Användargrupper
Dela in era användare i grupper – tennisskola, lag, volontärer, kommittéer – så att ni hittar dem direkt i listorna, kan filtrera på dem och skicka riktade meddelanden.
Förstå vad en grupp används till
En grupp är en fri etikett, oberoende av profil och abonnemang. Där abonnemanget styr bokningsrättigheterna och profilen åtkomsträttigheterna ändrar gruppen ingenting av vad användaren kan göra: den används enbart för att identifiera och återfinna personen.
Det är det som gör den så flexibel. En och samma användare kan tillhöra flera grupper, och ni kan skapa så många som er organisation behöver, utan risk för sidoeffekter på bokningsreglerna.
Skapa en grupp
- Gå till Administration›Användare›Grupper.
- Klicka på Ny grupp och fyll sedan i Gruppnamn och Gruppens färg.
- Välj Synlighet: Offentlig (användarna ser att de tillhör gruppen) eller Privat.
- Klicka på Spara.
Färgen är inte bara dekoration: det är den som gör att ni känner igen gruppen direkt i användarlistan och i filtren. Välj tydligt olika färger i stället för fem nyanser av blått.
Spara läget Privat till interna indelningar som era användare inte behöver känna till: påminnelser om medlemsavgift, uppföljning av ett ärende, lista över personer att kontakta igen.
Tilldela en grupp till användare
Det finns två vägar, beroende på hur många personer det gäller:
- För en enskild användare öppnar ni personens post och fyller i grupperna i avsnittet Åtkomsträttigheter.
- För flera personer markerar ni dem i Administration›Användare›Användarhantering och använder sedan Snabbredigering, som gör att ni kan Lägg till eller Ta bort en grupp för hela urvalet i en enda åtgärd.
Även filimporten kan fylla i grupperna: koppla en kolumn i ert kalkylblad till fältet för grupper när ni ställer in kolumnerna.
Hitta grupperna i applikationen
När grupperna är på plats blir de ett urvalskriterium i flera moduler:
- i användarlistan begränsar filterkategorin Grupper visningen till en eller flera grupper;
- i filexporten avgränsar samma filter vilka personer som exporteras;
- för ett gruppmeddelande är filtrering på grupp det snabbaste sättet att nå rätt mottagare.
Placera nya medlemmar automatiskt
I stället för att sortera nya konton för hand kan ni låta onlineregistreringen göra jobbet: alternativet Lägg till nya abonnenter i en grupp, på fliken Registreringar i ett abonnemang, placerar varje ny medlem i den eller de grupper ni väljer.
Ett abonnemang för ”Tennisskola” fyller på så sätt på gruppen med samma namn helt av sig själv, säsong efter säsong.
Hantera ADOC-grupper
Organisationer som är synkroniserade med ADOC får grupper som skapas automatiskt av förbundet. En banner markerar dem på deras post: namnet och sammansättningen styrs av synkroniseringen, och endast färgen går att ändra.
Försök inte rätta dem för hand, nästa synkronisering skriver över era ändringar. Om ni behöver en annan indelning skapar ni en egen grupp vid sidan av.
