Skapa och hantera abonnemang
Abonnemangen bestämmer användarnas bokningsrättigheter: åtkomstperiod, pris, kvoter och regler. Skapa ett abonnemang för varje plan som er organisation erbjuder, och koppla det sedan till användarposterna.
Skapa ett abonnemang
- Gå till Administration›Användare›Åtkomsträttigheter›Abonnemang och klicka på Ny.
- På fliken Allmänt fyller ni i Namn & färg och en valfri beskrivning.
- Under Öppningsdatum för rättigheter anger ni den period då abonnenterna kan logga in. Låt inställningen vara avstängd för åtkomst utan slutdatum.
- Klicka på Spara.
Konfigurationen är uppdelad i flikar: Allmänt, Kvot, Behörigheter, Regler, Krediter, Inbjudningar, Etiketter och Registreringar. Flikarna som rör bokningsreglerna beskrivs på en egen sida.
Följa upp betalningen av medlemsavgifter
På fliken Allmänt fyller ni i Abonnemangsavgift: en ruta Betald Abonnemang visas då på varje post, med datum och betalt belopp. Modulen Abonnemangsuppföljning (Administration›Användare›Åtkomsträttigheter›Abonnemangsuppföljning) listar alla abonnenter med deras betalningsstatus, med filtrering via Efter abonnemang och Efter status, och möjlighet till export i Excel-format.
Aktivera vid behov Blockera bokningar om användaren inte har betalat sitt abonnemang: en banderoll visas då på användarens post, och bokning nekas fram till dess att betalningen registreras.
För att slippa bevaka den här vyn kan ni aktivera aktivitetsrapporterna: varje månad får ni en namngiven lista över de abonnemang som löper ut inom 30 dagar.
Sälja abonnemanget online
Aktivera Betalningar & fakturering på fliken Allmänt för att göra abonnemanget köpbart online: användarna kan teckna eller förnya det enligt de konfigurerade planerna, med automatisk fakturering. Betalningen sker med de betalningssätt som finns på det kopplade faktureringskontot.
När det här avsnittet är aktivt får datumen en annan innebörd: de blir Standardåtkomstdatum, som tillämpas så länge abonnenten inte har någon pågående plan. Så snart abonnenten köper en plan är det planens datum som gäller.
Påminna abonnenterna automatiskt före utgång
En abonnent som låter sitt abonnemang löpa ut förlorar sina rättigheter utan att märka det, och ni upptäcker det när personen inte längre kan boka. Tre e-postmeddelanden skickas automatiskt före utgången: 30 dagar innan, 7 dagar innan och slutligen dagen före.
Inställningen görs abonnemang för abonnemang. Gå till Administration›Användare›Åtkomsträttigheter›Abonnemang, öppna det aktuella abonnemanget, fliken Allmänt, avsnittet Automatiska påminnelser före utgång. Det är aktivt som standard: ni behöver inte göra något för att dra nytta av det.
Lägga till ett eget meddelande
Under reglaget finns en редigerare där ni kan lägga till några rader som tas med i e-postmeddelandet: datum för årsmötet, pris för nästa säsong, öppettider för anmälan, adress till ett formulär som ska fyllas i, en bilaga …
Vad abonnenten får
E-postmeddelandet påminner om vilket abonnemang det gäller, dess slutdatum och antalet dagar som återstår, följt av ert meddelande om ni har skrivit något.
En knapp för förnyelse visas bara om abonnenten verkligen kan förnya från sitt konto, det vill säga om ett abonnemang som går att köpa online är öppet för personen. I annat fall informerar e-postmeddelandet utan att föreslå en omöjlig åtgärd: det är upp till er att ange tillvägagångssättet i det egna meddelandet.
Vem som inte får någon påminnelse
- Abonnenter utan slutdatum. En påminnelse aviserar ett slut: utan angivet slutdatum löper abonnemanget aldrig ut ur programmets synvinkel, och inget e-postmeddelande skickas. Det är det vanligaste skälet när inget händer — kontrollera abonnentens post innan ni letar vidare.
- Abonnenter vars abonnemang har påminnelserna avstängda.
- Avstängda abonnenter.
- De som har stängt av aviseringarna Betalningar & fakturering i sitt konto: deras val går före ert.
Kräva underlag för att kunna boka
På fliken Allmänt tvingar avsnittet Obligatorisk information för att boka abonnenterna att komplettera vissa uppgifter innan de kan boka: e-postadress, postadress, telefon, profilbild, födelsedatum, ranking, licensnummer, adressbevis eller läkarintyg.
Användaren uppmanas att lämna uppgifterna redan vid första inloggningen, och sedan när personen klickar på en ledig tidslucka. Alternativet Tillämpa denna begränsning när abonnenten är partner i en bokning utvidgar regeln: en abonnent med ofullständiga uppgifter kan då inte heller läggas till som partner av någon annan.
Duplicera ett abonnemang inför den nya säsongen
- Öppna abonnemanget för den säsong som gått.
- Klicka på Duplicera: hela konfigurationen kopieras.
- Byt namn på kopian och justera dess datum.
Tilldela ett abonnemang till många på en gång
- Gå till Administration›Användare›Användarhantering och markera de berörda användarna, eller Välj alla efter en filtrering.
- Öppna Åtgärder och sedan Snabbredigering.
- Välj det nya abonnemanget och vid behov dess datum, och klicka sedan på Spara.
Snabbredigeringen gör det möjligt att i samma steg sätta alla till obetalt: det är hela säsongsstarten i en enda åtgärd.
Med en filimport kan ni också uppdatera abonnemanget för hela registret i en enda operation.
