Dostávanie správ o aktivite e-mailom

Automaticky dostávajte prehľad o živote vašej organizácie: počty členov, predplatné, registrácie, rezervácie, prihlásenia a e-maily, vrátane vývoja oproti predchádzajúcemu obdobiu.

Zapnutie správ

1. Prejdite do Administrácia›Nastavenia›Správy o aktivitách.
2. Zapnite Aktivovať e-mailové správy o aktivitách.
3. V E-mailové adresy uveďte najviac 4 príjemcov, jednu adresu na riadok.
4. Kliknite na Uložiť.

Príjemcovia nepotrebujú účet správcu klubu ani žiadne osobitné oprávnenie: správa im príde do schránky. Je to najjednoduchší spôsob, ako informovať predsedu alebo pokladníka, ktorý sa do aplikácie nikdy neprihlasuje.

Výber frekvencie

Existujú tri správy, ktoré môžete zapnúť samostatne alebo spoločne:

• Denné správy: každé ráno aktivity z predchádzajúceho dňa.
• Týždenné správy: každý pondelok ráno uplynulý týždeň.
• Mesačné správy: 1. dňa každého mesiaca uplynulý mesiac.

Každá z nich zodpovedá inej potrebe. Denná správa slúži každodennej prevádzke: upozorní na to, čo treba vybaviť dnes. Mesačnú správu môžete bez úprav preposlať výboru. Týždenná je niečo medzi tým a hodí sa dobrovoľnému zodpovednému, ktorý príde do klubu raz za týždeň.

Čo správa obsahuje

Správa sa začína tým najdôležitejším a potom rozoberá jednotlivé oblasti. Každé číslo sa porovnáva s referenčným obdobím: s predchádzajúcim dňom pri dennej správe, s predchádzajúcim týždňom pri týždennej a s rovnakým mesiacom predchádzajúceho roka pri mesačnej, aby sa septembrový nástup sezóny neporovnával s augustovými prázdninami.

Zhrnutie a kľúčové čísla

Správa sa začína vetou so zhrnutím a najviac tromi kľúčovými udalosťami: rekord za posledných osem období, výrazný nárast alebo pokles.

Nasledujú najviac štyri kľúčové čísla: prijatá suma, rezervácie, ktorých termín spadá do daného obdobia, miera obsadenosti a počet prihlásených používateľov. Pri každom je uvedený jeho vývoj, hodnota porovnávaného obdobia sivou farbou a mini graf za posledných osem období.

Body na vybavenie a nasledujúci týždeň

Samostatný rámček zhŕňa body na vybavenie k dátumu odoslania: omeškané splátky so sumou na upomienku, objednávky neuhradené viac ako 7 dní (okrem cenových ponúk a platieb na splátky), online registrácie na schválenie, produkty s nízkym stavom zásob a predplatné, ktorým sa končí platnosť do 30 dní. Každý riadok otvorí príslušnú obrazovku.

Ďalšia časť sa týka nasledujúcich 7 dní, respektíve začínajúceho sa dňa v dennej správe: už naplánované rezervácie, očakávaná obsadenosť, kurzy a sústredenia s prihlásenými a voľnými miestami, uzávery kurtov a deň s najmenším počtom rezervácií.

Fakturácia a prijaté platby

Táto sekcia uvádza prijatú sumu po odpočítaní refundácií, prijaté platby, vystavené faktúry, priemernú hodnotu objednávky, zamietnuté online platby, rozdelenie podľa spôsobu platby a najpredávanejšie položky. Sumy sa počítajú rovnako ako v štatistikách fakturácie, naprieč všetkými fakturačnými účtami a bez akéhokoľvek mena zákazníka.

Zobrazí sa len vtedy, ak vaša organizácia v jednom z oboch období niečo prijala, vyfakturovala alebo refundovala, prípadne ak došlo k zamietnutej platbe.

Rezervácie

Táto sekcia zobrazuje rezervácie podľa dní (podľa týždňov v mesačnej správe), rezervácie vytvorené počas obdobia podľa typu, odohrané hodiny a zrušenia vrátane tých, ktoré sa uskutočnili menej ako 24 hodín pred termínom. Teplotná mapa kombinuje dni a hodiny, nasleduje miera obsadenosti podľa kalendára a najaktívnejší hráči.

Denná správa, ktorá sa týka jediného dňa, neobsahuje ani graf rezervácií, ani teplotnú mapu.

Používatelia, evidencia prítomnosti, registrácie a e-maily

• Používatelia a predplatné: noví používatelia, predplatné, ktorým sa skončila platnosť počas obdobia alebo sa skončí v najbližších 30 dňoch, predplatitelia bez rezervácie za posledných 30 dní, pozastavené účty, účty presunuté do koša alebo odstránené, prihlásenia a celkový počet členov. Ak zapnete príslušnú možnosť, pridajú sa aj narodeniny v najbližších 7 dňoch, respektíve v daný deň pri dennej správe.
• Evidencia prítomnosti na kiosku: termíny s evidovanou aj neevidovanou prítomnosťou, automatické zrušenia a sankcionovaní používatelia.
• Online registrácie: žiadosti prijaté a zamietnuté počas obdobia a žiadosti, ktoré čakajú na vaše schválenie.
• E-maily: doručené správy, miera otvorení, zlyhania a adresy, ktoré treba opraviť v kartách.

Evidencia prítomnosti a online registrácie sa zobrazia len vtedy, ak je daná funkcia vo vašej organizácii aktívna: online registrácie musia byť otvorené aspoň pri jednom predplatnom a evidencia prítomnosti musí byť zapnutá na kiosku.

Čo sa nezobrazuje

Nulová hodnota v oboch obdobiach sa nezobrazí a prázdna sekcia zmizne: správa malej organizácie teda zostáva krátka. Ak niet čo zobraziť, za dané obdobie sa neodošle žiadny e-mail. V nastaveniach správ môžete navyše odstrániť sekcie, ktoré sa vás netýkajú.

Správa ako pracovný zoznam

Práve tým sa táto správa líši od obyčajnej tabuľky čísel: viaceré rubriky sú menovité. Nečítate len „12 predplatným sa čoskoro skončí platnosť“, ale dostanete zoznam týchto dvanástich osôb.

Prirodzene z toho vyplývajú tri spôsoby využitia:

• Zoznam predplatného, ktorému sa končí platnosť do 30 dní, je vaším zoznamom na oslovenie. Príde sám, každý mesiac, bez toho, aby ste museli vytvárať filter.
• Zoznam čakajúcich registrácií vám pripomenie žiadosti, ktoré nikto nevybavil — typický prípad organizácie, kde spravuje viacero ľudí bez jasného rozdelenia úloh.
• Počítadlo neúspešných e-mailov signalizuje zhoršujúcu sa databázu adries, a to skôr, než sa člen posťažuje, že nič nedostáva.