Vytvorenie a správa predplatných

Predplatné združuje podmienky prístupu a rezervovania jedného plánu: dátumy, cenu, kvótu rezervácií a pravidlá, ktoré treba dodržiavať. Vytvorte predplatné, ktoré ponúka vaša organizácia, a potom každému používateľovi priraďte to, ktoré mu zodpovedá, priamo z jeho karty.

Vytvorenie predplatného

Začnite plánom, ktorý ponúka vaša organizácia, napríklad Rekreačný tenis. Potom ho môžete priradiť príslušným používateľom bez toho, aby ste rovnaké pravidlá zadávali na každej karte znova.

1. Prejdite do Administrácia›Používatelia›Prístupové práva›Predplatné a kliknite na Nový.
2. Na karte Všeobecné vyplňte Názov & farba a nepovinný popis.
3. V časti Dátumy otvorenia práv určte obdobie, počas ktorého sa predplatitelia môžu prihlásiť. Ak má byť prístup bez časového obmedzenia, nechajte nastavenie vypnuté.
4. Kliknite na Uložiť.

Potom doplňte podmienky rezervovania: koľko rezervácií môže mať predplatiteľ naraz, ku ktorým kurtom má prístup a aké pravidlá musí dodržiavať. Tieto voľby spresníte na kartách Kvóta, Povolenia a Pravidlá. Pri ich nastavovaní vám pomôže návod nižšie.

Automatické usporiadanie zoznamu

Režim Automatické usporiada zoznam za vás: nemusíte vytvárať žiadne skupiny. Kliknutím na záhlavie názvu, dátumu začiatku alebo dátumu konca zvolíte spôsob triedenia. Skupiny sa tejto voľbe prispôsobia bez toho, aby sa predplatné zmenilo.

Pri triedení podľa názvu aplikácia hľadá spoločné slová a sezóny. Dokáže tak spojiť Rekreačný tenis 2026/2027 – Dospelí a Rekreačný tenis 2026/2027 – Mládež. Zrozumiteľné názvy toto zoradenie uľahčujú. Ak sú názvy veľmi odlišné, aplikácia má menej vodidiel na ich zoskupenie. Pri triedení podľa dátumu sa skupiny tvoria na základe dátumov začiatku a konca predplatných.

Kliknutím na názov skupiny ju zbalíte alebo rozbalíte. Tento stav sa uloží pre váš účet.

Zaradenie predplatných do ručných skupín

Tento režim zvoľte, ak chcete zoznam usporiadať podľa vlastných kritérií. Môžete napríklad spojiť tenis a padel do skupiny Športová škola a potom oddeliť predplatné na voľné hranie od jednorazových ponúk, bez ohľadu na ich názvy.

1. Prepnite na Manuálne skupiny.
2. Kliknite na Pridať skupinu a zadajte názov: nová skupina sa zobrazí na začiatku zoznamu.
3. V Všetko, bez vyhľadávania a filtrov, presuňte riadky myšou do skupín a určte ich poradie. Na dotykovej obrazovke pred presunutím podržte prst na riadku.
4. Presunutím názvu skupiny zmeníte jej umiestnenie. Predplatné, ktoré nie je zaradené do žiadnej skupiny, zostáva dole, v časti Žiadna skupina.

Po prejdení kurzorom nad názvom sa zobrazia tlačidlá na premenovanie alebo odstránenie skupiny. Pri odstránení skupiny sa jej predplatné zachová a vráti sa do Žiadna skupina.

Kliknutím na záhlavie stĺpca môžete predplatné v každej skupine zoradiť aj podľa názvu alebo dátumu. Ak následne presuniete samostatné alebo referenčné predplatné, vaše usporiadanie nahradí triedenie: zvolená pozícia sa zachová.

Prepojené predplatné, ktoré popisujeme nižšie, zostáva pod svojím referenčným predplatným. Jeho poradie v rámci tejto skupiny môžete zmeniť bez toho, aby sa zmenilo triedenie zvyšku zoznamu. Ak presuniete referenciu, prepojené predplatné ju nasleduje.

Tieto zoskupenia nájdete aj v zoznamoch na výber predplatného, ak uľahčujú orientáciu. Úplné názvy predplatných v nich zostávajú zobrazené.

Prispôsobenie zobrazenia a hromadné akcie

Prispôsobte si zoznam svojmu spôsobu práce: čítanie popisov, kontrola platieb alebo zobrazenie väčšieho počtu riadkov na obrazovke. Ponuka Nastavenia napravo od Nový si vaše preferencie zapamätá:

• Zobraziť popisy: pridá popis pod názov, najviac na dva riadky.
• Zobraziť platby: nahradí stĺpec s dátumom začiatku stĺpcom s platbami.
• Kompaktný režim: zmenší rozostupy riadkov a veľkosť názvov, tlačidiel a počítadiel.

Tieto možnosti sú predvolene vypnuté. Dlhé názvy zostávajú čitateľné na viacerých riadkoch.

Stĺpce začiatku a konca sa zobrazia iba vtedy, ak aspoň jedno predplatné vo filtrovanom zozname príslušný dátum obsahuje. Ak chcete predplatné zobraziť alebo upraviť, kliknite na jeho názov, a to aj v mobile.

Označte políčka vľavo od predplatných, ak chcete pracovať s viacerými riadkami naraz. Namiesto kariet režimu sa potom zobrazia tlačidlá Archivovať, Prepojiť, Odpojiť a Odstrániť. Platia rovnaké práva a obmedzenia ako pri akcii s jedným predplatným.

V ručnom režime Presunúť na… zaradí celý výber do jednej skupiny. V Archivované vráti Obnoviť vybrané predplatné späť do aktuálneho zoznamu.

Zdieľanie nastavení pomocou referenčného predplatného

Ponúkate viacero padelových plánov – pre dospelých, mládež, študentov – s rôznymi cenami, ale s rovnakými pravidlami? Ak medzi týmito predplatnými nie je prepojenie, každú zmenu kvóty alebo prístupu na kurty musíte zopakovať v každom pláne, s rizikom, že na niektorý zabudnete.

Referenčné predplatné umožňuje spravovať tieto nastavenia na jednom mieste. Vytvorte napríklad Predplatné Padel a potom k nemu prepojte svoje plány: zmeny spoločných nastavení sa automaticky použijú na všetky prepojené predplatné, pričom každé si zachová vlastnú cenu a vlastné údaje. Ak majú mať niektoré plány odlišné pravidlá, ponechajte ich samostatné alebo ich pripojte k inej referencii.

Nastavenia sa prenášajú iba z referencie na prepojené predplatné, a to pri ich uložení. Zmena ceny alebo názvu prepojeného predplatného teda nemá žiadny vplyv na referenciu ani na ostatné predplatné. Referenčné predplatné môžete zároveň prideliť používateľom: naďalej ide o plnohodnotné predplatné.

Vytvorenie prepojeného predplatného

V zozname umožňuje tlačidlo Vytvoriť prepojené predplatné pri referencii rýchlo vytvoriť nový variant. Urobiť to môžete aj z jej nastavení:

1. Otvorte predplatné, ktoré bude slúžiť ako referencia, kartu Všeobecné.
2. V časti Referenčné predplatné kliknite na Vytvoriť prepojené predplatné.
3. V potvrdzovacom okne zadajte požadovaný názov a potvrďte.
4. Vytvorené predplatné sa zobrazí v zozname prepojených predplatných danej referencie. Kliknutím na jeho tlačidlo Otvoriť prispôsobíte jeho názov, cenu a ďalšie vlastné údaje.

Prepojenie existujúceho predplatného

1. Otvorte predplatné, ktoré chcete prepojiť, a najprv uložte prípadné zmeny.
2. V Všeobecné, v časti Referenčné predplatné, zvoľte požadovanú referenciu.
3. Prečítajte si potvrdenie: uvádza, koľkých používateľov sa zmena týka. Potvrdením nahradíte spoločné nastavenia tohto predplatného nastaveniami zvolenej referencie. Jeho cena a vlastné údaje zostanú zachované.

Kde upraviť nastavenia

V prepojenom predplatnom pruh v hornej časti panela uvádza, z ktorej referencie nastavenia pochádzajú. Zdedené nastavenia sú zobrazené sivou farbou spolu s názvom referencie. Ak ich chcete upraviť, otvorte túto referenciu: zmena sa použije na všetky jej prepojené predplatné.

Pre každé prepojené predplatné zostávajú prispôsobiteľné:

• jeho názov, popis, farba a kľúčové slová;
• jeho dátumy a farby rezervácií;
• jeho ceny a fakturácia vrátane cien a predaja rezervačných kreditov či kreditov na pozvanie;
• možnosti na karte Registrácie.

Ostatné nastavenia sa dedia: kvóty, oprávnenia, pravidlá, štítky, fungovanie kreditov a pozvaní, údaje vyžadované na rezervovanie, blokovanie pri neuhradenej platbe a pripomienky pred vypršaním platnosti.

Môžete napríklad stanoviť cenu pre mládež na 160 € a pre dospelých na 320 €. Každý plán si zachová svoju cenu aj vtedy, keď na Predplatnom Padel zmeníte spoločné pravidlá.

V zozname spája čiara značky prepojených predplatných so značkou ich referencie: ľahko tak rozpoznáte plány, ktoré zdieľajú rovnaké nastavenia. Ak sa ich názov začína názvom referencie, môže sa zobraziť len jeho pokračovanie: Padel – Mládež sa pod položkou Padel zmení na Mládež. Úplný názov zostáva zachovaný a prístupný po prejdení kurzorom.

Odpojenie predplatného bez jeho odstránenia

Na karte referencie použite Odpojiť v príslušnom riadku. Môžete tiež zvoliť Žiadny v poli Referenčné predplatné prepojeného predplatného a potvrdiť.

Odpojením sa odstráni iba prepojenie: predplatné aj jeho používatelia zostanú zachovaní. Zdedené nastavenia zostanú také, aké boli v okamihu odpojenia, a bude možné upraviť ich priamo v tomto predplatnom. Neskoršie zmeny v pôvodnej referencii sa naň už nepoužijú.

Ak chcete odpojiť viacero predplatných naraz, označte ich v zozname a použite Odpojiť, podľa vašich práv na správu.

Sledovanie úhrady členských poplatkov

Ak členské poplatky prijímate na recepcii alebo prevodom, môžete platby zaznamenávať a vedieť tak, kto si predplatné uhradil. Na karte Všeobecné vyplňte Cena predplatného: políčko Zaplatené predplatné na každej karte umožňuje zaznamenať platbu, jej dátum a sumu.

Ak si chcete urobiť prehľad o všetkých používateľoch, otvorte Administrácia›Používatelia›Prístupové práva›Sledovanie predplatných. Zoznam môžete filtrovať podľa predplatného alebo stavu platby a následne ho exportovať do formátu Excel.

V prípade potreby zapnite Blokovať rezervácie, ak používateľ nezaplatil svoje predplatné: na karte používateľa sa potom zobrazí pruh a rezervovanie mu bude odmietnuté až do zaznamenania platby.

Aby ste túto obrazovku nemuseli sledovať, zapnite správy o aktivite: každý mesiac vám pošlú menný zoznam predplatných, ktorým do 30 dní vyprší platnosť.

Predaj predplatného online

Zapnite Platby a fakturácia na karte Všeobecné, aby bolo predplatné platené online: používatelia si ho môžu predplatiť alebo obnoviť podľa nastavených plánov, s automatickou fakturáciou. Platba prebieha podľa spôsobov prijímania úhrad priradeného fakturačného účtu.

Keď je táto časť aktívna, dátumy majú iný význam: stávajú sa Predvolené dátumy prístupu a uplatňujú sa dovtedy, kým predplatiteľ nemá žiadny prebiehajúci plán. Hneď ako si plán kúpi, prevezmú úlohu dátumy tohto plánu.

Automatické pripomienky predplatiteľom pred vypršaním platnosti

Pripomienky upozorňujú používateľov, aby si predplatné obnovili skôr, než stratia prístup k rezerváciám. Pred dátumom vypršania platnosti sú naplánované tri e-maily: 30 dní vopred, 7 dní vopred a deň predtým.

Ak chcete toto nastavenie zobraziť, prejdite do Administrácia›Používatelia›Prístupové práva›Predplatné, otvorte príslušné predplatné a potom kartu Všeobecné, časť Automatické pripomienky pred uplynutím platnosti. Pripomienky sú predvolene zapnuté. Pri prepojenom predplatnom sa toto nastavenie upravuje v jeho referenčnom predplatnom.

Pridanie vlastnej správy

Pod prepínačom umožňuje editor pridať niekoľko riadkov, ktoré sa uvedú v e-maile: dátum valného zhromaždenia, cenu na nasledujúcu sezónu, čas zápisu, adresu formulára na vyplnenie, prílohu...

Čo dostane predplatiteľ

E-mail pripomína dotknuté predplatné, dátum vypršania jeho platnosti a počet zostávajúcich dní, potom vašu správu, ak ste nejakú zadali.

Tlačidlo na obnovenie sa zobrazí vtedy, ak má používateľ prístup k predplatnému, ktoré si môže kúpiť online zo svojho účtu. Inak e-mail obsahuje len pripomienku a vašu správu: nezabudnite v nej vysvetliť, ako si predplatné obnoviť iným spôsobom.

Kto pripomienku nedostane

• Predplatitelia, ktorí nemajú na svojej karte uvedený dátum vypršania platnosti: bez tohto dátumu aplikácia nemôže pripomienku naplánovať.
• Predplatitelia, ktorých predplatné má pripomienky vypnuté.
• Pozastavení predplatitelia.
• Tí, ktorí si vo svojom účte vypli upozornenia Platby a fakturácia.

Vyžadovanie dokladov na rezervovanie

Na karte Všeobecné časť Povinné informácie na rezerváciu ukladá predplatiteľom povinnosť doplniť pred rezervovaním určité údaje: e-mailovú adresu, poštovú adresu, telefón, profilovú fotografiu, dátum narodenia, rebríček, číslo licencie, doklad o bydlisku alebo lekárske potvrdenie.

Aplikácia vyzve používateľa, aby si kartu doplnil hneď pri prvom prihlásení a potom pri kliknutí na voľný termín. Ak zapnete Použiť toto obmedzenie, keď je predplatiteľ partnerom v rezervácii, nebude ho možné ani pridať k rezervácii inej osoby, kým požadované údaje chýbajú.

Duplikovanie predplatného na novú sezónu

Duplikovanie vám ušetrí prácu od nuly: prevezmite nastavenie z predchádzajúcej sezóny a potom v kópii upravte dátumy a možnosti.

1. V zozname kliknite na Duplikovať v riadku predplatného, ktoré chcete prevziať.
2. V potvrdzovacom okne zadajte názov kópie a potvrďte: zobrazí sa v zozname.
3. Kliknutím na jej názov upravíte dátumy a potrebné možnosti.

Duplikovať môžete aj z panela nastavení predplatného. V takom prípade sa panel kópie otvorí priamo po potvrdení.

Duplikovanie prepojeného predplatného zachová jeho prepojenie na tú istú referenciu, ak na ňu máte potrebné práva. Nevytvorí novú referenciu na nasledujúcu sezónu.

Archivovanie nepotrebných predplatných

Archivujte starý plán, aby ste odľahčili zoznam bez odstránenia predplatného používateľom, ktorí ho ešte majú. Minulú sezónu tak môžete odložiť bez čakania, kým všetci používatelia prejdú na iný plán.

Kliknite na Archivovať v zozname a potvrďte. Predplatné prejde do Archivované. Pri pridávaní alebo úprave používateľa sa už neponúka ako nová voľba; tí, ktorí ho už majú, si ho ponechajú.

Pruh vám môže navrhnúť predplatné na archiváciu. Pred potvrdením výber skontrolujte. Ak kliknete na Skryť, zmizne iba pruh a táto voľba sa uloží pre váš účet: nearchivuje sa žiadne predplatné.

Ak chcete predplatné nájsť v aktuálnom zozname, otvorte Archivované a kliknite na Obnoviť. Ak obnovíte prepojené predplatné, ktorého referencia je archivovaná, obnoví sa aj táto referencia, v závislosti od vašich práv.

Archivované predplatné zostáva dostupné na prepojenie predplatných pri klasickom importe aj pri importe ADOC.

Odstránenie prázdneho predplatného

Predplatné odstráňte vtedy, ak ho už nepotrebujete a nie je k nemu priradený žiadny používateľ. Ak sa ešte používa, archivujte ho: odstránite ho zo zoznamu a zároveň zachováte pre jeho predplatiteľov.

Použite Odstrániť v zozname alebo v paneli nastavení. Odstránenie bude odmietnuté, ak má predplatné ešte používateľov, ak je nastavené ako predvolené alebo ak ide o predplatné prihláseného administrátora. Rovnaké ochrany platia aj pri odstraňovaní viacerých predplatných naraz; správa vtedy ponúkne archiváciu.

Odstránenie prázdnej referencie odpojí jej prepojené predplatné: to sa zachová so svojimi aktuálnymi nastaveniami. Ak chcete odstrániť iba prepojenie, použite Odpojiť bez odstránenia predplatného.

Hromadné priradenie predplatného

Na začiatku sezóny môžete nové predplatné priradiť viacerým používateľom v jedinej operácii, bez otvárania každej karty.

1. Prejdite do Administrácia›Používatelia›Správa používateľov a vyberte príslušných používateľov alebo po použití filtra kliknite na Vybrať všetko.
2. Otvorte Akcie a potom Rýchla úprava.
3. Zvoľte nové predplatné a v prípade potreby jeho dátumy, potom kliknite na Uložiť.

V rámci tej istej operácie môžete vybraným používateľom označiť predplatné ako neuhradené, napríklad na začiatku novej sezóny.

Ak si tieto zmeny pripravujete v súbore, na aktualizáciu predplatných príslušných používateľov môžete použiť aj import.