Kontrola odoslaných e-mailov a sledovanie akcií
Na kontrolu toho, čo sa vo vašej organizácii deje, vám pomôžu dva protokoly: protokol e-mailov, v ktorom si overíte, že vaše správy skutočne dorazili k adresátovi, a protokol auditu, v ktorom vysledujete administratívne operácie.
Zobrazenie protokolu e-mailov
- Prejdite do Administrácia›Dashboard›Denník e-mailov.
- Každý e-mail odoslaný organizáciou sa zobrazí so svojím stavom: Doručené, Otvorené, Kliknuté, Dočasné zlyhanie, Odložené, Trvalé zlyhanie, Blokované, Neplatná e-mailová adresa, Spam alebo Odhlásenie.
- Tri ukazovatele na začiatku zoznamu sumarizujú dané obdobie: podiel doručených správ, podiel otvorení a podiel zlyhaní.
Tlačidlo Titulok otvorí podrobnosti každého stavu spolu s vysvetlením, čo server príjemcu v skutočnosti odpovedal.
Vyhľadanie nedoručeného e-mailu
Používateľ nedostal svoje prihlasovacie údaje alebo poslednú správu organizácie? Odpoveď nájdete v protokole.
- Otvorte Filtre a zadajte Podľa príjemcu, aby ste vyfiltrovali e-maily odoslané tomuto používateľovi.
- Kliknite na príslušný riadok: v podrobnostiach sa zobrazí presná použitá adresa, predmet, dátum a správa, ktorú vrátil e-mailový server príjemcu.
- Pomocou Podľa stavu naraz odhalíte všetky neúspešné odoslania za dané obdobie.
Tri najčastejšie prípady sa riešia rozdielne:
- Trvalé zlyhanie alebo Neplatná e-mailová adresa: adresa je nesprávne napísaná alebo neexistuje. Opravte ju v zázname používateľa.
- Dočasné zlyhanie alebo Odložené: schránka príjemcu bola plná alebo jeho server nedostupný. Ďalšie odoslanie má dobrú šancu uspieť.
- Blokované: odosielanie na túto adresu je pozastavené, zvyčajne po nahlásení správy ako nevyžiadanej alebo po opakovaných chybách.
Sledovanie doručiteľnosti hromadnej správy
Po hromadnom odoslaní otvorte Filtre a vyberte správu v Podľa hromadnej správy: zistíte, koľko príjemcov túto konkrétnu správu dostalo, otvorilo alebo v nej kliklo na odkaz, a odhalíte adresy so zlyhaním.
Práve to je vhodný krok po zvolaní valného zhromaždenia alebo po oznámení o zatvorení: namiesto predpokladu, že „všetci boli informovaní“, presne viete, komu ešte zavolať.
Tento filter sa zobrazí len vtedy, ak vám váš profil umožňuje odosielať hromadné správy.
Sledovanie administratívnych akcií
- Prejdite do Administrácia›Dashboard›Auditný denník.
- Protokol zobrazuje posledné operácie vykonané vo vašej organizácii (okrem rezervácií) spolu s ich autorom, jeho IP adresou a dátumom.
- Kliknutím na Exportovať (.txt) si stiahnete celú históriu.
Tento protokol je cenný vtedy, keď organizáciu spravuje viac osôb: umožňuje zistiť, kto zmenil nastavenie, odstránil konto alebo odoslal správu. Pri pochybnostiach o nejakom zásahu je to prvý zdroj, ktorý si treba pozrieť — export obsahuje celú históriu, teda oveľa viac než riadky zobrazené na obrazovke.
Rezervácie tu nenájdete: majú vlastný, výrazne podrobnejší protokol.
