Účtovníctvo a elektronická faktúra

Nastavte účtovú osnovu svojej organizácie, exportujte účtovné záznamy do softvéru svojho účtovníka a aktivujte elektronickú faktúru vo formáte Factur-X.

Nastavenie účtovej osnovy

Účtová osnova určuje, na ktoré účty a do ktorých účtovných denníkov sa vaše predaje zaúčtujú pri exporte. Nastavuje sa pre každý fakturačný účet samostatne: dve organizačné jednotky, ktoré fakturujú oddelene, majú každá svoju vlastnú.

1. Prejdite do Administrácia›Nastavenia›Fakturácia›Fakturačné účty a otvorte príslušný účet.
2. Otvorte kartu Účtovný plán.
3. Upravte čísla účtov a názvy a potom kliknite na Uložiť.

Obrazovku tvoria tri bloky:

• Predaj, DPH a zákazníci: účty za poskytovanie služieb, DPH na výstupe, odberateľov a poskytnuté zľavy.
• Pokladnica: účty banky, hotovosti a šekov na inkaso, ktoré sa používajú v záznamoch o prijatých platbách.
• Denníky: kódy denníkov predaja, banky a hotovosti.

Rozdelenie predajov podľa kategórie alebo podľa sadzby

Predvolene sa všetky vaše predaje zaúčtujú na jediný výnosový účet. Na tej istej karte sú k dispozícii dva nepovinné spôsoby podrobnejšieho rozdelenia.

• Predajná analýza podľa kategórie: samostatný účet pre každú kategóriu produktu — predplatné, kredity, materiál, lekcie… Kliknite na Pridať kategóriu, vyberte kategóriu a zadajte jej účet.
• Rozpis DPH podľa sadzby: samostatný účet DPH na výstupe pre každú sadzbu. Kliknite na Pridať sadzbu, zadajte sadzbu a jej účet.

Je to užitočné, keď vaše účtovníctvo musí od seba odlíšiť jednotlivé činnosti — napríklad oddeliť príjmy z výučby od prenájmu kurtov. Ak rozdelenie nenastavíte, všetko sa zaúčtuje na všeobecné účty definované vyššie.

Export predajov a účtovných záznamov

1. Prejdite do Administrácia›Dashboard›Fakturácia›Faktúry & transakcie.
2. Vyfiltrujte zoznam podľa požadovaného obdobia a kritérií: export preberá presne tie filtre, ktoré sú zobrazené na obrazovke.
3. Kliknite na Stiahnuť export a vyberte formát.

Sledovanie obchodnej činnosti

• Excel (.xlsx): jeden riadok na objednávku, s dátumom, používateľom, sumami bez DPH, DPH a s DPH, stavom a spôsobom platby. Tento formát je najvhodnejší na analýzu predajov v tabuľkovom procesore.
• CSV (.csv): ten istý report vo formáte čitateľnom v akomkoľvek tabuľkovom procesore.
• Stiahnuť faktúry vo formáte PDF: archív obsahujúci PDF každej faktúry z aktuálneho filtra. Nachádzajú sa v ňom len vydané faktúry.

Odovzdanie účtovníkovi

• Účtovné záznamy (.csv): záznamy v podobe debet/kredit pre každú faktúru, v čitateľnom formáte určenom na manuálny import.
• FEC (Francúzsko): súbor účtovných záznamov, francúzsky zákonný formát, importovateľný do Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane alebo QuickBooks. Jeden vyrovnaný záznam na faktúru.
• FAIA (Luxembursko) a DATEV (Nemecko): zákonné formáty týchto dvoch krajín, ponúkané organizáciám, ktoré v nich sídlia.

Možnosť Zahrnúť predpisy (pokladnica) pridáva k záznamom o predajoch aj záznamy o prijatých platbách (banka, hotovosť, šek). Ak ju zrušíte, vyexportuje sa iba denník predaja.

Vydávanie faktúr vo formáte Factur-X

Elektronická fakturácia sa vo Francúzsku stáva povinnou. Factur-X je zvolený formát: úplne bežná faktúra v PDF, do ktorej je vložený dátový súbor, ktorý účtovné softvéry vedia automaticky prečítať.

Pre osobu, ktorá faktúru dostane, sa nič nemení: otvorí PDF, rovnaké ako predtým. Jej účtovný softvér v ňom navyše nájde sumy a identifikátory bez toho, aby ich musela znovu zadávať.

Overte, či sa to vašej organizácie týka

Toto je prvá otázka, ktorú treba vyriešiť, a odpoveď nie je pre všetky organizácie rovnaká.

• Športových združení oslobodených od DPH podľa článku 261-7-1° francúzskeho všeobecného daňového zákonníka sa netýka ani elektronická fakturácia, ani e-reporting. V tejto situácii je veľa organizácií.
• Organizácie, ktoré sú platiteľmi DPH, budú musieť vydávať faktúry medzi podnikateľmi v elektronickom formáte. Pre mikropodniky a malé a stredné podniky, teda takmer pre všetky organizácie, je termín na vydávanie stanovený na 1. septembra 2027.
• Faktúry pre fyzické osoby (vašich členov) sú mimo rozsahu elektronickej fakturácie, bez ohľadu na váš režim.

Aktivácia formátu

1. Prejdite do Administrácia›Nastavenia›Fakturácia›Fakturačné účty a upravte príslušný účet.
2. Na karte Fakturácia nájdite možnosť Elektronická faktúra v sekcii Fakturačné údaje
3. Vyberte formát:
   • Factur-X (Francúzsko) pre francúzsku organizáciu: pridáva francúzske zákonné údaje očakávané na faktúrach medzi podnikateľmi;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) pre európsku normu bez francúzskych špecifík;
   • Deaktivované na vytváranie klasických faktúr v PDF.

Nastavenie je vlastné každému fakturačnému účtu: organizácia, ktorá fakturuje z viacerých účtov, ich aktivuje nezávisle od seba.

Zadanie povinných údajov

Elektronická faktúra musí jednoznačne identifikovať svojho vystavovateľa. Tieto údaje sa zadávajú na tej istej karte, v sekcii Fakturačné údaje.

1. SIRET vašej organizácie: to je nevyhnutné pole. Bez neho nemôže byť faktúra v súlade s predpismi a pod možnosťou sa zobrazí upozornenie.
2. Číslo DPH, ak je vaša organizácia platiteľom. Ak zostane prázdne, ako daňový identifikátor slúži SIRET.
3. Úplná adresa: obchodné meno, ulica, poštové smerovacie číslo, mesto a krajina. Neúplná adresa vedie k faktúre, ktorú platforma vášho klienta odmietne.
4. E-mail na fakturáciu, ktorý sa používa ako kontaktný bod, keď nie je dostupný žiadny iný identifikátor.

Získanie čísla SIREN vašich podnikateľských klientov

Faktúra medzi podnikateľmi musí identifikovať aj odberateľa. Číslo SIREN klienta sa zadáva v jeho fakturačnej adrese, v bloku Adresa spoločnosti, spolu s Obchodné meno a SIREN. To isté zadanie je k dispozícii aj pri pultovom predaji.

Pri faktúre pre fyzickú osobu sa nič z toho nevyžaduje: postačí meno, adresa a krajina.