Účtovníctvo a audit

Nastavte účtovnú osnovu svojej organizácie, exportujte účtovné zápisy do softvéru svojho účtovníka, aktivujte elektronickú faktúru vo formáte Factur-X a nájdite doklady, ktoré od vás môže vyžiadať daňová správa: osvedčenie, denník udalostí, uzávierky a archívy.

Nastavenie účtovnej osnovy

Účtovná osnova určuje, na ktoré účty a do ktorých denníkov sa vaše predaje zaúčtujú v exportoch. Nastavuje sa pre každý fakturačný účet samostatne: dva subjekty, ktoré fakturujú oddelene, majú každý tú svoju.

1. Prejdite do Administrácia›Nastavenia›Fakturácia›Fakturačné účty a otvorte príslušný účet.
2. Otvorte kartu Účtovný plán.
3. Upravte čísla účtov a ich názvy, potom kliknite na Uložiť.

Obrazovku tvoria tri bloky:

• Predaj, DPH a zákazníci: účty za poskytnuté služby, odvedenú DPH, odberateľov a poskytnuté zľavy.
• Pokladnica: účty banky, pokladnice a šekov na inkaso, ktoré sa používajú pri zápisoch o inkase platieb.
• Denníky: kódy denníkov predaja, banky a pokladnice.

Rozdelenie predajov podľa kategórie alebo sadzby

Štandardne sa všetky vaše predaje účtujú na jediný výnosový účet. V tej istej karte sú k dispozícii dve voliteľné rozdelenia, ktoré vám umožnia ísť ďalej.

• Predajná analýza podľa kategórie: samostatný účet pre každú kategóriu produktu — predplatné, kredity, vybavenie, lekcie… Kliknite na Pridať kategóriu, vyberte kategóriu a zadajte jej účet.
• Rozpis DPH podľa sadzby: samostatný účet odvedenej DPH pre každú sadzbu. Kliknite na Pridať sadzbu, zadajte sadzbu a jej účet.

Je to užitočné vtedy, keď vaše účtovníctvo musí rozlišovať jednotlivé činnosti — napríklad oddeliť príjmy z výučby od prenájmu kurtov. Ak rozdelenie nenastavíte, všetko sa zaúčtuje na všeobecné účty definované vyššie.

Export predajov a účtovných zápisov

1. Prejdite do Administrácia›Dashboard›Fakturácia›Faktúry & transakcie.
2. Vyfiltrujte zoznam podľa požadovaného obdobia a kritérií: export preberá presne tie filtre, ktoré sú zobrazené na obrazovke.
3. Kliknite na Stiahnuť export a vyberte formát.

Sledovanie obchodnej činnosti

• Excel (.xlsx): jeden riadok na objednávku, s dátumom, používateľom, sumami bez DPH, DPH a s DPH, stavom a spôsobom platby. Tento formát je najvhodnejší na analýzu predajov v tabuľkovom procesore.
• CSV (.csv): rovnaký report vo formáte čitateľnom pre ľubovoľný tabuľkový procesor.
• Stiahnuť faktúry vo formáte PDF: archív obsahujúci PDF každej faktúry z aktuálneho filtra. Nachádzajú sa v ňom len vystavené faktúry.

Odovzdanie účtovníkovi

• Účtovné zápisy (.csv): zápisy v členení debet/kredit pre každú faktúru, v čitateľnom formáte určenom na manuálny import.
• FEC (Francúzsko): súbor účtovných zápisov, francúzsky zákonný formát, importovateľný do Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane alebo QuickBooks. Jeden vyrovnaný zápis na faktúru.
• FAIA (Luxembursko) a DATEV (Nemecko): zákonné formáty týchto dvoch krajín, ponúkané organizáciám, ktoré v nich sídlia.

Voľba Zahrnúť predpisy (pokladnica) pridáva k zápisom o predaji aj zápisy o inkase platieb (banka, pokladnica, šek). Zrušte jej označenie, ak chcete exportovať len denník predaja.

Vystavovanie faktúr vo formáte Factur-X

Elektronická fakturácia sa vo Francúzsku stáva povinnou. Factur-X je zvolený formát: úplne bežná PDF faktúra, do ktorej je vložený dátový súbor, ktorý účtovné softvéry vedia automaticky prečítať.

Pre príjemcu faktúry sa nemení nič: otvorí PDF, rovnaké ako predtým. Jeho účtovný softvér tam navyše nájde sumy a identifikátory bez toho, aby ich musel prepisovať.

Overte, či sa to týka vašej organizácie

To je prvá otázka, ktorú treba vyriešiť, a odpoveď zďaleka nie je pre všetky organizácie rovnaká.

• Športových združení oslobodených od DPH podľa článku 261-7-1° francúzskeho daňového zákonníka sa netýka ani elektronická fakturácia, ani e-reporting. Takýchto organizácií je veľa.
• Organizácie, ktoré sú platiteľmi DPH, budú musieť vystavovať faktúry medzi podnikateľmi v elektronickom formáte. Pre mikropodniky a malé a stredné podniky, teda pre takmer všetky organizácie, je termín pre vystavovanie stanovený na 1. septembra 2027.
• Faktúry pre fyzické osoby (vašich členov) sú mimo rozsahu elektronickej fakturácie, bez ohľadu na váš daňový režim.

Aktivácia formátu

1. Prejdite do Administrácia›Nastavenia›Fakturácia›Fakturačné účty a upravte príslušný účet.
2. V karte Fakturácia nájdite možnosť Elektronická faktúra v sekcii Fakturačné údaje.
3. Vyberte formát:
   • Factur-X (Francúzsko) pre francúzsku organizáciu: pridáva francúzske zákonné náležitosti očakávané na faktúrach medzi podnikateľmi;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) pre európsku normu bez francúzskych špecifík;
   • Deaktivované na vystavovanie klasických PDF faktúr.

Nastavenie je vlastné každému fakturačnému účtu: organizácia, ktorá fakturuje z viacerých účtov, ich aktivuje nezávisle od seba.

Zadanie povinných údajov

Elektronická faktúra musí jednoznačne identifikovať svojho vystavovateľa. Tieto údaje sa zadávajú v tej istej karte, v sekcii Fakturačné údaje.

1. SIRET vašej organizácie: je to nevyhnutné pole. Bez neho nemôže byť faktúra v súlade s predpismi a pod možnosťou sa zobrazí upozornenie.
2. Číslo DPH, ak je vaša organizácia platiteľom. Ak zostane prázdne, ako daňový identifikátor slúži SIRET.
3. Úplná adresa: obchodné meno, ulica, poštové smerovacie číslo, mesto a krajina. Neúplná adresa vedie k faktúre, ktorú platforma vášho klienta odmietne.
4. Fakturačný e-mail, ktorý sa používa ako kontaktný bod, keď nie je k dispozícii žiadny iný identifikátor.

Získanie čísla SIREN vašich podnikateľských klientov

Faktúra medzi podnikateľmi musí identifikovať aj kupujúceho. Číslo SIREN klienta sa zadáva v jeho fakturačnej adrese, v bloku Adresa spoločnosti, spolu s Obchodné meno a SIREN. Rovnaké zadanie je k dispozícii aj pri predaji na pulte.

Pri faktúre pre fyzickú osobu sa nič z toho nevyžaduje: postačí meno, adresa a krajina.

Vyhľadanie auditných dokladov

Softvér, ktorý inkasuje platby, musí vedieť preukázať, že jeho zápisy neboli dodatočne upravené. Tejto požiadavke zodpovedajú štyri doklady, sústredené na jednom mieste: prejdite do Administrácia›Nastavenia›Fakturácia›Fakturačné účty, otvorte príslušný fakturačný účet a potom kartu Účtovníctvo a audit.

Táto karta sa zobrazuje len pri už uloženom účte: doklady sa týkajú činnosti a pri účte, ktorý sa práve vytvára, niet čo zobraziť. Každý fakturačný účet má svoje vlastné — ak vaša organizácia fakturuje z viacerých subjektov, preskúmajte ich oddelene.

Stiahnutie osvedčenia

Pri kontrole od vás môže daňová správa žiadať doklad o tom, že váš softvér na inkaso platieb spĺňa podmienky nemennosti, zabezpečenia, uchovávania a archivácie údajov. Karta Osvedčenie o softvéri registračnej pokladnice vytvorí tento doklad na požiadanie, pomocou Stiahnuť (PDF).

Dokument má dve časti. Časť vydavateľa softvéru je už podpísaná. Druhú má vyplniť a podpísať váš štatutárny zástupca: osvedčenie je úplné až vtedy, keď sú obe časti spolu, a predkladajú sa spoločne.

Karta sa zobrazuje len pri francúzskom fakturačnom účte: povinnosť sa týka platiteľov usadených vo Francúzsku.

Prehliadanie denníka udalostí

Karta Denník udalostí vedie cez Zobraziť k preukaznému záznamu o tom, čo sa vo vašej fakturácii dialo. Nenájdete tu predaje — tie sú vo vašich objednávkach — ale technické skutočnosti, ktoré ich sprevádzajú.

Sú tu najmä úspešné a neúspešné prihlásenia, zmeny konfigurácie, zmeny fakturačných oprávnení, vykonané uzávierky, zapečatené dokumenty a vystavené duplikáty, vytvorené archívy, účtovné exporty, prechody do testovacieho režimu, ako aj zistené anomálie: prerušenie reťazca, odchýlka uzávierky, anomália hodín.

Každý riadok obsahuje dátum, typ udalosti, príslušný účet, obsluhu a podrobnosti. Filter podľa typu a obdobia vám pomôže sa v ňom zorientovať a tlačidlo Exportovať z neho vytvorí súbor.

Pochopenie uzávierok

Uzávierka zapečatí obdobie: zafixuje inkasá, faktúry a dobropisy, ktoré obsahuje, a tie už nemožno ani zmeniť, ani znovu vytvoriť. Karta Uzávierky zobrazuje denné, mesačné a ročné uzávierky vášho účtu.

Vykonávajú sa automaticky, bez vášho zásahu. Každý večer teda nemusíte nič „robiť“: tabuľka sa napĺňa sama.

Každý riadok uvádza obdobie, počet transakcií, Čistý príjem, Rozúčtovanie podľa spôsobu platby — online, na mieste, hotovosť, šek, prevod, terminál — ako aj počet vystavených faktúr a dobropisov.

Dva body si zaslúžia vysvetlenie, pretože často prekvapia:

• Celkový súčet sa nikdy nevynuluje. Ide o trvalý kumulatív od vzniku účtu, nie o zostatok za obdobie. Neustále rastúci súčet je očakávané správanie.
• Obnovenie (nulový bod) uvádza dátum a sumu, od ktorých sa tento kumulatív začína. Pri účte, ktorý existoval už pred zavedením uzávierok, ide o zvolený počiatočný bod, nie o nulu.

Získanie daňových archívov

Každý uzavretý mesiac má svoj zafixovaný archív, zhromaždený v ZIP súbore s časovou pečiatkou: transakcie, faktúry, dobropisy, uzávierky a technický denník daného obdobia. Karta Archív ich vypisuje pod Mesačné archívy, s obdobím, veľkosťou, dátumom vytvorenia a Odtlačok (SHA-256).

Práve tento odtlačok robí archív overiteľným: zmení sa pri úprave čo i len jediného bajtu. Kartu dopĺňajú dve tlačidlá, Overovací nástroj a Overovacia príručka — vďaka nim si môže tretia strana, kontrolór alebo účtovník, integritu archívu overiť sama, bez vášho pričinenia.

Archívy sa vytvárajú automaticky. Ak uzavreté obdobie ešte svoj archív nemá, zobrazí sa pod Nearchivované uzavreté obdobia a tlačidlo Generovať umožňuje vytvoriť ho okamžite.