Účtovníctvo & Audit

Nastavte si účtovú osnovu svojej organizácie, exportujte účtovné zápisy do softvéru svojho účtovníka, zapnite elektronickú faktúru vo formáte Factur-X a nájdite doklady, ktoré od vás môže vyžiadať daňová správa: osvedčenie, denník udalostí, uzávierky a archívy.

Nastavenie účtovej osnovy

Účtová osnova určuje, na ktoré účty a do ktorých denníkov sa vaše predaje zaúčtujú v exportoch. Nastavuje sa pre každý fakturačný účet zvlášť: dva subjekty, ktoré fakturujú oddelene, majú každý tú svoju.

1. Prejdite do Administrácia›Nastavenia›Fakturácia›Fakturačné účty a otvorte príslušný účet.
2. Otvorte záložku Účtovný plán.
3. Upravte čísla účtov a ich názvy a potom kliknite na Uložiť.

Obrazovku tvoria tri bloky:

• Predaj, DPH a zákazníci: účty za poskytnuté služby, DPH na výstupe, odberateľov a poskytnuté zľavy.
• Pokladnica: účty banky, pokladnice a šekov na inkaso, ktoré sa používajú v zápisoch o prijatých platbách.
• Denníky: kódy denníkov predaja, banky a pokladnice.

Rozúčtovanie predajov podľa kategórie alebo sadzby

Predvolene sa všetky vaše predaje účtujú na jediný výnosový účet. V tej istej záložke sú k dispozícii dve voliteľné rozúčtovania, ktoré vám umožnia ísť ďalej.

• Predajná analýza podľa kategórie: samostatný účet pre každú kategóriu produktu — predplatné, kredity, vybavenie, lekcie… Kliknite na Pridať kategóriu, vyberte kategóriu a zadajte jej účet.
• Rozpis DPH podľa sadzby: samostatný účet DPH na výstupe pre každú sadzbu. Kliknite na Pridať sadzbu, zadajte sadzbu a jej účet.

Hodí sa to vtedy, keď vaše účtovníctvo musí rozlišovať jednotlivé činnosti — napríklad oddeliť príjmy z výučby od prenájmu kurtov. Ak rozúčtovanie nenastavíte, všetko sa zaúčtuje na všeobecné účty definované vyššie.

Export predajov a účtovných zápisov

1. Prejdite do Administrácia›Dashboard›Fakturácia›Faktúry & transakcie.
2. Vyfiltrujte zoznam podľa požadovaného obdobia a kritérií: export preberá presne tie filtre, ktoré sú zobrazené na obrazovke.
3. Kliknite na Stiahnuť export a vyberte formát.

Sledovanie obchodnej činnosti

• Excel (.xlsx): jeden riadok na objednávku s dátumom, používateľom, sumami bez DPH, DPH a s DPH, stavom a spôsobom platby. Tento formát je najvhodnejší na analýzu predajov v tabuľkovom procesore.
• CSV (.csv): rovnaký prehľad vo formáte čitateľnom pre ľubovoľný tabuľkový procesor.
• Stiahnuť faktúry vo formáte PDF: archív obsahujúci PDF každej faktúry v aktuálnom filtri. Nachádzajú sa v ňom len vystavené faktúry.

Odovzdanie účtovníkovi

• Účtovné zápisy (.csv): zápisy má dať/dal podľa faktúry v čitateľnom formáte určenom na ručný import.
• FEC (Francúzsko): Fichier des Écritures Comptables, francúzsky zákonný formát, importovateľný do Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane alebo QuickBooks. Jeden vyrovnaný zápis na faktúru.
• FAIA (Luxembursko) a DATEV (Nemecko): zákonné formáty týchto dvoch krajín, ponúkané organizáciám, ktoré v nich sídlia.

Možnosť Zahrnúť predpisy (pokladnica) pridáva k zápisom o predaji aj zápisy o prijatých platbách (banka, pokladnica, šek). Zrušte jej zaškrtnutie, ak chcete exportovať len denník predaja.

Vystavovanie faktúr vo formáte Factur-X

Elektronická fakturácia sa vo Francúzsku stáva povinnou. Factur-X je zvolený formát: úplne bežná PDF faktúra, do ktorej je vložený dátový súbor, ktorý účtovné softvéry vedia prečítať automaticky.

Pre príjemcu faktúry sa nič nemení: otvorí PDF rovnaké ako doteraz. Jeho účtovný softvér v ňom navyše nájde sumy a identifikátory bez toho, aby ich musel prepisovať.

Overte si, či sa to týka vašej organizácie

To je prvá otázka, ktorú treba vyriešiť, a odpoveď zďaleka nie je pre všetky organizácie rovnaká.

• Športových združení oslobodených od DPH podľa článku 261-7-1° francúzskeho všeobecného daňového zákonníka sa netýka ani elektronická fakturácia, ani e-reporting. V tejto situácii je mnoho organizácií.
• Organizácie, ktoré sú platiteľmi DPH, budú musieť vystavovať faktúry medzi podnikateľmi v elektronickom formáte. Pre mikropodniky a malé a stredné podniky, teda pre takmer všetky organizácie, je termín pre vystavovanie stanovený na 1. septembra 2027.
• Faktúry pre fyzické osoby (vašich členov) sú mimo rozsahu elektronickej fakturácie, bez ohľadu na váš daňový režim.

Zapnutie formátu

1. Prejdite do Administrácia›Nastavenia›Fakturácia›Fakturačné účty a upravte príslušný účet.
2. V záložke Fakturácia nájdite možnosť Elektronická faktúra umiestnenú v sekcii Fakturačné údaje
3. Vyberte formát:
   • Factur-X (Francúzsko) pre francúzsku organizáciu: pridáva francúzske zákonné náležitosti očakávané na faktúrach medzi podnikateľmi;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) pre európsku normu bez francúzskych špecifík;
   • Deaktivované na vystavovanie klasických PDF faktúr.

Nastavenie je vlastné každému fakturačnému účtu: organizácia, ktorá fakturuje z viacerých účtov, ich zapína nezávisle od seba.

Vyplnenie povinných údajov

Elektronická faktúra musí jednoznačne identifikovať svojho vystaviteľa. Tieto údaje sa zadávajú v tej istej záložke, v sekcii Fakturačné údaje.

1. SIREN / SIRET vašej organizácie: toto je nevyhnutné pole. Bez neho faktúra nemôže byť v súlade s predpismi a pod možnosťou sa zobrazí upozornenie.
2. Číslo DPH, ak je vaša organizácia platiteľom. Ak zostane prázdne, ako daňový identifikátor slúži SIRET.
3. Úplná adresa: obchodné meno, ulica, PSČ, mesto a krajina. Neúplná adresa vedie k faktúre, ktorú platforma vášho zákazníka odmietne.
4. Fakturačný e-mail, ktorý sa používa ako kontaktný bod vtedy, keď nie je k dispozícii žiadny iný identifikátor.

Získanie čísla SIREN od podnikateľských zákazníkov

Faktúra medzi podnikateľmi musí identifikovať aj kupujúceho. SIREN zákazníka sa zadáva v jeho fakturačnej adrese, v bloku Adresa spoločnosti, spolu s Obchodné meno a Identifikátor organizácie. To isté zadanie sa ponúka aj pri predaji cez pult.

Pri faktúre pre fyzickú osobu sa nič z toho nevyžaduje: stačí meno, adresa a krajina.

Kde nájdete podklady pre audit

Softvér, ktorý prijíma platby, musí vedieť preukázať, že jeho zápisy neboli dodatočne upravené. Tejto požiadavke zodpovedajú štyri doklady, sústredené na jednom mieste: prejdite do Administrácia›Nastavenia›Fakturácia›Fakturačné účty, otvorte príslušný fakturačný účet a potom záložku Účtovníctvo a audit.

Táto záložka sa zobrazuje len pri už uloženom účte: doklady sa týkajú činnosti, takže pri účte, ktorý práve vytvárate, nie je čo ukázať. Každý fakturačný účet má tie svoje — ak vaša organizácia fakturuje z viacerých subjektov, preskúmajte ich oddelene.

Stiahnutie osvedčenia

Pri kontrole od vás môže daňová správa žiadať preukázanie, že váš pokladničný softvér spĺňa podmienky nemennosti, zabezpečenia, uchovávania a archivácie údajov. Karta Osvedčenie o softvéri registračnej pokladnice vytvorí tento doklad na požiadanie, cez Stiahnuť (PDF).

Dokument má dve časti. Časť vydavateľa softvéru je už podpísaná. Druhú má vyplniť a podpísať váš štatutárny zástupca: osvedčenie je úplné až vtedy, keď sú obe časti spolu, a predkladajú sa vždy naraz.

Karta sa zobrazuje len pri francúzskom fakturačnom účte: povinnosť sa týka platiteľov so sídlom vo Francúzsku.

Prezeranie denníka udalostí

Karta Denník udalostí vedie cez Zobraziť k preukaznému záznamu o tom, čo sa vo vašej fakturácii dialo. Nenájdete v ňom predaje — tie sú vo vašich objednávkach — ale technické skutočnosti, ktoré ich sprevádzajú.

Nachádzajú sa v ňom najmä úspešné a neúspešné prihlásenia, zmeny konfigurácie, zmeny fakturačných práv, vykonané uzávierky, zapečatené dokumenty a vystavené duplikáty, vytvorené archívy, účtovné exporty, prepnutia do testovacieho režimu, ako aj zistené anomálie: prerušenie reťazca, odchýlka uzávierky, anomália hodín.

Každý riadok obsahuje dátum, typ udalosti, príslušný účet, operátora a podrobnosti. Vyznať sa v ňom pomáha filter podľa typu a obdobia a tlačidlo Exportovať z neho vytvorí súbor.

Ako fungujú uzávierky

Uzávierka zapečatí obdobie: zafixuje prijaté platby, faktúry a dobropisy, ktoré obsahuje, a tie už nemožno ani upraviť, ani znovu vygenerovať. Karta Uzávierky zobrazuje denné, mesačné a ročné uzávierky vášho účtu.

Vykonávajú sa automaticky, bez vášho zásahu. Každý večer teda nemusíte nič „robiť“: tabuľka sa napĺňa sama.

Každý riadok uvádza obdobie, počet transakcií, Čistý príjem, Rozúčtovanie podľa spôsobu platby — online, na mieste, hotovosť, šek, prevod, terminál — ako aj počet vystavených faktúr a dobropisov.

Dva body si zaslúžia vysvetlenie, pretože často prekvapia:

• Celkový súčet sa nikdy nevynuluje. Ide o trvalý kumulatívny súčet od vzniku účtu, nie o zostatok za obdobie. Neustále rastúci súčet je očakávané správanie.
• Obnovenie (nulový bod) uvádza dátum a sumu, od ktorých sa tento kumulatívny súčet začína. Pri účte, ktorý existoval už pred zavedením uzávierok, je to zvolený východiskový bod, nie nula.

Získanie daňových archívov

Z každého uzavretého mesiaca vzniká zafixovaný archív v časovo označenom súbore ZIP: transakcie, faktúry, dobropisy, uzávierky a technický denník za dané obdobie. Karta Archív ich vypisuje pod Mesačné archívy spolu s obdobím, veľkosťou, dátumom vytvorenia a Odtlačok (SHA-256).

Práve tento odtlačok robí archív overiteľným: zmení sa pri zmene čo i len jediného bajtu. Kartu dopĺňajú dve tlačidlá, Overovací nástroj a Overovacia príručka — vďaka nim si môže tretia strana, kontrolór alebo účtovník, overiť neporušenosť archívu sama, bez vašej účasti.

Archívy sa vytvárajú automaticky. Ak uzavreté obdobie ešte svoj archív nemá, zobrazí sa pod Nearchivované uzavreté obdobia a tlačidlo Generovať umožňuje vytvoriť ho okamžite.