Tevékenységi jelentések fogadása e-mailben
Kapjon automatikusan összefoglalót szervezete életéről: taglétszám, bérletek, regisztrációk, foglalások, belépések és e-mailek, az előző időszakhoz viszonyított változással együtt.
A jelentések bekapcsolása
- Lépjen a Adminisztráció›Beállítások›Aktivitási jelentések részre.
- Kapcsolja be a Tevékenységi jelentések aktiválása e-mailben beállítást.
- A E-mail címek mezőben adjon meg legfeljebb 4 címzettet, soronként egy címet.
- Kattintson a Mentés gombra.
A címzetteknek nincs szükségük klubvezetői fiókra, sem külön jogosultságra: a jelentés megérkezik a postafiókjukba. Ez a legegyszerűbb módja annak, hogy tájékoztatva legyen egy elnök vagy egy pénztáros, aki soha nem jelentkezik be az alkalmazásba.
A gyakoriság kiválasztása
Három jelentés létezik egymás mellett, külön-külön vagy együtt is bekapcsolható:
- Napi jelentések: minden reggel az előző nap tevékenységei.
- Heti jelentések: minden hétfő reggel az elmúlt hét.
- Havi jelentések: minden hónap 1-jén az elmúlt hónap.
Mindegyik más igényt szolgál. A napi jelentés az ügyeletet segíti: jelzi, mit kell ma elvégezni. A havi jelentés változtatás nélkül, újraformázás nélkül továbbítható a vezetőségnek. A heti jelentés a kettő között áll, és jól illik egy önkéntes vezetőhöz, aki hetente egyszer jár a helyszínen.
A jelentés tartalmának megértése
A jelentés a legfontosabbal kezdődik, majd részletezi az egyes területeket. Minden adat egy referencia-időszakhoz van hasonlítva: a napi jelentésben az előző naphoz, a hetiben az előző héthez, a haviban pedig az előző év ugyanazon hónapjához, hogy a szeptemberi szezonkezdet ne az augusztusi szünethez legyen mérve.
Az összefoglaló és a kulcsszámok
A jelentés egy összefoglaló mondattal és legfeljebb három kiemelt ténnyel indul: csúcsérték az utolsó nyolc időszakban, illetve jelentős emelkedés vagy csökkenés.
Ezt követi legfeljebb négy kulcsszám: a beszedett összeg, azok a foglalások, amelyek idősávja az időszakra esik, a kihasználtság és a bejelentkezett felhasználók száma. Mindegyik mellett látható a változás, szürkével az összehasonlítási időszak adata, valamint az utolsó nyolc időszakot bemutató minigrafikon.
A teendők és a következő hét
Egy keretes rész összegyűjti a küldés napján elvégzendő teendőket: késedelmes fizetési részletek a behajtandó összeggel, 7 napnál régebben kifizetetlen megrendelések (az árajánlatok és a részletfizetések kivételével), jóváhagyásra váró online regisztrációk, alacsony készletű termékek és a 30 napon belül lejáró bérletek. Minden sor megnyitja a hozzá tartozó képernyőt.
A következő rész a soron következő 7 napra vonatkozik, a napi jelentésben pedig az éppen kezdődő napra: már előjegyzett foglalások, várható kihasználtság, órák és edzőtáborok a résztvevőikkel és a helyeikkel, pályazárások, valamint a legkevesebb foglalást tartalmazó nap.
A számlázás és a beszedések
Ez a szakasz tartalmazza a beszedett összeget a visszatérítések levonása után, a beérkezett fizetéseket, a kiállított számlákat, az átlagos kosárértéket, az elutasított online fizetéseket, a fizetési módok szerinti megoszlást és a legjobban fogyó termékeket. Az összegek ugyanúgy számolódnak, mint a számlázási statisztikákban, az összes számlázási fiókot együtt, vevőnevek nélkül.
Csak akkor jelenik meg, ha a szervezete a két időszak valamelyikében beszedett, kiszámlázott vagy visszatérített valamit, illetve ha elutasított fizetés történt.
A foglalások
Ez a szakasz a napi (a havi jelentésben heti) foglalásokat, az időszakban létrehozott foglalásokat típus szerint, a lejátszott órákat és a lemondásokat mutatja, köztük azokat, amelyek az idősáv előtt kevesebb mint 24 órával történtek. Egy hőtérkép a napokat és az órákat vetíti egymásra, majd a naptárankénti kihasználtság és a legaktívabb játékosok következnek.
A napi jelentés egyetlen napra vonatkozik, ezért nem jelenít meg sem foglalási grafikont, sem hőtérképet.
A felhasználók, a jelenlét-ellenőrzés, a regisztrációk és az e-mailek
- Felhasználók és bérletek: új felhasználók, az időszakban vagy a következő 30 napban lejáró bérletek, 30 napja foglalás nélküli bérletesek, felfüggesztett, kukába helyezett vagy törölt fiókok, belépések és a teljes taglétszám. A következő 7 nap születésnapjai – a napi jelentésben az adott napé – akkor kerülnek bele, ha bekapcsolja ezt a beállítást.
- Jelenlét-ellenőrzés a terminálon: ellenőrzött és nem ellenőrzött idősávok, automatikus lemondások és szankcionált felhasználók.
- Online regisztrációk: az időszakban elfogadott és elutasított kérelmek, valamint a jóváhagyásra váró kérelmek.
- E-mailek: kiszállított üzenetek, megnyitási arány, hibák és az adatlapokon javítandó címek.
A jelenlét-ellenőrzés és az online regisztrációk csak akkor jelennek meg, ha a funkció aktív a szervezetében: az online regisztrációknak legalább egy bérleten nyitva kell lenniük, a jelenlét-ellenőrzést pedig be kell kapcsolni a terminálon.
Ami nem jelenik meg
A mindkét időszakban nulla értékek nem jelennek meg, az üres szakaszok pedig eltűnnek: egy kis szervezet jelentése rövid marad. Ha nincs mit megjeleníteni, az adott időszakra nem megy ki e-mail. A jelentések beállításaiban azokat a szakaszokat is kiveheti, amelyek nem érintik Önt.
A jelentés használata munkalistaként
Ez az a pont, ami ezt a jelentést megkülönbözteti egy egyszerű számtáblázattól: több rubrika név szerinti. Nem csupán azt olvassa, hogy „12 bérlet jár le hamarosan”, hanem megkapja a tizenkét személy listáját.
Ebből természetesen három felhasználási mód következik:
- A 30 napon belül lejáró bérletek listája az Ön megkeresési listája. Magától megérkezik, minden hónapban, anélkül hogy szűrőt kellene összeállítania.
- A jóváhagyásra váró regisztrációk listája emlékezteti azokra a kérelmekre, amelyeket senki nem kezelt – ez a tipikus eset egy olyan szervezetben, ahol többen adminisztrálnak, de a feladatot nem osztják fel kifejezetten.
- A sikertelen e-mailek számlálója jelzi, ha a címadatbázis romlik, jóval azelőtt, hogy egy tag szóvá tenné, hogy nem kap semmit.
