Vytvorenie a správa predplatných
Predplatné určuje práva na rezervácie vašich používateľov: obdobie prístupu, cenu, kvóty a pravidlá. Vytvorte jedno predplatné pre každý variant, ktorý vaša organizácia ponúka, a potom ho priraďte k jednotlivým záznamom.
Vytvorenie predplatného
- Prejdite do Administrácia›Používatelia›Prístupové práva›Predplatné a kliknite na Nový.
- Na karte Všeobecné vyplňte Názov & farba a nepovinný popis.
- V časti Dátumy otvorenia práv určte obdobie, počas ktorého sa predplatitelia môžu prihlásiť. Ak má byť prístup bez časového obmedzenia, nastavenie ponechajte vypnuté.
- Kliknite na Uložiť.
Konfigurácia je rozdelená do kariet: Všeobecné, Kvóta, Povolenia, Pravidlá, Kredity, Pozvánky, Štítky a Registrácie. Karty venované pravidlám rezervácií sú podrobne opísané na samostatnej stránke.
Sledovanie úhrady členských príspevkov
Na karte Všeobecné vyplňte Cena predplatného: na každom zázname sa potom zobrazí políčko Zaplatené predplatné s dátumom a uhradenou sumou. Modul Sledovanie predplatných (Administrácia›Používatelia›Prístupové práva›Sledovanie predplatných) obsahuje zoznam všetkých predplatiteľov so stavom ich platby, ktorý môžete filtrovať cez Podľa predplatného a Podľa stavu a exportovať do formátu Excel.
V prípade potreby zapnite Blokovať rezervácie, ak používateľ nezaplatil svoje predplatné: na zázname používateľa sa zobrazí upozorňujúci pruh a rezervácia mu bude zamietnutá až do zaevidovania platby.
Aby ste túto obrazovku nemuseli sledovať, zapnite si správy o aktivite: každý mesiac vám pošlú menný zoznam predplatných, ktorých platnosť sa končí do 30 dní.
Predaj predplatného online
Zapnite Platby a fakturácia na karte Všeobecné, aby bolo predplatné spoplatnené online: používatelia si ho môžu zakúpiť alebo obnoviť podľa nastavených plánov, s automatickou fakturáciou. Platba prebieha podľa spôsobov prijímania platieb priradeného fakturačného účtu.
Keď je táto sekcia aktívna, dátumy nadobúdajú iný význam: stávajú sa z nich Predvolené dátumy prístupu, ktoré platia dovtedy, kým predplatiteľ nemá aktívny plán. Hneď ako si plán kúpi, prevezmú úlohu dátumy tohto plánu.
Automatické pripomienky predplatiteľom pred skončením platnosti
Predplatiteľ, ktorý nechá svoje predplatné vypršať, stráca svoje práva bez toho, aby si to všimol, a vy sa to dozviete až vtedy, keď si už nedokáže rezervovať. Pred skončením platnosti odchádzajú automaticky tri e-maily: 30 dní vopred, 7 dní vopred a deň predtým.
Nastavuje sa to pre každé predplatné samostatne. Prejdite do Administrácia›Používatelia›Prístupové práva›Predplatné, otvorte príslušné predplatné, kartu Všeobecné, sekciu Automatické pripomienky pred uplynutím platnosti. Je zapnutá predvolene: nemusíte urobiť nič, aby ste ju využívali.
Pridanie vlastnej správy
Pod prepínačom je editor, v ktorom môžete pridať niekoľko riadkov, ktoré sa prevezmú do e-mailu: dátum valného zhromaždenia, cenu na nasledujúcu sezónu, úradné hodiny na prihlasovanie, adresu formulára na vyplnenie, prílohu…
Čo predplatiteľ dostane
E-mail pripomína dané predplatné, dátum skončenia jeho platnosti a počet zostávajúcich dní, potom vašu správu, ak ste nejakú zadali.
Tlačidlo na obnovenie sa v ňom zobrazí len vtedy, ak si predplatiteľ naozaj môže obnoviť predplatné zo svojho konta, teda ak je mu sprístupnené predplatné, ktoré sa dá kúpiť online. V opačnom prípade e-mail iba informuje a neponúka nemožnú akciu: postup musíte uviesť vo vlastnej správe vy.
Kto pripomienku nedostane
- Predplatitelia bez dátumu skončenia platnosti. Pripomienka ohlasuje koniec: bez vyplneného dátumu ukončenia predplatné z pohľadu softvéru nikdy nevyprší a žiadny e-mail neodíde. Toto je najčastejší dôvod, keď nič nepríde — skôr než budete hľadať ďalej, skontrolujte záznam predplatiteľa.
- Predplatitelia, ktorých predplatné má pripomienky vypnuté.
- Pozastavení predplatitelia.
- Tí, ktorí si vo svojom konte vypli oznámenia Platby a fakturácia: ich voľba má prednosť pred vašou.
Vyžadovanie dokladov na rezerváciu
Na karte Všeobecné sekcia Povinné informácie na rezerváciu núti predplatiteľov doplniť určité údaje skôr, než si budú môcť rezervovať: e-mailovú adresu, poštovú adresu, telefón, profilovú fotografiu, dátum narodenia, rebríček, číslo licencie, doklad o bydlisku alebo lekárske potvrdenie.
Používateľ je vyzvaný, aby ich poskytol už pri prvom prihlásení a potom vo chvíli, keď klikne na voľný časový úsek. Možnosť Použiť toto obmedzenie, keď je predplatiteľ partnerom v rezervácii pravidlo rozširuje: predplatiteľa s neúplnými údajmi potom nemôže pridať ako partnera ani nikto iný.
Duplikovanie predplatného na novú sezónu
- Otvorte predplatné z uplynulej sezóny.
- Kliknite na Duplikovať: skopíruje sa celá konfigurácia.
- Premenujte kópiu a upravte jej dátumy.
Hromadné pridelenie predplatného
- Prejdite do Administrácia›Používatelia›Správa používateľov a vyberte príslušných používateľov, alebo po použití filtra kliknite na Vybrať všetko.
- Otvorte Akcie a potom Rýchla úprava.
- Vyberte nové predplatné a v prípade potreby jeho dátumy, potom kliknite na Uložiť.
Rýchla úprava umožňuje jedným pohybom prepnúť všetkých späť na stav neuhradené: je to celá operácia na začiatku sezóny v jedinom kroku.
Predplatné celej databázy môžete jednou operáciou aktualizovať aj importom súboru.
