Faktúry a transakcie

Sledujte všetky predajné doklady svojej organizácie – cenové ponuky, objednávky a faktúry –, prijímajte platby, vykonávajte vrátenia platieb a exportujte predaje pre účtovníctvo. Prejdite do menu Administrácia›Dashboard›Fakturácia›Faktúry & transakcie.

Rozlíšenie troch typov dokladov

Predaj nemá vždy rovnakú podobu – závisí od fázy, v ktorej sa nachádzate. Typ dokladu si vyberiete pri jeho vytvorení.

• Cenová ponuka je cenová nabídka odoslaná používateľovi na schválenie – napríklad tréningový kemp pre školskú skupinu alebo prenájom kurtu firme.
• Objednávka je už začatý predaj, ktorý čaká na zaplatenie. Práve na nej sú evidované platby.
• Faktúra je číslovaný doklad, ktorý sa vystaví hneď po prijatí platby.

Štvrtý doklad, Objednávkový formulár, sa hodí pre samosprávy a zamestnanecké rady, ktoré potrebujú doklad ešte pred schválením výdavku.

Čo sa stane s prijatou cenovou ponukou

Cenová ponuka nie je slepá ulička: po odoslaní e-mailom obsahuje odkaz, prostredníctvom ktorého ju používateľ môže sám prijať, bez konta a bez prihlásenia. Tento odkaz je platný 14 dní.

Samotné zobrazenie cenovej ponuky – stránky či PDF – ju neprijíma. Prijatie nastáva vo chvíli, keď používateľ zvolí spôsob platby, a práve táto voľba určuje ďalší postup:

• pri odloženej platbe (prevod, šek, na mieste) sa cenová ponuka zmení na Objednávka čakajúcu na zaplatenie; na faktúru sa premení, keď platbu prijmete;
• pri online platbe prebehne úhrada okamžite: doklad sa priamo zmení na Faktúra s číslom.

Inak povedané, prijatá cenová ponuka sa sleduje presne ako objednávka – nájdete ju na karte, ktorá odpovedá jej novému typu.

Nájdenie predaja

1. Prejdite do Administrácia›Dashboard›Fakturácia›Faktúry & transakcie.
2. Karty v hornej časti filtrujú podľa typu (Cenová ponuka, Objednávky, Faktúry) a podľa stavu (Čakajúce, Zaplatené, Zrušené, Vrátené).
3. Panel Filtre následne vyhľadávanie zúži a jednotlivé kritériá sa dajú kombinovať.

Dostupných je šesť filtrov, pričom na tri z nich sa často zabúda, hoci odpovedajú na najčastejšie otázky:

• Podľa používateľa: celá história nákupov člena, keď rozporuje niektorú platbu.
• Podľa manažéra: predaje zadané konkrétnou osobou z tímu – užitočné pri kontrole jedného dňa služby.
• Podľa fakturačného účtu: nevyhnutný filter, ak vaša organizácia fakturuje z viacerých subjektov.
• Podľa predplatného, Podľa kategórie produktu a Podľa stavu triedenie dopĺňajú.

Voľba Obdobie nakoniec vymedzuje zobrazené obdobie – a riadi aj exporty, ktoré presne preberajú to, čo vidíte na obrazovke.

Hľadanie podľa osoby aj podľa čísla

Vyhľadávacie pole sa neobmedzuje len na referencie dokladov. Prehľadáva súčasne:

• číslo objednávky a číslo faktúry;
• identitu používateľa: meno, priezvisko, prihlasovacie meno, e-mailovú adresu a číslo licencie;
• kontaktné údaje zadané priamo na predaji – meno, priezvisko, obchodné meno a e-mail z fakturačnej adresy.

Posledný bod je dôležitý pri predajoch na mieste: kupujúci nemá konto, v zozname sa zobrazuje ako príležitostný zákazník a jeho predaj nájdete len vyhľadávaním podľa fakturačnej adresy. Stačí zadať „Dupont“ alebo jeho e-mail.

Vytvorenie objednávky alebo cenovej ponuky

1. Kliknite na Nový.
2. Otvorí sa okno Vybrať používateľa: určte osobu, ktorej je predaj určený. Je to prvé rozhodnutie, pretože od neho závisí fakturačná adresa aj oprávnené predplatné.
3. Potom zvoľte typ dokladu, Cenová ponuka alebo Objednávka.
4. Pridajte riadky pomocou Pridať produkt.
5. Skontrolujte Fakturačná adresa: ak nezasiahnete, použije sa predvolená adresa používateľa. Tlačidlo Upraviť adresu otvorí jeho adresy, aby ste mohli vybrať inú, vytvoriť novú alebo niektorú opraviť.
6. Kliknite na Uložiť.

Každý riadok pochádza buď z katalógu, alebo z voľného zápisu. Voľný zápis (vlastná dlaždica) slúži na výnimočné predaje — výplet rakety, príspevok na náklady — a políčko Uložiť do katalógu vám ušetrí opätovné zadávanie nabudúce, ak sa položka bude opakovať.

Objednávku možno upravovať, kým nebola prijatá žiadna platba. Po prvom prijatí platby sa uzamkne: práve to zaručuje, že už uhradený doklad sa zákazníkovi nezmení za jeho chrbtom.

Uplatnenie zľavy

Existujú dva mechanizmy a každý slúži na niečo iné. Ku nastaveniu sa dostanete otvorením sekcie Promo kód & zľava.

• Promo kód preberá už definovanú obchodnú akciu: kliknite na Vyberte promo kód a kód uplatní svoje vlastné pravidlo zacielenia a obmedzenia.
• Manuálna zľava je jednorazové rozhodnutie prijaté od prípadu k prípadu: percento alebo suma, ktorú zadáte voľne, uplatnená na celkovú sumu s DPH.

Prijatie platby

1. Otvorte objednávku a potom kliknite na Platba.
2. Zadajte sumu: ponúkne sa celý zostatok, prijíma sa však aj čiastočná suma.
3. Zvoľte spôsob: CB na mieste, Hotovosť, Prevod alebo Šek.
4. Uložte.

Okno platby zobrazuje aj Fakturačná adresa objednávky. Kým objednávka nie je vyfakturovaná, Zmeniť rozbalí adresy používateľa bez opustenia okna: vybraná alebo vytvorená adresa sa okamžite uloží na objednávku a rozpísaná platba zostane zachovaná. Po vystavení faktúry je adresa uzamknutá a zobrazuje sa len na čítanie.

Ak je na fakturačnom účte nastavený platobný terminál, platbu možno odoslať priamo na terminál namiesto ručného zadania.

Každá prijatá platba sa zobrazí v časti Transakcie objednávky, aj so svojím stavom: Potvrdené, Čakajúce, Zlyhanie alebo Odmietnuté. Tlačidlo Zobraziť detaily otvorí kartu transakcie: spôsob platby, platobná brána, dátumy, poznámky a referencie poskytovateľa, ak existujú.

Kým je platba Čakajúce, dá sa upraviť — Upraviť túto transakciu na opravu zápisu, Zrušiť túto transakciu na jej zrušenie — a objednávka si okamžite prepočíta Zostáva zaplatiť. Platba Potvrdené sa už upraviť nedá: vytvorila účtovný doklad, keďže faktúra sa vystavuje hneď pri prvom prijatí platby. Chyba v potvrdenej platbe sa preto opravuje vrátením platby, úplným alebo čiastočným, ktoré zachová stopu po operácii.

Rozdelenie platby

Tlačidlo Časový harmonogram rozdelí zostávajúcu sumu na viac splátok s dátumami. Pri každom ďalšom prijatí platby sa vám automaticky navrhne suma nasledujúcej splátky.

Vrátenie platby za predaj

1. Otvorte zaplatenú objednávku a kliknite na Vrátiť peniaze.
2. Zadajte sumu: navrhne sa vrátenie celej sumy, možné je aj čiastočné vrátenie.
3. Ak bolo prijatých viac platieb, vyberte, či sa vrátenie priradí k celej objednávke alebo ku konkrétnej platbe.

Online platba sa vracia priamo cez platobnú bránu, ktorá ju prijala: nemusíte robiť žiadny prevod.

Pokiaľ ide o stav, tento rozdiel je dôležitý pre vaše účtovníctvo: čiastočné vrátenie ponechá objednávku v stave Zaplatené a zobrazí Čistý príjem, kým úplné vrátenie ju prepne do stavu Vrátené. Napríklad prihláška za 200 € s vrátením 50 € zostáva zaplateným predajom, ktorého čistá prijatá suma je 150 €.

Rozhoduje aj o tom, čo sa stane s dodanými plneniami. Úplné vrátenie ich odoberie – kredity sa vrátia, predplatné sa zruší. Čiastočné vrátenie ich ponechá: používateľ si zachová to, čo dostal, zníži sa len prijatá suma.

Vrátenie platby cez platobnú bránu namiesto tejto stránky

Pri online platbe môžete vrátenie rovnako dobre spustiť z administračného rozhrania platobnej brány. Brána nás o tom automaticky informuje a objednávka sa aktualizuje presne tak, ako keby ste postupovali v OpenResa: stav, dobropis, plnenia.

Oba postupy vedú k rovnakému výsledku. Vyberte si ten, ktorý vám vyhovuje – ale iba jeden z nich.

Keď platobná brána neodpovie

Vrátenie platby spustené z OpenResa prebieha v dvoch nezávislých krokoch a druhý môže zlyhať aj vtedy, keď prvý uspel: objednávka sa prepne do stavu vrátené, no peniaze zostanú prijaté u platobnej brány.

V takom prípade vás na to výslovne upozorní správa a vyzve vás dokončiť operáciu v administračnom rozhraní brány. Je to jediný prípad, kedy treba zasiahnuť na oboch stranách.

Odosielanie a preberanie dokladov

Osobitné tlačidlo zhromažďuje všetko, čo sa týka dokladov k predaju. Nesie názov otvoreného dokladu, čím vám zároveň ukazuje, v akej fáze predaj je: Cenová ponuka, Objednávkový formulár alebo Faktúra po prijatí platby. Len čo vrátenie platby vytvorí dobropis, názov sa zmení na množné číslo – Dokumenty – pretože predaj už netvorí jediný doklad.

Jeho menu vypisuje doklady podľa ich referencie, tej istej, ktorá je uvedená na PDF: najprv faktúra alebo cenová ponuka, potom jeden dobropis za každé vrátenie platby. Kliknutím doklad prevezmete, aby ste ho archivovali alebo odoslali iným kanálom.

V dolnej časti menu Poslať e-mailom odošle celý súbor dokladov používateľovi. Odoslanie sa neobmedzuje na hlavný doklad: faktúra odchádza spolu so všetkými dobropismi daného predaja, pretože skutočne dlžnú sumu je možné pochopiť iba ich porovnaním.

Zistenie, čo sa stalo

Sekcia História objednávky uchováva udalosti predaja: vytvorenie, úpravy, prijaté platby, odoslania. Je to prvé miesto, ktoré treba otvoriť, keď člen tvrdí, že faktúru nikdy nedostal, alebo keď suma nesúhlasí s tým, čo si tím pamätá.

Správa objednávky čakajúcej na zaplatenie

Objednávku čakajúcu na zaplatenie môže používateľ kedykoľvek uhradiť zo svojho účtu, alebo ju môžete prijať ručne vy.

Plnenia s ručným potvrdením – prevod, šek – sa dodajú vo chvíli, keď zaznamenáte platbu. Kým to neurobíte, člen nemá k dispozícii nič.

Ak chcete predaj zrušiť, otvorte ho a použite Zrušiť objednávku. Zostane dostupný na nahliadnutie a nastavenie Skryť zrušenia ho vylúči zo zoznamov.

Export predajov a účtovníctva

Kliknite na Stiahnuť export v hornej časti zoznamu: export preberie filtre a obdobie zobrazené na obrazovke. Predajné výkazy pre tabuľkový procesor, účtovné zápisy a zákonné formáty sú podrobne opísané na samostatnej stránke.