Participatívne rezervácie: otvorte termín pre prihlasovanie

Zarezervujte termín v mene organizácie — sústredenie, turnaj, lekcia, skupinový kurz — a nechajte používateľov, aby sa naň prihlásili sami, s online platbou alebo bez nej. Vy určíte kapacitu, kritériá prístupu a lehoty a máte prehľad o zozname účastníkov.

Kto zostavuje zoznam účastníkov

Každá rezervácia s označením môže mať účastníkov. Čo sa mení od termínu k termínu, je osoba, ktorá zoznam zostavuje — buď vy, alebo samotní používatelia.

Zoznam zostavujete vy

Zarezervujte termín s jeho označením a určite účastníkov bez toho, aby ste aktivovali Participatívna rezervácia. Používatelia sa nemôžu prihlásiť sami: zoznam je vo vašich rukách.

Nie je však nemenný. Rezerváciu si môžete kedykoľvek znova otvoriť z kalendára a pridať alebo odobrať osoby na karte Štítky, kde sa už prihlásení účastníci zobrazujú vopred vybraní.

Takto funguje tréning, na ktorý zvoláte skupinu, tím nasadený na zápas alebo kurz, ktorého účastníci sú určení vopred.

Používatelia sa prihlasujú sami

Aktivujte Participatívna rezervácia a termín sa otvorí: v kalendári zobrazuje počítadlo miest a každý si prichádza vziať to svoje zo svojho účtu.

Takto funguje prázdninové sústredenie, interný turnaj alebo aktivita otvorená pre každého.

Keď je táto možnosť aktívna, správa zoznamu sa presúva z rezervačného formulára do detailu termínu, kde máte k dispozícii Pridať účastníkov a Odstrániť.

Prechod z jedného režimu do druhého

Oba režimy sa navzájom nevylučujú a voľba nie je nikdy definitívna. Najprv môžete zostaviť zoznam a neskôr aktivovať Participatívna rezervácia, aby ste otvorili zvyšné miesta: už určené osoby zostávajú prihlásené.

Funguje to aj naopak — pozri uzavretie prihlasovania na konci stránky.

Otvorenie termínu pre účasť

1. V kalendári kliknite na termín, ktorý chcete zarezervovať.
2. Otvorte kartu Štítky rezervačného formulára.
3. Vyberte označenie — sústredenie, turnaj, lekcia, tréning — a ak chcete, pridajte komentár.
4. Aktivujte Participatívna rezervácia a potom kliknite na Nastaviť, čím otvoríte nastavenia.
5. Prípadne vyberte osoby, ktoré chcete prihlásiť automaticky, a potvrďte.

Použite Opakovanie, aby ste jedinou operáciou pokryli všetky stretnutia sústredenia alebo týždenného kurzu: následne si vyberiete, či prihlásenie platí pre jedno stretnutie, alebo pre celú sériu.

V kalendári potom termín zobrazuje počet účastníkov v rámci kapacity a výzvu na prihlásenie, kým sú voľné miesta. Kliknutie vedie do detailu termínu, kde nájdete zoznam a tlačidlo na prihlásenie.

Ak sa chcete k nastaveniam vrátiť neskôr, otvorte termín a použite Nastaviť v bloku Účastníci.

Nastavenie kapacity a rozsahu prihlásenia

Blok Účastníci v nastaveniach obsahuje dve čísla.

Maximum určuje počet miest. Po jeho dosiahnutí termín zobrazuje Obsadené a tlačidlo na prihlásenie zmizne.

Minimum neblokuje žiadne prihlásenie: toto číslo slúži len ako kvórum pre automatické zrušenie, opísané nižšie. Jeho najnižšia hodnota je 1. Ak chcete stretnutie zachovať bez ohľadu na počet prihlásených, tohto poľa sa nedotýkajte a jednoducho nechajte Automaticky zrušiť vypnuté.

Rozsah účasti je najzásadnejšie nastavenie a to, o ktorom treba rozhodnúť ako o prvom:

• Táto rezervácia — prihlasuje sa na jedno stretnutie. To je vhodné pre týždenný tréning, na ktorý človek chodí, keď môže, alebo pre jednorazovú aktivitu.
• Všetky opakovania — prihlasuje sa na celok. Jediné prihlásenie zaradí osobu na všetky stretnutia série a jediné odhlásenie ju odtiaľ všade odstráni. To je vhodné pre päťdňové sústredenie alebo pre cyklus kurzov, ktoré na seba nadväzujú. Séria zostáva otvorená, kým jej zostáva aspoň jedno budúce stretnutie: do už začatého sústredenia sa teda možno pripojiť.

Pri Všetky opakovania detail termínu vypisuje dátumy série: každý presne vie, k čomu sa zaväzuje. Pri Táto rezervácia sa zobrazuje len otvorené stretnutie.

Kto sa môže prihlásiť

Bez ďalšieho nastavenia je termín otvorený pre všetkých používateľov vašej organizácie.

Aktivujte Kritériá oprávnenosti, ak chcete túto otvorenosť obmedziť, a potom vyberte kritériá. Vychádzajú z filtrov vášho zoznamu používateľov a delia sa na päť skupín: profily, predplatné, vekové kategórie, skupiny a rebríčky, ku ktorým sa pridáva pohlavie.

Používateľ, ktorý kritériám nezodpovedá, tlačidlo aj tak vidí, no po kliknutí sa dozvie, že jeho profil nezodpovedá kritériám tohto termínu. To isté platí pre ostatné zamietnutia: obsadený termín, ešte neotvorené prihlasovanie, nedostupný produkt. Každý prípad má svoju správu — nikto nezostane pred tlačidlom bez odpovede.

Niekoľko bežných použití: vyhradiť sústredenie jednej vekovej kategórii, otvoriť skupinový kurz len držiteľom určitého predplatného, obmedziť interný turnaj na jednu tímovú skupinu.

Vypnutím tejto možnosti sa vybrané kritériá vymažú: termín je opäť otvorený pre všetkých.

Spoplatnenie účasti

V nastaveniach termínu aktivujte Platby a fakturácia a potom vyberte produkt, ktorý sa má zaplatiť. Zoznam nabízi aktívne produkty vášho katalógu typu sústredenie, lekcia a turnaj.

Účastník platí online v momente, keď sa prihlasuje. Jeho miesto je rezervované až po prijatí platby: kým objednávka zostáva nevyriešená, termín zobrazuje „Dokončiť platbu“ a miesto zostáva dostupné pre niekoho iného.

Dve nastavenia doladia cenu bez zásahu do vášho katalógu:

• „Prispôsobiť sumu“ nastaví Jednotková cena len pre tento termín. Bez nej platí každý cenu, ktorá vyplýva z cenových pravidiel nastavených vo vybranom produkte.
• Opis zadaný tu sa zobrazuje pod tlačidlom na prihlásenie, pre informáciu účastníka.

Táto možnosť sa zobrazí len vtedy, ak vaša organizácia používa online fakturáciu. V režime kiosku platený termín zobrazuje správu, ktorá vyzýva na zaplatenie z vlastného účtu: online platba sa v režime kiosku nedá vykonať.

Sledovanie a správa účastníkov

Blok Účastníci v detaile termínu vypisuje prihlásených a uvádza zostávajúce miesta. Vždy tu vidíte celý zoznam, aj keď ste ho pred používateľmi skryli.

Pridať účastníkov umožňuje prihlásiť viacero osôb naraz, Odstrániť umožňuje niekoho odobrať. Oba tieto kroky sa uplatnia na celý rozsah definovaný vyššie.

Pri platenom termíne si pri pridaní osoby vyberáte, ako naložiť so sumou:

1. Poskytnúť účasť zdarma — osoba je prihlásená a nevytvorí sa žiadna objednávka. Ide o predvolenú voľbu, vhodnú pre pozvanie alebo ústretové gesto.
2. Prijať platbu ihneď — vytvorí sa objednávka a hneď sa otvorí kasa, aby ste ju zinkasovali na mieste. Pri viacerých účastníkoch nasledujú inkasá jedno po druhom. Táto voľba sa zobrazí len vtedy, ak váš profil dáva prístup k Administrácia›Dashboard›Fakturácia›Faktúry & transakcie.
3. Prijať platbu neskôr — vytvorí sa objednávka a objednávkový list odíde e-mailom. Osoba zaplatí neskôr.

Rovnakú voľbu dostanete aj vtedy, keď osoby prihlasujete už pri vytváraní termínu: objaví sa na karte Štítky, len čo označíte prvého účastníka.

Pri každom účastníkovi zoznam pripomína stav platby: Zdarma, ak mu bola účasť poskytnutá zdarma, inak priradenú objednávku s možnosťou Inkaso alebo znovu odoslať faktúru e-mailom.

Hostia nie sú na tomto type termínu prijímaní: každé miesto zodpovedá identifikovanému používateľovi.

Časové ohraničenie prihlasovania

Tri lehoty, všetky nepovinné a všetky vyjadrené vo vzťahu k začiatku termínu.

Lehota otvorenia oddiali otvorenie prihlasovania. Pri 48 hodinách termín v pondelok o 10:00 otvorí svoje miesta v predchádzajúcu sobotu o 10:00. Takto sa vyhnete tomu, že sústredenie zverejnené tri mesiace dopredu je obsadené už v deň zverejnenia.

Obmedziť odhlásenie zatvára dvere na odchod po uplynutí určitej lehoty. Po nej sa už účastník nemôže odhlásiť sám — ak je to potrebné, musíte to urobiť vy. Bez tohto nastavenia sa môže odhlásiť až do začiatku termínu.

Automaticky zrušiť zruší rezerváciu, ak sa Minimum účastníkov nedosiahne v zvolenej lehote. Účastníci aj tvorca termínu dostanú e-mail. Rezervácia vytvorená v čase, keď jej lehota už začala plynúť, sa nikdy nezruší automaticky — termín teda môžete bez rizika otvoriť aj na poslednú chvíľu.

Pri platenom termíne toto zrušenie zruší aj objednávky, ktoré zostali čakať na platbu: nikto už nemôže zaplatiť stretnutie, ktoré sa neuskutoční. Už zinkasované účasti sa naopak zachovávajú a nevracajú sa — ich vyriešenie je na vás.

Započítať účasť alebo nie

Štandardne účasť na termíne nespotrebuje nič: ani kvótu súbežných rezervácií, ani obmedzenia na obdobie, ani po sebe nasledujúce termíny. Používateľ sa môže prihlásiť na sústredenie bez toho, aby stratil možnosť rezervovať si v ten istý deň kurt.

Započítať do kvóty a limitov toto správanie obracia: každá účasť sa potom započíta ako bežná rezervácia a osoba, ktorá vyčerpala kvótu, sa už nemôže prihlásiť.

Túto možnosť aktivujte vtedy, keď má účasť pre používateľa niečo „stáť“ — napríklad pri skupinovom kurze zahrnutom v jeho predplatnom. Nechajte ju neaktívnu pri všetkom, čo sa k bežnej praxi pridáva a nenahrádza ju.

Upozornenia e-mailom

Účastník dostane pri prihlásení vždy potvrdenie a e-mail aj vtedy, ak sa termín automaticky zruší. Tieto správy sa nedajú vypnúť.

Aktivovať upozornenia sa týka tvorcu termínu: dostáva upozornenie pri každom prihlásení, pri každom odhlásení a vtedy, keď je obsadené posledné miesto. Pri termíne s veľkou účasťou túto možnosť vypnite, ak nechcete sledovať každý pohyb.

Preferencie upozornení jednotlivých osôb sa rešpektujú: používateľ, ktorý si upozornenia vypol, nedostane nič.

Zobraziť zoznam účastníkov rozhoduje o tom, čo vidia používatelia. Ak je zapnuté, každý vie, kto je prihlásený. Ak je vypnuté, verejné sú len počítadlo a zostávajúce miesta.

Opätovné použitie konfigurácie

Nastavovať pri každom sústredení desiatku možností by bolo zdĺhavé. Zabránia tomu dva mechanizmy.

Blok Šablóna na začiatku nastavení spája oba kroky. Uložiť ako šablónu uchová nastavenia termínu pod Názov šablóny, ktorý zadáte. Len čo nejaká šablóna existuje, nad ním sa zobrazí zoznam Vyberte šablónu...: jediným výberom prenesiete jej nastavenia na ktorýkoľvek iný termín.

Termín zostáva priradený k šablóne, z ktorej vznikol. Ak jeho nastavenia neskôr zmeníte, systém sa vás spýta, kam má zmena zasiahnuť: len na túto rezerváciu, na túto rezerváciu a jej opakovania, alebo Všade — teda na všetky termíny, ktoré túto šablónu používajú.

Uzavretie prihlasovania

Vypnúť Participatívna rezervácia na termíne, ktorý už má prihlásených, je možné a pre nich to nie je nebezpečné: účastníci zostávajú na svojom mieste, vystavené objednávky zostávajú platné. Prestanú len prihlásenia a odhlásenia a blok účastníkov zmizne na strane používateľa.

Vrátenie peňazí za účasť alebo dodatočné odobranie osoby zostáva vašim krokom: uzavretie prihlasovania to za vás neurobí.