Könyvelés és audit

Állítsa be szervezete számlatükrét, exportálja a könyvelési tételeket könyvelője programjába, kapcsolja be az elektronikus számlát Factur-X formátumban, és találja meg azokat a bizonylatokat, amelyeket az adóhatóság kérhet Öntől: igazolás, eseménynapló, zárások és archívumok.

A számlatükör beállítása

A számlatükör határozza meg, hogy az exportokban mely számlákra és mely naplókba kerülnek az eladásai. Számlázási fiókonként állítható be: két külön számlázó szervezeti egységnek saját számlatükre van.

1. Nyissa meg a Adminisztráció›Beállítások›Számlázás›Számlázási fiókok menüpontot, majd az érintett fiókot.
2. Nyissa meg a Számlaterv fület.
3. Módosítsa a számlaszámokat és a megnevezéseket, majd kattintson a Mentés gombra.

A képernyőt három blokk tagolja:

• Értékesítés, ÁFA és ügyfelek: a szolgáltatásnyújtás, a fizetendő áfa, a vevők és a nyújtott engedmények számlái.
• Pénzügyek: a bank, a pénztár és a beszedésre átadott csekkek számlái, amelyeket a bevételi tételek használnak.
• Naplók: az értékesítési, a banki és a pénztári napló kódjai.

Az eladások bontása kategória vagy adókulcs szerint

Alapértelmezés szerint minden eladása egyetlen árbevételi számlára kerül. Ugyanezen a fülön két nem kötelező bontás segít a részletesebb kimutatásban.

• Értékesítések bontása kategóriánként: külön számla minden termékkategóriához — előfizetések, kreditek, felszerelés, oktatás… Kattintson a Kategória hozzáadása gombra, válassza ki a kategóriát, és adja meg a hozzá tartozó számlát.
• ÁFA bontása kulcs szerint: külön fizetendő áfa számla adókulcsonként. Kattintson a Ár hozzáadása gombra, adja meg az adókulcsot és a hozzá tartozó számlát.

Ez akkor hasznos, ha könyvelésében el kell választani egymástól a tevékenységeket — például az oktatásból származó bevételt a pályabérletektől. Bontás nélkül minden a fentebb megadott általános számlákra kerül.

Az eladások és a könyvelési tételek exportálása

1. Nyissa meg a Adminisztráció›Irányítópult›Számlázás›Számlák és tranzakciók menüpontot.
2. Szűrje a listát a kívánt időszakra és feltételekre: az export pontosan a képernyőn megjelenő szűrőket veszi át.
3. Kattintson a Export letöltése elemre, és válasszon formátumot.

Az üzleti tevékenység nyomon követése

• Excel (.xlsx): egy sor megrendelésenként, a dátummal, a felhasználóval, a nettó, az áfa és a bruttó összeggel, az állapottal és a fizetési móddal. Ezt a formátumot érdemes választani, ha táblázatkezelőben szeretné elemezni az eladásait.
• CSV (.csv): ugyanaz a kimutatás, bármely táblázatkezelővel olvasható formátumban.
• PDF számlák letöltése: egy archív fájl, amely az aktuális szűrés minden számlájának PDF-jét tartalmazza. Csak a kiállított számlák szerepelnek benne.

Átadás a könyvelőnek

• Könyvelési tételek (.csv): a tartozik/követel tételek számlánként, olvasható formátumban, kézi importálásra szánva.
• FEC (Franciaország): a könyvelési tételek fájlja, a francia törvényes formátum, amelyet a Sage, az EBP, a Ciel, a Cegid, a Pennylane vagy a QuickBooks be tud importálni. Számlánként egy kiegyenlített tétel.
• FAIA (Luxembourg) és DATEV (Németország): e két ország törvényes formátumai, amelyeket az ott bejegyzett szervezeteknek ajánlunk fel.

A Pénzügyi szabályzatok bevonása beállítás az eladási tételek mellé a bevételi tételeket (bank, pénztár, csekk) is hozzáadja. Vegye ki a jelölést, ha csak az értékesítési naplót szeretné exportálni.

Számlák kiállítása Factur-X formátumban

Franciaországban kötelezővé válik az elektronikus számlázás. Az elfogadott formátum a Factur-X: egy teljesen szokványos PDF-számla, amelybe be van csomagolva egy adatfájl, amit a könyvelőprogramok automatikusan be tudnak olvasni.

A számla címzettje számára semmi nem változik: egy PDF-et nyit meg, ugyanolyat, mint korábban. A könyvelőprogramja pedig ezen felül megtalálja benne az összegeket és az azonosítókat, anélkül hogy újra be kellene írnia őket.

Ellenőrizze, hogy érinti-e ez a szervezetét

Ezt a kérdést kell először eldönteni, és a válasz messze nem ugyanaz minden szervezet esetében.

• Azokat a sportegyesületeket, amelyek az általános adótörvénykönyv 261-7-1° cikke alapján áfamentesek, sem az elektronikus számlázás, sem az e-reporting nem érinti. Sok szervezet ebbe a körbe tartozik.
• Az áfaköteles szervezeteknek a vállalkozások közötti számláikat elektronikus formátumban kell majd kiállítaniuk. A mikro-, kis- és középvállalkozások, azaz a szervezetek szinte teljes köre esetében a kiállítási határidő 2027. szeptember 1.
• A magánszemélyeknek (az Ön tagjainak) kiállított számlák — adózási helyzetétől függetlenül — nem tartoznak az elektronikus számlázás körébe.

A formátum bekapcsolása

1. Nyissa meg a Adminisztráció›Beállítások›Számlázás›Számlázási fiókok menüpontot, és módosítsa az érintett fiókot.
2. A Számlázás fülön keresse meg a Elektronikus számla beállítást a Számlázási adatok szakaszban.
3. Válassza ki a formátumot:
   • Factur-X (Franciaország) a francia szervezetek számára: ez hozzáadja a vállalkozások közötti számlákon elvárt francia jogszabályi közléseket;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) az európai normához, a francia sajátosságok nélkül;
   • Deaktiválva a hagyományos PDF-számlák előállításához.

A beállítás minden számlázási fiókra külön érvényes: az a szervezet, amely több fiókból számláz, mindegyiknél külön kapcsolja be.

A kötelező adatok megadása

Az elektronikus számlának kétséget kizáróan azonosítania kell a kiállítóját. Ezeket az adatokat ugyanezen a fülön, a Számlázási adatok szakaszban adhatja meg.

1. Szervezete SIRET azonosítója: ez az elengedhetetlen mező. Enélkül a számla nem lehet szabályos, és figyelmeztető üzenet jelenik meg a beállítás alatt.
2. A ÁFA szám, ha szervezete áfaköteles. Ha üresen hagyja, a SIRET szolgál adóazonosítóként.
3. A teljes cím: cégnév, utca, postai irányítószám, város és ország. A hiányos cím olyan számlát állít elő, amelyet vevője platformja visszautasít.
4. A számlázási e-mail-cím, amelyet kapcsolattartási pontként használunk, ha más azonosító nem áll rendelkezésre.

Vállalkozási vevői SIREN-számának bekérése

A vállalkozások közötti számlának a vevőt is azonosítania kell. A vevő SIREN-száma a számlázási címében, a Cég e-mail cím blokkban adható meg, a Cégnév és a SIREN mellett. Ugyanez a megadási lehetőség áll rendelkezésre pultos eladás során is.

Magánszemélynek kiállított számlához mindebből semmi nem szükséges: a név, a cím és az ország elegendő.

Az audit-bizonylatok megtalálása

Egy olyan szoftvernek, amely fizetéseket fogad be, tudnia kell igazolni, hogy tételeit utólag nem módosították. Négy bizonylat felel meg ennek az elvárásnak, és egy helyen találhatók: nyissa meg a Adminisztráció›Beállítások›Számlázás›Számlázási fiókok menüpontot, majd az érintett számlázási fiókot, végül a Könyvelés és audit fület.

Ez a fül csak már elmentett fiókon jelenik meg: a bizonylatok egy tevékenységre vonatkoznak, egy éppen létrehozás alatt álló fiókon nincs mit megjeleníteni. Minden számlázási fióknak saját bizonylatai vannak — ha szervezete több egységből számláz, vizsgálja meg őket külön-külön.

Az igazolás letöltése

Ellenőrzés esetén az adóhatóság kérheti Öntől annak igazolását, hogy pénztárszoftvere megfelel az adatok megváltoztathatatlanságára, biztonságára, megőrzésére és archiválására vonatkozó feltételeknek. A Pénztárgépszoftver-tanúsítvány kártya kérésre előállítja ezt az igazolást a Letöltés (PDF) elemmel.

A dokumentum két részből áll. A szoftverfejlesztőé már alá van írva. A másodikat az Ön törvényes képviselőjének kell kitöltenie és aláírnia: az igazolás csak akkor teljes, ha a kettő együtt van, és együtt is kell bemutatni őket.

A kártya csak francia számlázási fiók esetén jelenik meg: a kötelezettség a Franciaországban letelepedett adóalanyokra vonatkozik.

Az eseménynapló megtekintése

A Eseménynapló kártya a Megtekintés elemen keresztül a számlázásán történtek bizonyító erejű nyomához vezet. Nem az eladásokat találja itt — azok a megrendelései között vannak —, hanem az azokat körülvevő technikai tényeket.

Szerepel benne többek között a sikeres és sikertelen bejelentkezés, a beállítások módosítása, a számlázási jogosultságok változása, az elvégzett zárások, a scellé dokumentumok és a kiállított másodlatok, a létrehozott archívumok, a könyvelési exportok, a tesztmódba történő átállások, valamint az észlelt rendellenességek: lánc megszakadása, zárási eltérés, óraeltérés.

Minden sor tartalmazza a dátumát, az esemény típusát, az érintett fiókot, a kezelőt és a részleteket. A típus és időszak szerinti szűrés segít az áttekintésben, a Exportálás gomb pedig fájlt készít belőle.

A zárások megértése

A zárás lepecsételi egy időszakot: véglegesíti a benne szereplő bevételeket, számlákat és jóváírásokat, amelyek ezután sem nem módosíthatók, sem nem állíthatók elő újra. A Zárások kártya fiókja napi, havi és éves zárásait mutatja be.

Ezek automatikusan jönnek létre, az Ön beavatkozása nélkül. Nincs tehát semmi „elvégzendő” minden este: a táblázat magától telik meg.

Minden sor jelzi az időszakot, a tranzakciók számát, a Nettó bevétel értéket, a Felosztás értéket fizetési mód szerint — online, helyszíni, készpénz, csekk, átutalás, terminál —, valamint a kiállított számlák és jóváírások számát.

Két pontot érdemes megérteni, mert gyakran meglepetést okoznak:

• A nagy összesítés soha nem indul újra nulláról. Ez a fiók megnyitása óta folyamatosan gyűlő halmozott érték, nem egy időszaki egyenleg. A folyamatosan növekvő összesítés a várt működés.
• A Nyitó tétel (nullpont) azt a dátumot és összeget adja meg, ahonnan ez a halmozott érték indul. Egy olyan fióknál, amely már a zárások bevezetése előtt is létezett, ez a rögzített kezdőpont, nem pedig a nulla.

Az adóügyi archívumok letöltése

Minden lezárt hónapról véglegesített archívum készül, egyetlen időbélyeggel ellátott ZIP-fájlba gyűjtve: az időszak tranzakciói, számlái, jóváírásai, zárásai és technikai naplója. A Archívum kártya a Havi archívum alatt listázza őket, az időszakukkal, méretükkel, létrehozási dátumukkal és a Ujjlenyomat (SHA-256) értékükkel.

Ez a lenyomat az, ami az archívumot ellenőrizhetővé teszi: egyetlen bájt módosulására is megváltozik. A kártyához két gomb tartozik, a Ellenőrző eszköz és a Ellenőrzési kézikönyv — így egy harmadik fél, ellenőr vagy könyvelő maga is meg tudja vizsgálni egy archívum épségét, anélkül hogy Önhöz kellene fordulnia.

Az archívumok automatikusan készülnek. Ha egy lezárt időszaknak még nincs archívuma, az a Nem archivált lezárt időszakok alatt jelenik meg, és a Generálás gombbal azonnal előállíthatja.