Könyvelés és audit

Állítsa be szervezete számlatükrét, exportálja a könyvelési tételeket könyvelője szoftverébe, kapcsolja be a Factur-X formátumú elektronikus számlát, és érje el azokat a dokumentumokat, amelyeket az adóhatóság kérhet Öntől: igazolás, eseménynapló, zárások és archívumok.

A számlatükör beállítása

A számlatükör határozza meg, hogy az exportokban mely főkönyvi számlákra és mely naplókba kerülnek az eladásai. Számlázási fiókonként állítható be: két külön számlázó egység mindegyikének megvan a sajátja.

1. Lépjen ide: Adminisztráció›Beállítások›Számlázás›Számlázási fiókok, és nyissa meg az érintett fiókot.
2. Nyissa meg a(z) Számlaterv fület.
3. Módosítsa a számlaszámokat és a megnevezéseket, majd kattintson ide: Mentés.

A képernyőt három blokk tagolja:

• Értékesítés, ÁFA és ügyfelek: a szolgáltatásnyújtás, a fizetendő áfa, a vevők és az adott engedmények számlái.
• Pénzügyek: a bank, a pénztár és a beszedésre átadott csekkek számlái, amelyeket a beszedési tételek használnak.
• Naplók: az értékesítési, a banki és a pénztári napló kódjai.

Eladások megbontása kategória vagy adókulcs szerint

Alapértelmezés szerint minden eladás egyetlen árbevételi számlára kerül. Ugyanezen a fülön két választható megbontás segítségével tovább részletezheti.

• Értékesítések bontása kategóriánként: külön számla minden termékkategóriához — előfizetések, kreditek, felszerelés, oktatás… Kattintson ide: Kategória hozzáadása, válassza ki a kategóriát, és adja meg a számlaszámát.
• ÁFA bontása kulcs szerint: adókulcsonként külön fizetendő áfa számla. Kattintson ide: Ár hozzáadása, adja meg az adókulcsot és a hozzá tartozó számlát.

Ez akkor hasznos, ha a könyvelésének el kell különítenie az egyes tevékenységeket — például az oktatási bevételeket a pályabérletektől. Megbontás hiányában minden a fent megadott általános számlákra kerül.

Eladások és könyvelési tételek exportálása

1. Lépjen ide: Adminisztráció›Irányítópult›Számlázás›Számlák és tranzakciók.
2. Szűrje a listát a kívánt időszakra és feltételekre: az export pontosan a képernyőn megjelenő szűrőket veszi át.
3. Kattintson ide: Export letöltése, és válasszon formátumot.

Az értékesítési tevékenység követése

• Excel (.xlsx): rendelésenként egy sor, a dátummal, a felhasználóval, a nettó, áfa és bruttó összegekkel, az állapottal és a fizetési móddal. Ezt a formátumot érdemes választani, ha táblázatkezelőben szeretné elemezni az eladásait.
• CSV (.csv): ugyanaz a kimutatás, bármelyik táblázatkezelő által olvasható formátumban.
• PDF számlák letöltése: egy archívum, amely az aktuális szűrés minden számlájának PDF-jét tartalmazza. Csak a kiállított számlák szerepelnek benne.

Továbbítás a könyvelőnek

• Könyvelési tételek (.csv): a tartozik/követel tételek számlánként, olvasható formátumban, kézi importhoz.
• FEC (Franciaország): a francia könyvelési tételek állománya, francia jogszabályi formátum, amelyet a Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane vagy QuickBooks tud importálni. Számlánként egy kiegyenlített tétel.
• FAIA (Luxembourg) és DATEV (Németország): e két ország jogszabályi formátumai, az ott bejegyzett szervezeteknek felkínálva.

A(z) Pénzügyi szabályzatok bevonása opció az eladások tételei mellé hozzáadja a beszedési tételeket is (bank, pénztár, csekk). Vegye ki a pipát, ha csak az értékesítési naplót szeretné exportálni.

Számlák kiállítása Factur-X formátumban

Franciaországban az elektronikus számlázás kötelezővé válik. A Factur-X a kiválasztott formátum: egy teljesen hétköznapi PDF-számla, amelybe be van ágyazva egy adatállomány, amelyet a könyvelőprogramok automatikusan be tudnak olvasni.

A számlát megkapó fél számára semmi nem változik: egy PDF-et nyit meg, pontosan olyat, mint korábban. A könyvelőszoftvere viszont megtalálja benne az összegeket és az azonosítókat anélkül, hogy újra be kellene gépelnie őket.

Ellenőrizze, hogy érinti-e a szervezetét

Ezt a kérdést kell először eldönteni, és a válasz korántsem ugyanaz minden szervezet esetében.

• Azokat a sportegyesületeket, amelyek az általános adókódex 261-7-1° cikke alapján áfamentesek, sem az elektronikus számlázás, sem az e-reporting nem érinti. Sok szervezet van ebben a helyzetben.
• Az áfakötelesnek minősülő szervezeteknek a vállalkozások közötti számláikat elektronikus formátumban kell kiállítaniuk. A mikro- és kisvállalkozások, azaz a szervezetek szinte teljes köre számára a kiállítási határidő 2027. szeptember 1.
• A magánszemélyeknek (a tagjainak) kiállított számlák adózási helyzetétől függetlenül kívül esnek az elektronikus számlázás körén.

A formátum bekapcsolása

1. Lépjen ide: Adminisztráció›Beállítások›Számlázás›Számlázási fiókok, és módosítsa az érintett fiókot.
2. A(z) Számlázás fülön keresse meg a(z) Elektronikus számla opciót a(z) Számlázási adatok szakaszban
3. Válassza ki a formátumot:
   • Factur-X (Franciaország) francia szervezet esetén: hozzáadja a vállalkozások közötti számlákon elvárt francia kötelező adatokat;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) az európai szabványhoz, a francia sajátosságok nélkül;
   • Deaktiválva hagyományos PDF-számlák előállításához.

A beállítás minden számlázási fiókra külön vonatkozik: az a szervezet, amely több fiókból számláz, mindegyiket külön kapcsolja be.

A kötelező adatok megadása

Az elektronikus számlának kétséget kizáróan azonosítania kell a kiállítóját. Ezeket az adatokat ugyanazon a fülön, a(z) Számlázási adatok szakaszban adhatja meg.

1. Szervezete SIREN / SIRET adata: ez a nélkülözhetetlen mező. Enélkül a számla nem lehet szabályos, és figyelmeztető üzenet jelenik meg az opció alatt.
2. A(z) ÁFA szám, ha a szervezete áfaköteles. Ha üresen marad, a SIRET tölti be az adóazonosító szerepét.
3. A teljes cím: cégnév, utca, irányítószám, város és ország. A hiányos cím olyan számlát eredményez, amelyet az ügyfele platformja elutasít.
4. A számlázási e-mail-cím, amely kapcsolattartási pontként szolgál, ha más azonosító nem áll rendelkezésre.

Üzleti ügyfelei SIREN-számának bekérése

A vállalkozások közötti számlának a vevőt is azonosítania kell. Az ügyfél SIREN-száma a számlázási címénél, a(z) Cég e-mail cím blokkban adható meg, a(z) Cégnév és a(z) Szervezet azonosítója mellett. Ugyanez a megadási lehetőség elérhető a helyszíni értékesítés során is.

Magánszemélynek kiállított számlánál mindebből semmi nem szükséges: a név, a cím és az ország elegendő.

Az auditdokumentumok elérése

Annak a szoftvernek, amely fizetéseket szed be, bizonyítania kell tudni, hogy a tételeit utólag nem módosították. Négy dokumentum felel meg ennek az elvárásnak, egy helyen összegyűjtve: lépjen ide: Adminisztráció›Beállítások›Számlázás›Számlázási fiókok, nyissa meg az érintett számlázási fiókot, majd a(z) Könyvelés és audit fület.

Ez a fül csak már elmentett fiókon jelenik meg: a dokumentumok egy tevékenységre vonatkoznak, egy éppen létrehozás alatt álló fióknál nincs mit megmutatni. Minden számlázási fióknak megvannak a sajátjai — ha a szervezete több egységből számláz, vizsgálja meg őket külön-külön.

Az igazolás letöltése

Ellenőrzés esetén az adóhatóság kérheti Öntől annak igazolását, hogy a pénztárszoftvere megfelel az adatok megváltoztathatatlanságára, biztonságára, megőrzésére és archiválására vonatkozó feltételeknek. A(z) Pénztárgépszoftver-tanúsítvány kártya kérésre állítja elő ezt az igazolást, a(z) Letöltés (PDF) segítségével.

A dokumentum két részből áll. A szoftverfejlesztőé már alá van írva. A másodikat az Ön törvényes képviselőjének kell kitöltenie és aláírnia: az igazolás csak akkor teljes, ha mindkettő megvan, és együtt kell bemutatni őket.

A kártya csak francia számlázási fiók esetén jelenik meg: a kötelezettség a Franciaországban letelepedett adóalanyokra vonatkozik.

Az eseménynapló megtekintése

A(z) Eseménynapló kártya a(z) Megtekintés gombon keresztül vezet el a számlázásával történtek bizonyító erejű nyomához. Nem az eladásokat találja itt — azok a rendelései között vannak —, hanem az azokat körülvevő technikai tényeket.

Szerepelnek benne többek között a sikeres és sikertelen bejelentkezések, a konfigurációs módosítások, a számlázási jogosultságok változásai, a rögzített zárások, a scellé dokumentumok és a kiállított másodpéldányok, a létrehozott archívumok, a könyvelési exportok, a tesztmódba váltások, valamint az észlelt rendellenességek: lánctörés, zárási eltérés, órarendellenesség.

Minden sorban szerepel a dátum, az esemény típusa, az érintett fiók, a művelet végrehajtója és a részletek. Típus és időszak szerinti szűrővel könnyen eligazodhat, a(z) Exportálás gomb pedig fájlt készít belőle.

A zárások megértése

A zárás lepecsétel egy időszakot: rögzíti a benne szereplő beszedéseket, számlákat és jóváírásokat, amelyek ezután sem nem módosíthatók, sem nem állíthatók elő újra. A(z) Zárások kártya a fiókja napi, havi és éves zárásait mutatja be.

Ezek automatikusan jönnek létre, az Ön beavatkozása nélkül. Esténként tehát semmit nem kell „elvégeznie”: a táblázat magától töltődik fel.

Minden sor megadja az időszakot, a tranzakciók számát, a(z) Nettó bevétel adatot, a(z) Felosztás adatot fizetési módonként — online, helyszíni, készpénz, csekk, átutalás, terminál —, valamint a kiállított számlák és jóváírások számát.

Két pontot érdemes megérteni, mert gyakran meglepetést okoznak:

• A végösszeg soha nem indul újra nulláról. Ez a fiók indulása óta folyamatosan halmozódó összeg, nem egy időszak egyenlege. A folyamatosan növekvő összeg a várt működés.
• A(z) Nyitó tétel (nullpont) megadja azt a dátumot és összeget, amelytől ez a halmozott érték indul. Egy olyan fióknál, amely már a zárások bevezetése előtt is létezett, ez a kiindulási pont, nem pedig a nulla.

Az adóügyi archívumok letöltése

Minden lezárt hónapról rögzített archívum készül, egy időbélyegzett ZIP-fájlban: tranzakciók, számlák, jóváírások, zárások és az időszak technikai naplója. A(z) Archívum kártya ezeket a(z) Havi archívum alatt sorolja fel, az időszakukkal, a méretükkel, a létrehozás dátumával és a(z) Ujjlenyomat (SHA-256) adattal.

Ez a lenyomat teszi az archívumot ellenőrizhetővé: a legkisebb bájtváltozásra is megváltozik. A kártyához két gomb tartozik, Ellenőrző eszköz és Ellenőrzési kézikönyv — így egy harmadik fél, ellenőr vagy könyvelő, az Ön közreműködése nélkül is maga ellenőrizheti egy archívum sértetlenségét.

Az archívumok automatikusan készülnek. Ha egy lezárt időszaknak még nincs archívuma, az a(z) Nem archivált lezárt időszakok alatt jelenik meg, és a(z) Generálás gombbal azonnal előállíthatja.