Felhasználók importálása és exportálása
Néhány perc alatt felépítheti vagy frissítheti az adatbázisát: gyors adatrögzítés, Excel-/CSV-fájl importálása oszlopmegfeleltetéssel, testreszabható export és ADOC-szinkronizálás a francia szervezetek számára.
Néhány felhasználó gyors hozzáadása
- Lépjen a következő helyre: Adminisztráció›Felhasználók›Import / export›Gyors létrehozás.
- Töltsön ki felhasználónként egy sort: vezetéknév, keresztnév, e-mail-cím, telefonszám. Szükség esetén kattintson a következőre: Sor hozzáadása.
- Kapcsolja be a következőt: Azonosítók küldése e-mailben, hogy a rendszer automatikusan elküldje az azonosítót és a jelszót.
- Kattintson a következőre: Mentés.
Az azonosítókat a rendszer az alapértelmezett jelszóbeállítások alapján hozza létre. A hozzárendelt profil és előfizetés a speciális beállításokban alapértelmezettként megadott érték lesz — ellenőrizze ezeket az első adatrögzítés előtt, mert minden ezután létrehozott fiókra érvényesek lesznek.
Excel- vagy CSV-fájl importálása
Az import öt lépésből áll, és minden képernyőről vissza lehet lépni:
- Húzza be a fájlt (.xls, .xlsx vagy .csv) ide: Adminisztráció›Felhasználók›Import / export›Fájl importálása.
- A fájl elemzése: ellenőrizze, hogy az ékezetek és a dátumok helyesen jelennek-e meg. Ilyenkor javítsa ki a hibás kódolású fájlt, mielőtt a hibák továbbterjednének.
- Oszlopok konfigurálása: rendeljen minden oszlophoz egy mezőt (előfizetés, csoportok, licenc, kreditek, egyéni mezők stb.). A felismerés automatikusan történik az első sor alapján; vegye ki a pipát azoknál az oszlopoknál, amelyekre nincs szüksége. Csak a vezetéknév és a keresztnév kötelező.
- Előnézet: a figyelmeztetések nem akadályozzák meg az importálást, az érintett cellák az alapértelmezett értéket kapják.
- Indítsa el az importot, majd tekintse át a soronkénti jelentést: Hozzáadva, Frissítve vagy Hiba, adott esetben a Azonosítók elküldve megjelöléssel. A Jelentés letöltése megőrzi ennek egy másolatát.
Hogyan kerüli el az import a duplikált fiókokat
A rendszer minden sort ebben a sorrendben vet össze az adatbázisával: először a bejelentkezési azonosító alapján, ha a fájl tartalmazza ezt az oszlopot, egyébként a vezetéknév és a keresztnév alapján. Találat esetén frissítés történik; ellenkező esetben új fiók jön létre.
Az import nem módosíthat olyan adatlapot, amelynek kezelésére a profilja nem jogosítja fel: ezek a sorok hibaként jelennek meg a jelentésben, és nem kerülnek alkalmazásra.
Az adatbázis exportálása
- Lépjen a következő helyre: Adminisztráció›Felhasználók›Import / export›Fájl exportálása.
- Válassza ki és rendezze sorba az exportálandó oszlopokat.
- Szükség esetén szűkítse az exportált kört a következővel: Szűrők: előfizetés, profil, csoport, státusz.
- Kattintson a következőre: Előnézet, majd a fájl letöltéséhez erre: Exportálás (.xls).
A Sablon létrehozása segítségével mentse el az oszlopbeállításait, hogy a következő exportnál egyetlen kattintással előhívhassa őket.
Szinkronizálás az ADOC-kal (FFT)
Az FFT-hez tartozó francia szervezetek kétféleképpen szinkronizálhatják licences tagjaikat innen: Adminisztráció›Felhasználók›Import / export›ADOC szinkronizáció (FFT):
- Közvetlen kapcsolat: adja meg az affiliációs számot és az ADOC-azonosítóit, majd kattintson a következőre: Bejelentkezés.
- Fájlfeltöltés: töltse fel az ADOC-ból letöltött export.xls fájlt.
Ezután feleltesse meg az ADOC-konstrukciókat az előfizetéseinek, válassza ki a licences tagokat, majd kattintson a következőre: Szinkronizálás. A Jelentés letöltése gomb részletezi az elvégzett hozzáadásokat és frissítéseket.
Az ADOC-konstrukciók és az előfizetések megfeleltetésére érdemes külön figyelmet fordítani: ez határozza meg az importált licences tagok foglalási jogosultságait. Hozza létre az előfizetéseit az első szinkronizálás előtt.
Az adatcserék automatizálása
Az import és az export az alkalmankénti, kézi igényeket fedi le. Ha a szervezetének folyamatosan szinkronban kell tartania az adatbázisát egy másik szoftverrel, az API programozott módon ugyanezeket az adatokat teszi elérhetővé — sőt, fiókok létrehozását és módosítását is lehetővé teszi.
