Számlák és tranzakciók

Kövesse nyomon szervezete összes értékesítési dokumentumát — árajánlatokat, megrendeléseket és számlákat —, szedje be a fizetéseket, indítson visszatérítéseket, és exportálja az értékesítéseit a könyveléshez. Nyissa meg a Adminisztráció›Irányítópult›Számlázás›Számlák és tranzakciók menüt.

A háromféle dokumentum megkülönböztetése

Egy értékesítés más-más formát ölt attól függően, hol tart a folyamat, és a típust a dokumentum létrehozásakor kell kiválasztani.

• A Árajánlat egy árazott javaslat, amelyet jóváhagyásra küld a felhasználónak — például egy iskolai csoport edzőtábora vagy egy pálya bérbeadása egy cégnek.
• A Megrendelés a már elindított, fizetésre váró értékesítés. Ehhez kapcsolódnak a fizetések.
• A Számla a sorszámozott dokumentum, amely az első fizetés beszedésekor jön létre.

Egy negyedik dokumentum, a Megrendelőlap, azoknak az önkormányzatoknak és üzemi tanácsoknak való, amelyek a kiadás vállalása előtt bizonylatot kérnek.

Mi lesz az elfogadott árajánlatból

Az árajánlat nem zsákutca: e-mailben elküldve olyan hivatkozást tartalmaz, amellyel a felhasználó saját maga elfogadhatja, fiók és bejelentkezés nélkül. Ez a hivatkozás 14 napig érvényes.

Az árajánlat megtekintése — akár az oldalé, akár a PDF-é — még nem jelenti az elfogadását. Az elfogadás abban a pillanatban történik meg, amikor a felhasználó fizetési módot választ, és ez a választás határozza meg a folytatást:

• halasztott fizetés esetén (átutalás, csekk, helyszíni fizetés) az árajánlatból fizetésre váró Megrendelés lesz; ez akkor alakul számlává, amikor Ön beszedi az összeget;
• online fizetés esetén a rendezés azonnal megtörténik: a dokumentumból közvetlenül sorszámozott Számla lesz.

Más szóval egy elfogadott árajánlatot pontosan úgy követ nyomon, mint egy megrendelést — az új típusának megfelelő lapon találja meg.

Egy értékesítés megkeresése

1. Nyissa meg a következőt: Adminisztráció›Irányítópult›Számlázás›Számlák és tranzakciók.
2. A felső lapok típus szerint (Árajánlat, Megrendelés, Számlák) és állapot szerint (Függőben, Fizetett, Törölve, Visszatérítve) szűrnek.
3. A Szűrők panel tovább pontosítja a keresést, és a feltételek összeadódnak.

Hat szűrő áll rendelkezésre, közülük hármat gyakran elfelejtenek, pedig épp a leggyakoribb kérdésekre válaszolnak:

• Felhasználó szerint: egy tag teljes vásárlási előzménye, amikor kifogásol egy terhelést.
• Felelős szerint: a csapat egyik tagja által rögzített értékesítések — hasznos egy ügyeleti nap ellenőrzéséhez.
• Számlázási fiókonként: nélkülözhetetlen, amint szervezete több egységből számláz.
• Előfizetés szerint, Termék kategória szerint és Státusz szerint egészíti ki a rendezést.

Végül a Időszak választója határolja be a megjelenítést — és egyben az exportokat is vezérli, amelyek pontosan azt veszik át, amit a képernyőn lát.

Keresés személy és nem csak szám alapján

A keresőmező nem korlátozódik a dokumentumhivatkozásokra. Egyszerre keres a következőkben:

• a megrendelés száma és a számla száma;
• a felhasználó azonosító adatai: vezetéknév, keresztnév, bejelentkezési azonosító, e-mail-cím és licencszám;
• magán az értékesítésen rögzített adatok — a számlázási cím vezetékneve, keresztneve, cégneve és e-mail-címe.

Ez az utolsó pont a helyszíni értékesítéseknél számít: a vásárlónak nincs fiókja, a lista alkalmi vásárlóként jeleníti meg, és csak a számlázási címre való keresés teszi lehetővé az értékesítés megtalálását. Elég beírni, hogy „Kovács”, vagy megadni az e-mail-címét.

Megrendelés vagy árajánlat létrehozása

1. Kattintson a következőre: Új.
2. Megnyílik egy Válasszon ki egy felhasználót ablak: jelölje ki azt a személyt, akinek az értékesítés szól. Ez az első döntés, mert ez határozza meg a számlázási címet és a választható előfizetéseket.
3. Ezután válassza ki a dokumentum típusát: Árajánlat vagy Megrendelés.
4. Adja hozzá a tételeket a Termék hozzáadása gombbal.
5. Ellenőrizze a következőt: Számlázási cím. Ha Ön nem avatkozik be, a felhasználó alapértelmezett címe kerül felhasználásra.
6. Kattintson a következőre: Mentés.

Minden tétel vagy a katalógusból, vagy szabad beírásból származik. A szabad beírás (egyéni csempe) a rendkívüli értékesítésekhez való — egy húrozás, egy költséghozzájárulás —, és a Mentés a katalógusba jelölőnégyzet megkíméli attól, hogy legközelebb újra be kelljen írnia, ha a tétel visszatérő jellegű.

Egy megrendelés mindaddig módosítható, amíg nem szedtek be rá fizetést. Az első beszedés után rögzül: ez garantálja, hogy egy már kifizetett dokumentum ne változzon meg az ügyfél háta mögött.

Kedvezmény alkalmazása

Két mechanizmus létezik egymás mellett, és nem ugyanarra valók. Nyissa meg a Promóciós kód és kedvezmény szakaszt a beállításokhoz.

• A Promóciós kód egy már meghatározott kereskedelmi akciót vesz át: kattintson a Válasszon egy promóciós kódot gombra, és a kód a saját célzási és felsőhatár-szabályát alkalmazza.
• A Kézi kedvezmény eseti gesztus, esetről esetre eldöntve: egy szabadon megadott százalék vagy összeg, amelyet a bruttó végösszegre alkalmaz a rendszer.

Fizetés beszedése

1. Nyissa meg a megrendelést, majd kattintson a Fizetés gombra.
2. Adja meg az összeget: a rendszer a teljes egyenleget ajánlja fel, de részösszeg is elfogadható.
3. Válassza ki a módot: Helyszíni bankkártya, Készpénz, Átutalás vagy Csekk.
4. Mentse el.

Ha a számlázási fiókhoz be van állítva bankkártya-terminál, a beszedés közvetlenül a terminálra indulhat ahelyett, hogy kézzel rögzítenék.

Minden beszedés megjelenik a megrendelés Tranzakciók szakaszában, az állapotával együtt: Megerősítve, Függőben, Hiba vagy Elutasítva. A Részletek megjelenítése gomb megnyitja a tranzakció adatlapját: fizetési mód, átjáró, dátumok, megjegyzések, valamint a szolgáltató hivatkozásai, ha vannak.

Amíg egy fizetés Függőben állapotú, módosítható marad — Módosítsa ezt a tranzakciót egy rögzítés javításához, Törölje ezt a tranzakciót az elvetéséhez —, és a megrendelés azonnal újraszámolja a Fizetendő összeg maradt értékét. Egy Megerősítve állapotú fizetés ezzel szemben már nem módosítható: könyvelési dokumentumot hozott létre, hiszen a számla az első beszedéskor kiállításra kerül. Egy megerősített fizetésen elkövetett hibát tehát teljes vagy részleges visszatérítéssel kell javítani, amely nyomot hagy a műveletről.

A fizetés részletekre bontása

A Ütemterv gomb a fennmaradó fizetendő összeget több, dátummal ellátott részletre osztja. Minden további beszedésnél a rendszer automatikusan a következő részlet összegét ajánlja fel.

Egy értékesítés visszatérítése

1. Nyissa meg a kifizetett megrendelést, majd kattintson a Visszatérítés gombra.
2. Adja meg az összeget: a rendszer a teljes visszatérítést ajánlja fel, de részleges visszatérítés is lehetséges.
3. Ha több fizetés is beérkezett, válassza ki, hogy a visszatérítést a teljes megrendelésre vagy egy adott fizetésre könyveli el.

Egy online fizetés közvetlenül azon az átjárón keresztül megy vissza, amely beszedte: Önnek nem kell átutalást indítania.

Az állapotot illetően a különbségtétel számít a könyvelése szempontjából: a részleges visszatérítés a megrendelést Fizetett állapotban hagyja, és megjeleníti a Nettó bevétel értéket, míg a teljes visszatérítés Visszatérítve állapotba viszi. Például egy 200 €-s beiratkozás, amelyből 50 €-t visszatérítettek, kifizetett értékesítés marad, amelynek nettó beszedett összege 150 €.

Ez dönt a szolgáltatások sorsáról is. A teljes visszatérítés visszavonja őket — a kreditek visszakerülnek, az előfizetés érvényét veszti. A részleges visszatérítés érintetlenül hagyja őket: a felhasználó megtartja, amit kapott, csak a beszedett összeg csökken.

Visszatérítés az átjáróból ahelyett, hogy innen indítaná

Online fizetés esetén a visszatérítést ugyanúgy elindíthatja az átjáró adminisztrációs felületéről is. Az átjáró automatikusan értesít minket, és a megrendelés úgy frissül, mintha a OpenResa felületén járt volna el: állapot, jóváíró számla, szolgáltatások.

A két út ugyanoda vezet. Válassza azt, amelyik jobban megfelel — de csak az egyiket.

Amikor az átjáró nem válaszol

A OpenResa felületéről indított visszatérítés két egymástól független lépésben zajlik, és a második akkor is meghiúsulhat, ha az első sikerült: a megrendelés visszatérítettre vált, de a pénz az átjárónál marad beszedve.

Ilyenkor egy üzenet kifejezetten jelzi ezt Önnek, és felkéri, hogy fejezze be a műveletet az átjáró adminisztrációs felületén. Ez az egyetlen eset, amikor mindkét oldalon be kell avatkozni.

A dokumentumok küldése és letöltése

Egy külön gomb fogja össze mindazt, ami az értékesítés bizonylataihoz kapcsolódik. A megnyitott dokumentum nevét viseli, ami egyben azt is megmutatja, hol tart az értékesítés: Árajánlat, Megrendelőlap vagy Számla, ha már beszedtek egy fizetést. Amint egy visszatérítés jóváíró számlát hozott létre, többes számba kerül — Dokumentumok —, hiszen az értékesítés már nem fér el egyetlen bizonylatban.

A menü a dokumentumokat a hivatkozásukkal sorolja fel, pontosan azzal, amely a PDF-en szerepel: először a számla vagy az árajánlat, majd visszatérítésenként egy jóváíró számla. Egy kattintás letölti a bizonylatot, hogy archiválhassa vagy más csatornán továbbíthassa.

A menü alján a Küldés e-mailben elküldi az iratanyagot a felhasználónak. A küldés nem korlátozódik a fő dokumentumra: a számla az értékesítés összes jóváíró számlájával együtt indul útnak, mert a ténylegesen fizetendő összeg csak ezek együttes vizsgálatával érthető meg.

Az események visszakövetése

A Rendelési előzmények szakasz megőrzi az értékesítés eseményeit: létrehozás, módosítások, beszedések, küldések. Ez az első hely, amit érdemes megnyitni, ha egy tag azt állítja, hogy soha nem kapta meg a számláját, vagy ha egy összeg nem egyezik azzal, amire a csapat emlékszik.

Függőben lévő megrendelés kezelése

Egy függőben lévő megrendelést a felhasználó bármikor kifizethet a saját felületéről, vagy Ön szedheti be kézzel.

A kézi jóváhagyást igénylő szolgáltatások — átutalás, csekk — akkor kerülnek teljesítésre, amint Ön rögzít egy fizetést. Amíg ezt nem tette meg, a tag semmivel nem rendelkezik.

Egy értékesítés elvetéséhez nyissa meg, és használja a Rendelés törlése lehetőséget. Az értékesítés továbbra is megtekinthető marad, és a Lemondások elrejtése beállítás kihagyja a listákból.

Az értékesítések és a könyvelés exportálása

Kattintson a lista tetején a Export letöltése elemre: az export átveszi a képernyőn megjelenített szűrőket és időszakot. Az értékesítési jelentéseket táblázatkezelőhöz, a könyvelési tételeket és a hivatalos formátumokat a külön oldal részletezi.