Faktúry a transakcie

Sledujte všetky predajné doklady svojej organizácie – cenové ponuky, objednávky a faktúry –, prijímajte platby, vykonávajte vrátenia platieb a exportujte predaje pre účtovníctvo. Prejdite do menu Administrácia›Dashboard›Fakturácia›Faktúry & transakcie.

Rozlíšenie troch typov dokladov

Predaj nemá vždy rovnakú podobu – závisí od fázy, v ktorej sa nachádzate. Typ dokladu si vyberiete pri jeho vytvorení.

• Cenová ponuka je cenová nabídka odoslaná používateľovi na schválenie – napríklad tréningový kemp pre školskú skupinu alebo prenájom kurtu firme.
• Objednávka je už začatý predaj, ktorý čaká na zaplatenie. Práve na nej sú evidované platby.
• Faktúra je číslovaný doklad, ktorý sa vystaví hneď po prijatí platby.

Štvrtý doklad, Objednávkový formulár, sa hodí pre samosprávy a zamestnanecké rady, ktoré potrebujú doklad ešte pred schválením výdavku.

Čo sa stane s prijatou cenovou ponukou

Cenová ponuka nie je slepá ulička: po odoslaní e-mailom obsahuje odkaz, prostredníctvom ktorého ju používateľ môže sám prijať, bez konta a bez prihlásenia. Tento odkaz je platný 14 dní.

Samotné zobrazenie cenovej ponuky – stránky či PDF – ju neprijíma. Prijatie nastáva vo chvíli, keď používateľ zvolí spôsob platby, a práve táto voľba určuje ďalší postup:

• pri odloženej platbe (prevod, šek, na mieste) sa cenová ponuka zmení na Objednávka čakajúcu na zaplatenie; na faktúru sa premení, keď platbu prijmete;
• pri online platbe prebehne úhrada okamžite: doklad sa priamo zmení na Faktúra s číslom.

Inak povedané, prijatá cenová ponuka sa sleduje presne ako objednávka – nájdete ju na karte, ktorá odpovedá jej novému typu.

Nájdenie predaja

1. Prejdite do Administrácia›Dashboard›Fakturácia›Faktúry & transakcie.
2. Karty v hornej časti filtrujú podľa typu (Cenová ponuka, Objednávky, Faktúry) a podľa stavu (Čakajúce, Zaplatené, Zrušené, Vrátené).
3. Panel Filtre následne vyhľadávanie zúži a jednotlivé kritériá sa dajú kombinovať.

Dostupných je šesť filtrov, pričom na tri z nich sa často zabúda, hoci odpovedajú na najčastejšie otázky:

• Podľa používateľa: celá história nákupov člena, keď rozporuje niektorú platbu.
• Podľa manažéra: predaje zadané konkrétnou osobou z tímu – užitočné pri kontrole jedného dňa služby.
• Podľa fakturačného účtu: nevyhnutný filter, ak vaša organizácia fakturuje z viacerých subjektov.
• Podľa predplatného, Podľa kategórie produktu a Podľa stavu triedenie dopĺňajú.

Voľba Obdobie nakoniec vymedzuje zobrazené obdobie – a riadi aj exporty, ktoré presne preberajú to, čo vidíte na obrazovke.

Hľadanie podľa osoby aj podľa čísla

Vyhľadávacie pole sa neobmedzuje len na referencie dokladov. Prehľadáva súčasne:

• číslo objednávky a číslo faktúry;
• identitu používateľa: meno, priezvisko, prihlasovacie meno, e-mailovú adresu a číslo licencie;
• kontaktné údaje zadané priamo na predaji – meno, priezvisko, obchodné meno a e-mail z fakturačnej adresy.

Posledný bod je dôležitý pri predajoch na mieste: kupujúci nemá konto, v zozname sa zobrazuje ako príležitostný zákazník a jeho predaj nájdete len vyhľadávaním podľa fakturačnej adresy. Stačí zadať „Dupont“ alebo jeho e-mail.

Vytvorenie objednávky alebo cenovej ponuky

1. Kliknite na Nový.
2. Otvorí sa okno Vybrať používateľa: určite osobu, ktorej je predaj určený. Ide o prvé rozhodnutie, pretože určuje fakturačnú adresu a oprávnené predplatné.
3. Následne vyberte typ dokladu, Cenová ponuka alebo Objednávka.
4. Pridajte riadky pomocou Pridať produkt.
5. Skontrolujte Fakturačná adresa: ak nezasiahnete, použije sa predvolená adresa používateľa.
6. Kliknite na Uložiť.

Každý riadok pochádza buď z katalógu, alebo z voľného zadania. Voľné zadanie (dlaždica vlastnej položky) slúži na výnimočné predaje – vypletanie rakety, príspevok na náklady – a políčko Uložiť do katalógu vám ušetrí opätovné zadávanie, ak sa položka bude opakovať.

Objednávku možno upravovať, kým nebola prijatá žiadna platba. Po prvom prijatí platby sa uzamkne: tým je zaručené, že už zaplatený doklad sa nemení bez vedomia zákazníka.

Uplatnenie zľavy

Existujú dva mechanizmy a každý slúži na niečo iné. Ku nastaveniu sa dostanete otvorením sekcie Promo kód & zľava.

• Promo kód preberá už definovanú obchodnú akciu: kliknite na Vyberte promo kód a kód uplatní svoje vlastné pravidlo zacielenia a obmedzenia.
• Manuálna zľava je jednorazové rozhodnutie prijaté od prípadu k prípadu: percento alebo suma, ktorú zadáte voľne, uplatnená na celkovú sumu s DPH.

Prijatie platby

1. Otvorte objednávku a kliknite na Platba.
2. Zadajte sumu: navrhne sa celý zostatok, akceptuje sa však aj čiastočná suma.
3. Vyberte spôsob: CB na mieste, Hotovosť, Prevod alebo Šek.
4. Uložte.

Ak je na fakturačnom účte nastavený platobný terminál, platbu možno poslať priamo na platobný terminál namiesto ručného zadania.

Každá prijatá platba sa zobrazí v sekcii Transakcie objednávky spolu so svojím stavom: Potvrdené, Čakajúce, Zlyhanie alebo Odmietnuté. Tlačidlo Zobraziť detaily otvorí kartu transakcie: spôsob platby, platobnú bránu, dátumy, poznámky a referencie poskytovateľa, ak existujú.

Kým je platba v stave Čakajúce, možno ju upravovať – Upraviť túto transakciu na opravu zadania, Zrušiť túto transakciu na jej zrušenie – a objednávka okamžite prepočíta svoj Zostáva zaplatiť. Platba v stave Potvrdené sa už upravovať nedá: vznikol z nej účtovný doklad, keďže faktúra sa vystavuje už pri prvom prijatí platby. Chyba pri potvrdenej platbe sa preto opravuje vrátením platby, úplným alebo čiastočným, ktoré po sebe zanechá záznam o operácii.

Rozdelenie platby

Tlačidlo Časový harmonogram rozdelí zostávajúcu sumu na viac splátok s dátumami. Pri každom ďalšom prijatí platby sa vám automaticky navrhne suma nasledujúcej splátky.

Vrátenie platby za predaj

1. Otvorte zaplatenú objednávku a kliknite na Vrátiť peniaze.
2. Zadajte sumu: navrhne sa vrátenie celej sumy, možné je aj čiastočné vrátenie.
3. Ak bolo prijatých viac platieb, vyberte, či sa vrátenie priradí k celej objednávke alebo ku konkrétnej platbe.

Online platba sa vracia priamo cez platobnú bránu, ktorá ju prijala: nemusíte robiť žiadny prevod.

Pokiaľ ide o stav, tento rozdiel je dôležitý pre vaše účtovníctvo: čiastočné vrátenie ponechá objednávku v stave Zaplatené a zobrazí Čistý príjem, kým úplné vrátenie ju prepne do stavu Vrátené. Napríklad prihláška za 200 € s vrátením 50 € zostáva zaplateným predajom, ktorého čistá prijatá suma je 150 €.

Rozhoduje aj o tom, čo sa stane s dodanými plneniami. Úplné vrátenie ich odoberie – kredity sa vrátia, predplatné sa zruší. Čiastočné vrátenie ich ponechá: používateľ si zachová to, čo dostal, zníži sa len prijatá suma.

Vrátenie platby cez platobnú bránu namiesto tejto stránky

Pri online platbe môžete vrátenie rovnako dobre spustiť z administračného rozhrania platobnej brány. Brána nás o tom automaticky informuje a objednávka sa aktualizuje presne tak, ako keby ste postupovali v OpenResa: stav, dobropis, plnenia.

Oba postupy vedú k rovnakému výsledku. Vyberte si ten, ktorý vám vyhovuje – ale iba jeden z nich.

Keď platobná brána neodpovie

Vrátenie platby spustené z OpenResa prebieha v dvoch nezávislých krokoch a druhý môže zlyhať aj vtedy, keď prvý uspel: objednávka sa prepne do stavu vrátené, no peniaze zostanú prijaté u platobnej brány.

V takom prípade vás na to výslovne upozorní správa a vyzve vás dokončiť operáciu v administračnom rozhraní brány. Je to jediný prípad, kedy treba zasiahnuť na oboch stranách.

Odosielanie a preberanie dokladov

Osobitné tlačidlo zhromažďuje všetko, čo sa týka dokladov k predaju. Nesie názov otvoreného dokladu, čím vám zároveň ukazuje, v akej fáze predaj je: Cenová ponuka, Objednávkový formulár alebo Faktúra po prijatí platby. Len čo vrátenie platby vytvorí dobropis, názov sa zmení na množné číslo – Dokumenty – pretože predaj už netvorí jediný doklad.

Jeho menu vypisuje doklady podľa ich referencie, tej istej, ktorá je uvedená na PDF: najprv faktúra alebo cenová ponuka, potom jeden dobropis za každé vrátenie platby. Kliknutím doklad prevezmete, aby ste ho archivovali alebo odoslali iným kanálom.

V dolnej časti menu Poslať e-mailom odošle celý súbor dokladov používateľovi. Odoslanie sa neobmedzuje na hlavný doklad: faktúra odchádza spolu so všetkými dobropismi daného predaja, pretože skutočne dlžnú sumu je možné pochopiť iba ich porovnaním.

Zistenie, čo sa stalo

Sekcia História objednávky uchováva udalosti predaja: vytvorenie, úpravy, prijaté platby, odoslania. Je to prvé miesto, ktoré treba otvoriť, keď člen tvrdí, že faktúru nikdy nedostal, alebo keď suma nesúhlasí s tým, čo si tím pamätá.

Správa objednávky čakajúcej na zaplatenie

Objednávku čakajúcu na zaplatenie môže používateľ kedykoľvek uhradiť zo svojho účtu, alebo ju môžete prijať ručne vy.

Plnenia s ručným potvrdením – prevod, šek – sa dodajú vo chvíli, keď zaznamenáte platbu. Kým to neurobíte, člen nemá k dispozícii nič.

Ak chcete predaj zrušiť, otvorte ho a použite Zrušiť objednávku. Zostane dostupný na nahliadnutie a nastavenie Skryť zrušenia ho vylúči zo zoznamov.

Export predajov a účtovníctva

Kliknite na Stiahnuť export v hornej časti zoznamu: export preberie filtre a obdobie zobrazené na obrazovke. Predajné výkazy pre tabuľkový procesor, účtovné zápisy a zákonné formáty sú podrobne opísané na samostatnej stránke.