlenmez.