Participatívne rezervácie: otvorenie termínu na prihlasovanie

Zarezervujte termín v mene organizácie — sústredenie, turnaj, lekciu, skupinový kurz — a nechajte používateľov, nech sa naň prihlásia sami, zadarmo alebo za poplatok, online alebo za rezervačné kredity. Vy určujete kapacitu, kritériá prístupu aj lehoty a sledujete zoznam účastníkov.

Kto zostavuje zoznam účastníkov

Každá rezervácia so štítkom môže mať účastníkov. Od termínu k termínu sa mení len to, kto zoznam zostavuje — vy, alebo samotní používatelia.

Zoznam zostavujete vy

Zarezervujte termín so štítkom a určte účastníkov bez toho, aby ste zapli Participatívna rezervácia. Používatelia sa nemôžu prihlásiť sami: zoznam je len váš.

Nie je však nemenný. Rezerváciu môžete kedykoľvek znova otvoriť z kalendára a pridať alebo odobrať osoby na karte Štítky, kde sú už prihlásení účastníci vopred označení.

Takto funguje tréning, na ktorý zvolávate skupinu, družstvo nasadené na zápas alebo kurz, ktorého zoznam prihlásených je uzavretý vopred.

Používatelia sa prihlasujú sami

Zapnite Participatívna rezervácia a termín sa otvorí: v kalendári zobrazuje počítadlo miest a každý si svoje miesto zoberie zo svojho účtu.

Takto funguje prázdninové sústredenie, klubový turnaj alebo podujatie otvorené pre každého.

Keď je táto možnosť aktívna, správa zoznamu sa presúva z rezervačného formulára do detailu termínu, kde máte k dispozícii Pridať účastníkov a Odstrániť.

Prepínanie medzi oboma režimami

Oba režimy sa navzájom nevylučujú a rozhodnutie nie je nikdy definitívne. Najprv môžete zostaviť zoznam a neskôr zapnúť Participatívna rezervácia, aby ste uvoľnili zvyšné miesta: už určené osoby zostanú prihlásené.

Funguje to aj opačne — pozrite si uzavretie prihlasovania na konci stránky.

Otvorenie termínu pre účasť

1. V kalendári kliknite na termín, ktorý chcete zarezervovať.
2. Otvorte kartu Štítky rezervačného formulára.
3. Vyberte štítok — sústredenie, turnaj, lekcia, tréning — a v prípade potreby pridajte komentár.
4. Zapnite Participatívna rezervácia a kliknite na Nastaviť, čím otvoríte nastavenia.
5. Prípadne vyberte osoby, ktoré chcete prihlásiť rovno, a potvrďte.

Použite Opakovanie, aby ste jediným úkonom pokryli všetky lekcie sústredenia alebo týždenného kurzu: následne si zvolíte, či jedno prihlásenie platí pre jednu lekciu, alebo pre celú sériu.

V kalendári potom termín ukazuje počet účastníkov v rámci kapacity a výzvu na prihlásenie, kým sú voľné miesta. Kliknutie vedie na detail termínu, kde nájdete zoznam aj tlačidlo účasti.

Ak sa k nastaveniam chcete vrátiť neskôr, otvorte termín a použite Nastaviť v bloku Účastníci.

Nastavenie kapacity a rozsahu prihlásenia

Blok Účastníci v nastaveniach obsahuje dve čísla.

Maximum určuje počet miest. Po jeho dosiahnutí termín zobrazí Obsadené a tlačidlo účasti zmizne.

Minimum neblokuje žiadne prihlásenie: toto číslo slúži len ako minimálny počet pre automatické zrušenie, ktoré je opísané nižšie. Jeho najnižšia hodnota je 1. Ak sa má lekcia konať bez ohľadu na počet prihlásených, toto pole nemeňte a jednoducho ponechajte Automaticky zrušiť vypnuté.

Rozsah účasti je najdôležitejšie nastavenie a treba o ňom rozhodnúť ako o prvom:

• Táto rezervácia — prihlasuje sa na jednu lekciu. To je vhodné pri týždennom tréningu, na ktorý človek príde, keď môže, alebo pri jednorazovom podujatí.
• Všetky opakovania — prihlasuje sa na celok. Jediné prihlásenie zaradí osobu na všetky lekcie série a jediné odhlásenie ju odvšadiaľ odstráni. To je vhodné pri päťdňovom sústredení alebo pri cykle nadväzujúcich kurzov. Séria zostáva otvorená, kým jej zostáva aspoň jedna nadchádzajúca lekcia: pridať sa teda dá aj k už začatému sústredeniu.

Pri Všetky opakovania detail termínu vypisuje dátumy série: každý presne vie, do čoho ide. Pri Táto rezervácia sa zobrazuje len otvorená lekcia.

Kto sa môže prihlásiť

Bez ďalšieho nastavenia je termín otvorený pre všetkých používateľov vašej organizácie.

Zapnite Kritériá oprávnenosti, ak chcete toto otvorenie obmedziť, a potom vyberte kritériá. Preberajú filtre vášho zoznamu používateľov v piatich skupinách: profily, predplatné, vekové kategórie, skupiny a rebríčky, ku ktorým sa pridáva pohlavie.

Používateľ, ktorý kritériám nezodpovedá, tlačidlo aj tak uvidí, ale po kliknutí sa dozvie, že jeho profil nezodpovedá kritériám tohto termínu. Rovnako je to pri ostatných zamietnutiach: obsadený termín, ešte neotvorené prihlasovanie, nedostupný produkt. Každý prípad má svoju správu — nikto nezostane stáť pred nemým tlačidlom.

Niekoľko bežných použití: vyhradiť sústredenie jednej vekovej kategórii, otvoriť skupinový kurz len držiteľom konkrétneho predplatného, obmedziť klubový turnaj na jednu skupinu družstva.

Vypnutie tejto možnosti vymaže vybrané kritériá: termín je opäť otvorený pre všetkých.

Spoplatnenie účasti

V nastaveniach termínu zapnite Platby a fakturácia a potom si zvoľte, ako účastník zaplatí: Produkt pri platbe online, alebo Kredity na rezerváciu pri odpísaní kreditov z jeho účtu, ako pri rezervácii (pozri ďalšiu časť).

Pri Produkt vyberte produkt, ktorý sa má zaplatiť. V zozname sa ponúkajú aktívne produkty vášho katalógu typu sústredenie, lekcia, turnaj a vlastný produkt.

Účastník platí online v okamihu prihlásenia. Jeho miesto je rezervované až po prijatí platby: kým objednávka čaká na zaplatenie, termín zobrazuje „Dokončiť platbu“ a miesto zostáva dostupné pre niekoho iného.

Dve nastavenia upravia cenu bez zásahu do vášho katalógu:

• „Prispôsobiť sumu“ nastaví Jednotková cena len pre tento termín. Bez nej každý platí cenu, ktorá vyplýva z cenových pravidiel nastavených vo vybranom produkte.
• Tu zadaný popis sa zobrazí pod tlačidlom účasti, na informáciu pre účastníka.

V kiosku sa pri termíne platenom produktom zobrazí správa, ktorá vyzýva zaplatiť z vlastného účtu: platba online sa v kiosku nedá vykonať.

Platba rezervačnými kreditmi

Kupujú si vaši používatelia rezervačné kredity, aby si rezervovali kurty? Tými istými kreditmi môžu zaplatiť aj skupinový kurz, sústredenie alebo turnaj. Vy nemusíte nič inkasovať a nekoná sa žiadna platba online: kredity sa z ich účtu odpíšu v okamihu prihlásenia.

Výber sadzby

1. V nastaveniach termínu zapnite Platby a fakturácia.
2. Kliknite na kartu Kredity na rezerváciu.
3. Zvoľte, ako sa vypočíta cena za jednu účasť, a uložte.

Možné sú dve sadzby:

1. Podľa predplatného účastníka: každý zaplatí toľko, koľko by ho podľa jeho predplatného stála rezervácia tohto termínu. Je to najjednoduchšie riešenie, keď kurz nahrádza bežnú rezerváciu. Napríklad pri dvojhodinovej lekcii:
   • Júlii jej predplatné počíta 1 kredit za rezerváciu: zaplatí 1 kredit;
   • Marekovi jeho predplatné počíta 1 kredit za hodinu: zaplatí 2 kredity.
2. Počet kreditov: všetci platia rovnaký počet kreditov, ktorý zadáte do poľa, ktoré sa zobrazí. To je správna voľba pri jednotnej cene určenej vopred.

Zmena sadzby v čase, keď sú už niektoré osoby prihlásené, platí len pre ďalšie prihlásenia: už odpísané kredity sa nemenia.

Spoplatnenie celej série naraz

Prihlásenie sa spoplatní len raz, aj keď je Rozsah účasti nastavený na Všetky opakovania.

Vezmime si prázdninové sústredenie s 5 doobedňajšími lekciami:

• pri Počet kreditov v hodnote 10 stojí prihlásenie na sústredenie 10 kreditov za všetkých 5 doobedí;
• pri Podľa predplatného účastníka by stálo len toľko, koľko jedno doobedie.

Pri sérii odporúčame stanoviť cenu za celok pomocou Počet kreditov.

Kto neplatí

Účasť je bezplatná pre používateľa, ktorému jeho predplatné na tomto termíne neodpisuje kredity, a to pri ktorejkoľvek zvolenej sadzbe:

• jeho predplatné nepoužíva rezervačné kredity;
• jeho predplatné neodpisuje kredity v tomto kalendári;
• jeho predplatné poskytuje rezervácie na ten istý deň zadarmo a lekcia sa koná dnes.

Prihlási sa bežným spôsobom a nič neplatí. Hráč, ktorého predplatné kredity nepoužíva, sa tak môže zúčastniť toho istého sústredenia ako predplatiteľ, ktorý platí kreditmi.

Čo vidí účastník

Cena sa zobrazuje priamo na tlačidle Zúčastniť sa v zátvorke (napríklad 2 kredity). Po kliknutí potvrdzovacie okno pripomenie sumu, ktorá sa odpíše, a účastník potvrdí tlačidlom Áno, zúčastňujem sa.

Ak nemá dosť kreditov, prihlásenie je zamietnuté so správou Nedostatočný počet kreditov. Ak vaša organizácia predáva kredity online, tlačidlo Kúpiť kredity mu umožní dobiť účet a potom sa vrátiť a prihlásiť sa.

Používateľ oslobodený od pravidiel predplatného, napríklad administrátor, sa prihlási a kredity sa mu odpíšu aj vtedy, keď jeho zostatok nestačí.

Vrátenie kreditov pri odhlásení

Účastník, ktorý sa odhlási, dostane svoje kredity späť, ako keby zrušil rezerváciu. Uplatní sa aj pravidlo jeho predplatného, ktoré vrátenie kreditov obmedzuje: buď žiadne vrátenie, alebo žiadne vrátenie v hodinách tesne pred lekciou. Potvrdzovacie okno mu ukáže, čo sa mu vráti.

Napríklad pri predplatnom, ktoré už nevracia kredity v posledných 24 hodinách pred rezerváciou:

• Pavol sa v stredu odhlási zo sobotňajšej lekcie: kredity sa mu vrátia;
• ak sa odhlási v piatok večer: nedostane späť nič.

Keď sa lekcia začne — alebo keď sa začne prvé doobedie sústredenia — odhlásenie už nevracia nič.

Ako sami prihlásiť alebo odobrať účastníkov

Keď pridávate účastníkov, máte na výber dve možnosti:

• Poskytnúť účasť zdarma: osoba je prihlásená a neplatí nič;
• Strhnúť kredity: účasť sa odpíše z jej účtu, ako keby sa prihlásila sama.

Tie isté možnosti sa objavia na karte Štítky, keď prihlasujete osoby pri vytváraní termínu.

Pri Strhnúť kredity sa overuje zostatok každej osoby. Ak kredity chýbajú čo i len jednej osobe, nepridá sa nikto a správa vám povie, o koho ide. Ak vám váš profil umožňuje rezervovať pre iných používateľov bez možnosti Aktivovať obmedzenia, táto kontrola sa neuplatní, rovnako ako pri rezervácii vytvorenej pre používateľa: osoba je prihlásená a kredity sa jej odpíšu, hoci aj do záporného zostatku.

Ak chcete odobrať účastníka, ktorému boli kredity odpísané, zvolíte si, či mu ich vrátite, alebo si ich ponecháte (Nepripisovať kredity späť). V zozname účastníkov sa pri každom zobrazuje odpísaná suma alebo označenie Zdarma.

Zrušenie lekcie alebo celej série

Zrušenie lekcie vráti kredity účastníkom, ktorým boli za ňu odpísané.

Pri prihlásení na celú sériu záleží na tom, čo zo sústredenia zostáva:

• zrušíte jedno doobedie a ďalšie ešte len prídu: prihlásenie naďalej platí pre zvyšok, odpísanie zostáva;
• zrušíte celé sústredenie pred jeho začiatkom: každý dostane svoje kredity späť;
• sústredenie sa už začalo a vy rušíte posledné doobedia: systém vás požiada, aby ste si vybrali medzi Vrátiť kredity účastníkom a Nepripisovať kredity späť.

Automatické zrušenie pre nedostatok účastníkov sa riadi rovnakými pravidlami. V poslednom prípade vráti kredity bez opýtania.

Sledovanie a správa účastníkov

Blok Účastníci v detaile termínu vypisuje prihlásených a uvádza zostávajúce miesta. Vždy tu vidíte celý zoznam, aj keď ste ho pred používateľmi skryli.

Pridať účastníkov umožňuje prihlásiť viacerých naraz, Odstrániť niekoho odobrať. Oba úkony sa vzťahujú na celý rozsah nastavený vyššie.

Pri termíne platenom produktom si pri pridaní osoby zvolíte, ako naložiť so sumou:

1. Poskytnúť účasť zdarma — osoba je prihlásená a nevytvorí sa žiadna objednávka. Je to predvolená voľba, voľba pozvania a ústretového gesta.
2. Prijať platbu ihneď — vytvorí sa objednávka a hneď sa otvorí pokladnica, aby ste ju inkasovali na mieste. Pri viacerých účastníkoch nasledujú jednotlivé inkasá za sebou. Táto voľba sa ponúka len vtedy, keď vám váš profil dáva prístup k Administrácia›Dashboard›Fakturácia›Faktúry & transakcie.
3. Prijať platbu neskôr — vytvorí sa objednávka a objednávkový list odíde e-mailom. Osoba zaplatí neskôr.

Rovnaká voľba sa vám ponúkne, keď prihlasujete osoby pri vytváraní termínu: objaví sa na karte Štítky, hneď ako označíte prvého účastníka. Pri termíne platenom kreditmi sú voľbami Poskytnúť účasť zdarma a Strhnúť kredity, opísané vyššie.

Pri každom účastníkovi zoznam pripomína stav platby: Zdarma, ak mu bola účasť poskytnutá zadarmo, inak súvisiacu objednávku spolu s možnosťou Inkaso alebo znova odoslať faktúru e-mailom.

Hostia na tomto type termínu nie sú povolení: každé miesto zodpovedá identifikovanému používateľovi.

Časové ohraničenie prihlasovania

Tri lehoty, všetky voliteľné, všetky vyjadrené vzhľadom na začiatok termínu.

Lehota otvorenia oddiali otvorenie prihlasovania. Pri 48 hodinách otvorí termín v pondelok o 10.00 svoje miesta v predchádzajúcu sobotu o 10.00. Tým sa vyhnete tomu, aby sústredenie zverejnené tri mesiace vopred bolo obsadené hneď v deň zverejnenia.

Obmedziť odhlásenie zatvára dvere na odchod po uplynutí určitej lehoty. Potom sa už účastník nemôže odhlásiť sám — v prípade potreby to musíte urobiť vy. Bez tohto nastavenia sa môže odhlásiť až do začiatku termínu.

Automaticky zrušiť zruší rezerváciu, ak vo zvolenej lehote nie je dosiahnutý Minimum účastníkov. Účastníci aj tvorca termínu dostanú e-mail. Rezervácia vytvorená v čase, keď jej lehota už beží, sa nikdy nezruší automaticky — termín teda môžete otvoriť na poslednú chvíľu bez rizika.

Pri platenom termíne toto zrušenie zruší aj objednávky, ktoré čakali na zaplatenie: už nikto nemôže zaplatiť lekciu, ktorá sa neuskutoční. Naopak, už inkasované účasti sa zachovajú a peniaze sa automaticky nevracajú — vybaviť ich musíte vy.

Započítavať účasť alebo nie

Štandardne účasť na termíne nespotrebuje nič: ani kvótu súbežných rezervácií, ani limity na obdobie, ani po sebe nasledujúce termíny. Používateľ sa môže prihlásiť na sústredenie a nepríde o možnosť rezervovať si v ten istý deň kurt.

Započítať do kvóty a limitov toto správanie obráti: každá účasť sa potom započíta ako bežná rezervácia a osoba, ktorá dosiahla kvótu, sa už nemôže prihlásiť.

Keď účastníkov prihlasujete vy, či už pri vytváraní termínu alebo cez Pridať účastníkov, ich kvóty a limity sa overujú rovnako a správa uvedie meno dotknutej osoby. Ak vám váš profil umožňuje rezervovať pre iných používateľov bez možnosti Aktivovať obmedzenia, obmedzenia obídete, rovnako ako pri rezervácii vytvorenej pre používateľa.

Túto možnosť zapnite vtedy, keď má mať účasť pre používateľa svoju cenu — napríklad skupinový kurz zahrnutý v jeho predplatnom. Nechajte ju vypnutú pri všetkom, čo sa k bežnému hraniu pridáva a nenahrádza ho.

Upozornenia e-mailom

Účastník dostane vždy potvrdenie o prihlásení a e-mail, ak sa termín automaticky zruší. Tieto odosielania sa nedajú vypnúť.

Aktivovať upozornenia sa týka tvorcu termínu: dostane upozornenie pri každom prihlásení, pri každom odhlásení a vtedy, keď sa obsadí posledné miesto. Pri termíne s vysokou návštevnosťou túto možnosť vypnite, ak nechcete sledovať každý pohyb.

Predvoľby upozornení každého používateľa sa rešpektujú: kto si upozornenia vypol, nedostane nič.

Zobraziť zoznam účastníkov rozhoduje o tom, čo vidia používatelia. Ak je zapnuté, každý vie, kto je prihlásený. Ak je vypnuté, verejné sú len počítadlo a zostávajúce miesta.

Opakované použitie konfigurácie

Nastavovať pri každom sústredení desiatku možností by bolo zdĺhavé. Bránia tomu dva mechanizmy.

Blok Šablóna na začiatku nastavení spája oba úkony. Uložiť ako šablónu uloží nastavenia termínu pod Názov šablóny, ktorý zadáte. Hneď ako existuje nejaká šablóna, nad ním sa objaví zoznam Vyberte šablónu...: výberom prenesiete jeho nastavenia na ktorýkoľvek iný termín.

Termín zostáva naviazaný na šablónu, z ktorej vznikol. Ak jeho nastavenia neskôr zmeníte, systém sa vás spýta, ako ďaleko má zmena siahať: len na túto rezerváciu, na túto rezerváciu a jej opakovania, alebo Všade — teda na všetky termíny, ktoré túto šablónu zdieľajú.

Uzavretie prihlasovania

Vypnúť Participatívna rezervácia na termíne, ktorý už má prihlásených, je možné a pre nich bez rizika: účastníci zostávajú na mieste a vystavené objednávky zostávajú platné. Skončí sa len prihlasovanie a odhlasovanie a blok účastníkov na strane používateľa zmizne.

Vrátenie peňazí za účasť alebo dodatočné odobratie osoby zostáva na vás: uzavretie prihlasovania to neurobí.