Számlázási fiókok

A számlázási fiók hordozza azt az identitást, amely a számláit kibocsátja (elérhetőségek, számozás), valamint a felhasználóknak felkínált fizetési módokat. Hozzon létre több fiókot, ha a szervezete több entitás nevében számláz.

Számlázási fiók létrehozása

1. Lépjen ide: Adminisztráció›Beállítások›Számlázás›Számlázási fiókok.
2. Kattintson ide: Új.
3. A(z) Számlázás fülön adja meg a fiók megnevezését, majd a számlázási adatokat: cégnév, cím, ország, telefonszám és adószám. Ezek az adatok jelennek meg a számlákon és a fizetés során.
4. Adja meg a számlázási e-mail-címet: ide érkeznek a fiókhoz kapcsolódó értesítések (új rendelések, beérkezett fizetések, technikai riasztások). Kiválaszthatja a kívánt értesítéseket, és legfeljebb 4 címzett címet adhat meg.
5. Kattintson ide: Mentés.

Az alapértelmezett fiók kiválasztása

Szervezetenként csak egy fiók van fő fiókként megjelölve: ezt használja a rendszer az új rendelésekhez (kosár, pénztárgép, regisztrációk) és az előfizetésekhez, ha nincs kifejezetten más fiók kiválasztva.

1. Nyissa meg a kívánt fiókot.
2. Kapcsolja be a(z) Alapértelmezett fiók beállítást, majd kattintson ide: Mentés. A beállítás automatikusan lekerül a korábbi fő fiókról.

A számlaszámozás testreszabása

Minden fiók folyamatosan számozza a számláit, ÉÉÉÉ-NNNNNN formátumban. Egy választható utótaggal megkülönböztethetők a több fiókból kibocsátott dokumentumok.

1. A(z) Számlázás fülön keresse meg a(z) Számlaszámozási utótag beállítást.
2. Adjon meg legfeljebb 8 betűt vagy számjegyet: a következő szám azonnal megjelenik az előnézetben.

Online fizetés elfogadása

1. Nyissa meg a fiók Fizetések fülét.
2. Kapcsolja be a(z) Online fizetések beállítást, majd válassza ki a fizetési átjárót: Stripe, HelloAsso, SumUp, Verifone vagy PayPal.
3. Csatlakoztassa a fiókját: az átjárótól függően egy csatlakozási gomb vezeti végig néhány kattintással, vagy az átjáró által megadott azonosítókat kell beírnia.
4. Kattintson ide: Mentés, majd a(z) Kapcsolat tesztelése segítségével ellenőrizze, hogy az átjáró megfelelően válaszol-e.

Ha kétsége támad egy fizetéssel kapcsolatban, a(z) Eseménynapló megjeleníti az átjárótól érkezett fizetési visszajelzéseket és az esetleges hibák okát.

Fizetés fogadása fizetési terminálon

Küldjön fizetési kérést közvetlenül egy fizetési terminálra a rendelés részleteiből.

1. A(z) Fizetések fülön kapcsolja be a(z) POS terminál beállítást.
2. Csatlakoztassa a SumUp-fiókját. Ha a SumUp már az online fizetési átjárója, a rendszer újra felhasználja a meglévő kapcsolatot.
3. Mentse a fiókot, majd kattintson ide: Terminál hozzáadása, hogy hozzárendelje a készülékét.

Helyszíni fizetés, átutalás vagy csekkes fizetés felajánlása

Három halasztott fizetési mód kapcsolható be a(z) Fizetések fülön:

• Helyszíni fizetések: a felhasználót arra kérik, hogy a rendelését közvetlenül a szervezet recepcióján rendezze.
• Banki átutalásos fizetések: a rendszer megjeleníti a felhasználónak a bankszámlaadatait (IBAN, BIC), a számlaszámmal mint közleménnyel.
• Csekkes fizetések: a csekket a számlázási fiók nevére kell kiállítani, és a fiók címére kell elküldeni.

Részletfizetés engedélyezése

A(z) Fizetések fülön kapcsolja be a(z) Részleges fizetések engedélyezése beállítást, majd állítsa be a(z) Határidők közötti intervallum értékét (nap, hét, hónap). A részletek maximális számát ezután termékenként adhatja meg.

A könyvelési exportok előkészítése

A fiók számlatükre – értékesítési, áfa- és pénzügyi számlák, valamint naplókódok – a(z) Számlaterv fülön állítható be. Ez határozza meg a könyvelési exportok által létrehozott könyvelési tételeket, és ettől függ az elektronikus számla is.

A fiók auditbizonylatainak megtalálása

A(z) Könyvelés és audit fül egy helyen gyűjti össze mindazt, amit egy adóellenőrzés kérhet Öntől: a(z) Pénztárgépszoftver-tanúsítvány, amelyet le kell töltenie és alá kell íratnia, a(z) Eseménynapló, amely nyomon követi a bejelentkezéseket, a beállítások módosításait és a rendellenességeket, a(z) Zárások, amelyek minden napot, hónapot és évet lepecsételnek, valamint az ellenőrizhető havi Archívum.

Ezek a bizonylatok számlázási fiókonként külön állnak rendelkezésre, és a fül csak egy már mentett fiókon jelenik meg.

Az e-mail értesítések beállítása

Minden számlázási fiók e-mailben értesít az őt érintő eseményekről. Lépjen ide: Adminisztráció›Beállítások›Számlázás›Számlázási fiókok, nyissa meg a kívánt fiókot, majd keresse meg a(z) E-mail értesítések blokkot a(z) Számlázás fülön.

Ez a beállítás csak az adott fiókra vonatkozik: ugyanazon szervezet két fiókja tehát különböző személyeket értesíthet.

A fogadott értesítések kiválasztása

A(z) Értesítések fogadása alatt négy kategória jelölhető be egymástól függetlenül:

• Rendelés létrehozása – egy rendelést most rögzítettek, a megrendelőlappal mellékletként;
• Fizetés beérkezett – befizetés érkezett, online vagy kézzel rögzítve; a melléklet a megrendelőlap, ha még maradt fennálló egyenleg, illetve a számla, ha a rendelést teljes egészében kiegyenlítették;
• Visszatérítés – teljes vagy részleges visszatérítés történt, bármi is volt az oka;
• Fizetési hiba (technikai figyelmeztetés) – egy online fizetés nem sikerült.

Vegye ki a pipát azoknál, amelyekre nincs szüksége. Az utolsó más jellegű, mint az első három: nem egy értékesítésről számol be, hanem egy hibát jelez, és gyakran ez az egyetlen, amelyet érdemes megtartani, amikor a többit visszafogja.

A címzettek megadása

A(z) Címzettek címei (soronként egy, maximum 4) mező legfeljebb négy címet fogad el. Minden értesítés egyetlen e-mailben indul el, valamennyi címre.

Ha üresen hagyja, a rendszer a fiók számlázási e-mail-címét használja. Ezt érdemes megjegyezni, ha egyetlen személy követi az értékesítéseket: elég a fiók címét megadni, ide nem kell semmit átmásolni.

Az összes kikapcsolása

A blokk kapcsolója kikapcsolja a fiók valamennyi értesítését. Ekkor egyetlen e-mail sem indul el, kategóriától függetlenül.

Fiók másolása vagy törlése

Nyissa meg a fiókot: a másolás és a törlés gombja a panel tetején található.