Könyvelés és elektronikus számla

Állítsa be szervezete számlatükrét, exportálja könyvelési tételeit könyvelője programjába, és aktiválja az elektronikus számlát Factur-X formátumban.

A számlatükör beállítása

A számlatükör határozza meg, hogy az exportokban mely számlákra és mely naplókba kerülnek az értékesítései. A beállítás számlázási fiókonként történik: két olyan egység, amely külön számláz, saját számlatükörrel rendelkezik.

1. Lépjen ide: Adminisztráció›Beállítások›Számlázás›Számlázási fiókok, és nyissa meg az érintett fiókot.
2. Nyissa meg ezt a fület: Számlaterv.
3. Módosítsa a számlaszámokat és a megnevezéseket, majd kattintson ide: Mentés.

Az oldal három blokkra tagolódik:

• Értékesítés, ÁFA és ügyfelek: a szolgáltatásnyújtás, a fizetendő áfa, a vevők és az adott kedvezmények számlái.
• Pénzügyek: a bank, a pénztár és a beszedésre átadott csekkek számlái, amelyeket a beszedési tételek használnak.
• Naplók: az értékesítési, a banki és a pénztári naplók kódjai.

Értékesítések megbontása kategória vagy adókulcs szerint

Alapértelmezés szerint minden értékesítése egyetlen árbevételi számlára kerül. Két opcionális megbontással tovább részletezheti a kimutatást, ugyanezen a fülön.

• Értékesítések bontása kategóriánként: külön számla minden termékkategóriához – előfizetések, kreditek, felszerelés, oktatás… Kattintson ide: Kategória hozzáadása, válassza ki a kategóriát, és adja meg a hozzá tartozó számlát.
• ÁFA bontása kulcs szerint: külön fizetendő áfa számla minden adókulcshoz. Kattintson ide: Ár hozzáadása, adja meg az adókulcsot és a hozzá tartozó számlát.

Ez akkor hasznos, ha könyvelésének el kell különítenie egymástól a tevékenységeket – például az oktatásból származó bevételeket a pályabérlésektől. Megbontás nélkül minden a fentebb megadott általános számlákra kerül.

Értékesítések és könyvelési tételek exportálása

1. Lépjen ide: Adminisztráció›Irányítópult›Számlázás›Számlák és tranzakciók.
2. Szűrje a listát a kívánt időszakra és feltételekre: az export pontosan a képernyőn megjelenő szűrőket veszi át.
3. Kattintson ide: Export letöltése, majd válasszon formátumot.

Az üzleti tevékenység követése

• Excel (.xlsx): megrendelésenként egy sor, a dátummal, a felhasználóval, a nettó, az áfa és a bruttó összegekkel, az állapottal és a fizetési móddal. Ez a formátum a legalkalmasabb az értékesítések táblázatkezelőben történő elemzéséhez.
• CSV (.csv): ugyanaz a kimutatás, bármely táblázatkezelő által olvasható formátumban.
• PDF számlák letöltése: egy archív fájl, amely az aktuális szűrés minden számlájának PDF-jét tartalmazza. Csak a kiállított számlák szerepelnek benne.

Átadás a könyvelőnek

• Számviteli bejegyzések (.csv): a tételek tartozik/követel bontásban, számlánként, kézi importálásra szánt, olvasható formátumban.
• FEC (Franciaország): a könyvelési tételállomány (Fichier des Écritures Comptables), francia jogszabályi formátum, amelyet a Sage, az EBP, a Ciel, a Cegid, a Pennylane vagy a QuickBooks tud importálni. Számlánként egy kiegyenlített tétel.
• FAIA (Luxembourg) és DATEV (Németország): e két ország jogszabályi formátumai, amelyeket az ott bejegyzett szervezetek számára ajánlunk fel.

Pénzügyi szabályzatok bevonása: ez a beállítás a beszedési tételeket (bank, pénztár, csekk) is hozzáadja az értékesítési tételekhez. Vegye ki a jelölést, ha csak az értékesítési naplót szeretné exportálni.

Számlák kiállítása Factur-X formátumban

Franciaországban az elektronikus számlázás kötelezővé válik. A választott formátum a Factur-X: egy teljesen hétköznapi PDF számla, amelybe egy adatfájl van beépítve, és ezt a könyvelőprogramok automatikusan be tudják olvasni.

A számlát kapó személy számára semmi nem változik: egy PDF-et nyit meg, ugyanolyat, mint korábban. Könyvelőprogramja ezen kívül megtalálja benne az összegeket és az azonosítókat is, anélkül hogy újra be kellene írnia őket.

Ellenőrizze, hogy érintett-e a szervezete

Ez az első eldöntendő kérdés, és a válasz messze nem ugyanaz minden szervezet esetében.

• A francia általános adótörvény 261-7-1° cikke alapján áfamentes sportegyesületeket sem az elektronikus számlázás, sem az e-reporting nem érinti. Sok szervezet tartozik ebbe a körbe.
• Az áfaalany szervezeteknek a vállalkozások közötti számláikat elektronikus formában kell kiállítaniuk. A mikro-, kis- és középvállalkozások, vagyis a szervezetek szinte mindegyike esetében a kiállítás határideje 2027. szeptember 1.
• A magánszemélyeknek (tagjainak) kiállított számlák adózási státuszától függetlenül kívül esnek az elektronikus számlázás körén.

A formátum aktiválása

1. Lépjen ide: Adminisztráció›Beállítások›Számlázás›Számlázási fiókok, és módosítsa az érintett fiókot.
2. Ezen a fülön: Számlázás, keresse meg ezt a beállítást: Elektronikus számla, amely ebben a szakaszban található: Számlázási adatok
3. Válassza ki a formátumot:
   • Factur-X (Franciaország) francia szervezet esetében: hozzáadja a vállalkozások közötti számlákon elvárt francia jogi kötelező elemeket;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) az európai normához, a francia sajátosságok nélkül;
   • Deaktiválva, ha hagyományos PDF számlákat szeretne előállítani.

A beállítás minden számlázási fiókra külön érvényes: az a szervezet, amely több fiókból számláz, mindegyiket egymástól függetlenül aktiválja.

A kötelező adatok megadása

Az elektronikus számlán a kiállítót kétséget kizáróan azonosítani kell. Ezeket az adatokat ugyanezen a fülön adja meg, ebben a szakaszban: Számlázási adatok.

1. Szervezetének SIRET adata: ez az elengedhetetlen mező. Nélküle a számla nem lehet szabályos, és figyelmeztető üzenet jelenik meg a beállítás alatt.
2. ÁFA szám, ha szervezete áfaalany. Ha üresen marad, a SIRET szolgál adóazonosítóként.
3. A teljes cím: cégnév, utca, postai irányítószám, város és ország. A hiányos cím olyan számlát eredményez, amelyet ügyfele platformja elutasít.
4. A számlázási e-mail-cím, amely kapcsolattartási pontként szolgál, ha nincs más azonosító.

Vállalkozói ügyfelei SIREN számának bekérése

A vállalkozások közötti számlán a vevőt is azonosítani kell. Az ügyfél SIREN száma a számlázási címében, ebben a blokkban adható meg: Cég e-mail cím, a következő mezőkkel együtt: Cégnév és SIREN. Ugyanez az adatbevitel a pultértékesítés során is elérhető.

Magánszemélynek kiállított számla esetén mindebből semmit sem kérünk: a név, a cím és az ország elegendő.