Bokföring & revision

Ställ in organisationens kontoplan, exportera dina bokföringsposter till din redovisningskonsults program, aktivera elektronisk faktura i Factur-X-format och hitta de underlag som skattemyndigheten kan begära av dig: intyg, händelselogg, avslut och arkiv.

Ställa in din kontoplan

Kontoplanen avgör på vilka konton och i vilka journaler din försäljning bokförs i exporterna. Den ställs in per faktureringskonto: två enheter som fakturerar separat har var sin.

1. Gå till Administration›Inställningar›Fakturering›Faktureringskonton och öppna det aktuella kontot.
2. Öppna fliken Kontoplan.
3. Justera kontonummer och benämningar och klicka sedan på Spara.

Skärmen är uppdelad i tre block:

• Försäljning, moms och kunder: konton för tjänster, utgående moms, kundfordringar och lämnade rabatter.
• Kassaflöde: konton för bank, kassa och checkar under inlösen, som används av inbetalningsposterna.
• Journaler: koderna för försäljnings-, bank- och kassajournalerna.

Fördela din försäljning per kategori eller skattesats

Som standard bokförs all din försäljning på ett enda intäktskonto. Två valfria fördelningar gör det möjligt att gå längre, i samma flik.

• Försäljningsfördelning per kategori: ett eget konto per produktkategori — abonnemang, krediter, utrustning, lektioner… Klicka på Lägg till en kategori, välj kategori och ange dess konto.
• Momsuppdelning efter skattesats: ett eget konto för utgående moms per skattesats. Klicka på Lägg till en avgift, ange skattesatsen och dess konto.

Det är användbart när din bokföring behöver skilja verksamheterna åt — till exempel separera intäkter från undervisning och uthyrning av banor. Utan fördelning hamnar allt på de allmänna konton som definierats ovan.

Exportera din försäljning och dina bokföringsposter

1. Gå till Administration›Dashboard›Fakturering›Fakturor & transaktioner.
2. Filtrera listan på önskad period och önskade kriterier: exporten återger exakt de filter som visas på skärmen.
3. Klicka på Ladda ner exporten och välj ett format.

Följa upp försäljningen

• Excel (.xlsx): en rad per order, med datum, användare, belopp exklusive moms, moms och belopp inklusive moms, status och betalningsmetod. Det är formatet du bör välja för att analysera din försäljning i ett kalkylprogram.
• CSV (.csv): samma rapport, i ett format som alla kalkylprogram kan läsa.
• Ladda ner PDF-fakturor: ett arkiv som innehåller PDF-filen för varje faktura i det aktuella filtret. Endast utfärdade fakturor ingår.

Skicka till din redovisningskonsult

• Bokföringsposter (.csv): bokföringsposterna i debet/kredit per faktura, i ett läsbart format avsett för manuell import.
• FEC (Frankrike): Fichier des Écritures Comptables, det franska lagstadgade formatet, som kan importeras av Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane eller QuickBooks. En balanserad bokföringspost per faktura.
• FAIA (Luxemburg) och DATEV (Tyskland): de lagstadgade formaten i dessa två länder, som erbjuds organisationer som är etablerade där.

Alternativet Inkludera reglerna (kassa) lägger till inbetalningsposterna (bank, kassa, check) utöver försäljningsposterna. Avmarkera det för att bara exportera försäljningsjournalen.

Utfärda fakturor i Factur-X-format

Elektronisk fakturering blir obligatorisk i Frankrike. Factur-X är det format som valts: en helt vanlig PDF-faktura, i vilken en datafil har lagts in som bokföringsprogram automatiskt kan läsa.

För den som tar emot fakturan ändras ingenting: hen öppnar en PDF, likadan som förut. Det är hens bokföringsprogram som dessutom hittar belopp och identifikationsuppgifter där, utan att de behöver skrivas in på nytt.

Kontrollera om din organisation berörs

Det är den första frågan att reda ut, och svaret är långt ifrån detsamma för alla organisationer.

• Idrottsföreningar som är momsbefriade enligt artikel 261-7-1° i den franska skattelagen (code général des impôts) omfattas varken av elektronisk fakturering eller av e-reporting. Många organisationer befinner sig i den situationen.
• Momsregistrerade organisationer måste utfärda sina fakturor mellan företag i elektroniskt format. För mikroföretag samt små och medelstora företag, det vill säga nästan alla organisationer, är tidsfristen för utfärdande satt till den 1 september 2027.
• Fakturor till privatpersoner (era medlemmar) ligger utanför den elektroniska faktureringens tillämpningsområde, oavsett ditt skattemässiga läge.

Aktivera formatet

1. Gå till Administration›Inställningar›Fakturering›Faktureringskonton och ändra det aktuella kontot.
2. I fliken Fakturering hittar du alternativet Elektronisk faktura i avsnittet Faktureringsuppgifter
3. Välj format:
   • Factur-X (Frankrike) för en fransk organisation: det lägger till de franska lagstadgade uppgifter som krävs på fakturor mellan företag;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) för den europeiska standarden utan de franska särdragen;
   • Inaktiverad för att skapa vanliga PDF-fakturor.

Inställningen gäller för varje faktureringskonto för sig: en organisation som fakturerar från flera konton aktiverar dem oberoende av varandra.

Fylla i de obligatoriska uppgifterna

En elektronisk faktura måste identifiera sin avsändare på ett säkert sätt. Dessa uppgifter anges i samma flik, i avsnittet Faktureringsuppgifter.

1. Organisationens SIREN / SIRET: det är det nödvändiga fältet. Utan det kan fakturan inte vara korrekt, och ett varningsmeddelande visas under alternativet.
2. Momsnummer, om din organisation är momsregistrerad. Om fältet är tomt fungerar SIRET-numret som skatteidentifikation.
3. Fullständig adress: firmanamn, gata, postnummer, ort och land. En ofullständig adress ger en faktura som avvisas av din kunds plattform.
4. E-postadressen för fakturering, som används som kontaktpunkt när ingen annan identifikation finns tillgänglig.

Hämta in SIREN-numret från dina företagskunder

En faktura mellan företag måste också identifiera köparen. Kundens SIREN-nummer anges i hens faktureringsadress, i blocket Företagets adress, tillsammans med Företagsnamn och Organisations-ID. Samma inmatning erbjuds vid en försäljning över disk.

Inget av detta krävs för en faktura till en privatperson: namn, adress och land räcker.

Hitta dina revisionsunderlag

Ett program som tar emot betalningar måste kunna bevisa att dess bokföringsposter inte har ändrats i efterhand. Fyra underlag uppfyller detta krav och är samlade på ett och samma ställe: gå till Administration›Inställningar›Fakturering›Faktureringskonton, öppna det aktuella faktureringskontot och därefter fliken Redovisning & Revision.

Fliken visas bara på ett konto som redan är sparat: underlagen gäller en verksamhet, och det finns inget att visa på ett konto som håller på att skapas. Varje faktureringskonto har sina egna — om din organisation fakturerar från flera enheter, granska dem var för sig.

Ladda ned ditt intyg

Vid en kontroll kan skattemyndigheten begära att du styrker att ditt kassaprogram uppfyller kraven på oföränderlighet, säkerhet, bevarande och arkivering av uppgifterna. Kortet Intyg för kassaregisterprogramvara tar fram detta underlag på begäran, via Ladda ner (PDF).

Dokumentet har två delar. Programleverantörens del är redan undertecknad. Den andra ska fyllas i och undertecknas av er firmatecknare: intyget är fullständigt först när båda delarna finns, och de ska visas upp tillsammans.

Kortet visas bara för ett franskt faktureringskonto: skyldigheten gäller momsregistrerade som är etablerade i Frankrike.

Se händelseloggen

Kortet Händelselogg leder, via Konsultera, till det bevisande spåret av vad som har hänt i din fakturering. Här hittar du inte försäljningen — den finns bland dina ordrar — utan de tekniska händelserna runt omkring.

Här finns bland annat lyckade och misslyckade inloggningar, konfigurationsändringar, ändringar av faktureringsrättigheter, genomförda avslut, förseglade dokument och utfärdade dubbletter, skapade arkiv, bokföringsexporter, övergångar till testläge samt upptäckta avvikelser: brott i kedjan, differens vid avslut, klockavvikelse.

Varje rad visar datum, händelsetyp, berört konto, operatör och detaljer. Ett filter per typ och period gör loggen överskådlig, och knappen Exportera skapar en fil av den.

Förstå avsluten

Ett avslut förseglar en period: det låser de inbetalningar, fakturor och kreditnotor som ingår, och kan varken ändras eller skapas om. Kortet Stängsel visar dagliga, månatliga och årliga avslut för ditt konto.

De görs automatiskt, utan att du behöver ingripa. Du behöver alltså inte ”göra” något varje kväll: tabellen fylls i av sig själv.

Varje rad anger perioden, antalet transaktioner, Nettobelopp mottaget, Fördelning per betalningsmetod — online, på plats, kontant, check, banköverföring, terminal — samt antalet utfärdade fakturor och kreditnotor.

Två saker är värda att förstå, eftersom de ofta överraskar:

• Totalsumman nollställs aldrig. Det handlar om en löpande ackumulering sedan kontot skapades, inte om ett periodsaldo. Att totalsumman hela tiden ökar är det förväntade beteendet.
• Ingående balans (nollpunkt) anger det datum och det belopp som denna ackumulering utgår från. För ett konto som fanns innan avsluten infördes är det den valda startpunkten, inte noll.

Hämta dina skattearkiv

Varje avslutad månad ger upphov till ett låst arkiv, samlat i en tidsstämplad ZIP-fil: transaktioner, fakturor, kreditnotor, avslut och teknisk logg för perioden. Kortet Arkiv listar dem under Månadsarkiv, med period, storlek, skapandedatum och Fingeravtryck (SHA-256).

Denna kontrollsumma är det som gör arkivet verifierbart: den ändras så fort en enda byte ändras. Två knappar finns på kortet, Verifieringsverktyg och Verifieringsmanual — så att en tredje part, en kontrollant eller en redovisningskonsult, själv kan kontrollera att ett arkiv är intakt utan att gå via dig.

Arkiven skapas automatiskt. Om en avslutad period ännu saknar sitt arkiv visas den under Ej arkiverade stängda perioder, och knappen Generera gör att du kan skapa det direkt.