Prijímanie správ o aktivitách e-mailom
Získajte automaticky prehľad o živote svojej organizácie: počty členov, predplatné, registrácie, rezervácie, prihlásenia a e-maily, vrátane vývoja v porovnaní s predchádzajúcim obdobím.
Zapnutie správ
- Prejdite do Administrácia›Nastavenia›Správy o aktivitách.
- Zapnite Aktivovať e-mailové správy o aktivitách.
- V E-mailové adresy zadajte až 4 príjemcov, jednu adresu na každý riadok.
- Kliknite na Uložiť.
Príjemcovia nepotrebujú manažérsky účet ani žiadne osobitné právo: správa im príde do e-mailovej schránky. Je to najjednoduchší spôsob, ako informovať predsedu alebo hospodára, ktorý sa do aplikácie nikdy neprihlasuje.
Výber frekvencie
Súbežne existujú tri správy, ktoré môžete zapnúť samostatne alebo spoločne:
- Denné správy: každé ráno aktivity z predchádzajúceho dňa.
- Týždenné správy: každý pondelok ráno uplynulý týždeň.
- Mesačné správy: prvého dňa každého mesiaca uplynulý mesiac.
Každá z nich zodpovedá inej potrebe. Denná správa slúži dennej službe: signalizuje, čo treba vyriešiť dnes. Mesačnú správu pošlete výboru bez akýchkoľvek úprav. Týždenná je kompromisom a dobre sa hodí dobrovolníkovi, ktorý na miesto prichádza raz do týždňa.
Čo správa obsahuje
Správa sa neobmedzuje len na rezervácie. Zhŕňa sedem skupín ukazovateľov, pričom každá je porovnaná s predchádzajúcim obdobím:
- Používatelia: celkový počet, nové účty, pozastavené účty, účty presunuté do koša a definitívne odstránené účty.
- Predplatné: zaplatené predplatné, predplatné, ktorému skončila platnosť, a najmä to, ktorému platnosť skončí v priebehu nasledujúcich 30 dní.
- Registrácie online: prijaté, zamietnuté a čakajúce žiadosti.
- Rezervácie: celkový počet, rezervácie používateľov, označenia organizácie, pozvania, poznámky, zrušenia.
- Prihlásenia: prijaté prihlásenia, zamietnuté prihlásenia a počet aktívnych používateľov.
- E-maily: doručené, otvorené a neúspešné správy.
- Kontrola prítomnosti na kiosku: potvrdené rezervácie, nepotvrdené rezervácie, automatické zrušenia a sankcionované účty.
Posledné tri skupiny sa zobrazia iba vtedy, ak je príslušná funkcia vo vašej organizácii aktívna: registrácie online musia byť otvorené aspoň pri jednom predplatnom a na kiosku musí byť zapnutá kontrola prítomnosti.
Používanie správy ako pracovného zoznamu
Práve toto odlišuje túto správu od jednoduchej tabuľky čísel: niekoľko častí obsahuje menovité údaje. Nečítate len „12 predplatných sa blíži ku koncu platnosti“, ale získate zoznam týchto dvanástich osôb.
Prirodzene z toho vyplývajú tri spôsoby použitia:
- Zoznam predplatných, ktorým skončí platnosť do 30 dní, je vaším zoznamom na oslovenie. Prichádza sám, každý mesiac, bez toho, aby ste museli vytvárať filter.
- Zoznam čakajúcich registrácií vám pripomenie žiadosti, ktoré nikto nevyriešil — typický prípad organizácie, kde spravuje viacero osôb bez jasného rozdelenia úloh.
- Počítadlo neúspešných e-mailov signalizuje zhoršujúcu sa databázu adries ešte skôr, ako sa člen ozve, že nič nedostáva.
