Bjud in en person utanför organisationen
Låt någon i din närhet som inte är registrerad i organisationen spela: lägg till personen som gäst när du bokar, inom de regler som din organisation har satt upp. Om organisationen tillåter det kan din gäst också betala sin del själv via en länk.
Lägga till en gäst i en bokning
Du kan bjuda in en extern person på två sätt, beroende på om du bara spelar med dina gäster eller även med andra användare i organisationen.
Spela med dina gäster
- Klicka på en ledig tid för att öppna bokningsformuläret.
- Välj Gäst(er).
- Välj antalet inbjudna personer.
- Ange gästernas identitet om den efterfrågas. Beroende på organisationens konfiguration är den valfri eller obligatorisk.
- Bekräfta med Boka.
Spela med partner och gäster
- Öppna bokningsformuläret och välj Med en partner.
- Markera dina partner i listan över användare.
- En rad Gäst(er) visas då överst i listan. Markera den.
- Välj antalet inbjudna personer och ange deras identitet om den efterfrågas.
- Bekräfta med Boka.
Vissa organisationer erbjuder inte ett separat val Gäst(er). Raden för gäster visas då alltid överst i listan Med en partner.
Förstå vad en inbjudan kostar
Beroende på organisationens konfiguration kan inbjudningar vara avgiftsbelagda:
- de dras från ett saldo av gästkrediter, skilt från dina bokningskrediter;
- vissa organisationer drar i stället direkt från dina bokningskrediter;
- priset kan variera beroende på kalender, dag eller tidpunkt för tiden.
Det återstående saldot visas i formuläret när du bokar, och rutan Bokningskostnad visar i detalj vad som kommer att dras. Beroende på konfigurationen debiteras bara bokningens ägare för gästerna, eller så debiteras varje deltagare för alla inbjudningar i bokningen. Exempel: Nicolas och Léa spelar med en gäst som kostar 5 €. Om bara bokningens ägare debiteras betalar Nicolas 5 €. Annars betalar Nicolas och Léa 5 € var.
Om ditt abonnemang tillåter det kan du också betala dina partners inbjudningar när du bokar. I exemplet skulle Nicolas då betala 10 € och Léa ingenting.
Skaffa gästkrediter
Om organisationen har aktiverat funktionen finns en knapp Köp krediter direkt i bokningsformuläret. Annars kontaktar du organisationen för att få fler krediter.
Din organisation kan också låta dig betala de gästkrediter som saknas när du bokar. De ingår då i beloppet som visas på knappen Boka.
Låta din gäst betala sin del
Om din organisation tillåter det kan varje gäst betala sin plats själv. Gästen betalar sin del online via en länk, utan att skapa något konto, och får en faktura i sitt eget namn.
Valet visas när du är den enda som betalar bokningens inbjudningar: antingen spelar du bara med dina gäster, eller så låter din organisation bara bokningens ägare betala inbjudningarna. Valet visas inte om du betalar dina partners inbjudningar, och inte heller för en återkommande bokning.
- Lägg till dina gäster i bokningsformuläret som vanligt.
- Ange förnamn och efternamn för varje gäst som ska betala själv. De är obligatoriska i det här fallet.
- Under gästens namn, i Vem betalar för sin plats?, behåller du Jag för att betala själv, eller väljer en av de två knapparna med gästens förnamn: ”senare” eller ”nu”. Om gästens del är för liten för en onlinebetalning erbjuds bara Jag.
- Ange gästens e-postadress så att hen får länken. Den är valfri: utan den skickar du länken själv.
- Kontrollera rutan Bokningskostnad, där varje gäst har en egen rad. Klicka sedan på Boka.
När bokningen är gjord öppnas bokningens detaljer. Där hittar du varje gästs rad och länk.
Lägga ut för gästens del: ”senare”
Med ”senare” bekräftas bokningen direkt. Du lägger ut för gästens del med dina krediter, precis som för en vanlig inbjudan, och gästen har upp till 7 dagar efter tidens slut på sig att betala. Så snart gästen betalar får du tillbaka de utlagda krediterna. Ett e-postmeddelande meddelar dig enligt dina aviseringsinställningar, och historiken för dina krediter visar vem som har betalat.
Exempel: Nicolas bokar en padelbana med sin vän Paul, som är gäst för 8 €. Nicolas debiteras för sin egen plats och för de 8 € som inbjudan kostar. När Paul betalar sina 8 € online får Nicolas tillbaka sina 8 € i krediter.
Beloppet som gästen ska betala fastställs när bokningen görs. Det ändras inte om bokningen senare flyttas eller om dess längd ändras. Sista betalningsdagen följer däremot bokningen. När sista betalningsdagen har passerat gäller länken inte längre, och den utlagda delen står du för.
Om dina krediter inte räcker och din organisation erbjuder betalning vid bokning betalar du det som saknas när du bokar, gästens del inräknad. När gästen betalar får du tillbaka den delen i krediter, även om du hade betalat med kort.
Vänta på gästens betalning: ”nu”
Med ”nu” bekräftas bokningen först när gästens del är betald, och den delen står du inte för. Bokningen väntar på betalningen under den tid som din organisation har satt för betalning vid bokning, oftast några minuter. Under väntetiden dras gästens del från dina krediter, även om ditt saldo inte räcker, och du får tillbaka den så snart bokningen är bekräftad. Det här valet finns bara om din organisation erbjuder betalning vid bokning.
Efter Boka öppnas bokningens detaljer med den återstående tiden, och vyn uppdateras automatiskt så länge den är öppen. Under väntetiden går det inte att ändra bokningen. Ett e-postmeddelande meddelar dig varje gång en gäst betalar, enligt dina aviseringsinställningar. När alla har betalat bekräftas bokningen och du får det vanliga bekräftelsemejlet.
Om betalningen inte kommer i tid avbokas bokningen och tiden frigörs. Du får tillbaka dina krediter, och ett e-postmeddelande talar om vilka betalningar som saknades. En gäst som redan hade betalat får sin del återbetald, eller så får du tillbaka den i krediter, beroende på gästens betalningsmetod.
Om dina egna krediter inte räcker betalar du först det som saknas för din del, som vid all betalning vid bokning. Bokningen väntar sedan på dina gästers betalning. Från sidan som bekräftar din betalning öppnar Visa bokningen bokningens detaljer.
Skicka betalningslänken
Om du har angett gästens e-postadress skickas länken automatiskt till gästen, på ditt språk. Annars skickar du den själv från bokningens detaljer, under gästens rad:
- Kopiera länken kopierar länken, så att du kan klistra in den i ett meddelande;
- visar en QR-kod som din gäst skannar med sin mobil, praktiskt när gästen står bredvid dig;
- i menyn frågar Skicka via e-post efter gästens adress och skickar länken till hen.
När adressen är känd ändras menyalternativet till Skicka e-postmeddelandet igen, med adressen ifylld. Rätta den om den var fel, så skickas länken direkt till den nya adressen. För samma adress måste du vänta 2 minuter mellan två utskick. Antalet utskick per länk är begränsat.
Länken öppnar en betalningssida i din organisations färger, med ditt namn, tiden, gästens del och sista betalningsdag. Din gäst betalar online. För ”senare” kan din organisation också låta gästen betala på plats, med check eller banköverföring. Gästens del räknas då som betald när din organisation har tagit emot betalningen.
Om du inte har angett gästens e-postadress efterfrågas den innan gästen betalar, så att fakturan kan skickas. Adressen visas sedan i bokningens detaljer.
Bara du ser dina gästers länk, QR-kod och meny. Bokningens övriga deltagare ser bara om gästen har betalat.
Ändra gäster som betalar via länk
Från bokningens detaljer kan du fortfarande göra flera ändringar:
- du vill ändå betala platsen för en gäst med ”senare” som inte har betalat än: välj Jag betalar ändå i gästens meny . Gästens länk gäller inte längre, du står för gästens del och gästen meddelas inte;
- en gäst lämnar återbud: Ersätt den här gästen i gästens meny lägger till en annan person i dennes ställe, och du väljer på nytt vem som betalar: du själv eller den nya gästen med ”senare”. Antalet gäster och bokningens kostnad ändras inte, och den gamla länken gäller inte längre. En gäst som redan har betalat, eller som har meddelat betalning på plats med check eller banköverföring, kan inte ersättas ensam. Ersätt då alla gäster;
- du vill byta alla dina gäster: ikonen på den första gästraden ersätter alla. Innan du sparar påminner ett meddelande dig om vilka länkar som annulleras och om återbetalningen till gäster som redan hade betalat;
- ytterligare en gäst ansluter: Lägg till en deltagare, sedan raden Gäst(er). Om du bara lägger till gäster, utan partner, kan var och en betala ”senare”. ”Nu” erbjuds aldrig när bokningen redan är gjord.
Så länge en gäst har en pågående betalningslänk eller har betalat via länk kan du varken lämna en bokning som fortsätter med andra deltagare eller ersättas i den. Ta först bort gästerna eller avboka bokningen.
Avboka en bokning där en gäst har betalat
Om du avbokar i tid återbetalas den del som en gäst redan har betalat till gästens betalningsmetod när det är möjligt. Annars får du tillbaka den i krediter. I båda fallen talar bekräftelsemeddelandet för avbokningen om det för dig, och avbokningsmejlet bekräftar det. Om avbokningen sker för sent för att du ska få tillbaka dina inbjudningar behåller din organisation även gästens del.
En gäst som ännu inte har betalat kan inte längre göra det: gästens länk gäller inte längre.
Känna till begränsningarna som din organisation har satt
Din organisation kan:
- sätta ett tak för antalet gäster per bokning;
- begränsa antalet inbjudningar under en viss period;
- förbjuda inbjudningar på vissa kalendrar, vissa dagar eller vissa tidsintervall: ett meddelande i formuläret talar då om det för dig;
- bara tillåta avbokning av en bokning med gäster i vissa fall.
